Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: Hướng dẫn chi tiết cho người bán

Bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hay các sàn thương mại điện tử giúp nhà bán hàng tiếp cận khách hàng và xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn mỗi ngày. Nhưng khi số lượng đơn tăng, bài toán tuân thủ về thuế và hóa đơn cũng xuất hiện: xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử như thế nào để vừa đúng quy định, vừa không mất quá nhiều thời gian xử lý từng đơn?

Trong bài viết dưới đây, Sapo sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử đồng thời giải đáp một số tình huống nhà bán hàng thường gặp phải trong thực tế.

1. Bán hàng trên sàn TMĐT có phải xuất hóa đơn không?

Trước khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn, người bán cần xác định mình có thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không.

Từ ngày 01/07/2026, các quy định mới về quản lý thuế, hóa đơn điện tử trong hoạt động thương mại điện tử đã chính thức được áp dụng. Theo đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, người bán phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. 

Quy định này cũng áp dụng với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc riêng vào ngưỡng doanh thu.
Bạn chưa xác định được trường hợp của mình có phải xuất hóa đơn hay không?
Xem chi tiết tại: Bán hàng trên sàn TMĐT có phải xuất hóa đơn điện tử không?

2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử trên sàn

Đây là một trong những vấn đề người bán dễ nhầm nhất khi xử lý đơn hàng trên sàn.

Khác với bán trực tiếp tại cửa hàng, một đơn hàng trên sàn thường trải qua nhiều giai đoạn: Khách đặt hàng -> Shop xác nhận -> Đóng gói -> Bàn giao vận chuyển -> Đang giao -> Giao thành công -> Đối soát -> Sàn thanh toán. Nếu chỉ dựa vào ngày nhận tiền từ sàn để lập hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn có thể không trùng với thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định.

Nhà bán hàng trên sàn có thể lập hóa đơn điện tử tại một trong 2 thời điểm sau:

• Thời điểm bàn giao cho đơn vị vận chuyển: đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa
• Thời điểm đơn hàng giao thành công: đây là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa cho người mua

3. Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử chi tiết cho người bán

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chung từng bước cũng như lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử để các nhà bán hàng có thể áp dụng quy trình cho tất cả các sàn TMĐT.

Bước 1: Xác định đơn hàng đủ điều kiện lập hóa đơn

Trước khi xác định thời điểm xuất hóa đơn cho đơn hàng sàn TMĐT, chủ shop cần xác định rõ và thống nhất quy trình trong vận hành: Những đơn hàng có trạng thái như thế nào là đủ điều kiện để lập hóa đơn?

Sau đó, shop tiến hành theo dõi trạng thái đơn hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada... và xác định những đơn đã đến thời điểm phải lập hóa đơn.

Đặc biệt cần phân biệt các trạng thái như:

• Đơn đang giao
• Đơn giao thành công
• Đơn khách từ chối nhận
• Đơn hoàn
• Đơn hủy

Việc xác định đúng trạng thái ngay từ đầu giúp hạn chế trường hợp lập hóa đơn cho đơn chưa hoàn tất rồi phải xử lý lại khi phát sinh hoàn/hủy.

Với shop có vài đơn đến và chục đơn/ngày, thao tác này có thể làm thủ công. Nhưng với shop có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn mỗi ngày, việc kiểm tra từng trạng thái bằng tay rất dễ sót và tốn nhân sự. 

Phần mềm quản lý sàn thương mại điện tử Sapo giúp đồng bộ đơn hàng từ tất cả các sàn, các gian hàng và quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất. Đồng thời, giúp shop theo dõi trạng thái đơn hàng, lọc các đơn cần xử lý theo nhu cầu

Sở hữu gói trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý sàn TMĐT Sapo!

Dùng thử miễn phí

Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết để lập hóa đơn

Người bán sử dụng thông tin giao dịch và thông tin người mua được cung cấp để lập hóa đơn.

• Với người mua là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, đơn vị, tổ chức,... có nhu cầu lấy hóa đơn, người bán cần đảm bảo các thông tin phục vụ việc lập hóa đơn được ghi nhận chính xác.
• Với khách hàng không có nhu cầu xuất hóa đơn, người bán xuất hóa đơn với thông tin người mua là “Bán cho người tiêu dùng” (Theo quy định tại điểm b, Khoản 4 Phụ lục “Nội dung hóa đơn” được ban hành kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP).

