Mã QR xuất hóa đơn điện tử: Giảm tắc quầy, hạn chế sai thông tin

Vào giờ cao điểm, việc thu ngân phải nhập thủ công mã số thuế, tên doanh nghiệp và địa chỉ để xuất hóa đơn điện tử không chỉ kéo dài thời gian thanh toán mà còn dễ phát sinh sai sót. Để khắc phục tình trạng này, mã QR xuất hóa đơn điện tử cho phép khách hàng quét mã trên bill và chủ động cung cấp thông tin qua điện thoại, giúp giảm thao tác nhập liệu và áp lực tại quầy thu ngân. Vậy mã QR xuất hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào và cách thiết lập trên phần mềm Sapo ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Mã QR xuất hóa đơn điện tử là gì?

QR xuất hóa đơn điện tử là mã QR được tích hợp trên chứng từ bán hàng, cho phép khách hàng truy cập nhanh vào trang yêu cầu xuất hóa đơn hoặc tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành. Tùy theo trạng thái hóa đơn, mã QR có thể phục vụ hai mục đích khác nhau:

• QR yêu cầu xuất hóa đơn: Khách hàng quét mã, nhập thông tin người mua và gửi yêu cầu xuất hóa đơn.
• QR tra cứu hóa đơn: Khách hàng quét mã để xem thông tin hóa đơn điện tử đã được phát hành.

Khác với mã QR thanh toán dùng để chuyển tiền, mã QR hóa đơn điện tử phục vụ việc cung cấp thông tin hoặc tra cứu hóa đơn.

Việc tích hợp QR vào quy trình bán hàng giúp cửa hàng có thêm phương thức tiếp nhận và cung cấp thông tin hóa đơn, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác thủ công của nhân viên.

2. Vì sao mã QR xuất hóa đơn điện tử giúp giảm ùn tắc tại quầy thu ngân?

Tại các nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ hoặc siêu thị mini, việc tiếp nhận thông tin xuất hóa đơn ngay lúc thanh toán có thể khiến hàng chờ kéo dài, đặc biệt khi lượng khách tăng cao.

Mã QR yêu cầu xuất hóa đơn giúp giảm áp lực này nhờ 3 lợi ích chính:

2.1. Thu ngân không phải nhập thủ công toàn bộ thông tin người mua

Khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, thu ngân thường phải hỏi và nhập nhiều thông tin như mã số thuế, tên công ty, địa chỉ và email. Trong giờ cao điểm, việc thực hiện các thao tác này cho từng khách có thể làm gián đoạn quy trình thanh toán.

Với mã QR yêu cầu xuất hóa đơn, khách hàng có thể chủ động nhập thông tin trên điện thoại. Nhân viên không cần trực tiếp ghi nhận từng trường dữ liệu, từ đó có thêm thời gian tập trung vào việc thanh toán và phục vụ khách tiếp theo.

2.2. Hạn chế sai sót khi nhập mã số thuế và thông tin doanh nghiệp

Nhập liệu thủ công tiềm ẩn nguy cơ sai mã số thuế, nhầm tên doanh nghiệp, thiếu địa chỉ hoặc nhập sai email nhận hóa đơn. Những sai sót này có thể khiến cửa hàng phải kiểm tra, xác minh lại thông tin và thực hiện xử lý hóa đơn theo quy định nếu hóa đơn đã được phát hành.

Khi khách hàng tự nhập và kiểm tra dữ liệu trước khi xác nhận, cửa hàng giảm được rủi ro sai lệch do nhân viên nghe và nhập lại thông tin. Tuy nhiên, thông tin vẫn cần được kiểm tra trước khi phát hành hóa đơn điện tử.

2.3. Khách chủ động cung cấp thông tin mà không phải chờ tại quầy

Không phải khách hàng nào cũng chuẩn bị sẵn mã số thuế, tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ khi thanh toán. Với mã QR yêu cầu xuất hóa đơn, khách có thể truy cập biểu mẫu trên điện thoại, kiểm tra thông tin và gửi yêu cầu theo quy trình được hệ thống hỗ trợ.

Nhờ đó, việc thu thập thông tin xuất hóa đơn không nhất thiết phải thực hiện toàn bộ tại quầy thu ngân, giúp quy trình phục vụ linh hoạt hơn trong những khung giờ đông khách.

