Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử – Cập nhật mới nhất theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/07/2026, thời điểm xuẩt hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế các rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Tuy nhiên, mỗi loại hình kinh doanh lại có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến các lĩnh vực đặc thù như xây dựng, bất động sản, vận tải hay thương mại điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tra cứu nhanh thời điểm xuất hóa đơn theo từng trường hợp mới nhất.

1. Nguyên tắc xác định thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử được xác định theo bản chất của giao dịch phát sinh, không phụ thuộc hoàn toàn vào thời điểm thanh toán. Tùy từng trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay giao hàng theo nhiều đợt mà thời điểm lập hóa đơn sẽ khác nhau. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ các nguyên tắc sau để xuất hóa đơn đúng quy định.

Đối với bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với hàng hóa xuất khẩu, người bán được chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Đối với cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Đối với tiền đặt cọc dịch vụ

Khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc.

Đối với giao hàng hoặc bàn giao nhiều lần

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn, người bán phải lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao đã hoàn thành

Xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng quy định cùng Sapo Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh phát hành, quản lý hóa đơn dễ dàng và đồng bộ với hoạt động bán hàng. 

2. Bảng tra cứu nhanh thời điểm xuất hóa đơn theo từng trường hợp

Mỗi loại hình kinh doanh sẽ có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn điện tử. Việc nắm rõ các mốc thời gian này giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp và kế toán hạn chế rủi ro xuất hóa đơn sai thời điểm, tránh bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Dưới đây là bảng tra cứu nhanh các trường hợp phổ biến theo quy định hiện hành.

3. 5 trường hợp dễ nhầm lẫn về thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn xuất hóa đơn sai thời điểm do nhầm lẫn giữa thời điểm giao hàng, hoàn thành dịch vụ và thời điểm thanh toán. Dưới đây là 5 trường hợp dễ gặp nhất cần lưu ý.

Bán hàng hóa nhưng chưa thu được tiền

Nhiều người cho rằng chỉ cần xuất hóa đơn khi khách hàng thanh toán. Tuy nhiên, đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.

Hoàn thành dịch vụ nhưng chưa thanh toán

Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Việc khách hàng chưa thanh toán không làm thay đổi thời điểm xuất hóa đơn.

Nhận tiền đặt cọc dịch vụ

Khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc. Đây là điểm mới mà nhiều đơn vị dễ nhầm lẫn với trường hợp thanh toán trước cho dịch vụ.

Xây dựng, lắp đặt theo tiến độ

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng công việc đã hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.

Kinh doanh bất động sản thu tiền theo tiến độ

Trường hợp bất động sản chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng nhưng chủ đầu tư thu tiền theo tiến độ dự án hoặc theo hợp đồng thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền hoặc thời điểm thanh toán đã thỏa thuận. Nhiều đơn vị thường chờ đến khi bàn giao nhà mới xuất hóa đơn, dẫn đến sai thời điểm theo quy định.

Nếu chỉ ghi nhớ một nguyên tắc, doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản: bán hàng thì xuất hóa đơn khi giao hàng, cung cấp dịch vụ thì xuất hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc thù được pháp luật quy định riêng. Việc nắm rõ các tình huống dễ nhầm lẫn trên sẽ giúp hạn chế đáng kể rủi ro xuất hóa đơn không đúng thời điểm.

4. Các ngành nghề có quy định đặc thù về thời điểm xuất hóa đơn

Ngoài các nguyên tắc chung đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định riêng thời điểm lập hóa đơn đối với một số lĩnh vực có đặc thù về đối soát dữ liệu, ghi nhận doanh thu hoặc phương thức cung cấp dịch vụ.

Nhóm dịch vụ phải đối soát dữ liệu

Đối với các hoạt động có số lượng giao dịch lớn và cần thời gian đối chiếu dữ liệu giữa các bên, thời điểm lập hóa đơn được xác định khi hoàn thành việc đối soát. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn phải thực hiện chậm nhất vào ngày 07 của tháng liền kề sau tháng phát sinh giao dịch hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước giữa các bên.

Nhóm này bao gồm nhiều lĩnh vực như:

• Dịch vụ logistics.
• Dịch vụ hỗ trợ vận tải.
• Thương mại điện tử.
• Ngân hàng, chứng khoán.
• Bảo hiểm.
• Chuyển phát.
• Dịch vụ công nghệ số, nền tảng số.

