Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 01/07/2026, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã có nhiều điểm thay đổi đáng chú ý. Theo quy định mới, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như trước đây mà chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của cơ quan thuế. Vậy đăng ký hóa đơn điện tử cần chuẩn bị những gì, hồ sơ gồm những giấy tờ nào, quy trình thực hiện ra sao và mất bao lâu để được cơ quan thuế chấp thuận? Trong bài viết dưới đây, Sapo sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất
1. Đối tượng nào cần đăng ký hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 1 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (không thuộc trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đều phải thực hiện thủ tục đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc theo quy định của cơ quan thuế.
Dưới đây là các nhóm đối tượng phổ biến cần thực hiện đăng ký:
1.1. Doanh nghiệp thành lập mới
Sau khi được cấp mã số thuế và trước khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Chỉ sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp mới được phép lập và xuất hóa đơn điện tử theo quy định.
1.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm hoặc kinh doanh trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành. Ngoài ra, trường hợp bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng cũng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
1.3. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thay đổi thông tin đăng ký
Không chỉ đăng ký lần đầu, khi có thay đổi thông tin đã đăng ký như người đại diện theo pháp luật, thông tin chứng thư số, hình thức sử dụng hóa đơn điện tử hoặc các nội dung đăng ký khác, người nộp thuế cũng phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Theo quy định mới, một số trường hợp còn phải thực hiện xác thực sinh trắc học để hoàn tất việc thay đổi thông tin đăng ký.
Lưu ý: Từ khi Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không còn thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như trước đây. Thay vào đó, chỉ cần hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp thuận trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng.
2. Đăng ký hóa đơn điện tử cần chuẩn bị những gì?
Để quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng và được cơ quan thuế chấp thuận ngay từ lần đầu, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về hồ sơ, thông tin xác thực và hạ tầng kỹ thuật theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2.1. Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi thực hiện thủ tục đăng ký, người nộp thuế nên chuẩn bị các điều kiện sau:
- Có mã số thuế đang hoạt động và thuộc đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Chữ ký số còn hiệu lực để ký tờ khai đăng ký và ký phát hành hóa đơn điện tử.
- Thiết bị có kết nối Internet nhằm thực hiện việc đăng ký, nhận thông báo từ cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử.
- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng quy định của pháp luật để thực hiện đăng ký, phát hành, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn.
- Chuẩn bị thông tin của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện hộ kinh doanh, bao gồm số CCCD, số điện thoại và địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế để phục vụ việc xác thực thông tin theo quy định mới.
Ngoài ra, anh chị nên ưu tiên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng kết nối với phần mềm bán hàng, kế toán hoặc quản trị doanh nghiệp để đồng bộ dữ liệu, giảm thao tác nhập liệu và hạn chế sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.
2.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm các thành phần sau:
Đối với trường hợp đăng ký thông thường
- Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Chữ ký số của người nộp thuế để ký điện tử trên tờ khai.
- Thông tin xác thực của người đại diện, bao gồm:
- Số CCCD/CMND.
- Số điện thoại.
- Địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế.
Các thông tin này được sử dụng để hệ thống đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và thực hiện xác thực theo quy định.
Đối với một số trường hợp đặc biệt
Ngoài hồ sơ cơ bản nêu trên, một số trường hợp cần chuẩn bị thêm tài liệu tương ứng:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh: sử dụng thêm Mẫu số 06/ĐN-PSDT theo Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Ủy nhiệm lập hóa đơn: thực hiện đăng ký thông tin trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và lưu giữ hợp đồng ủy nhiệm theo quy định.
- Đăng ký kết nối trực tiếp với cơ quan thuế: cần đáp ứng thêm các yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin và thực hiện kiểm thử kết nối theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Lưu ý: Trước khi nộp hồ sơ, nhà bán hàng nên kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai, đặc biệt là mã số thuế, email, số điện thoại, thông tin chứng thư số và CCCD của người đại diện. Việc kê khai sai hoặc thông tin không khớp với dữ liệu của cơ quan thuế có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.
Xem thêm: [HỎI - ĐÁP] Tổng hợp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử cho HKD, CNKD trên sàn TMĐT
3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất
Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin và gửi thông báo chấp thuận hoặc từ chối để người nộp thuế hoàn thiện thủ tục.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử gồm 4 bước sau:
Bước 1. Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Người nộp thuế lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC và gửi đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc hệ thống của cơ quan thuế.
