Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bổ sung nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, trong đó có các nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki... như đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn và trách nhiệm của sàn TMĐT trong việc cung cấp dữ liệu giao dịch.
Vậy sau khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, người bán trên sàn cần làm gì để tuân thủ đúng quy định? Dưới đây là những việc quan trọng bạn nên rà soát ngay.
1. Kiểm tra xem mình có thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử hay không
Điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nói rõ: “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế."
Đồng thời, điểm c khoản 1 Điều 17 cùng nghị định quy định: Chủ quản nền tảng thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng để người bán lập hóa đơn điện tử theo quy định."
Điều này có nghĩa là, nếu hộ kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử và tổng doanh thu năm của toàn bộ hoạt động kinh doanh trong năm trên 1 tỷ đồng, thì khi phát sinh giao dịch bán hàng trên sàn TMĐT, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử theo quy định.
Các sàn như Shopee, TikTok Shop hay Lazada… sẽ có trách nhiệm cung cấp dữ liệu giao dịch để hỗ trợ người bán thực hiện việc lập hóa đơn, không phải lập hóa đơn thay người bán.
Ví dụ: Hộ kinh doanh bán quần áo trên Shopee, đồng thời có cửa hàng và website. Năm 2026, tổng doanh thu từ cả ba kênh đạt 1,3 tỷ đồng. Khi thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn hàng bán qua Shopee cũng phải được lập hóa đơn điện tử theo quy định. Người bán có thể sử dụng dữ liệu giao dịch do Shopee cung cấp để xác định đúng thời điểm và thông tin lập hóa đơn.
Để đáp ứng quy định mới, hộ kinh doanh nên:
|
2. Lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm
Một trong những nội dung được nhiều hộ kinh doanh bán trên sàn TMĐT quan tâm là thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
Do đó, đối với đơn hàng bán qua Shopee, TikTok Shop, Lazada và các sàn thương mại điện tử khác, người bán phải lập hóa đơn khi giao hàng thành công. Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo trạng thái đơn hàng đã giao thành công hoặc hoàn tất trên hệ thống của sàn.
3. Yêu cầu sàn cung cấp dữ liệu phục vụ lập hóa đơn khi cần
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung cơ chế để người bán có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp thông tin phục vụ việc lập hóa đơn điện tử đối với giao dịch phát sinh qua nền tảng.
Các dữ liệu cần lưu ý gồm:
- Thông tin người mua.
- Thông tin liên quan đến giao dịch.
- Thời điểm giao hàng.
- Xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống.
Những thông tin này giúp người bán có căn cứ lập hóa đơn và đối chiếu số liệu. Tuy nhiên, người bán vẫn cần kiểm tra chính sách dữ liệu của từng sàn và lưu lại bằng chứng yêu cầu/cung cấp thông tin khi phát sinh vướng mắc.
4. Đối chiếu dữ liệu bán hàng từ sàn định kỳ
Các sàn thương mại điện tử đều cung cấp báo cáo doanh thu và dữ liệu giao dịch. Tuy nhiên, người bán không nên chỉ theo dõi số tiền được chuyển về tài khoản mà cần đối chiếu đầy đủ các loại báo cáo khác.
Việc đối chiếu định kỳ sẽ giúp phát hiện sai lệch sớm và hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý doanh thu.
Những thông tin cần kiểm tra gồm:
- Doanh thu phát sinh
- Số lượng đơn hàng thành công
- Đơn hủy/ đơn hoàn
- Phí dịch vụ của sàn
- Khoản thuế TNCN và GTGT đã được sàn khấu trừ, kê khai và nộp thay
- Chứng từ khấu trừ thuế hoặc thông tin thuế do sàn cung cấp nếu có
Ví dụ: Một shop bán trên Shopee phát sinh 800 đơn hàng trong tháng. Sau khi đối chiếu mới phát hiện có 45 đơn hoàn, 18 đơn hủy và một số khoản phí dịch vụ chưa được tính vào báo cáo nội bộ.
Nếu chỉ nhìn số tiền thực nhận, người bán có thể ghi nhận sai doanh thu hoặc khó giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu dữ liệu.
5. Lưu trữ đầy đủ chứng từ và dữ liệu giao dịch
Một sai sót khá phổ biến là nhiều hộ kinh doanh chỉ lưu báo cáo doanh thu cuối tháng mà không lưu các chứng từ liên quan.
Bạn nên lưu đầy đủ:
- Báo cáo doanh thu từ sàn.
- Báo cáo thanh toán.
- Báo cáo đơn hoàn, đơn hủy.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Chứng từ khấu trừ, kê khai và nộp thuế của sàn (nếu có).
Những tài liệu này không chỉ phục vụ quyết toán cuối năm mà còn là căn cứ để:
- Đối chiếu khi phát sinh chênh lệch doanh thu.
- Giải trình với cơ quan thuế khi được yêu cầu.
- Chứng minh phần thuế đã được sàn khấu trừ hoặc nộp thay theo quy định.
Việc lưu trữ đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian khi cần tra cứu hoặc đối chiếu dữ liệu.
6. Theo dõi nghĩa vụ thuế của toàn bộ hoạt động kinh doanh
Một hiểu nhầm phổ biến của nhiều nhà bán hàng là khi sàn thương mại điện tử đã khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay thì người bán không cần làm gì thêm. Tuy nhiên, cách hiểu này có thể khiến người bán xác định sai nhóm doanh thu và bỏ sót các nghĩa vụ thuế phải thực hiện.
Thực tế, người bán vẫn cần theo dõi và tổng hợp toàn bộ doanh thu từ tất cả các kênh kinh doanh, bao gồm Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, website, cửa hàng trực tiếp và các kênh khác.
Tổng doanh thu từ tất cả các kênh là căn cứ để xác định người bán thuộc nhóm doanh thu nào. Khi tổng doanh thu năm của toàn bộ hoạt động kinh doanh đạt ngưỡng quy định, người bán phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tương ứng với nhóm đó, chẳng hạn như kê khai, nộp thuế, sử dụng hóa đơn điện tử hoặc ghi chép sổ kế toán theo quy định.
Xem thêm: Tổng hợp nghĩa vụ thuế sàn TMĐT theo 4 nhóm doanh thu - có bảng so sánh
Đối với các hộ kinh doanh bán hàng đa kênh, việc tổng hợp doanh thu từ nhiều nguồn như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, website và cửa hàng có thể mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót nếu thực hiện thủ công.  Với Sapo, toàn bộ dữ liệu bán hàng từ các kênh được đồng bộ trên một hệ thống, giúp người bán:
Nhờ đó, hộ kinh doanh có thể theo dõi chính xác doanh thu của toàn bộ hoạt động kinh doanh để xác định đúng nghĩa vụ thuế và tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý. Đăng ký tư vấn miễn phí để tìm hiểu giải pháp quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử Sapo: |
Trên đây là 6 nội dung quan trọng mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần chủ động rà soát và thực hiện sau khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, nhằm đảm bảo hoạt động bán hàng, lập hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế phù hợp với quy định mới.
Việc thực hiện đầy đủ các nội dung trên không chỉ giúp người bán tuân thủ đúng quy định mà còn hạn chế sai lệch số liệu, tránh bỏ sót nghĩa vụ thuế và chủ động hơn khi cần đối chiếu, giải trình với cơ quan thuế.
Đừng quên tham gia group Zalo để cập nhật kịp thời các quy định mới về thuế, hóa đơn điện tử và những hướng dẫn thiết thực dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT nhé!
