[Chính thức] Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Những thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử HKD cần biết

Ngày 30/06/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Nghị định mới bổ sung nhiều quy định quan trọng liên quan đến đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và một số trường hợp được áp dụng cơ chế lập hóa đơn linh hoạt hơn.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Người bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada...
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ số, tài sản mã hóa, ngân hàng, bảo hiểm...

Trong bài viết này, Sapo sẽ tổng hợp những thay đổi nổi bật của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhanh chóng cập nhật và áp dụng đúng quy định.

1. Tổng quan về Nghị định 254/2026/NĐ-CP

2. Những điểm mới/ bổ sung của Nghị định 254/2026/NĐ-CP

2.1 Hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1d Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: "Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử."

Bên cạnh đó, Khoản c, Điều 17 của Nghị định cũng quy định rõ: "Chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử theo quy định đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số."

Điều này đồng nghĩa, nếu thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định trên, người bán trên sàn TMĐT (Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki...) có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử khi phát sinh giao dịch. 

Sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp dữ liệu giao dịch để hỗ trợ người bán lập hóa đơn.

Xem thêm: Kê khai thuế TMĐT: Hộ kinh doanh bắt đầu từ đâu, làm như thế nào?

2.2 Bổ sung các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 7, Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngoài các trường hợp đã được quy định trước đây, nghị định đã bổ sung và làm rõ một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập Bảng kê thu mua theo quy định (trừ khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ:
  • Cho thuê bất động sản;
  • Cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số (game, phim, nhạc, quảng cáo số...) cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế theo quy định.
• Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện từ máy tính tiền.

2.3 Cho phép lập HĐĐT tổng hợp theo ngày cho cơ sở khám chữa bệnh đáp ứng điều kiện

Theo điểm m, Khoản 4, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các cơ sở khám, chữa bệnh sử dụng phần mềm quản lý và có lưu giao dịch trên hệ thống CNTT, nếu khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở tổng hợp thông tin từ phiếu thu và dữ liệu khám chữa bệnh để lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ trong ngày. 

Lưu ý: Trường hợp khách hàng yêu cầu, cơ sở phải lập và giao hóa đơn điện tử cho khách hàng.

2.4 Cho phép lập bảng thông tin chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng với một số lĩnh vực

Theo điểm r, Khoản 4, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hoạt động trong các lĩnh vực như ngân hàng, trung gian thanh toán, chứng khoán, bảo hiểm, tài sản mã hóa, thương mại điện tử, bưu chính - vận chuyển cho sàn TMĐT, vận tải hành khách... và có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn thì cuối tháng người bán lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng. 

Người bán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu, bảo đảm khả năng lưu trữ, truy xuất và đối chiếu từng giao dịch. Bảng thông tin chi tiết giao dịch phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất cùng thời hạn gửi tờ khai thuế GTGT của kỳ tương ứng.

2.5 Bổ sung đối tượng được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu

Khoản 4, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung nhiều lĩnh vực được áp dụng quy định lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. 

Các ngành được bổ sung gồm dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin, tài sản mã hóa, hỗ trợ giao dịch các-bon, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp, quảng cáo trên báo điện tử, hoa tiêu hàng hải, thông tin tín dụng, vận tải hành khách sử dụng phần mềm kết nối...

2.6 Cho phép lùi thời điểm lập hóa đơn đối với giao dịch phát sinh trong ca làm việc ban đêm

Điều này nghĩa là: Đối với các giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động và người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động thì được phép lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo thay vì phải lập ngay trong ngày phát sinh giao dịch. 

Xem thêm: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử - Cập nhật chi tiết và dễ hiểu

2.7 Khuyến khích HKD bổ sung thông tin nhóm ngành nghề trên hóa đơn điện tử định dạng XML

Giải thích đơn giản, nghĩa là: Cơ quan Thuế khuyến khích hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với từng hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử định dạng XML gửi cơ quan thuế.

Việc bổ sung nhóm ngành nghề giúp dữ liệu hóa đơn được phân loại rõ ràng hơn, đặc biệt với hộ kinh doanh có nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau. Chẳng hạn, một hộ vừa bán hàng hóa vừa cung cấp dịch vụ sửa chữa. Khi từng hàng hóa, dịch vụ được gắn đúng nhóm ngành nghề, cơ quan thuế và các hệ thống xử lý dữ liệu có thêm căn cứ để phân loại doanh thu theo từng hoạt động, từ đó hỗ trợ việc quản lý và xử lý dữ liệu thuế thuận lợi hơn

3. Hệ sinh thái phần mềm Sapo - Sẵn sàng đáp ứng các quy định mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Việc cập nhật quy định mới chỉ là bước đầu. Quan trọng hơn, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần sử dụng một hệ thống quản lý có khả năng cập nhật kịp thời các thay đổi của chính sách, đồng thời đáp ứng đầy đủ yêu cầu về bán hàng, hóa đơn điện tử và quản lý dữ liệu.

Với hệ sinh thái phần mềm Sapo, người kinh doanh không cần tự theo dõi hay xử lý thủ công mỗi khi chính sách thay đổi. Các giải pháp trong hệ sinh thái được cập nhật theo quy định mới nhất, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử, bán hàng và quản lý kinh doanh, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình vận hành.

Vì sao Sapo là lựa chọn phù hợp?

• Cập nhật nhanh các quy định mới về hóa đơn điện tử và thuế theo quy định của cơ quan quản lý.
• Hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hiện hành.
• Kết nối đồng bộ giữa phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử, máy tính tiền, kế toán và các kênh bán hàng đa kênh.
• Đồng bộ dữ liệu bán hàng, doanh thu và hóa đơn trên cùng một hệ thống, giúp quản lý tập trung và hạn chế sai sót.
• Lưu trữ, tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử an toàn, thuận tiện.
• Đội ngũ chuyên gia hỗ trợ triển khai, tư vấn và đồng hành trong quá trình áp dụng các quy định mới.

Từ ngày 01/07/2026, nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử sẽ chính thức được áp dụng. Chủ động rà soát quy trình và lựa chọn phần mềm đáp ứng đầy đủ quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian xử lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia Sapo