Bước 3: Xác định giá trị xuất hóa đơn

Với các nhà bán hàng trên sàn, đây là bước cần đặc biệt chú ý  vì các đơn hàng thường có: voucher của shop, voucher do sàn tài trợ, phí vận chuyển, chiết khấu, các chương trình khuyến mãi khác,... Người bán cần căn cứ bản chất của từng khoản giảm giá, hỗ trợ và thông tin giao dịch thực tế để xác định đúng giá trị hàng hóa thể hiện trên hóa đơn. 

Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, người bán thực hiện lập hóa đơn trên phần mềm xuất hóa đơn điện tử đang sử dụng. Người bán có thể thực hiện theo 2 cách sau:

• Xuất thủ công: Người bán lấy dữ liệu từ trang quản trị của sàn, vào phần mềm hóa đơn điện tử nhập từng đơn và phát hành.
• Xuất tự động qua phần mềm: Dùng các giải pháp tích hợp (như phần mềm Sapo Invoice và phần mềm quản lý bán hàng) để tự động đồng bộ đơn hàng từ sàn và phát hành hóa đơn hàng loạt.

Nội dung hóa đơn cần đảm bảo đúng các thông tin sau:

• Thông tin người bán
• Thông tin người mua theo trường hợp áp dụng
• Tên hàng hóa
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Thuế suất, tiền thuế nếu thuộc trường hợp phải thể hiện
• Các nội dung khác theo quy định

Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua (nếu cần)

Trong trường hợp người mua có nhu cầu lấy hóa đơn điện tử, sau khi lập hóa đơn điện tử người bán có thể gửi hóa đơn và link tra cứu cho người qua email, sms,...(phương thức phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử mà người bán đang sử dụng.

Bước 6: Theo dõi hóa đơn sau khi phát hành

Sau khi xuất hóa đơn thành công, người bán cần tiếp tục đối chiếu giữa: Đơn hàng trên sàn <-> Hóa đơn đã lập <-> Trạng thái giao/hoàn <-> Doanh thu thực tế

Điều này đặc biệt quan trọng với shop có số lượng đơn lớn bởi sau khi hóa đơn được lập, đơn hàng vẫn có thể phát sinh các tình huống cần xử lý.

4. Những sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Xuất hóa đơn theo ngày sàn chuyển tiền

Tiền sàn thanh toán cho người bán thường được chuyển sau khi giao dịch đã diễn ra và có thể phụ thuộc vào chu kỳ đối soát. Vì vậy, không nên mặc định ngày nhận tiền là ngày lập hóa đơn.

Lấy số tiền thực nhận từ sàn làm giá trị hóa đơn

Số tiền shop nhận được có thể đã trừ phí sàn, phí quảng cáo, phí dịch vụ và các khoản khác. Người bán cần xác định giá trị hóa đơn dựa trên giao dịch bán hàng thay vì chỉ nhìn vào dòng tiền thực nhận.

Chỉ xuất hóa đơn khi khách yêu cầu

Người bán thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định, thay vì hiểu rằng chỉ khách yêu cầu mới cần xuất.

Không theo dõi hóa đơn của đơn hoàn/hủy

Nếu quản lý đơn hàng và hóa đơn trên hai hệ thống riêng biệt, shop rất dễ bỏ sót những hóa đơn liên quan đến đơn phát sinh hoàn, hủy hoặc thay đổi sau bán.

Xuất hóa đơn thủ công từng đơn khi số lượng đơn tăng cao

Một vài chục đơn có thể xử lý thủ công. Nhưng khi shop phát sinh hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn mỗi ngày trên nhiều sàn, việc tải dữ liệu, kiểm tra từng đơn rồi nhập lại sang phần mềm hóa đơn sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và tăng nguy cơ sai lệch dữ liệu.

Xem thêm: Tổng hợp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử cho HKD, CNKD trên sàn TMĐT

5. Một số trường hợp thường gặp khi xuất hóa đơn trên sàn và cách xử lý

5.1. Khách mua trên sàn không cung cấp CCCD thì xuất hóa đơn thế nào?

Theo quy định áp dụng từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

Đối với trường hợp người mua là người tiêu dùng, Điểm 4b Phụ lục "Nội dung hóa đơn" kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

• Nếu người mua cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì thể hiện các thông tin này theo quy định;
• Trường hợp người mua không cung cấp thông tin tương ứng, hóa đơn có thể thể hiện “Bán cho người tiêu dùng” theo trường hợp pháp luật quy định.

