Hóa đơn chuyển đổi là gì? Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là yếu tố bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà mọi doanh nghiệp phải nắm rõ. Vậy tại sao lại phải chuyển đổi hóa đơn điện tử và đâu là thủ tục chuyển đổi đúng? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây. 

1. Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải đảm bảo khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn chuyển đổi mang lại nhiều lợi ích thực tiễn cho doanh nghiệp, người bán, và khách hàng, đặc biệt trong quá trình giao dịch, đối chiếu, và tuân thủ pháp luật. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc cần đối chiếu thông tin, hóa đơn chuyển đổi là bản sao minh bạch của hóa đơn điện tử gốc, giúp các bên:

• Nhanh chóng kiểm tra thông tin hàng hóa, giá trị giao dịch.
• Đối chiếu dễ dàng trong các hoạt động kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán.

Xem thêm: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Ai bắt buộc dùng từ 1/6/2025?

2. Các trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử

2.1. Trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau: 

“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.”

Như vậy doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi:

• Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý Thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ thanh tra, kiểu tra.
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ điều tra truy thu thuế.
• Khi được các cơ quan chức năng yêu cầu để phục vụ quá trình điều tra. 

2.2. Trường hợp không bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bên cạnh các trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng có thể thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán của mình.

Cụ thể:

• Khi có nhu cầu phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng, gia tăng uy tín.
• Khi khách hàng yêu cầu để đối chiếu, lưu trữ.
• Đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ thông tin hàng hóa phục vụ cho nghiệp vụ kế toán.

2.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ được chuyển sang hóa đơn giấy trong những trường hợp cần thiết (như phục vụ lưu trữ nội bộ, đối chiếu chứng từ…) và phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng để phân biệt với hóa đơn điện tử, xác nhận đây là bản chuyển đổi
• Có họ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Chỉ những hóa đơn đáp ứng đủ các điều kiện trên mới được coi là hợp lệ trong lưu trữ và sử dụng nội bộ doanh nghiệp. Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị thay thế hóa đơn điện tử trong khai thuế, trừ khi có quy định cụ thể của cơ quan chức năng.

2.3. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Để đảm bảo minh bạch và phân biệt rõ với hóa đơn điện tử gốc, hóa đơn chuyển đổi phải có đầy đủ các ký hiệu riêng sau:

• Dòng chữ xác nhận: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ” được in rõ ràng trên hóa đơn
• Thông tin người chuyển đổi: Họ tên, chữ ký (tay hoặc điện tử) của người được ủy quyền thực hiện chuyển đổi
• Thời gian chuyển đổi: Ghi rõ ngày, giờ thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn

Các yếu tố trên nhằm đảm bảo tính xác thực của hóa đơn, đồng thời giúp cơ quan chức năng và doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, tra soát thông tin khi cần thiết

3. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng HDĐT nào

Xác định DN mình áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế không

Đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

1. DN vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền
2. DN thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
3. DN rủi ro cao về thuế (Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email)
4. Hộ, cá nhân kinh doanh

Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

1. DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và cơ quan thuế
2. DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định. 

Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng HĐĐT.

Chờ đợi cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký. 

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp HĐĐT uy tín

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp liên hệ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công bố đạt chuẩn theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để cấp bù miễn phí số hóa đơn điện tử còn tồn hoặc mua mới rồi phát hành hóa đơn theo mẫu mới để sử dụng. 

Bước 4: Hủy toàn bộ hóa đơn giấy và HĐĐT theo mẫu cũ chưa sử dụng

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ không còn giá trị sử dụng như hình minh họa. 

Chọn Phụ lục 3.12 và điền các thông tin Quyết toán hóa đơn không còn sử dụng và thực hiện theo Luật định.

Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho cơ quan thuế. 

Lưu ý: Ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, DN phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp, hồ sơ hủy bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số…đến số…hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
• Biên bản hủy hóa đơn;

Bước 5: Tiến hành lập, phát hành, lưu trữ,...hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Người nộp thuế tiến hành lập, xuất hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó gửi cho khách hàng. Đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được tạo ra đúng định dạng và tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức.

Xem thêm: Điều kiện và thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Xuất hóa đơn nhanh – đúng chuẩn – không lo sai sót với Sapo Invoice. Áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền chưa bao giờ dễ đến thế. Đăng ký dùng thử Sapo Invoice và nhận hỗ trợ trọn gói từ A đến Z.

