Từ 1/7/2022, hóa đơn điện tử đã trở thành quy định bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Nếu bạn đang loay hoay với việc lập, phát hành, gửi hóa đơn điện tử đúng chuẩn hay xử lý các lỗi thường gặp, bài viết này của Sapo sẽ cung cấp hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết từng bước chuẩn theo Thông tư 78 và Nghị định 123, đồng thời giới thiệu giải pháp giúp bạn quản lý và phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, dễ dàng và đúng quy định.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Có bắt buộc phải xuất không?
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập, ký số và gửi cho người mua qua phương tiện điện tử. Hóa đơn này được lưu trữ, tra cứu và quản lý hoàn toàn bằng hệ thống phần mềm, không cần in giấy.
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có thể bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử
- Hóa đơn bán hàng điện tử
- Các loại hóa đơn khác có giá trị sử dụng như chứng từ (phiếu xuất kho, tem, vé điện tử…)
1.2. Có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử không?
Câu trả lời là có, trừ một vài trường hợp rất đặc biệt.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh (thuộc diện khai thuế theo phương pháp kê khai) phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp nhỏ vùng sâu vùng xa chưa đủ điều kiện hạ tầng vẫn có thể xin tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian chuyển tiếp, theo hướng dẫn cụ thể của Cục Thuế địa phương.
2. Cần chuẩn bị gì trước khi xuất hóa đơn điện tử?
Trước khi thực hiện thao tác xuất hóa đơn, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đảm bảo đã chuẩn bị đầy đủ về mặt pháp lý, hệ thống và thông tin đầu vào. Dưới đây là những bước quan trọng không thể bỏ qua:
1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Để sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, bạn cần gửi Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT (mẫu 01/ĐKT-HĐĐT) qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Sau khi cơ quan thuế chấp thuận, bạn sẽ được phép phát hành hóa đơn theo hình thức điện tử.
Lưu ý: Từ năm 2022, không cần nộp thông báo phát hành hóa đơn như trước đây, toàn bộ quy trình được thực hiện online.
2. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
Một phần mềm uy tín sẽ giúp bạn:
- Lập, ký số và gửi hóa đơn nhanh chóng
- Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu tự động
- Quản lý hóa đơn phát hành, tra cứu, điều chỉnh hoặc hủy dễ dàng
Sapo Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý, đặc biệt tích hợp chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng và máy tính tiền tại quầy.
3. Thiết lập mẫu hóa đơn theo đúng quy định
Người bán cần tạo và cài đặt mẫu hóa đơn điện tử gồm:
- Tên mẫu hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Định dạng file (PDF, XML…)
- Logo, thông tin doanh nghiệp
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo từng bước
Sau khi đã hoàn tất việc đăng ký và thiết lập mẫu hóa đơn, bạn có thể bắt đầu quá trình xuất hóa đơn điện tử. Dưới đây là quy trình thực hiện cơ bản, có thể áp dụng trên hầu hết các phần mềm hiện nay, bao gồm cả Sapo Invoice.
Bước 1 – Tạo mới hóa đơn
Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hệ thống quản lý bán hàng đã tích hợp (như Sapo). Chọn mục Tạo hóa đơn mới hoặc Lập hóa đơn.
Bước 2 – Nhập thông tin hóa đơn
Điền đầy đủ thông tin bắt buộc như:
- Tên người mua, mã số thuế (nếu có)
- Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất (nếu áp dụng)
- Phương thức thanh toán
- Ghi chú (nếu cần)
Lưu ý: Với khách lẻ không lấy hóa đơn, bạn có thể điền tên là “Người mua không lấy hóa đơn” và bỏ trống mã số thuế.
Bước 3 – Ký số và phát hành hóa đơn
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập. Nếu không sai sót, nhấn Ký số bằng chữ ký điện tử đã đăng ký. Sau đó, nhấn Phát hành hóa đơn để gửi đến cơ quan thuế và người mua.
Bước 4 – Gửi hóa đơn cho khách hàng
Sau khi phát hành thành công, bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua:
- SMS (nếu có tích hợp)
- Link truy cập hoặc mã tra cứu
Ngoài ra, phần mềm cũng lưu trữ hóa đơn theo thời gian thực để bạn dễ dàng tra cứu và đối chiếu về sau.
Bước 5 – Quản lý, tra cứu và xử lý hóa đơn
Toàn bộ hóa đơn sau khi xuất sẽ được lưu trữ trên hệ thống. Bạn có thể:
- Tìm kiếm theo mã số, tên khách, ngày xuất
- Điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn nếu phát hiện sai sót
- Xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng theo mẫu quy định
4. Cách xử lý khi xuất sai hóa đơn điện tử
Dù đã kiểm tra kỹ, sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra. Việc xử lý đúng quy định là cực kỳ quan trọng để tránh rủi ro về thuế, bị phạt hoặc bị truy thu. Dưới đây là 3 tình huống phổ biến và hướng xử lý theo Điều 19 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp 1 – Hóa đơn lập sai nhưng chưa gửi cho người mua
Bạn có thể xóa bỏ hóa đơn, lập lại hóa đơn mới đúng thông tin. Không cần gửi thông báo cho cơ quan thuế vì dữ liệu chưa phát hành.
Gợi ý: Một số phần mềm như Sapo Invoice hỗ trợ xóa nháp và chỉnh sửa trực tiếp khi hóa đơn chưa được ký số và phát hành.
