Trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc theo quy định của pháp luật, việc hiểu rõ các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là yêu cầu tối thiểu đối với bất kỳ kế toán viên, chủ hộ kinh doanh hay doanh nghiệp nhỏ nào. Chỉ cần lập sai thời điểm, thiếu thông tin bắt buộc hoặc không ký số đúng cách, hóa đơn có thể bị từ chối, không đủ điều kiện khấu trừ thuế hoặc dẫn đến xử phạt hành chính. Dù bạn là người mới tiếp cận với hóa đơn điện tử hay đang cần rà soát lại quy trình hiện tại, đây sẽ là bài viết tổng hợp giúp bạn xuất hóa đơn đúng chuẩn, hạn chế sai sót và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
1. Tại sao phải nắm rõ nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử?
Việc hiểu và áp dụng đúng các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là yếu tố bắt buộc đối với mọi tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn trong các giao dịch và kê khai thuế.
Nếu thực hiện sai nguyên tắc – như lập sai thời điểm, thiếu chữ ký số, sai thông tin người mua – doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hệ lụy nghiêm trọng, bao gồm:
- Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào.
- Bị cơ quan thuế truy thu và ấn định lại nghĩa vụ thuế.
Vì vậy, việc nắm chắc nguyên tắc không chỉ giúp tuân thủ đúng luật, mà còn bảo vệ lợi ích tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
2. Tổng hợp văn bản pháp luật liên quan (cập nhật đến 2025)
Để xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, bạn cần dựa vào hệ thống văn bản pháp luật chính thức do Bộ Tài chính và Chính phủ ban hành. Dưới đây là 3 văn bản quan trọng nhất mà kế toán, chủ hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ nên nắm rõ:
1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định chung về hóa đơn, chứng từ
Ngày ban hành: 19/10/2020
Hiệu lực thi hành: Từ 01/7/2022
Phạm vi điều chỉnh:
- Quy định chi tiết về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi loại hình doanh nghiệp
- Áp dụng cho hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
Những điểm nổi bật:
- Xác định thời điểm lập hóa đơn, yêu cầu phải ký số, gửi đúng lúc, đúng cách
- Hướng dẫn cụ thể cách xử lý hóa đơn sai sót (thay thế, điều chỉnh)
- Phân biệt rõ giữa hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
Xem thêm: Những lưu ý trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết
2. Thông tư 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn thực hiện Nghị định 123
Ngày ban hành: 17/09/2021
Hiệu lực: Từ 01/7/2022 (đồng thời với Nghị định 123)
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Nội dung chính:
- Hướng dẫn cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử (XML)
- Quy định về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
- Quy định rõ các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã/không mã
- Hướng dẫn việc sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
Lưu ý: Thông tư này có giá trị thực tiễn rất cao, là “sổ tay hướng dẫn” cho kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ khi sử dụng phần mềm hóa đơn.
Xem thêm: Những điểm cần lưu ý trong Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử
3. Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Quy định riêng cho hộ kinh doanh và hóa đơn từ máy tính tiền
Ngày ban hành: 01/03/2025
Hiệu lực: Từ 01/07/2025
Đối tượng áp dụng:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
- Các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quầy thuốc… sử dụng máy tính tiền
Điểm nổi bật:
- Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ 01/06/2025
- Khuyến khích sử dụng máy tính tiền tích hợp phần mềm kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử
- Đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn, giảm bớt thủ tục cho nhóm kinh doanh nhỏ
Xem thêm: Một số điểm mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
3. 3 nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử quan trọng kế toán và hộ kinh doanh cần nắm
Để việc xuất hóa đơn điện tử diễn ra đúng quy định và không phát sinh sai sót, người dùng cần nắm vững 3 nguyên tắc cốt lõi được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là nền tảng pháp lý giúp đảm bảo hóa đơn được chấp nhận về mặt pháp luật, có giá trị khấu trừ thuế và lưu hành hợp lệ.
1. Nguyên tắc về thời điểm lập và ký số hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm xảy ra hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Cụ thể:
- Đối với hàng hóa: phải lập hóa đơn ngay khi giao hàng, chuyển quyền sở hữu.
- Đối với dịch vụ: phải lập hóa đơn ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc sau mỗi đợt theo thỏa thuận.
Hóa đơn chỉ hợp lệ khi được ký bằng chữ ký số của người bán. Việc lập hóa đơn muộn hơn thời điểm thực tế có thể bị coi là hành vi vi phạm và có nguy cơ bị xử phạt hành chính. Ngoài ra, nếu hóa đơn không có chữ ký số, dù đầy đủ nội dung, vẫn không có giá trị pháp lý.