Khi lập tờ khai, cần kiểm tra kỹ các thông tin như:
- Tên người nộp thuế, mã số thuế.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện hộ kinh doanh.
- Địa chỉ email, số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Thông tin chứng thư số đang còn hiệu lực.
- Hình thức sử dụng hóa đơn điện tử đăng ký.
Việc kê khai chính xác ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc phải đăng ký lại.
Bước 2. Hệ thống tự động đối chiếu và xác thực thông tin
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, hệ thống của cơ quan thuế sẽ thực hiện:
- Đối chiếu thông tin người nộp thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định.
- Gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký nếu thông tin hợp lệ.
- Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ đăng ký.
Nếu thông tin chính xác và đáp ứng đầy đủ điều kiện, hồ sơ sẽ được chuyển sang bước xử lý tiếp theo.
Bước 3. Giải trình, bổ sung hồ sơ (nếu có)
Trường hợp hồ sơ có dấu hiệu rủi ro hoặc cần xác minh thêm theo quy định tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (Mẫu số 01/TB-BSTT-NNT).
Người nộp thuế cần thực hiện giải trình hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu trong thời hạn quy định để tránh kéo dài thời gian xử lý hoặc bị từ chối đăng ký.
Bước 4. Nhận thông báo chấp thuận hoặc từ chối
Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra, cơ quan thuế sẽ ban hành kết quả đăng ký:
- Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT nếu hồ sơ hợp lệ.
- Thông báo không chấp nhận đăng ký nếu hồ sơ chưa đáp ứng quy định, đồng thời nêu rõ lý do để người nộp thuế điều chỉnh và thực hiện đăng ký lại.
Chỉ sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh mới được phép lập và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Lưu ý: Khác với trước đây, theo quy định hiện hành doanh nghiệp, HKD không cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau khi được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký. Đây là một trong những điểm mới quan trọng của Thông tư 91/2026/TT-BTC, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính và rút ngắn thời gian đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng.
4. Một số lưu ý khi đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu
Mặc dù thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đã được đơn giản hóa theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn có thể bị cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc từ chối đăng ký nếu thông tin kê khai chưa chính xác. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi hơn.
Hồ sơ bị từ chối trong những trường hợp nào?
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin của người nộp thuế với dữ liệu quản lý thuế cũng như Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hồ sơ có thể chưa được chấp thuận nếu gặp một trong các trường hợp sau:
- Thông tin trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT không chính xác hoặc không đầy đủ.
- Mã số thuế đang thuộc diện ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Chữ ký số hết hiệu lực hoặc không đúng với thông tin của người nộp thuế.
- Email hoặc số điện thoại đăng ký không chính xác, khiến người nộp thuế không thể xác nhận thông tin theo yêu cầu.
- Thông tin của người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện hộ kinh doanh không khớp với dữ liệu của cơ quan quản lý.
Ngoài ra, nếu hồ sơ có dấu hiệu rủi ro theo quy định tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu giải trình hoặc bổ sung tài liệu trước khi xem xét chấp thuận.
Những lỗi thường gặp khi đăng ký hóa đơn điện tử
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp, HKD phải thực hiện đăng ký lại chỉ vì những sai sót nhỏ trong quá trình kê khai. Một số lỗi phổ biến gồm:
- Sử dụng chữ ký số đã hết hạn hoặc chưa cập nhật chứng thư số mới.
- Kê khai sai địa chỉ email, số điện thoại nhận thông báo từ cơ quan thuế.
- Điền sai thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc số CCCD.
- Lựa chọn sai hình thức sử dụng hóa đơn điện tử.
- Chưa cập nhật thông tin thay đổi của doanh nghiệp, HKD nhưng vẫn sử dụng thông tin cũ để đăng ký.
Để hạn chế các lỗi này, người nộp thuế nên kiểm tra toàn bộ thông tin trước khi ký và gửi hồ sơ. Nếu thực hiện đăng ký thông qua đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, HKD cũng sẽ được hỗ trợ rà soát hồ sơ, giúp giảm nguy cơ bị trả lại hoặc phải bổ sung nhiều lần.
5. Thời gian cơ quan thuế phản hồi kết quả đăng ký
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, sau khi người nộp thuế gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý trên hệ thống điện tử.
Thông thường, trong vòng 01 ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ, hệ thống sẽ hoàn thành việc đối chiếu thông tin, xác thực dữ liệu và gửi kết quả xử lý đến người nộp thuế.
