Từ ngày 01/07/2026, việc xuất hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, với nhiều thay đổi về thông tin trên hóa đơn, thời điểm lập và cách xử lý sai sót. Vì vậy, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình để lập, phát hành hóa đơn đúng quy định, tránh bị cơ quan thuế từ chối hoặc phải điều chỉnh, thay thế. Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất, đồng thời chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp bạn thực hiện nhanh chóng và chính xác.
1. Xuất hóa đơn điện tử là gì? Có bắt buộc phải xuất không?
Xuất hóa đơn điện tử là quá trình người bán lập hóa đơn điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật. Sau khi được lập và phát hành hợp lệ, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy và được sử dụng để hạch toán kế toán, kê khai thuế cũng như làm căn cứ chứng minh giao dịch giữa các bên.
Tùy từng loại hóa đơn và đối tượng sử dụng, quy trình xuất hóa đơn điện tử có thể bao gồm việc lập hóa đơn, ký số (nếu thuộc trường hợp phải ký), gửi cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) và gửi hóa đơn cho người mua.
Lưu ý: Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi xuất hóa đơn điện tử, người bán cần đảm bảo lập đúng thời điểm, đúng nội dung và đúng loại hóa đơn theo quy định hiện hành.
2. Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử phụ thuộc vào loại giao dịch và được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp người bán tuân thủ quy định của pháp luật, đồng thời hạn chế rủi ro về thuế và kế toán.
Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:
| Trường hợp | Thời điểm xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. |
| Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp theo quy định). |
| Giao hàng, bàn giao nhiều lần | Lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao. |
| Xuất khẩu hàng hóa | Thực hiện theo thời điểm do pháp luật về thuế và hóa đơn quy định đối với hoạt động xuất khẩu. |
Lưu ý: Việc lập hóa đơn chậm hoặc không đúng thời điểm có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Xem thêm: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử – Cập nhật mới nhất theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
3. Cần chuẩn bị gì trước khi xuất hóa đơn điện tử?
Trước khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện theo quy định để quá trình lập và phát hành hóa đơn diễn ra thuận lợi, hạn chế sai sót. Dưới đây là những nội dung cần kiểm tra trước khi thực hiện:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Người bán cần hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được chấp nhận theo quy định trước khi lập hóa đơn.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Chuẩn bị phần mềm hóa đơn điện tử
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định về định dạng dữ liệu, kết nối với cơ quan thuế và hỗ trợ lập, phát hành, lưu trữ hóa đơn theo quy định hiện hành.
Kiểm tra thông tin người mua
Chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết như tên, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (nếu có), địa chỉ, email nhận hóa đơn và các thông tin khác theo từng trường hợp phát sinh.
Xác định đúng loại hóa đơn
Tùy vào đối tượng sử dụng và hoạt động kinh doanh, người bán cần lựa chọn đúng loại hóa đơn điện tử (có mã, không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) trước khi lập.
Chuẩn bị chữ ký số
Đối với các trường hợp phải sử dụng chữ ký số của người bán trên hóa đơn, cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và hoạt động bình thường trước khi phát hành hóa đơn.
Mẹo: Trước mỗi lần xuất hóa đơn, hãy kiểm tra lại thông tin người mua và loại hóa đơn sử dụng. Chỉ mất vài phút rà soát nhưng có thể giúp hạn chế nhiều trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế sau này.
4. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo từng bước
Sau khi đã hoàn tất việc đăng ký và thiết lập mẫu hóa đơn, bạn có thể bắt đầu quá trình xuất hóa đơn điện tử. Dưới đây là quy trình thực hiện cơ bản, có thể áp dụng trên hầu hết các phần mềm hiện nay, bao gồm cả Sapo Invoice.
Bước 1: Tạo mới hóa đơn
Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hệ thống quản lý bán hàng đã tích hợp (như Sapo). Chọn mục Tạo hóa đơn mới hoặc Lập hóa đơn.
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn
Điền đầy đủ thông tin bắt buộc như:
- Tên người mua, mã số thuế (nếu có)
- Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất (nếu áp dụng)
- Phương thức thanh toán
- Ghi chú (nếu cần)
Lưu ý: Với khách lẻ không lấy hóa đơn, bạn có thể điền tên là “Người mua không lấy hóa đơn” và bỏ trống mã số thuế.
Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập. Nếu không sai sót, nhấn Ký số bằng chữ ký điện tử đã đăng ký. Sau đó, nhấn Phát hành hóa đơn để gửi đến cơ quan thuế và người mua.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng
Sau khi phát hành thành công, bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua:
- SMS (nếu có tích hợp)
- Link truy cập hoặc mã tra cứu
Ngoài ra, phần mềm cũng lưu trữ hóa đơn theo thời gian thực để bạn dễ dàng tra cứu và đối chiếu về sau.