3. Quy trình xuất hóa đơn điện tử bằng mã QR trên Sapo

Với phần mềm Sapo, cửa hàng có thể tích hợp mã QR vào mẫu in bán hàng, giúp khách hàng chủ động cung cấp thông tin yêu cầu xuất hóa đơn hoặc tra cứu hóa đơn đã phát hành. Quy trình được thực hiện qua 3 bước cơ bản:

3.1. In hóa đơn thanh toán có mã QR

Sau khi thiết lập tính năng mã QR hóa đơn điện tử trên Sapo, nhân viên thực hiện thanh toán và in hóa đơn bán hàng như bình thường. Tùy theo mẫu in và trạng thái hóa đơn, mã QR sẽ được hiển thị để khách hàng gửi yêu cầu xuất hóa đơn hoặc tra cứu hóa đơn đã phát hành.

Nhờ đó, cửa hàng có thể cung cấp thông tin hóa đơn ngay trên chứng từ bán hàng, giảm các thao tác trao đổi trực tiếp tại quầy.

3.2. Khách quét QR và cung cấp thông tin xuất hóa đơn

Đối với mã QR yêu cầu xuất hóa đơn, khách hàng sử dụng camera điện thoại để quét mã trên bill. Hệ thống mở trang nhập thông tin, cho phép khách chủ động cung cấp các dữ liệu cần thiết như mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, tên người mua và email nhận hóa đơn.

Sau khi kiểm tra thông tin, khách nhấn Xác nhận để gửi yêu cầu. Thay vì phải đọc từng trường thông tin cho thu ngân, khách có thể tự thực hiện thao tác trên điện thoại, giúp giảm thời gian nhập liệu tại quầy và hạn chế sai sót.

3.3. Cửa hàng tiếp nhận yêu cầu và xử lý hóa đơn điện tử

Sau khi khách hàng gửi thông tin, hệ thống ghi nhận yêu cầu xuất hóa đơn để cửa hàng kiểm tra và xử lý phát hành theo quy trình được hỗ trợ. Nếu hóa đơn đã được phát hành, khách hàng có thể sử dụng mã QR tra cứu để truy cập thông tin hóa đơn, xem hoặc tải hóa đơn điện tử theo chức năng được hỗ trợ.

Như vậy, việc tích hợp mã QR giúp cửa hàng đơn giản hóa quy trình từ tiếp nhận thông tin người mua đến hỗ trợ tra cứu hóa đơn, đồng thời giảm áp lực thao tác cho nhân viên trong giờ cao điểm.

4. Hướng dẫn thiết lập mã QR hóa đơn điện tử trên Sapo

Tùy theo phần mềm đang sử dụng, cửa hàng có thể thiết lập mã QR trên hóa đơn thanh toán Sapo FnB hoặc cấu hình thông tin hóa đơn điện tử trên mẫu in Sapo OmniAI.

4.1. Cách thiết lập mã QR để khách tự nhập thông tin trên Sapo FnB

Để sử dụng tính năng, cửa hàng cần kết nối thành công đối tác phát hành hóa đơn điện tử, kết nối máy in và đảm bảo tài khoản có quyền thiết lập in, sử dụng hóa đơn điện tử, tạo đơn và thanh toán.

Bước 1: Truy cập thiết lập mẫu in

• Từ trang quản trị Sapo FnB, chọn Thiết lập → Thiết lập in.
• Tại mục Mẫu in hóa đơn, nhấn Sửa mẫu in.
• Trong màn hình chỉnh sửa, chọn loại Hóa đơn thanh toán.

Bước 2: Kích hoạt mã QR yêu cầu xuất hóa đơn

• Tại mục Thông tin hóa đơn điện tử, tích chọn:
• Hiển thị mã QR để khách hàng tự nhập thông tin xuất hóa đơn.

Bước 3: Lưu cấu hình

Nhấn Lưu để hoàn tất.

Sau khi thiết lập, cửa hàng có thể tạo đơn, thanh toán và chọn In & Hoàn tất. Hóa đơn thanh toán được in ra sẽ có mã QR để khách hàng sử dụng.

Lưu ý: Tính năng này chỉ áp dụng cho mẫu in hóa đơn thanh toán, không áp dụng cho hóa đơn tạm tính.

Tham khảo: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng QR xuất hóa đơn trên Sapo FnB.

4.2. Cách thiết lập mã QR hóa đơn điện tử trên mẫu in Sapo OmniAI

Sapo OmniAI hỗ trợ cấu hình thông tin hóa đơn điện tử theo từng trạng thái xử lý đối với đơn hàng online.