Trường hợp 2 – Hóa đơn sai đã gửi cho người mua và cơ quan thuế
Có 2 cách xử lý:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: nếu chỉ sai thông tin nhỏ như tên hàng, đơn giá, mã số thuế…
- Lập hóa đơn thay thế: nếu sai nhiều thông tin, sai định danh khách hàng, hoặc cần thay toàn bộ nội dung hóa đơn cũ
Sau đó, gửi Thông báo điều chỉnh hóa đơn (mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế qua hệ thống điện tử.
Trường hợp 3 – Hủy hóa đơn điện tử đã lập khi không phát sinh giao dịch
Nếu hóa đơn đã ký số, đã phát hành nhưng giao dịch bị hủy bỏ (khách không nhận hàng, đổi trả, thanh lý hợp đồng...), bạn cần:
- Thực hiện hủy hóa đơn theo quy định
- Gửi thông báo đến cơ quan thuế
- Ghi nhận hủy trên hệ thống
Lưu ý: Không được tự ý xóa hóa đơn khỏi hệ thống nếu đã cấp mã bởi cơ quan thuế.
5. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice
Sau khi đã kết nối Sapo Invoice thành công, bạn có thể phát hành hóa đơn khi “Tạo đơn và giao hàng”. Để tạo hóa đơn bạn thao tác như sau:
- Cách 1: Tại tích chọn mục Phát hành hóa đơn điện tử > sau đó Tạo đơn và duyệt hệ thống tự động tạo 1 hóa đơn điện tử nháp.
- Cách 2: Trường hợp bạn không thực hiện thao tác tích chọn như cách 1 > sau khi Tạo đơn và duyệt bạn click chọn Tạo hóa đơn điện tử
Lúc này, hệ thống sẽ tạo một hóa đơn điện tử nháp cho đơn hàng, bạn có thể xem trước hóa đơn bằng cách click vào mục Tại đây
Hoặc bạn có thể kiểm tra những đơn hàng đã tạo hóa đơn điện tử nháp bằng cách sử dụng bộ lọc trên trang danh sách đơn hàng > vào đơn hàng để tiếp tục kiểm tra và phát hành hóa đơn điện tử
Xem thêm: Tính năng Tạo và phát hành ngay hóa đơn điện tử có gì nổi bật?
Trên đây là hướng dẫn Xuất hóa đơn điện tử qua Sapo Invoice.
Phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice được phát triển bởi Sapo – nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh hàng đầu Việt Nam, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Một số tính năng nổi bật:
- Xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng: Dễ dàng lập – ký số – gửi chỉ trong vài phút.
- Xử lý linh hoạt: Hỗ trợ điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn theo đúng quy định.
- Đa dạng mẫu hóa đơn: Tùy chỉnh theo nhu cầu và thương hiệu của từng doanh nghiệp.
- Tra cứu & lưu trữ an toàn: Toàn bộ hóa đơn được lưu trên nền tảng bảo mật cao, dễ dàng tra cứu bất kỳ lúc nào.
Đặc biệt: Sapo Invoice tích hợp trực tiếp với hệ thống quản lý bán hàng và máy tính tiền tại quầy, phù hợp cho cả bán hàng online và tại cửa hàng.
Ưu đãi dành riêng cho khách hàng triển khai sớm
- Giảm 25% phí sử dụng tất cả các gói
- Cam kết giá tốt nhất: Nếu tìm thấy báo giá thấp hơn, Sapo sẽ áp dụng mức giá tương đương.
- Hỗ trợ tư vấn triển khai 1:1 cùng chuyên gia
Liên hệ với Sapo ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice.
6. Câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử có cần phải ký số không?
Có. Theo quy định, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán để đảm bảo tính pháp lý, trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, không yêu cầu ký số.
2. Có được sửa thông tin hóa đơn điện tử sau khi đã phát hành không?
Không thể sửa trực tiếp. Nếu hóa đơn đã phát hành có sai sót, bạn cần xử lý theo quy định:
- Lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai thông tin nhỏ
- Lập hóa đơn thay thế nếu sai toàn bộ nội dung
Sau đó gửi thông báo điều chỉnh (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế.
3. Có bắt buộc phải gửi hóa đơn điện tử cho người mua không?
Có. Sau khi hóa đơn được ký số và phát hành, người bán có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email, SMS hoặc link tra cứu. Đây là căn cứ để khách hàng hạch toán, kê khai và đối chiếu.
4. Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử không?
Được. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp được quyền thiết lập nhiều mẫu hóa đơn khác nhau cho các nhóm sản phẩm, chi nhánh, thương hiệu riêng… Miễn là mỗi mẫu có ký hiệu riêng và được đăng ký hợp lệ.
5. Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang bản giấy không?
Có, nhưng bản chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ kế toán, không có hiệu lực giao dịch. Việc chuyển đổi phải đảm bảo đầy đủ thông tin gốc, có ký hiệu riêng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, họ tên, chữ ký người thực hiện và thời gian chuyển đổi.
Việc xuất hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng với hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết trong bài viết, bạn đã nắm rõ quy trình, nguyên tắc và những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ lập – xuất – quản lý hóa đơn điện tử tiện lợi, dễ dùng và tuân thủ đầy đủ Nghị định 123, Thông tư 78 hay mới nhất là Nghị định 70, Sapo Invoice là lựa chọn lý tưởng để bắt đầu.