Đối với hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT). Kể từ thời điểm nhận được thông báo này, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thể bắt đầu lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Trong trường hợp hồ sơ cần xác minh hoặc thuộc diện có dấu hiệu rủi ro, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (Mẫu số 01/TB-BSTT-NNT). Người nộp thuế cần thực hiện bổ sung theo hướng dẫn để cơ quan thuế tiếp tục xem xét và ra kết quả cuối cùng.
Lưu ý: Doanh nghiệp, HKD nên thường xuyên kiểm tra email, số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế hoặc thông báo trên phần mềm hóa đơn điện tử để kịp thời tiếp nhận yêu cầu bổ sung (nếu có), tránh kéo dài thời gian đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng.
6. Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi đăng ký và xuất hóa đơn điện tử không?
Chữ ký số là một trong những thành phần quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử, giúp xác thực người bán và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp, tổ chức và hầu hết hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử đều phải sử dụng chữ ký số trong quá trình đăng ký và phát hành hóa đơn.
Chữ ký số được sử dụng trong những trường hợp nào?
Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần sử dụng chữ ký số còn hiệu lực để ký điện tử trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT trước khi gửi đến cơ quan thuế.
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký, chữ ký số tiếp tục được sử dụng để:
- Ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.
- Xác thực tính hợp pháp của hóa đơn.
- Đảm bảo dữ liệu hóa đơn không bị sửa đổi sau khi phát hành.
Do đó, trước khi thực hiện đăng ký, doanh nghiệp, HKD nên kiểm tra thời hạn của chứng thư số để tránh hồ sơ bị từ chối do chữ ký số hết hiệu lực.
Trường hợp nào hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký số?
Bên cạnh quy định chung, pháp luật vẫn cho phép một số loại hóa đơn điện tử được lập mà không nhất thiết phải có chữ ký số của một hoặc cả hai bên. Một số trường hợp phổ biến gồm:
- Hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của người mua.
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ theo quy định.
- Một số chứng từ điện tử trong lĩnh vực vận tải hàng không được lập theo thông lệ quốc tế.
Doanh nghiệp, HKD cần căn cứ vào loại hóa đơn và lĩnh vực hoạt động của mình để xác định trường hợp có bắt buộc sử dụng chữ ký số hay không.
7. Một số lưu ý sau khi được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được Thông báo chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có thể bắt đầu lập và xuất hóa đơn điện tử theo đúng hình thức đã đăng ký với cơ quan thuế. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh phát sinh sai sót trong quá trình sử dụng, người nộp thuế cần lưu ý một số vấn đề sau:
7.1. Chỉ được sử dụng hóa đơn sau khi có thông báo chấp thuận
Việc gửi tờ khai đăng ký không đồng nghĩa với việc được phép xuất hóa đơn ngay. Người nộp thuế chỉ được lập hóa đơn điện tử sau khi cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
7.2. Không cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn
Đây là điểm thay đổi quan trọng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký, doanh nghiệp hoặc HKD không phải thực hiện thêm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như quy định trước đây.
Điều này giúp rút ngắn quy trình triển khai và giảm bớt thủ tục hành chính cho người nộp thuế.
7.3. Cập nhật kịp thời khi có thay đổi thông tin
Trong quá trình hoạt động, nếu có thay đổi về:
- Người đại diện theo pháp luật.
- Chứng thư số.
- Thông tin liên hệ.
- Hình thức sử dụng hóa đơn điện tử.
- Các nội dung đã đăng ký với cơ quan thuế.
thì doanh nghiệp, HKD cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định để tránh ảnh hưởng đến việc phát hành hóa đơn.
7.4. Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đầy đủ, đảm bảo khả năng tra cứu, đối chiếu và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp, HKD nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn, sao lưu định kỳ và đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật theo quy định của pháp luật.
Sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp với phần mềm bán hàng và kế toán cũng giúp đồng bộ dữ liệu, hạn chế sai sót khi nhập liệu và tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý hóa đơn.
Đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc trước khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy trình đăng ký đã được đơn giản hóa khi người nộp thuế không còn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như trước đây. Tuy nhiên, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kê khai chính xác thông tin và thực hiện đúng quy trình vẫn là yếu tố quan trọng giúp hồ sơ được cơ quan thuế chấp thuận ngay từ lần đầu.
Nếu nhà bán hàng đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, Sapo Invoice giúp hỗ trợ đăng ký nhanh với cơ quan thuế, phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn, kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng và quản lý tập trung trên một nền tảng. Nhờ đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong quá trình xuất hóa đơn và đáp ứng đầy đủ các quy định mới về hóa đơn điện tử.