4. Mẫu hóa đơn chuyển đổi mới nhất

Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang bản giấy sẽ có định dạng và thông tin thể hiện khác với hóa đơn giấy thông thường. Dưới đây là những điểm khác biệt cần lưu ý:

1. Số liên hóa đơn

• Hóa đơn điện tử không có liên như hóa đơn giấy truyền thống, do đó phần số liên được mặc định là 0.
• Ví dụ: mẫu số của hóa đơn điện tử chuyển đổi có thể là 01GTKT0/001, trong khi hóa đơn giấy thường có số liên từ 2 đến 9.

2. Ký hiệu (số serial)

• Ký hiệu của hóa đơn điện tử kết thúc bằng chữ “E”, thể hiện đây là hóa đơn điện tử.
• Ví dụ: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có ký hiệu HM/17E.
• Trong khi đó, hóa đơn giấy đặt in có ký hiệu kết thúc bằng chữ “P”, và hóa đơn tự in có ký hiệu kết thúc bằng “T”.

3. Chữ ký và xác nhận chuyển đổi

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang bản giấy không cần chữ ký tay của doanh nghiệp, nhưng phải có họ tên và chữ ký (tay hoặc số) của người thực hiện việc chuyển đổi, kèm theo thời gian thực hiện.
• Ngoài ra, trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng:
  “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”

4. Hình thức trình bày

Hóa đơn chuyển đổi được in từ phần mềm hóa đơn điện tử, thể hiện đầy đủ nội dung gốc của hóa đơn điện tử.

Trong khi đó, hóa đơn giấy truyền thống được viết tay hoặc in từ biểu mẫu đặt in sẵn, không có phần xác nhận chuyển đổi. 

5. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy truyền thống

Mặc dù cùng là bản in trên giấy, nhưng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường là hai loại chứng từ hoàn toàn khác nhau về bản chất, mục đích sử dụng và cách thể hiện.

Dưới đây là một số điểm khác biệt quan trọng:

Lưu ý: Hóa đơn chuyển đổi chỉ có tác dụng tham khảo, cung cấp cho bên mua nếu có nhu cầu sử dụng bản giấy. Doanh nghiệp cần đảm bảo giữ nguyên hóa đơn điện tử gốc để phục vụ kê khai thuế và đối chiếu với cơ quan chức năng khi cần thiết.

6. Giải đáp một số thắc mắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy

Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có giá trị pháp lý không?

Không.
Theo khoản 3, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi thành bản giấy chỉ có giá trị để lưu giữ, ghi sổ kế toán, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Trừ trường hợp đặc biệt: hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, khi đó bản giấy có thể được sử dụng để giao dịch theo quy định riêng.

Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu doanh nghiệp không?

Không cần.
Vì hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý và không dùng để kê khai thuế, nên doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu lên bản chuyển đổi. Tuy nhiên, trên hóa đơn chuyển đổi cần có đầy đủ thông tin xác nhận:

• Dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Họ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi
• Thời gian thực hiện chuyển đổi

Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử chỉ được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy khi:

• Đã được ký điện tử bằng chữ ký số hợp lệ
• Nội dung chuyển đổi phải trùng khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử gốc
• Phải thể hiện đầy đủ các thông tin nhận diện bản chuyển đổi, theo đúng quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123

Khi nào nên chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy?

Việc chuyển đổi chỉ nên thực hiện khi khách hàng có nhu cầu lưu trữ bản cứng, hoặc để phục vụ kiểm tra nội bộ, giao dịch nội bộ, thủ tục hành chính chưa chấp nhận định dạng điện tử. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ vì hóa đơn chuyển đổi không có giá trị kê khai thuế.

Có được chuyển đổi nhiều lần một hóa đơn điện tử không?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử được phép chuyển đổi ra giấy nhiều lần nếu phục vụ cho mục đích lưu trữ, đối chiếu. Tuy nhiên, mỗi bản chuyển đổi đều phải thể hiện đầy đủ thông tin xác thực về thời gian, người thực hiện và dòng chữ phân biệt để đảm bảo minh bạch.

Bản chuyển đổi có được dùng để thay thế hóa đơn khi mất file gốc không?

Không. Trong trường hợp mất hóa đơn điện tử gốc (file XML có ký số), bản chuyển đổi sẽ không thể thay thế về mặt pháp lý. Doanh nghiệp cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp phần mềm hoặc cơ quan thuế để được hướng dẫn cấp lại theo quy trình.

Việc nắm rõ các nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, mà còn tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình lưu trữ và kiểm tra chứng từ.

Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, đơn vị doanh nghiệp cần lưu ý:

• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên đây là những điều mà chủ kinh doanh cần lưu ý về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng như thủ tục, quy trình chuyển đổi chính xác nhất. Hãy luôn đảm bảo tuân theo các quy định của pháp luật để công việc kinh doanh thuận lợi và suôn sẻ.