Ký số từ xa là gì? Khác biệt ra sao với các loại chữ ký số khác

Hiện nay, chữ ký số có nhiều hình thức khác nhau, được lựa chọn linh hoạt tùy theo nhu cầu sử dụng của từng cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức. Trong số đó, chữ ký số từ xa đang trở nên phổ biến hơn nhờ tính tiện lợi vượt trội, giúp người dùng ký kết nhanh chóng mà không phụ thuộc vào thiết bị vật lý. Vậy chữ ký số từ xa là gì? Giải pháp này mang lại điểm khác biệt nào so với các hình thức ký số khác? Hãy cùng Sapo khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Ký số từ xa là gì? 

Ký số từ xa (Remote signing) là một giải pháp ký điện tử mới và hiện đại khi mà người dùng có thể thực hiện ký trực tuyến mà không cần sử dụng thiết bị phần cứng như USB Token hay SIM để thực hiện ký số. Thay vào đó, sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để cho phép người dùng ký kết các giao dịch điện tử trực tuyến ngay trên máy tính hoặc điện thoại khi kết nối Internet ở mọi lúc mọi nơi. 

Giải pháp ký số từ xa đang được nhiều tổ chức áp dụng trong các giao dịch điện tử nhờ tính tiện lợi, bảo mật cao và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký truyền thống. Một số ứng dụng phổ biến của chữ ký số từ xa bao gồm:

• Hoàn thành các thủ tục hành chính trực tuyến như kê khai và nộp thuế, khai báo bảo hiểm xã hội điện tử, làm thủ tục hải quan, ký xuất đơn điện tử qua mạng…
• Thực hiện các giao dịch thương mại điện tử như mua bán hàng hóa, chuyển tiền ngân hàng…
• Xác thực trong giao dịch chứng khoán trực tuyến.
• Ký và xác nhận các văn bản, hợp đồng điện tử ngay trên thiết bị di động có tích hợp khóa ký số, mà không cần mang theo máy tính hay USB Token.

Xem thêm: Các loại chữ ký số thông dụng 2025: Tính năng và ưu nhược điểm

2. Đặc điểm của chữ ký số từ xa

2.1. Không cần thiết bị phần cứng đi kèm

Một trong những ưu điểm lớn nhất của chữ ký số từ xa chính là việc loại bỏ hoàn toàn nhu cầu sử dụng thiết bị phần cứng như USB Token hay SIM ký số. Người dùng có thể ký điện tử trực tiếp trên máy tính hoặc điện thoại mà không bị giới hạn bởi thiết bị vật lý. Điều này mang lại sự linh hoạt cao, giúp bạn có thể ký tài liệu mọi lúc mọi nơi. 

Bên cạnh đó, việc sử dụng USB Token truyền thống thường gặp phải nhiều lỗi kỹ thuật và rủi ro mất mát thiết bị. Nếu token bị thất lạc, eID của người dùng cũng có nguy cơ bị đánh cắp, tạo điều kiện cho kẻ xấu lợi dụng mạo danh và truy cập trái phép vào dữ liệu cá nhân.

2.2. Bảo mật cao nhờ cơ chế xác thực hai lớp

Chữ ký số từ xa ứng dụng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt theo quy định eIDAS, giúp người dùng hoàn toàn yên tâm về mức độ an toàn của giải pháp này. Đặc biệt, phương thức này còn tích hợp xác thực hai yếu tố (2FA) cùng với việc định danh thiết bị điện thoại.

Xác thực hai lớp ngăn chặn nguy cơ đăng nhập trái phép từ các thiết bị lạ, bảo vệ tài khoản người dùng khỏi bị lộ hoặc đánh cắp. Đồng thời, việc định danh thiết bị đảm bảo rằng chữ ký chỉ được thực hiện trên những thiết bị đã được xác nhận.