Như vậy, người bán không nên hiểu rằng muốn xuất hóa đơn cho mọi đơn hàng Shopee, TikTok Shop hay Lazada đều phải thu thập CCCD của khách hàng.

5.2. Đơn hàng trên sàn bị hoàn, hủy sau khi xuất hóa đơn phải làm sao?

Đây là yếu tố khiến việc xuất hóa đơn trên sàn phức tạp hơn đáng kể so với bán hàng trực tiếp.

Ví dụ: Shop có 500 đơn được ghi nhận trong ngày. Sau đó phát sinh:

• 20 đơn giao không thành công
• 10 đơn khách trả lại hàng
• Một số đơn được hoàn một phần
• Một số đơn thay đổi giá trị sau khi xử lý khiếu nại

Nếu hóa đơn liên quan đã được lập, người bán cần căn cứ tình huống thực tế để thực hiện xử lý hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế tương ứng.

6. Xuất hóa đơn điện tử trên sàn thuận tiện hơn với giải pháp từ Sapo

Khi shop chỉ vài đơn/ngày, việc lập hóa đơn thủ công có thể chưa phải vấn đề. Nhưng khi cùng lúc xử lý hàng chục hoặc hàng trăm đơn Shopee, TikTok Shop, Lazada, việc theo dõi từng đơn đủ điều kiện xuất hóa đơn, đơn hoàn/hủy và hóa đơn cần điều chỉnh sẽ tạo khối lượng thao tác rất lớn. Đây là lúc các shop cần một giải pháp để tối ưu vận hành và tiết kiệm nguồn lực.

Phần mềm xuất hóa đơn điện tử Sapo giúp nhà bán hàng nhập file dữ liệu đơn hàng và phát hành hàng loạt hóa đơn theo quy định, không cần nhập thủ công từng đơn hàng.

Đặc biệt, khi kết hợp phần mềm xuất hóa đơn điện tử vào phần mềm quản lý sàn TMĐT Sapo, giúp

• Đồng bộ và quản lý tập trung dữ liệu bán hàng từ Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki,...trên một hệ thống, từ đó giảm bớt thao tác xử lý dữ liệu rời rạc giữa từng sàn.
• Thao tác & xử lý đơn hàng hàng loạt với quy trình vận hành chuyên nghiệp, tối ưu thời gian & nguồn lực
• Đồng bộ trạng thái đơn hàng về Sapo & tự động lập hóa đơn điện tử khi đơn hàng giao thành công. Đồng thời, hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh đối với các đơn hoàn, hủy.
• Tổng hợp & theo dõi doanh thu trên từng sàn, từng gian hàng giúp seller có cái nhìn tổng quan và đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp

Điều này đặc biệt hữu ích với shop có lượng đơn lớn bởi nhân viên không phải liên tục thao tác trên nhiều hệ thống, dễ gây sai sót. Thay vì dành nhiều thời gian cho thao tác dữ liệu, chủ shop có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn như kiểm soát vận hành, hàng hóa, doanh thu và phát triển kênh bán.

Xuất hóa đơn trên sàn TMĐT không chỉ đòi hỏi tuân thủ đúng quy định về thời điểm và nội dung hóa đơn, mà còn cần bảo đảm tính liên tục, đồng bộ trong quá trình xử lý dữ liệu. Khi quy mô đơn hàng tăng, đây không còn đơn thuần là nghiệp vụ hóa đơn mà trở thành bài toán đồng bộ dữ liệu giữa bán hàng - đơn hàng - hóa đơn - kế toán - thuế. Thay vì nhập lại dữ liệu từ từng sàn, nhà bán hàng nên ưu tiên giải pháp có khả năng kết nối trực tiếp với các kênh bán như Sapo để dữ liệu đơn hàng được tập trung và sử dụng xuyên suốt cho quá trình lập hóa đơn.

Xem thêm: Bộ tài liệu "Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử, bán hàng đa kênh"