Chữ ký số đang ngày càng trở nên phổ biến không chỉ trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp mà còn được nhiều cá nhân lựa chọn sử dụng, đặc biệt trong bối cảnh số hóa quy trình làm việc phát triển mạnh mẽ. Vậy chữ ký số là gì? Sử dụng ký số mang lại lợi ích gì và cách tạo chữ ký số ra sao? Hãy cùng Sapo khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Chữ ký số là gì? Đặc điểm của chữ ký số
Dưới đây là định nghĩa “chữ ký số” theo Khoản 12 Điều 3 Luật số 20/2023/QH15 - Luật Giao dịch điện tử năm 2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024:
Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Tổng quan, có thể hiểu rằng chữ ký số là một phiên bản mã hóa của chữ ký tay truyền thống, được sử dụng để ký kết các văn bản và tài liệu trực tuyến. Chữ ký số giúp người nhận xác định và xác thực chính xác nguồn gốc, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử được gửi đi.
Chữ ký số là giải pháp an toàn trong thời đại số hóa nhờ các đặc điểm nổi bật sau:
Tính xác thực: Chữ ký số cho phép xác minh chính xác danh tính của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp thông qua chứng thư số đi kèm.
Tính bảo mật: Nhờ hệ thống mã hóa khóa công khai và khóa bí mật, chữ ký số có mức độ bảo mật rất cao, gần như không thể bị đánh cắp thông tin.
Tính toàn vẹn: Tài liệu được ký số chỉ có thể được mở và đọc bởi người nhận xác định, đảm bảo nội dung không bị chỉnh sửa hoặc can thiệp trong quá trình truyền tải.
Tính chống chối bỏ: Khi văn bản hoặc tài liệu đã được ký số, chữ ký này không thể bị thay thế hoặc xóa bỏ, đảm bảo giá trị pháp lý và trách nhiệm của các bên liên quan.
Xem thêm: Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
2. Cấu tạo và cách hoạt động của chữ ký số
Dựa trên công nghệ mã hóa khóa công khai RSA (mật mã không đối xứng), cấu tạo của chữ ký số bao gồm các thành phần chính sau:
Chứng thư số | Là một loại giấy điện tử xác nhận danh tính của chủ thể ký và đảm bảo tính pháp lý của chữ ký số. |
Cặp khóa mã hóa |
|
Thuật toán băm (Hash Algorithm) | Thuật toán này tạo ra một chuỗi mã hóa duy nhất tương ứng với khối dữ liệu, giúp đảm bảo dữ liệu không bị giả mạo hay chỉnh sửa. |
Chữ ký số hoạt động theo cách thức sau:
- Thông tin của cá nhân hoặc tổ chức được bảo vệ bằng cặp khóa riêng tư và công khai.
- Khi khóa công khai tương thích với khóa riêng, cá nhân hoặc tổ chức có thể ký tài liệu thông qua thiết bị vật lý gọi là USB Token hoặc các phần mềm ký khác
- Người dùng sử dụng USB Token để ký lên các tài liệu, và chữ ký tạo ra trong quá trình này được gọi là chữ ký số.
3. Đối tượng sử dụng chữ ký số
Chữ ký số doanh nghiệp:
Chữ ký số doanh nghiệp có thể thay thế cho con dấu mộc truyền thống và được ký bởi người đại diện pháp luật của tổ chức (chủ sở hữu chứng thư số). Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong các hoạt động như kê khai và nộp thuế, ký kết văn bản nội bộ, giao dịch với đối tác, và nhiều mục đích khác.
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức:
Đây là chữ ký số của cá nhân làm việc trong tổ chức, trên chữ ký thể hiện rõ chức danh, chức vụ của người ký. Loại chữ ký này thường được dùng trong các thủ tục như khai nộp thuế thu nhập cá nhân, ký hợp đồng lao động hoặc các giao dịch nội bộ khác,...
Chữ ký số cá nhân:
Là chữ ký số thuộc sở hữu cá nhân, chỉ thể hiện tên của cá nhân đó trên chữ ký. Chữ ký số cá nhân được sử dụng trong các giao dịch trực tuyến, đăng ký dịch vụ công trực tuyến và nhiều mục đích cá nhân khác.
4. Mục đích và chức năng của chữ ký số
Chữ ký số có nhiều mục đích sử dụng quan trọng trong môi trường điện tử và giao dịch trực tuyến, bao gồm:
Kê khai và nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, và khai báo bảo hiểm xã hội điện tử. Đây là những ứng dụng phổ biến giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các thủ tục hành chính nhanh chóng, không cần in ấn giấy tờ hay đóng dấu truyền thống.