Ví dụ: Một hộ kinh doanh giao hàng vào ngày 10/6 nhưng đến 15/6 mới lập hóa đơn sẽ bị xem là xuất sai thời điểm và có thể bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
2. Nguyên tắc về nội dung và định dạng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền.
- Tổng tiền thanh toán, tiền thuế giá trị gia tăng.
- Ngày lập hóa đơn, chữ ký số của người bán.
- Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mẫu số.
Nếu hóa đơn thiếu một trong các tiêu thức bắt buộc, có thể bị coi là không hợp lệ. Trong trường hợp hóa đơn xuất cho cá nhân không có mã số thuế, người bán được phép để trống trường thông tin mã số thuế của người mua.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử phải được lập đúng theo định dạng chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế quy định (XML), không tự ý thêm hoặc chỉnh sửa định dạng ngoài hệ thống.
3. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành, người bán cần xác định tình trạng kê khai để lựa chọn phương thức xử lý phù hợp:
- Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua và chưa kê khai thuế: được phép xóa bỏ và lập hóa đơn mới.
- Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: phải lập hóa đơn thay thế.
- Nếu hóa đơn đã kê khai thuế: phải lập hóa đơn điều chỉnh, kèm biên bản thỏa thuận với người mua.
Việc xử lý sai sót cần thực hiện đúng quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và có lưu hồ sơ đầy đủ kèm theo hóa đơn gốc.
Ví dụ: Nếu bạn ghi sai mã số thuế của khách hàng và hóa đơn đã được gửi đi nhưng chưa nộp thuế, bạn cần lập hóa đơn thay thế kèm biên bản xác nhận giữa hai bên.
4. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử theo từng trường hợp
Xuất hóa đơn điện tử không đơn thuần là thao tác kỹ thuật trên phần mềm. Mỗi mô hình kinh doanh, mỗi loại khách hàng lại có một cách xử lý khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn áp dụng đúng quy trình xuất hóa đơn điện tử theo từng trường hợp cụ thể.
1. Cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm
Đối với phần lớn doanh nghiệp, việc xuất hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua phần mềm được cấp phép như Sapo Invoice, MISA meInvoice, VNPT Invoice, Viettel S-Invoice,... Quy trình chung như sau:
- Đăng nhập vào phần mềm quản lý hóa đơn.
- Chọn tạo mới hóa đơn điện tử.
- Nhập thông tin người mua, hàng hóa, thuế suất và các điều khoản cần thiết.
- Ký số hóa đơn bằng chữ ký số được tích hợp (USB token hoặc ký từ xa).
- Gửi hóa đơn đến khách hàng qua email hoặc link tra cứu.
Một số phần mềm như Sapo Invoice cho phép kết nối trực tiếp với đơn hàng, tự động sinh hóa đơn sau khi chốt đơn, giúp tiết kiệm thời gian thao tác và hạn chế rủi ro sai sót.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn Thông tư 78 mới nhất
2. Xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân không có mã số thuế
Trường hợp khách hàng là cá nhân mua lẻ, không cung cấp mã số thuế, người bán vẫn có thể lập hóa đơn hợp lệ nếu thực hiện đúng các bước sau:
- Tên người mua có thể ghi theo thông tin cung cấp hoặc để trống nếu khách không yêu cầu.
- Mã số thuế được để trống hoặc ghi "Không có".
- Địa chỉ có thể ghi “Nội dung không cung cấp” nếu khách không yêu cầu xuất hóa đơn cụ thể.
Tuy nhiên, người bán cần lưu ý: nếu khách hàng là cá nhân nhưng yêu cầu sử dụng hóa đơn để thanh toán, hoàn ứng,... thì nên thu thập đầy đủ thông tin trước khi xuất hóa đơn.
3. Xuất hóa đơn điện tử cho dịch vụ theo hợp đồng định kỳ
Với các loại hình dịch vụ như cho thuê mặt bằng, cung cấp phần mềm, dịch vụ định kỳ,... thời điểm lập hóa đơn thường rơi vào cuối kỳ thanh toán theo hợp đồng. Khi xuất hóa đơn cho loại giao dịch này, cần đảm bảo:
- Hóa đơn ghi rõ nội dung: “Phí dịch vụ tháng 06/2025 theo hợp đồng số…”
- Thời điểm lập hóa đơn trùng hoặc ngay sau ngày cuối cùng của kỳ thanh toán.
- Nếu chia nhiều đợt thanh toán, cần ghi rõ từng giai đoạn, kèm bảng kê chi tiết nếu có.
Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm và đầy đủ nội dung sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế và đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn.
Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025
4. Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (áp dụng cho hộ kinh doanh)
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế sẽ thực hiện xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ phần mềm bán hàng. Quy trình như sau:
- Giao dịch bán hàng hoàn tất trên máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng.
- Hóa đơn điện tử được tự động tạo và ký số.
- Hệ thống đồng bộ dữ liệu với Tổng cục Thuế theo thời gian thực.
Đối với các mô hình bán lẻ như quán ăn, cửa hàng tạp hóa, hiệu thuốc,... sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice hoặc các hệ thống có tích hợp tính năng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ giúp đơn giản hóa nghiệp vụ kế toán mà vẫn đảm bảo đúng chuẩn pháp lý.
5. Một số tình huống dễ mắc lỗi khi xuất hóa đơn điện tử và cách xử lý
Dù đã nắm rõ nguyên tắc và quy trình, kế toán và hộ kinh doanh vẫn có thể gặp phải nhiều sai sót trong quá trình lập và gửi hóa đơn điện tử. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất, kèm hướng dẫn xử lý theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Xuất hóa đơn điện tử sai thời điểm
Tình huống: Doanh nghiệp giao hàng vào ngày 5/6 nhưng đến 10/6 mới lập hóa đơn.
Nguyên nhân: Lập hóa đơn chậm so với thời điểm phát sinh giao dịch.
Hướng xử lý:
- Lập biên bản giải trình lý do lập chậm (nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế).
- Từ lần sau cần lập hóa đơn ngay trong ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
Lưu ý: Sai thời điểm lập hóa đơn có thể bị xử phạt từ 4 – 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
2. Ghi sai thông tin người mua (mã số thuế, tên đơn vị)
Tình huống: Hóa đơn ghi sai mã số thuế hoặc tên công ty của khách hàng.
Hướng xử lý:
- Nếu chưa gửi cho khách hàng và chưa kê khai: hủy hóa đơn, lập hóa đơn mới.
- Nếu đã gửi và đã kê khai: lập hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
3. Ghi sai số lượng, đơn giá, thuế suất
Tình huống: Số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn không khớp với thực tế giao hàng.
Hướng xử lý:
- Nếu hóa đơn chưa kê khai: có thể lập hóa đơn thay thế.
- Nếu đã kê khai: lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng nội dung sai sót.
Lưu ý: Nội dung điều chỉnh cần ghi rõ trên hóa đơn, không làm thay đổi bản chất giao dịch.
4. Quên ký số trước khi gửi hóa đơn
Tình huống: Hóa đơn được gửi cho khách nhưng chưa có chữ ký số.
Hướng xử lý:
- Nếu phần mềm cho phép: bổ sung ký số cho hóa đơn đã tạo.
- Nếu không thể ký bổ sung: cần hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới đã ký số.
5. Gửi nhầm hóa đơn cho khách hàng khác
Tình huống: Hóa đơn của khách A bị gửi nhầm cho khách B.
Hướng xử lý:
- Gửi lại đúng hóa đơn cho từng khách hàng.
- Gửi văn bản xác nhận, xin lỗi để đảm bảo minh bạch thông tin.
Lưu ý: Đây là lỗi kỹ thuật thường gặp, đặc biệt khi sử dụng email thủ công. Nên dùng phần mềm có tính năng gửi hóa đơn tự động để hạn chế nhầm lẫn.
Những lỗi kể trên nếu được xử lý đúng cách sẽ không gây hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên, nếu để sai sót kéo dài hoặc không đúng quy trình, doanh nghiệp có thể bị từ chối khấu trừ thuế, mất uy tín với khách hàng hoặc bị xử phạt hành chính.
6. Checklist kiểm tra trước khi xuất hóa đơn điện tử
Trước khi nhấn “Ký số” và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, kế toán và hộ kinh doanh nên dành vài phút để kiểm tra lại toàn bộ nội dung. Dưới đây là checklist gồm 5 bước cơ bản giúp bạn xuất hóa đơn đúng chuẩn, đủ thông tin và hạn chế tối đa sai sót.
1. Thông tin người mua hàng đã chính xác chưa?
- Tên người mua: đúng chính tả, có đủ định danh doanh nghiệp hoặc cá nhân.
- Mã số thuế: không sai một ký tự, không bị thiếu.
- Địa chỉ: ghi rõ, không bỏ sót hoặc viết sai định dạng.
Đối với hóa đơn xuất cho cá nhân không có mã số thuế, có thể để trống hoặc ghi “Không có”.
2. Ngày lập hóa đơn có khớp với thời điểm giao dịch không?
- Kiểm tra ngày hóa đơn có đúng với ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Tránh lập hóa đơn sau quá 1–2 ngày kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
Sai thời điểm lập hóa đơn là lỗi phổ biến dễ bị xử phạt và từ chối khấu trừ.
