Việc xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc với mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh. Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bổ sung nhiều nội dung mới liên quan đến thời điểm lập hóa đơn. Nếu xuất sai thời điểm, người bán không chỉ bị truy thu thuế mà còn có thể chịu mức xử phạt từ 4–20 triệu đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Trong phần dưới đây, chúng ta sẽ cùng làm rõ các quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử, phân loại theo từng trường hợp cụ thể, giúp kế toán và hộ kinh doanh dễ tra cứu và áp dụng.
1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật
Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại Khoản 4, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo tính chất hoạt động như sau:
1.1. Đối với hoạt động bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Ví dụ: Ngày 10/6, cửa hàng giao hàng cho khách và hoàn tất việc bàn giao. Dù khách thanh toán sau, vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn trong ngày 10/6.
1.2. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn: Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Ví dụ: Một đơn vị dọn vệ sinh công nghiệp hoàn tất dịch vụ vào ngày 15/6. Ngày 20/6 khách mới thanh toán, nhưng hóa đơn vẫn phải được lập từ ngày 15/6.
1.3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm hoàn thành từng lần giao hàng, hoặc từng phần, từng hạng mục, công đoạn được bàn giao theo thỏa thuận.
Ví dụ: Một công ty thiết kế nội thất ký hợp đồng thi công 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn khi hoàn tất đều phải lập hóa đơn riêng theo đúng thời điểm hoàn thành.
1.4. Một số tình huống cụ thể cần lưu ý
- Trường hợp thu toàn bộ tiền trước khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là ngay khi thu tiền.
- Nếu thu tiền từng phần, có thể xuất hóa đơn tương ứng với phần tiền nhận được, sau đó xuất tiếp phần còn lại khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Hóa đơn lập sai thời điểm không được phép “lùi ngày”. Nếu sai sót, phải xử lý theo hướng điều chỉnh chứ không hủy rồi lập lại.
Lưu ý quan trọng:
- Không nên lập hóa đơn trước ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, trừ trường hợp khách thanh toán trước.
- Hệ thống phần mềm nên hỗ trợ nhắc nhở hoặc giới hạn quyền sửa đổi thời điểm để tránh rủi ro vi phạm.
- Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể khiến doanh nghiệp bị ấn định thuế, phạt hành chính hoặc không được khấu trừ thuế đầu vào.
Xem thêm: Hóa đơn chuyển đổi là gì? Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78
2. Cập nhật từ NĐ 70 – quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử mới nhất có gì thay đổi?
Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi và bổ sung một số quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong đó, nội dung liên quan đến thời điểm lập hóa đơn được làm rõ hơn nhằm hạn chế tranh cãi và sai sót trong thực tiễn.
2.1. Cụ thể hóa thời điểm lập hóa đơn với từng hình thức thanh toán
Trước đây, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ lúng túng trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn khi giao hàng trước – thanh toán sau, hoặc thu tiền trước – giao hàng sau. Nghị định 70 đã làm rõ:
- Nếu giao hàng rồi mới thanh toán, phải xuất hóa đơn ngay khi giao hàng.
- Nếu thu toàn bộ tiền trước, lập hóa đơn ngay khi thu tiền dù hàng chưa giao.
- Nếu thu tiền từng phần, được phép chia hóa đơn theo tiến độ thu tiền và bàn giao.
2.2. Bổ sung nguyên tắc xử lý với hóa đơn sai thời điểm
Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng sai thời điểm theo quy định (ví dụ: lập sau thời điểm bàn giao hàng nhiều ngày), doanh nghiệp không được hủy để lập lại, mà phải lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh tình trạng làm lại hóa đơn để lùi/thay đổi ngày phát hành trái phép.
2.3. Thắt chặt việc kiểm soát và xử phạt
Nghị định 70 cũng tăng cường trách nhiệm giải trình khi lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm. Cơ quan thuế có thể truy xuất hệ thống, so sánh ngày giao hàng, ngày thanh toán và ngày xuất hóa đơn. Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp có thể bị:
- Phạt hành chính theo mức quy định (tối đa 20 triệu đồng)
- Không được tính chi phí hợp lệ (đối với hóa đơn đầu vào)
- Bị đánh giá là rủi ro cao trong quản lý thuế
2.4. Định hướng sử dụng phần mềm hỗ trợ cảnh báo
Dù không bắt buộc, Nghị định 70 khuyến nghị doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng phần mềm có tích hợp cảnh báo về thời điểm lập hóa đơn, nhằm giảm rủi ro sai sót, đặc biệt trong trường hợp có nhiều đơn hàng/nghiệp vụ diễn ra cùng lúc.
Xem thêm: Điều chỉnh hóa đơn điện tử theo TT78 & NĐ123 (cập nhật 2025)
3. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm
Xuất hóa đơn sai thời điểm là một trong những lỗi phổ biến mà kế toán và hộ kinh doanh thường gặp phải. Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được áp dụng cùng với Nghị định 123 và Nghị định 70, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt hành chính với các mức cụ thể như sau:
3.1. Mức phạt theo quy định
- Phạt từ 4 – 8 triệu đồng
Áp dụng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Điều 9, Nghị định 123 (trừ trường hợp hóa đơn không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế). - Phạt từ 10 – 20 triệu đồng
Khi hành vi lập hóa đơn sai thời điểm gây ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế hoặc có dấu hiệu cố tình gian lận.
