Mới đây, nhiều cửa hàng và doanh nghiệp đã được tiếp nhận thông tin về quy định mới trong việc triển khai hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đến tháng 07 năm 2022 sẽ triển khai bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã đến rất gần. Cửa hàng và doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau để triển khai hóa đơn điện tử đúng với quy định mới.
1. Nghị định 123 về hóa đơn điện tử là gì?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ra đời, thay thế hàng loạt các Nghị định, văn bản pháp lý trước đó, bao gồm:
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các đối tượng này cần phải tuân thủ quy định về việc cấp và kê khai định nghĩa vụ thuế với Cơ quan Thuế.
- Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
- Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
- Người nộp thuế, phí và lệ phí.
- Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực).
- Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
- Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ
Xem thêm: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Ai bắt buộc dùng từ 1/6/2025?
3. Thời gian áp dụng Nghị định 123
Tại Khoản 1 Điều 59 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ khẳng định rằng: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Như vậy, các doanh nghiệp trên toàn quốc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.
4. Những điểm mới trong Nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử
4.1. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 về hóa đơn điện tử: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ được Tổng cục Thuế ủy nhiệm cung cấp trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo đến doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định cũ, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Trình tự tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn chưa sử dụng thực hiện theo Điều 27, Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.
Đọc thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 123
4.2. Bổ sung thêm 2 loại hóa đơn mới
Bên cạnh các loại hóa đơn đã được quy định trong các Nghị định trước đó, Nghị định 123/2020 bổ sung thêm 2 loại hóa đơn mới là hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau:
- Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
- Tài sản kết cấu hạ tầng;
- Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
- Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
- Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
- Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
- Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: Một số điểm mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (Nghị định mới nhất về Thuế và Hoá đơn điện tử)
4.3. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Kể từ 01/07/2022, bất kể các cửa hàng, doanh nghiệp đang kinh doanh bán lẻ, siêu thị, tạp hóa, thuốc, thương mại điện tử, nhà hàng, khách sạn… cần phải chuyển đổi số và áp dụng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế và đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Do đó, các doanh nghiệp và cửa hàng kinh doanh truyền thống cần nhanh chóng chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Nếu bạn đang hoạt động trong các mô hình này, Sapo Invoice là lựa chọn lý tưởng – giải pháp đã tích hợp với máy bán hàng và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế theo đúng quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123.
Chủ kinh doanh có thể đăng ký tư vấn ngay tại đây.
4.4. Quy định thời điểm lập hóa đơn
Tại Điều 9 Nghị định 123/2020, quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
- Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
- Cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên
- Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin
- Hoạt động xây dựng, lắp đặt
- Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
- Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử
- Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô
- Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính, hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
- Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện
- Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng
- Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý
- Cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử
- Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật
- Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí
- Hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử
4.5. Các hành vi cấm trong quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
Căn cứ tại Điều 5, Nghị định 123 về hóa đơn điện tử quy định các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ như sau:
Đối với công chức thuế
- Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;
- Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;
- Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.
Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan
- Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
- Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
- Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
4.6. Áp dụng và xử lý hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân vẫn được sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in cho đến hết ngày 30/6/2022.
Từ 01/7/2022 trở đi, việc sử dụng hóa đơn giấy không còn được áp dụng rộng rãi mà chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc thù. Các nội dung hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng và xử lý hóa đơn giấy được quy định từ Điều 23 đến Điều 29 của Nghị định 123, bao gồm:
- Quy định về việc áp dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in
- Quy trình bán hàng sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành
- Xử lý hóa đơn chưa sử dụng khi không còn nhu cầu dùng tiếp
- Xử lý hóa đơn đã lập nhưng phát sinh sai sót hoặc thay đổi giao dịch
- Tiêu hủy hóa đơn giấy không còn giá trị sử dụng
- Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn đã mua từ cơ quan thuế
- Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in, kèm theo bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng trong kỳ
Từ ngày 01/7/2022: Doanh nghiệp nên chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Mặc dù một số hóa đơn giấy vẫn có thể được xử lý theo quy định chuyển tiếp, nhưng Chính phủ, Tổng cục Thuế và các cơ quan thuế địa phương khuyến khích mạnh mẽ doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Việc chủ động chuyển đổi sẽ mang lại nhiều lợi ích thực tế:
- Tối ưu toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn: không cần viết tay, giảm thời gian phát hành – lưu trữ – tra cứu
- Làm quen với các quy định và hệ thống quản lý hóa đơn điện tử ngay từ đầu
- Đáp ứng xu hướng chuyển đổi số trong ngành kế toán – tài chính
- Đẩy nhanh quy trình bán hàng và thanh toán, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng
- Tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch và hiện đại trong mắt đối tác và người mua
Tóm lại: Kể từ 01/7/2022, các quy định về hóa đơn và chứng từ sẽ chính thức tuân theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần sớm cập nhật và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để vận hành hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Xem thêm: Nghị định 70 khiến hộ kinh doanh nhỏ “chật vật”: Giải pháp nào giúp chuyển đổi dễ dàng?
Đăng ký Sapo Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho doanh nghiệp
Sapo Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (nghị định mới nhất về Thuế và hoá đơn điện tử). Giải pháp phù hợp với mọi mô hình kinh doanh, từ hộ cá thể đến doanh nghiệp đa chi nhánh.
Một số nghiệp vụ nổi bật của Sapo Invoice:
- Đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp luật
- Xử lý linh hoạt các nghiệp vụ: điều chỉnh, thay thế, hủy hoặc thông báo sai sót
- Gửi hóa đơn điện tử và thông báo đến người mua tự động, kịp thời
- Bảo mật cao, lưu trữ hóa đơn an toàn, tra cứu mọi lúc, mọi nơi
- Kho mẫu hóa đơn đa dạng, dễ tùy chỉnh theo thương hiệu doanh nghiệp
Ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng đăng ký Sapo Invoice:
- Giảm ngay 25% giá bán cho tất cả các gói Sapo Invoice (ưu đãi đến hết ngày 1/6/2025)
- Cam kết giá tốt nhất thị trường: nếu tìm được báo giá thấp hơn, chỉ cần gửi bản báo giá có dấu để được điều chỉnh tương đương
- Hỗ trợ tư vấn triển khai miễn phí từ đội ngũ chuyên gia, đảm bảo vận hành nhanh, đúng quy định
Trên đây là những điểm nổi bật trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ năm 2020 mà doanh nghiệp cần biết. Nếu bạn đang quan tâm đến các quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, bạn có thể tải xuống bản đầy đủ nghị định ngay tại đây và tìm hiểu kĩ hơn.
