Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và cách lập hóa đơn trong hoạt động kinh doanh. Những quy định mới này tác động trực tiếp đến cá nhân kinh doanh (CNKD), hộ kinh doanh (HKD), đặc biệt là người bán hàng online trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki…
Trong bài viết này, Sapo tổng hợp và giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất về quy định hóa đơn điện tử cho cá nhân, hộ kinh doanh TMĐT, giúp bạn hiểu đúng, thực hiện đúng và hạn chế rủi ro trong quá trình bán hàng.
Câu 1: Tôi bán hàng trên sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki… thì có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua không?
Câu trả lời:
Có, nếu người bán thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ Điểm d Khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: "Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử."
Vì vậy, người bán trên sàn thương mại điện tử cần cộng doanh thu của toàn bộ hoạt động kinh doanh trong năm, bao gồm doanh thu từ sàn, website, mạng xã hội, livestream và cửa hàng trực tiếp nếu có. Nếu tổng doanh thu năm trên 01 tỷ đồng và không thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, người bán cần đăng ký và lập hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp thông tin phục vụ lập hóa đơn. Khoản 2 Điều 19 cũng quy định chủ quản nền tảng có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử theo quy định.
Xem thêm: HKD, CNKD bán trên sàn TMĐT cần làm gì sau Nghị định 254/2026/NĐ-CP?
Câu 2: Với đơn hàng bán trên sàn TMĐT, tôi phải lập hóa đơn điện tử vào thời điểm nào: khi khách đặt hàng, khi giao hàng thành công hay khi tiền về tài khoản?
Câu trả lời:
Không căn cứ vào thời điểm khách vừa đặt hàng, cũng không chờ đến khi tiền về tài khoản.
Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: “Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Đối với đơn hàng trên sàn thương mại điện tử, người bán có thể căn cứ vào dữ liệu giao hàng, trạng thái đơn hàng và thông tin giao dịch do sàn cung cấp để xác định thời điểm lập hóa đơn. Thông thường, hóa đơn được lập khi đơn hàng được giao thành công hoặc được xác nhận hoàn tất trên hệ thống, đồng thời phải phù hợp với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Câu 3: Tôi bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada… thì có thể ủy nhiệm cho sàn xuất hóa đơn điện tử thay được không?
Câu trả lời:
Theo thông tin do đội ngũ Sapo tìm hiểu, hiện nay các sàn TMĐT phổ biến như Shopee, TikTok Shop, Lazada… chưa nhận ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử thay cho người bán. Vì vậy, nếu thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử, người bán vẫn cần chủ động lập hóa đơn theo quy định, dựa trên dữ liệu giao dịch do sàn cung cấp.
Chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng để người bán có căn cứ lập hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Tổng hợp nghĩa vụ thuế sàn TMĐT theo 4 nhóm doanh thu
Câu 4: Tôi nghe nói chỉ HKD mới có thể xuất HĐĐT. Vậy cá nhân bán hàng trên Sàn TMĐT như tôi thì phải làm thế nào?
Câu trả lời:
Theo Chỉ thị 4062/CT-NVT ngày 18/6/2026 của Cục Thuế, Cục thuế đã nâng cấp ứng dụng để đáp ứng cho cá nhân kinh doanh không có giấy chứng nhận đăng ký HKD thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
VÌ vậy, nếu bạn là cá nhân kinh doanh (CNKD) trên sàn TMĐT, và thuộc đối tượng bắt buộc xuất HĐĐT thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với CQT theo đúng quy định như bình thường.
Câu 5: Khách mua hàng là cá nhân, không yêu cầu lấy hóa đơn thì tôi có phải lập hóa đơn điện tử không?
Câu trả lời:
Có, nếu người bán thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc người mua là cá nhân và không yêu cầu lấy hóa đơn không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc diện phải lập hóa đơn.
Theo điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, “Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (...); trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ ‘Bán cho người tiêu dùng’”
Câu 6: Đơn hàng bị hoàn trả sau khi đã xuất hóa đơn thì xử lý như thế nào?
Câu trả lời:
Căn cứ điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nội dung hướng dẫn: “Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua, thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng.”
Vì vậy, trường hợp đơn hàng trên sàn TMĐT bị khách hoàn trả hàng sau khi người bán đã lập hóa đơn điện tử, người bán không thực hiện hủy hóa đơn đã lập. Thay vào đó, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cần xử lý hóa đơn theo hình thức điều chỉnh theo quy định.
Xem thêm: Thông tư 91/2026/TT-BTC: Hướng dẫn một số quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
Câu 7: Một khách hàng mua nhiều đơn trong ngày, tôi có thể xuất hóa đơn gộp không?
Câu trả lời:
Về nguyên tắc, người bán cần lập hóa đơn theo từng lần phát sinh bán hàng, căn cứ thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa được giao tương ứng.