3. Nội dung hàng hóa/dịch vụ rõ ràng, đúng thực tế?
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ: không viết tắt mơ hồ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền: khớp với chứng từ nội bộ, đơn đặt hàng.
- Thuế suất: đúng quy định, không nhầm lẫn giữa 0%, 5%, 10%.
Nếu có thay đổi, cần cập nhật lại hóa đơn thay vì “ghi chú miệng” hoặc điều chỉnh thủ công.
4. Tổng tiền và chữ ký số đầy đủ chưa?
- Tổng tiền thanh toán phải khớp với tổng các dòng hàng hóa sau khi cộng VAT (nếu có).
- Hóa đơn phải được ký số bằng chứng thư số còn hiệu lực.
- Không nên gửi hóa đơn PDF chưa ký số vì không có giá trị pháp lý.
5. Đã gửi đúng email và đúng định dạng file?
- Kiểm tra địa chỉ email người nhận để tránh gửi nhầm.
- File đính kèm phải gồm: bản thể hiện (PDF) và bản dữ liệu (XML).
- Nếu có link tra cứu, đảm bảo link không hết hạn và đúng tên khách hàng.
7. Câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là khi mới chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang, người dùng thường gặp phải nhiều thắc mắc. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất cùng giải đáp chi tiết theo đúng quy định hiện hành.
1. Có được xuất hóa đơn điện tử trước khi giao hàng không?
Không được. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ được lập tại thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ. Việc xuất hóa đơn trước khi giao hàng là vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn và có thể bị xử phạt hành chính.
2. Hóa đơn đã gửi cho khách nhưng bị sai thông tin thì xử lý như thế nào?
Cách xử lý phụ thuộc vào tình trạng kê khai thuế:
- Nếu chưa kê khai thuế: người bán có thể lập hóa đơn thay thế hoặc hủy hóa đơn cũ rồi lập hóa đơn mới.
- Nếu đã kê khai thuế: cần lập hóa đơn điều chỉnh, kèm theo biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
Việc điều chỉnh cần tuân thủ đúng mẫu và lưu hồ sơ đầy đủ để đối chiếu khi cần.
3. Hóa đơn điện tử có cần in ra để lưu trữ không?
Không bắt buộc. Theo quy định, doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở định dạng điện tử (XML) theo thời gian quy định (thường là 10 năm). Tuy nhiên, có thể in bản thể hiện (PDF) để phục vụ nội bộ hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
4. Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Có. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc sử dụng máy tính tiền phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
5. Có thể cấp lại hóa đơn điện tử khi khách làm mất không?
Có. Người bán có thể gửi lại hóa đơn điện tử cho người mua dưới dạng file PDF/XML hoặc qua link tra cứu (nếu phần mềm hỗ trợ). Việc cấp lại không làm thay đổi thông tin hóa đơn đã lập.
6. Một hóa đơn có thể sử dụng cho nhiều lần giao hàng được không?
Không. Mỗi hóa đơn chỉ được sử dụng cho một lần giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể. Nếu có nhiều đợt giao hàng trong cùng một hợp đồng, doanh nghiệp cần lập hóa đơn theo từng lần hoặc theo kỳ thanh toán ghi rõ trong hợp đồng.
Việc hiểu và áp dụng đúng các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tránh rủi ro sai sót, nâng cao tính minh bạch và tối ưu quy trình kế toán.
Từ thời điểm lập hóa đơn, ký số, cho đến cách xử lý hóa đơn sai – tất cả đều cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận. Bên cạnh đó, việc lựa chọn một giải pháp hóa đơn điện tử dễ sử dụng, đầy đủ nghiệp vụ và cập nhật nhanh theo chính sách mới là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
Sapo Invoice được thiết kế dành riêng cho các hộ kinh doanh, doanh nghiệp vừa và nhỏ, với ưu điểm:
- Giao diện thân thiện, dễ thao tác chỉ sau vài bước.
- Tự động xuất và ký số hóa đơn sau khi hoàn tất đơn hàng.
- Lưu trữ hóa đơn an toàn, truy xuất dễ dàng bất cứ lúc nào.
- Đáp ứng đầy đủ quy định của Nghị định 123, Thông tư 78 và Nghị định 70 mới nhất.
Dù bạn đang điều hành cửa hàng bán lẻ, quán ăn, hiệu thuốc hay shop online, Sapo Invoice sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn nhanh chóng – chính xác – hợp pháp mà không cần am hiểu kỹ thuật.