3.2. Các tình huống dễ bị xử phạt
- Giao hàng xong 5 – 10 ngày mới lập hóa đơn, dù chưa thu tiền
- Nhận tiền đặt cọc nhưng không lập hóa đơn cho phần tiền đã thu
- Gộp nhiều lần giao hàng thành một hóa đơn cuối kỳ mà không thỏa thuận rõ trong hợp đồng
- Lập hóa đơn trước thời điểm cung cấp dịch vụ, nhưng không có cơ sở rõ ràng (như biên bản ứng trước hoặc hợp đồng thanh toán sớm)
3.3. Rủi ro đi kèm
- Bị cơ quan thuế ấn định lại nghĩa vụ thuế
- Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (đối với bên mua)
- Mất uy tín với đối tác, đặc biệt trong các giao dịch thanh toán qua ngân hàng
Lưu ý cho hộ kinh doanh và kế toán viên
- Không nên để hóa đơn “chờ cuối tháng rồi xuất” nếu giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đã hoàn tất trước đó.
- Nếu chưa chắc chắn thời điểm xuất hóa đơn hợp lệ, nên chủ động tham khảo văn bản hướng dẫn hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ có tính năng cảnh báo thời điểm lập hóa đơn sai lệch.
- Trường hợp phát hiện sai sót, cần thực hiện điều chỉnh ngay, không hủy để lập lại hóa đơn mới.
4. Giải đáp một số thắc mắc về quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Nhiều kế toán, chủ shop hoặc nhân sự phụ trách bán hàng vẫn còn băn khoăn trong một số tình huống thực tế. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn điện tử – kèm giải đáp dễ hiểu theo đúng quy định mới nhất.
4.1. Có được xuất hóa đơn lùi ngày không?
Không. Theo quy định, người bán không được phép lập hóa đơn lùi ngày so với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
Nếu phát hiện lập hóa đơn muộn hơn thời điểm quy định, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được hủy rồi xuất lại. Trường hợp cố tình ghi lùi ngày để tránh nghĩa vụ thuế có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy thu.
4.2. Giao hàng trước, xuất hóa đơn sau có được không?
Không được, trừ một số trường hợp có thỏa thuận đặc biệt bằng văn bản. Theo nguyên tắc, ngay khi giao hàng xong, người bán phải lập hóa đơn, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.
Việc giao hàng trước, xuất hóa đơn sau vài ngày sẽ bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm, có thể bị xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng theo Nghị định 125.
4.3. Nhận tiền trước khi giao hàng thì xuất hóa đơn lúc nào?
Phải xuất hóa đơn ngay khi nhận đủ tiền, kể cả khi hàng hóa hoặc dịch vụ chưa được cung cấp.
Trong trường hợp chỉ nhận một phần tiền, người bán có thể lập hóa đơn cho phần đã thu, sau đó lập tiếp hóa đơn cho phần còn lại sau khi giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ.
4.4. Có thể xuất một hóa đơn cho nhiều lần giao hàng không?
Chỉ được nếu điều này đã được thỏa thuận rõ trong hợp đồng, bao gồm: thời điểm giao hàng, thời điểm xuất hóa đơn, tổng giá trị hợp đồng…
Trường hợp không có thỏa thuận trước, người bán phải xuất hóa đơn riêng cho từng lần giao hàng, theo đúng thời điểm chuyển giao từng phần.
5. Kết luận và giải pháp cho hộ kinh doanh, kế toán
Việc nắm rõ quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, mà còn tránh được nhiều rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Từ ngày 01/06/2025, các quy định mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ được áp dụng đồng bộ, đòi hỏi người bán phải chủ động hơn trong quản lý thời gian lập hóa đơn.
Thực tế, không ít kế toán hoặc chủ shop nhỏ vẫn còn nhầm lẫn giữa thời điểm thanh toán và thời điểm xuất hóa đơn. Việc theo dõi hàng chục đơn hàng/ngày dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi vận hành thủ công.
Giải pháp gợi ý:
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có cảnh báo thời điểm lập sai để giảm thiểu rủi ro.
- Kết hợp với phần mềm bán hàng đồng bộ, giúp ghi nhận đúng thời điểm giao dịch và tự động đề xuất thời điểm xuất hóa đơn phù hợp.
Sapo Invoice là một trong những giải pháp đáng cân nhắc. Phần mềm không chỉ đáp ứng đầy đủ quy định của Nghị định 123 và 70, mà còn tích hợp mượt mà với hệ thống bán hàng, giúp hộ kinh doanh nhỏ lẻ dễ dàng phát hành hóa đơn điện tử đúng hạn – đơn giản, tiết kiệm và an toàn.