Nhóm viễn thông và công nghệ thông tin

Đối với dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và các sản phẩm, dịch vụ dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát cước dịch vụ theo hợp đồng giữa các bên. Tuy nhiên, hóa đơn phải được lập chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.

Đây là nhóm ngành có cơ chế lập hóa đơn riêng do đặc thù phát sinh cước và đối soát dữ liệu qua nhiều hệ thống.

Nhóm vận tải

Một số loại hình vận tải được áp dụng quy định riêng về thời điểm xuất hóa đơn:

• Dịch vụ vận tải hàng không bán qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử: lập hóa đơn chậm nhất 05 ngày kể từ ngày phát hành chứng từ dịch vụ.
• Dịch vụ vận tải hàng không qua đại lý: lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 10 của tháng tiếp theo.
• Kinh doanh taxi sử dụng phần mềm tính tiền: lập hóa đơn ngay khi kết thúc chuyến đi.

Nhóm y tế, bảo hiểm và tài chính

Một số lĩnh vực dịch vụ có cơ chế lập hóa đơn đặc thù theo doanh thu hoặc phương thức thanh toán:

• Khám chữa bệnh: lập hóa đơn theo từng giao dịch nếu người bệnh có yêu cầu; trường hợp không lấy hóa đơn có thể lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày.
• Kinh doanh bảo hiểm: lập hóa đơn tại thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm.
• Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng: lập hóa đơn theo kỳ thu lãi hoặc thời điểm thực tế thu được lãi vay.

Nhóm ngành đặc biệt

Một số lĩnh vực được quy định riêng do tính chất hoạt động đặc thù:

Nhìn chung, các ngành nghề đặc thù thường được áp dụng cơ chế lập hóa đơn dựa trên đối soát dữ liệu, ghi nhận doanh thu hoặc quy trình vận hành riêng. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát kỹ quy định tương ứng với lĩnh vực hoạt động của mình để tránh xuất hóa đơn sai thời điểm.

5. Câu hỏi thường gặp

Trên thực tế, phần lớn sai sót xảy ra không phải do người bán không biết quy định mà do nhầm lẫn giữa thời điểm thanh toán, thời điểm giao hàng và thời điểm xuất hóa đơn. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp

1. Khách chưa thanh toán có phải xuất hóa đơn không?

Có. Đối với hoạt động bán hàng hóa, người bán vẫn phải lập hóa đơn khi giao hàng cho khách, kể cả khi khách chưa thanh toán hoặc được công nợ theo hợp đồng.

Ví dụ, một cửa hàng bán thiết bị văn phòng giao hàng ngày 10/7 và cho khách nợ 30 ngày. Hóa đơn điện tử vẫn phải được lập ngày 10/7 thay vì chờ đến khi khách thanh toán.

2. Thu tiền cọc có phải xuất hóa đơn ngay không?

Không phải mọi khoản tiền cọc đều phải lập hóa đơn ngay. Khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của pháp luật dân sự thường được xử lý khác với khoản thanh toán trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Người bán cần căn cứ vào bản chất giao dịch và nội dung hợp đồng để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.

3. Khách đặt hàng nhưng chưa nhận hàng thì có phải xuất hóa đơn không?

Thông thường chưa phải xuất hóa đơn. Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn gắn với thời điểm giao hàng hoặc chuyển giao quyền sở hữu, không phải thời điểm khách đặt hàng.

Ví dụ, khách đặt mua sản phẩm ngày 05/7 nhưng đến ngày 08/7 mới nhận hàng. Người bán sẽ lập hóa đơn vào ngày 08/7.

4. Có được xuất hóa đơn cuối ngày cho tất cả đơn hàng trong ngày không?

Điều này phụ thuộc vào từng loại hình kinh doanh và phương thức bán hàng. Đối với hoạt động bán hàng thông thường, người bán phải bảo đảm hóa đơn được lập đúng thời điểm theo quy định. Việc dồn hóa đơn của nhiều giao dịch phát sinh ở các thời điểm khác nhau để xuất vào cuối ngày có thể dẫn đến rủi ro bị xác định là lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Với Sapo Invoice, nhà bán hàng có thể dễ dàng tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng, đồng thời kết nối trực tiếp với hoạt động bán hàng để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn.

Trải nghiệm ngay Sapo Invoice để xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, đúng quy định và tối ưu quy trình quản lý bán hàng.