Vì vậy, nếu khách đặt nhiều đơn riêng biệt trên sàn và các đơn được xử lý, giao hàng ở các thời điểm khác nhau, người bán không nên gộp tất cả vào một hóa đơn nếu việc gộp làm sai thời điểm lập hóa đơn hoặc không phản ánh đúng từng giao dịch.
Trường hợp nhiều sản phẩm thuộc cùng một đơn hàng, cùng thời điểm giao hàng hoặc hoàn tất, người bán có thể lập một hóa đơn cho đơn hàng đó và thể hiện đầy đủ các mặt hàng trên hóa đơn.
Câu 8: Nhà bán hàng có cần xuất hóa đơn cho các khoản phí dịch vụ, phí hoa hồng mà sàn TMĐT thu hay không?
Câu trả lời:
Không.
Phí dịch vụ, phí hoa hồng, phí thanh toán hoặc các khoản phí khác mà sàn thu là khoản người bán trả cho dịch vụ của sàn. Trong trường hợp này, sàn TMĐT là bên cung cấp dịch vụ và người bán là bên sử dụng dịch vụ. Vì vậy, người bán không lập hóa đơn cho khoản phí sàn thu.
Tuy nhiên, người bán cần lưu hóa đơn, chứng từ hoặc báo cáo phí do sàn cung cấp để đối chiếu doanh thu, chi phí và số tiền thực nhận.
Câu 9: Hóa đơn đầu vào không có thì xuất HĐĐT kiểu gì?
Câu trả lời:
Thiếu hóa đơn đầu vào không có nghĩa là người bán được miễn lập hóa đơn đầu ra.
Nếu người bán thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử và phát sinh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán vẫn cần lập hóa đơn đầu ra theo quy định. Hóa đơn đầu vào là vấn đề chứng từ mua hàng, nguồn gốc hàng hóa và hồ sơ chi phí; còn hóa đơn đầu ra là nghĩa vụ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua.
Tuy nhiên, không có hóa đơn đầu vào có thể tạo rủi ro khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình nguồn gốc hàng hóa, giá vốn, tồn kho hoặc chứng từ liên quan. Người bán nên rà soát lại hồ sơ mua hàng, hợp đồng, chứng từ thanh toán, phiếu giao nhận, bảng kê và các tài liệu chứng minh nguồn hàng theo hướng dẫn của kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý.
Tóm tắt nhanh 9 câu hỏi về hóa đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT:
| Câu hỏi | Trả lời nhanh |
| Có bắt buộc xuất hóa đơn điện tử khi bán trên sàn không? | Có, nếu tổng doanh thu năm trên 1 tỷ đồng. |
| Thời điểm lập hóa đơn là khi nào? | Thông thường là khi giao hàng thành công hoặc đơn hàng hoàn tất |
| Có thể ủy nhiệm cho sàn xuất hóa đơn thay không? | Hiện các sàn phổ biến tại Việt Nam như Shopee, Lazada... chưa nhận ủy nhiệm xuất hóa đơn điện tử thay người bán. |
| Cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh có xuất hóa đơn được không? | Có. |
| Khách không yêu cầu lấy hóa đơn thì có phải lập không? | Có. Nếu khách không cung cấp thông tin, hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng”. |
| Đơn hàng bị hoàn sau khi đã xuất hóa đơn xử lý thế nào? | Thực hiện điều chỉnh hóa đơn |
| Cùng người mua, có thể gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn không? | Không. |
| Có phải xuất hóa đơn cho phí dịch vụ, hoa hồng của sàn không? | Không. Sàn là bên cung cấp dịch vụ và có trách nhiệm lập chứng từ, hóa đơn cho khoản phí thu của người bán. |
| Không có hóa đơn đầu vào thì có phải xuất hóa đơn đầu ra không? | Vẫn phải lập hóa đơn điện tử nếu thuộc diện áp dụng, và cần bổ sung hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa. |
(Chúng tôi sẽ liên tục cập nhật các câu hỏi theo chính sách và quy định mới nhất. Đừng quên theo dõi để luôn nắm bắt kịp thời...)
--------------------
Tóm lại, việc nắm rõ đối tượng phải áp dụng, thời điểm lập hóa đơn, cách xử lý hóa đơn khi hoàn trả hàng hay các trường hợp đặc biệt sẽ giúp người bán tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro về thuế và tránh các sai sót trong quá trình kinh doanh.
Nếu thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử, người bán nên chủ động đăng ký sử dụng, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định mới để việc lập, phát hành và quản lý hóa đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác.
Đừng quên tham gia group Zalo để cập nhật kịp thời các quy định mới về thuế, hóa đơn điện tử và những hướng dẫn thiết thực dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT nhé!
