Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại chữ ký số nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của cả cá nhân và doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số. Trong số đó, chữ ký số Token vẫn là hình thức phổ biến nhất và được nhiều người lựa chọn sử dụng. Vậy chữ ký số Token là gì? Loại chữ ký này mang lại những lợi ích gì và ứng dụng như thế? Hãy cùng Sapo tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
1. Chữ ký số Token là gì?
Chữ ký số Token, hay còn gọi là chữ ký số USB Token, là một thiết bị phần cứng dạng USB dùng để lưu trữ toàn bộ dữ liệu và thông tin đã được mã hóa của doanh nghiệp. Thiết bị này thay thế cho chữ ký tay trên các văn bản và tài liệu số trong các giao dịch điện tử hoặc trên mạng internet. Để bảo mật, chữ ký số Token được khóa bằng mã PIN, chỉ người sở hữu mới có quyền truy cập.
Khi sử dụng, người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính và thực hiện một vài bước cài đặt đơn giản để ký số. Loại chữ ký này chỉ cho phép một người dùng duy nhất ký tại một thời điểm.
2. Cách thức hoạt động của chữ ký số Token
Mỗi USB Token có một dãy số seri độc nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự. Khi người dùng nhấn nút trên thiết bị, một mã số ngẫu nhiên gồm 6 chữ số sẽ hiển thị trên màn hình Token và thay đổi sau khoảng 30 đến 60 giây. Mỗi mã số này chỉ có hiệu lực cho một giao dịch duy nhất, tại một thời điểm cụ thể và dành riêng cho khách hàng đó.
Mã số này được tạo ra bởi một thuật toán mã hóa phức tạp, vì thế gần như không thể hack hay giả mạo được mã số này
Xem thêm: Các loại chữ ký số thông dụng 2025: Tính năng và ưu nhược điểm
3. Ứng dụng của chữ ký số token
Chữ ký số USB Token hiện đang được sử dụng rộng rãi và phù hợp với nhiều đối tượng như tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân để thực hiện các thủ tục hành chính công cũng như giao dịch điện tử. Cụ thể, các ứng dụng của chữ ký số Token theo từng nhóm đối tượng bao gồm:
Đối tượng | Ứng dụng chính |
Doanh nghiệp, tổ chức | Kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội điện tử Phát hành hóa đơn điện tử Giao dịch ngân hàng, ký hợp đồng trực tuyến |
Cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp | Ký số các văn bản nội bộ, email, báo cáo, thanh toán nội bộ Thực hiện giao dịch thay mặt công ty theo ủy quyền |
Cá nhân | Kê khai, quyết toán thuế TNCN Giao dịch chứng khoán, ngân hàng online Ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dân sự |
4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số token
Chữ ký số Token mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và cá nhân nhờ tính tiện lợi, bảo mật cao và khả năng tăng tốc độ giao dịch trực tuyến. Một số lợi ích nổi bật bao gồm:
Giúp tiết kiệm thời gian: Người dùng có thể ký và gửi tài liệu với các thiết bị điện tử mà không cần gặp mặt trực tiếp, giúp rút ngắn đáng kể thời gian hoàn tất các thủ tục hành chính và giao dịch. Điều này giúp loại bỏ các bước in ấn, chuyển phát hoặc gặp mặt trực tiếp.
Giúp tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp có thể giảm được chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ tài liệu và các chi phí phát sinh khác so với phương pháp ký tay truyền thống.
Đảm bảo an toàn bảo mật: Công nghệ mã hóa RSA trong chữ ký số Token giúp bảo vệ thông tin người dùng khỏi bị giả mạo hoặc truy cập trái phép. So với chữ ký tay, chữ ký số Token có độ an toàn cao hơn rất nhiều
Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản: Chữ ký số Token xác thực danh tính người ký và ngăn chặn việc sửa đổi nội dung, thời gian của văn bản đã ký, đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của dữ liệu
Xem thêm: Các bước ký chữ ký số trên file PDF chi tiết và dễ thực hiện
5. Lưu ý khi chọn và sử dụng chữ ký số Token
Khi lựa chọn và sử dụng chữ ký số Token, người dùng cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo an toàn và hiệu quả:
Chọn nhà cung cấp uy tín: Người dùng nên ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép hoạt động. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ thời hạn cấp phép của nhà cung cấp và ưu tiên những đơn vị có dịch vụ hỗ trợ tốt, được nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng.