Ký hợp đồng điện tử với đối tác, khách hàng qua mạng, thay thế cho chữ ký tay truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, đồng thời đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho hợp đồng.
Ký hóa đơn điện tử và các chứng từ kế toán, tài liệu pháp lý, giúp bảo vệ tính toàn vẹn và bản quyền của dữ liệu, đồng thời ngăn chặn việc giả mạo chữ ký hoặc sửa đổi tài liệu sau khi đã ký.
Xác thực và bảo vệ các giao dịch ngân hàng trực tuyến, đảm bảo chỉ người có quyền mới thực hiện được các giao dịch tài chính như chuyển tiền, thanh toán.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các giao dịch với cơ quan nhà nước như đăng ký doanh nghiệp, thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký địa điểm kinh doanh, giúp thúc đẩy tiến độ công việc nhanh hơn.
Định danh dữ liệu và xác nhận trách nhiệm của người ký, qua đó bảo vệ quyền lợi pháp lý và tính an toàn của các giao dịch điện tử.
5. Lợi ích của chữ ký số
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chữ ký số cho phép ký, gửi và nhận tài liệu trực tuyến nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, tiết kiệm ngân sách cho các hoạt động khác.
Nâng cao hiệu quả công việc: Việc áp dụng chữ ký số giúp tự động hóa quy trình ký kết, giảm thiểu thủ tục hành chính và giấy tờ, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.
Bảo vệ môi trường: Chữ ký số góp phần giảm thiểu lượng giấy sử dụng, hạn chế rác thải văn phòng, hướng đến một môi trường làm việc xanh – sạch – hiện đại.
Ngăn chặn hành vi giả mạo: Khác với chữ ký tay có thể bị sao chép, chữ ký số gần như không thể bị giả mạo nhờ vào hệ thống mã hóa và các cơ chế bảo mật. Mọi thay đổi trên tài liệu đã ký đều có thể bị phát hiện, đảm bảo tính an toàn và minh bạch trong giao dịch.
Dễ dàng tích hợp và sử dụng: Chữ ký số có thể tích hợp linh hoạt với nhiều hệ thống như: kê khai thuế điện tử, ngân hàng trực tuyến, bảo hiểm xã hội… Đồng thời, thao tác sử dụng đơn giản trên cả máy tính và thiết bị di động, thuận tiện cho người dùng ở mọi lúc, mọi nơi.
6. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay gồm 4 loại chính:
Chữ ký số USB Token | Là loại chữ ký số được lưu trữ trên thiết bị phần cứng nhỏ gọn, giống như USB thông thường, và sử dụng máy tính để thực hiện ký số. |
Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) | Sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ khóa và chứng thư số, cho phép thực hiện hàng nghìn chữ ký cùng lúc với độ bảo mật cao. |
Chữ ký số SmartCard | Được tích hợp trên SIM điện thoại di động do nhà mạng cung cấp, cho phép ký số trực tiếp ngay trên điện thoại. |
Chữ ký số từ xa (Remote Signature) | Là chữ ký số trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép người dùng ký số từ xa trên nhiều thiết bị khác nhau một cách linh hoạt và tiện lợi. |
7. Quy trình đăng ký chữ ký số
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số:
Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, ví dụ như EasyCA, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA,... phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Sapo hiện đã hợp tác với nhà cung cấp EasyCA để tích hợp dịch vụ chữ ký số trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử, mang lại trải nghiệm bán hàng dễ dàng và liền mạch cho nhà bán hàng.
Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị các giấy tờ cá nhân hoặc doanh nghiệp như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận mã số thuế, ảnh chân dung và các giấy tờ liên quan khác.
Đăng ký chữ ký số: Thực hiện đăng ký trực tuyến qua website của nhà cung cấp hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng để được hướng dẫn và hỗ trợ.
Thanh toán và nhận chữ ký số: Thanh toán phí dịch vụ theo gói đã chọn. Sau khi hồ sơ được xác thực và thanh toán hoàn tất, nhà cung cấp sẽ cấp chứng thư số và bàn giao thiết bị (USB Token hoặc phần mềm ký số) để sử dụng.
Cài đặt và sử dụng chữ ký số: Cài đặt phần mềm chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Đăng ký và khai báo chữ ký số trên các hệ thống giao dịch điện tử như cơ quan thuế, hải quan để sử dụng chữ ký số trong các giao dịch chính thức.
Dưới đây là toàn bộ thông tin mà Sapo đã tổng hợp về chữ ký số , chức năng, lợi ích cũng như hướng dẫn cách tạo chữ ký số. Hy vọng qua những chia sẻ này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về chữ ký số và dễ dàng đăng ký thành công chữ ký số cho doanh nghiệp hoặc cá nhân của mình.