Bước 5: Quản lý, tra cứu và xử lý hóa đơn
Toàn bộ hóa đơn sau khi xuất sẽ được lưu trữ trên hệ thống. Bạn có thể:
- Tìm kiếm theo mã số, tên khách, ngày xuất
- Điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn nếu phát hiện sai sót
- Xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng theo mẫu quy định
5. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice
Sau khi đã kết nối Sapo Invoice thành công, bạn có thể phát hành hóa đơn khi “Tạo đơn và giao hàng”. Để tạo hóa đơn bạn thao tác như sau:
- Cách 1: Tại tích chọn mục Phát hành hóa đơn điện tử > sau đó Tạo đơn và duyệt hệ thống tự động tạo 1 hóa đơn điện tử nháp.
- Cách 2: Trường hợp bạn không thực hiện thao tác tích chọn như cách 1 > sau khi Tạo đơn và duyệt bạn click chọn Tạo hóa đơn điện tử
Lúc này, hệ thống sẽ tạo một hóa đơn điện tử nháp cho đơn hàng, bạn có thể xem trước hóa đơn bằng cách click vào mục Tại đây
Hoặc bạn có thể kiểm tra những đơn hàng đã tạo hóa đơn điện tử nháp bằng cách sử dụng bộ lọc trên trang danh sách đơn hàng > vào đơn hàng để tiếp tục kiểm tra và phát hành hóa đơn điện tử
Xem thêm: Tính năng Tạo và phát hành ngay hóa đơn điện tử có gì nổi bật?
Trên đây là hướng dẫn Xuất hóa đơn điện tử qua Sapo Invoice.
Phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice được phát triển bởi Sapo – nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh hàng đầu Việt Nam, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Một số tính năng nổi bật:
- Xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng: Dễ dàng lập – ký số – gửi chỉ trong vài phút.
- Xử lý linh hoạt: Hỗ trợ điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn theo đúng quy định.
- Đa dạng mẫu hóa đơn: Tùy chỉnh theo nhu cầu và thương hiệu của từng doanh nghiệp.
- Tra cứu & lưu trữ an toàn: Toàn bộ hóa đơn được lưu trên nền tảng bảo mật cao, dễ dàng tra cứu bất kỳ lúc nào.
Đặc biệt: Sapo Invoice tích hợp trực tiếp với hệ thống quản lý bán hàng và máy tính tiền tại quầy, phù hợp cho cả bán hàng online và tại cửa hàng.
Ưu đãi dành riêng cho khách hàng triển khai sớm
- Giảm 25% phí sử dụng tất cả các gói
- Cam kết giá tốt nhất: Nếu tìm thấy báo giá thấp hơn, Sapo sẽ áp dụng mức giá tương đương.
- Hỗ trợ tư vấn triển khai 1:1 cùng chuyên gia
Liên hệ với Sapo ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice.
6. Câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử
Câu 1. Hóa đơn điện tử có cần phải ký số không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Việc hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không phụ thuộc vào loại hóa đơn và quy định áp dụng đối với từng trường hợp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đối với đa số doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn vẫn phải có chữ ký số của người bán để đảm bảo tính xác thực và giá trị pháp lý trước khi phát hành. Sau khi ký số, hóa đơn mới được gửi đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua (đối với hóa đơn không có mã).
Tuy nhiên, pháp luật hiện hành cũng quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, điển hình như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Ngoài ra, chữ ký số của người mua không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Câu 2. Sau khi phát hành có thể sửa trực tiếp hóa đơn điện tử không?
Không. Sau khi hóa đơn điện tử đã được phát hành, người bán không được chỉnh sửa trực tiếp nội dung trên hóa đơn. Nếu phát hiện sai sót, cần xử lý theo quy định bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy từng trường hợp.
Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn Thông tư 91/2026/TT-BTC mới nhất
Câu 3. Nếu nhập sai thông tin người mua thì phải xử lý thế nào?
Khi phát hiện sai thông tin như tên, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc các nội dung khác, người bán cần xác định mức độ sai sót để lựa chọn phương án xử lý phù hợp theo quy định hiện hành. Việc xử lý có thể bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Câu 4. Hóa đơn điện tử có thể gửi cho khách hàng bằng những cách nào?
Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử có thể được gửi cho người mua qua email hoặc các phương thức điện tử khác theo thỏa thuận giữa hai bên. Đồng thời, người bán vẫn phải lưu trữ hóa đơn theo đúng thời hạn quy định.
Câu 5. Có bắt buộc phải gửi hóa đơn điện tử cho người mua không?
Có. Sau khi hóa đơn được ký số và phát hành, người bán có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email, SMS hoặc link tra cứu. Đây là căn cứ để khách hàng hạch toán, kê khai và đối chiếu.
Việc xuất hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng với hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết trong bài viết, bạn đã nắm rõ quy trình, nguyên tắc và những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ lập - xuất - quản lý hóa đơn điện tử tiện lợi, dễ dùng và tuân thủ đầy đủ chuẩn quy định mới nhất, Sapo Invoice là lựa chọn lý tưởng để bắt đầu.