Bảo mật thông tin chữ ký số: Người dùng cần giữ bí mật mật khẩu và mã PIN, đồng thời bảo quản USB Token ở nơi an toàn, tốt nhất là trong tủ có khóa và tránh để thiết bị tiếp xúc với các yếu tố bên ngoài có thể gây hư hại.
Cài đặt phần mềm bảo mật: Việc trang bị phần mềm diệt virus và các giải pháp bảo mật trên máy tính sử dụng chữ ký số giúp hạn chế nguy cơ bị đánh cắp thông tin hoặc bị kẻ xấu lợi dụng.
Sử dụng chữ ký số đúng phạm vi: Người dùng cần tuân thủ đúng phạm vi sử dụng của tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số, tránh dùng sai mục đích hoặc vượt quá quyền hạn.
Sử dụng chữ ký số đúng cách: Chỉ áp dụng chữ ký số cho các giao dịch hợp pháp và uy tín. Trước khi ký, hãy kiểm tra kỹ thông tin chữ ký số, đặc biệt là thời hạn sử dụng, đồng thời lưu lại lịch sử giao dịch để dễ dàng đối chiếu khi cần. Sau khi sử dụng xong, nên rút USB Token ra khỏi máy tính để tránh rủi ro.
Thường xuyên cập nhật thông tin và phần mềm: Người dùng cần thường xuyên cập nhật phần mềm chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp để đảm bảo hệ thống luôn được bảo vệ an toàn trước các nguy cơ tấn công.
6. Hỏi đáp về chữ ký số Token
6.1 Chữ ký số có bắt buộc không?
Hiện nay, pháp luật chưa quy định bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong mọi hoạt động. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử.
Cụ thể, theo các quy định hiện hành:
- Từ ngày 1/7/2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Theo Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 (được bổ sung tại Khoản 10 Điều 7 bởi Luật số 21/2012/QH13), kể từ ngày 1/7/2013, doanh nghiệp có trụ sở tại các địa phương có hạ tầng công nghệ thông tin phải kê khai thuế qua mạng.
- Quyết định 838/QĐ-BHXH quy định doanh nghiệp và cá nhân phải đăng ký, kê khai và nộp báo cáo bảo hiểm xã hội điện tử.
Như vậy, để thực hiện các giao dịch điện tử trong các lĩnh vực trên, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số hợp pháp nhằm đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho giao dịch
6.2 Làm gì khi USB Token bị hỏng?
Khi USB Token bị hỏng, người dùng nên liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ sửa chữa hoặc cấp thiết bị thay thế. Trong trường hợp mất USB Token, cần nhanh chóng làm thủ tục hủy chứng thư số cũ nhằm tránh rủi ro bị lợi dụng trái phép. Sau đó, bạn có thể đăng ký và mua USB Token mới kèm theo chứng thư số mới để tiếp tục sử dụng
Xem thêm: Hướng dẫn cách ký số trên file Word chi tiết và đơn giản nhất
6.3 Thời hạn sử dụng chữ ký số Token trong bao lâu?
Thời hạn sử dụng của USB Token phụ thuộc vào thời hạn của chứng thư số được cấp kèm theo thiết bị. Khi chứng thư số hết hạn, người dùng có thể tiến hành gia hạn để tiếp tục sử dụng USB Token. Vì thế, hãy thường xuyên kiểm tra thời hạn chữ ký số để chủ động gia hạn kịp thời.
Việc sử dụng chữ ký số Token không chỉ đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho các giao dịch điện tử, mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin tổng quan và hữu ích về chữ ký số Token. Đừng quên theo dõi Sapo để cập nhật thêm nhiều kiến thức kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số!