2.3. Tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp

Giải pháp ký số từ xa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình ký và phê duyệt tài liệu. Các chứng từ được lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây, giúp việc quản lý, tìm kiếm và trích xuất trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn bao giờ hết. Nhờ đó, giúp tổ chức giảm thiểu tối đa rủi ro mất mát hồ sơ, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển giấy tờ. 

2.4. Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác

Chữ ký số từ xa còn nổi bật với khả năng tích hợp linh hoạt vào nhiều phần mềm doanh nghiệp như hệ thống kế toán, hóa đơn điện tử, quản lý hợp đồng số... Nhờ sự đồng bộ dữ liệu và tương thích cao, doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác ký số nhanh chóng, mượt mà mà vẫn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin.

Xem thêm: Chữ ký số HSM là gì? Khác biệt gì so với chữ ký số USB Token

3. Cách thức hoạt động của chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa vận hành dựa trên các tiêu chuẩn nghiêm ngặt của châu Âu theo quy định eIDAS – bộ quy tắc về định danh số và dịch vụ tin cậy điện tử. Theo đó, người dùng chỉ có thể thực hiện ký số trên thiết bị di động sau khi đã xác minh danh tính và được nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy quyền xác thực.

Quá trình sử dụng chữ ký số từ xa gồm hai bước chính:

• Tạo chữ ký số từ xa

Thay vì lưu trữ khóa bí mật trên các thiết bị phần cứng như USB Token, đơn vị TSP sẽ quản lý và tạo khóa này từ xa, dựa trên sự ủy quyền của người dùng. Đồng thời, TSP sẽ cấp cho người dùng một ID số duy nhất, được gắn với chứng thư số đã được xác thực, giúp nhận diện và quản lý chữ ký số từ xa một cách an toàn.

• Kiểm tra và xác thực chữ ký

Khi người dùng muốn ký số, họ sẽ sử dụng ID cùng mã PIN cá nhân hoặc các phương thức xác thực nâng cao như OTP hoặc sinh trắc học để thực hiện thao tác ký. Ứng dụng ký số sẽ gửi yêu cầu xác minh quyền truy cập đến hệ thống của TSP. Sau khi xác nhận danh tính người ký, hệ thống sẽ cung cấp khóa bí mật để hoàn tất việc ký số ngay trên thiết bị di động với tốc độ xử lý rất nhanh. 

4. Ưu điểm và hạn chế của chữ ký số từ xa

5. Khác biệt giữa chữ ký số từ xa và các loại chữ ký khác 

Xem thêm: Chữ ký số Token là gì? Những điều cần biết về chữ ký số USB Token

6. Lưu ý khi sử dụng giải pháp ký số từ xa 

Trước khi bắt đầu áp dụng chữ ký số từ xa, doanh nghiệp và tổ chức cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Chọn nhà cung cấp uy tín: Trên thị trường hiện nay, số lượng đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ ký số từ xa theo tiêu chuẩn rất hạn chế. Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số đáng tin cậy, có hệ thống bảo mật nghiêm ngặt là yếu tố quan trọng giúp tránh được các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sử dụng.

• Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật tốt: Để đảm bảo quá trình ký số diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần có hệ thống mạng ổn định cùng các thiết bị hỗ trợ có khả năng kết nối internet và tương thích với phần mềm chữ ký số từ xa.

• Đào tạo người dùng: Vì chữ ký số từ xa vẫn còn là giải pháp mới mẻ với nhiều người, việc tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên là rất cần thiết. Điều này giúp đảm bảo quá trình triển khai được thực hiện hiệu quả, tăng tỷ lệ áp dụng và khai thác tối đa lợi ích của công nghệ.

Qua những thông tin được Sapo tổng hợp ở trên, có thể thấy vì sao chữ ký số từ xa đang dần trở thành lựa chọn tối ưu cho nhiều doanh nghiệp và tổ chức trong thời đại số. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp này, từ đó lựa chọn được hình thức ký số phù hợp với nhu cầu của mình. Đừng quên theo dõi Sapo để cập nhật thêm nhiều kiến thức kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số!