• Bước 1: Truy cập Cấu hình mẫu in

Tại trang quản trị Sapo OmniAI, chọn Ứng dụng → Cấu hình mẫu in.

Nếu chưa cài đặt, cửa hàng có thể truy cập ứng dụng Cấu hình mẫu in.

Chọn tab Hóa đơn bán hàng để xem các mẫu in hiện có.

• Bước 2: Chọn mẫu in cần chỉnh sửa

Chọn mẫu hóa đơn bán hàng đang sử dụng (Mẫu 1, Mẫu 2 hoặc Mẫu 3). Trong cửa sổ chỉnh sửa, chọn Chỉnh sửa cơ bản.

• Bước 3: Kích hoạt thông tin hóa đơn điện tử

Tại khu vực thiết lập bên phải, tìm mục Thông tin hóa đơn điện tử và tích chọn để kích hoạt.

Nhấn biểu tượng mũi tên để mở rộng các tùy chọn.

• Bước 4: Chọn mã QR theo trạng thái hóa đơn

Cửa hàng có thể cấu hình các thông tin hiển thị như sau:

Để hiển thị mã QR yêu cầu xuất hóa đơn, tích chọn Mã QR yêu cầu khi xuất hóa đơn tại trạng thái Chưa yêu cầu.

• Bước 5: Lưu và kiểm tra mẫu in

Nhấn Lưu & Áp dụng.

Cửa hàng có thể chọn In thử hoặc Thao tác khác → Xem thử để kiểm tra bố cục trước khi sử dụng.

5. Checklist 5 bước triển khai mã QR xuất hóa đơn điện tử tại cửa hàng

Để mã QR hoạt động đúng mục đích, cửa hàng nên kiểm tra toàn bộ quy trình trước khi đưa vào sử dụng chính thức.

Với cửa hàng sử dụng máy in hóa đơn khổ K57/ K80, cần lựa chọn mẫu in phù hợp và kiểm tra mã QR trên bản in thực tế.

Lưu ý: Nhân viên cần phân biệt rõ QR thanh toán, QR yêu cầu xuất hóa đơn và QR tra cứu hóa đơn để hướng dẫn khách hàng đúng chức năng.

6. Câu hỏi thường gặp về mã QR xuất hóa đơn điện tử

6.1. Khách hàng có cần cài ứng dụng để quét mã QR xuất hóa đơn không?

Không. Khách hàng chỉ cần sử dụng camera điện thoại hoặc ứng dụng quét QR để truy cập trang nhập thông tin xuất hóa đơn, không cần cài đặt phần mềm.

6.2. Sau khi khách quét QR và nhập thông tin, hóa đơn có tự động phát hành không?

Không. Sau khi khách xác nhận thông tin, hệ thống ghi nhận yêu cầu xuất hóa đơn ở trạng thái chờ. Cửa hàng cần kiểm tra và xử lý phát hành hóa đơn theo quy trình được hỗ trợ trên Sapo.

6.3. Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã QR không?

Có. Khi hóa đơn điện tử đã được phát hành, khách hàng có thể quét mã QR tra cứu trên hóa đơn bán hàng để xem thông tin và tải hóa đơn theo chức năng được hỗ trợ.

6.4. Mã QR xuất hóa đơn điện tử có khác mã QR thanh toán không?

Có. QR thanh toán dùng để thực hiện giao dịch chuyển tiền, trong khi QR xuất hóa đơn điện tử giúp khách hàng gửi thông tin yêu cầu xuất hóa đơn hoặc tra cứu hóa đơn đã phát hành.

6.5. Cửa hàng có thể in mã QR xuất hóa đơn điện tử trên bill bán hàng không?

Có. Phần mềm Sapo hỗ trợ hiển thị mã QR hóa đơn điện tử trên mẫu in bán hàng, tùy theo tính năng và trạng thái hóa đơn. Cửa hàng cần thiết lập mẫu in phù hợp để khách có thể quét mã yêu cầu xuất hóa đơn hoặc tra cứu hóa đơn đã phát hành.

Mã QR xuất hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa quy trình tiếp nhận thông tin người mua, giảm thao tác nhập liệu và hạn chế sai sót, đặc biệt trong giờ cao điểm. Với phần mềm Sapo tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử Sapo Invoice, cửa hàng có thể thuận tiện quản lý yêu cầu xuất hóa đơn, hỗ trợ khách hàng tra cứu hóa đơn và giảm áp lực cho thu ngân, góp phần nâng cao trải nghiệm mua sắm.