Với xu hướng số hóa công việc như hiện nay, nhiều phần mềm và ứng dụng đã tích hợp tính năng ký chữ ký số, giúp đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho tài liệu, trong đó có phần mềm soạn thảo Word. Vậy cách ký chữ ký số trên file Word thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị những gì và lưu ý ra sao trong quá trình ký? Hãy cùng Sapo tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!
1. Tại sao nên ký số trên file Word ?
Sử dụng chữ ký số trong Microsoft Word mang lại nhiều lợi ích nổi bật, đặc biệt trong việc gia tăng tính bảo mật của tài liệu, cụ thể ký số trên file Word có thể:
Ngăn chặn chỉnh sửa trái phép: Chữ ký số trên file Word thường đi kèm với các cơ chế xác thực nhằm đảm bảo tài liệu không bị thay đổi sau khi ký. Điều này giúp bảo vệ tính toàn vẹn và hợp lệ của nội dung gốc.
Xác minh danh tính người ký: Ký số trên file Word sẽ hiển thị thông tin chi tiết danh tính của người ký, tạo nên lớp bảo mật minh bạch và tin cậy cho nội dung tài liệu. Điều này giúp người nhận hoàn toàn yên tâm về tính xác thực của thông tin văn bản.
Tính chống chối bỏ: Người ký không thể phủ nhận việc đã tham gia ký kết hoặc liên quan đến nội dung trong tài liệu. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng trong các văn bản pháp lý, tài chính hoặc những tài liệu có giá trị pháp lý cao
Đơn giản hóa quy trình thủ tục: Ngoài các lợi ích về bảo mật, ký số trên file Word còn giúp đơn giản hóa quy trình xử lý tài liệu bằng việc loại bỏ các bước thủ công như in ấn, ký tay và quét tài liệu.
Xem thêm: Các loại chữ ký số thông dụng 2025: Tính năng và ưu nhược điểm
2. Cần chuẩn bị gì trước khi ký số trên file Word?
Để quá trình ký số trên file Word diễn ra nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và phần mềm sau trước khi thao tác:
Thiết bị ký số (USB Token): Đảm bảo USB Token chứa chữ ký số đã được cài đặt và kích hoạt thành công trên máy tính của bạn. Nếu chưa, bạn hãy tiến hành cài đặt phần mềm hỗ trợ đi kèm và kích hoạt USB Token trước khi thực hiện ký số.
Phần mềm Microsoft Word: Tính năng ký số được hỗ trợ từ phiên bản Word 2010 trở lên. Do đó, hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng phiên bản Word 2010 hoặc mới hơn để đảm bảo các chức năng ký số luôn được cập nhật và hoạt động ổn định.
File Word cần ký số: Trước khi ký số, hãy kiểm tra kỹ nội dung và định dạng của file để đảm bảo mọi thông tin đã chính xác. Lưu ý rằng nếu chỉnh sửa file sau khi ký, chữ ký số sẽ mất hiệu lực.
3. Cách ký số trên file Word
Đối với việc ký số trên file Word, có hai hình thức chính là ký số có xác định vị trí và ký số không xác định vị trí. Trước khi tiến hành ký số, bạn nên xác định xem văn bản cần ký có yêu cầu vị trí cụ thể cho chữ ký hay không để lựa chọn phương pháp phù hợp.
3.1. Cách ký số file Word không xác định vị trí
Hình thức ký số này không hiển thị chữ ký trực tiếp trên nội dung văn bản. Sau khi ký, chữ ký số sẽ được thêm vào tài liệu nhưng chỉ hiển thị thông tin ở trong phần chi tiết chữ ký, không xuất hiện trực tiếp trên nội dung văn bản.
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở file Word cần ký trên máy tính
- Bước 2: Chọn menu File
- Bước 3: Chọn Info → Protect Document → Add a Digital Signature
- Bước 4: Trong giao diện ký số, chọn Approved this document
- Bước 5: Nếu máy tính có nhiều USB Token, nhấn Change để chọn đúng thiết bị. Nếu chỉ có một thiết bị thì bỏ qua bước này.
- Bước 6: Nhấn Sign và nhập mã PIN của chữ ký số.
- Bước 7: Nhấn Sign in để hoàn tất ký số.
- Bước 8: Khi nhận được thông báo ký thành công, nhấn OK để kết thúc.
Để kiểm tra chữ ký, bạn vào lại File → Info → Recoverable Signatures, tại đây sẽ hiển thị thông tin chữ ký số ở góc phải màn hình. Bạn có thể nhấn chuột phải vào chữ ký để chọn Signature Details xem chi tiết hoặc Remove Signature để gỡ bỏ nếu cần.
3.2. Cách ký số file Word có xác định vị trí
Hình thức ký số này được sử dụng khi cần thể hiện rõ chữ ký trên văn bản, ví dụ như hợp đồng hoặc các văn bản pháp lý. Bạn cần chọn vị trí cụ thể trong văn bản để đặt chữ ký số theo các bước sau:
- Bước 1: Mở file Word cần ký và đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn chữ ký.
- Bước 2: Vào thẻ Insert, chọn biểu tượng chữ ký trong mục Text, sau đó chọn Microsoft Office Signature Line. Cửa sổ Signature Setup hiện ra, bạn điền thông tin người ký như tên, chức danh, địa chỉ email rồi nhấn OK. Lúc này, khung chữ ký sẽ xuất hiện tại vị trí đã chọn.
- Bước 3: Nhấp chuột phải vào khung chữ ký và chọn Sign hoặc nhấn đúp chuột vào khung đó.
- Bước 4: Nếu muốn chèn logo cho chữ ký, chọn Select Image, chọn logo phù hợp rồi nhấn Sign.
- Bước 5: Nhập mã PIN của chữ ký số, sau đó nhấn Sign in.
- Bước 6: Khi có thông báo ký thành công, nhấn OK để hoàn tất.
Sau khi hoàn thành, chữ ký số sẽ hiển thị trực tiếp trên nội dung văn bản tại vị trí bạn đã chọn.
Xem thêm: Chữ ký số và chữ ký điện tử: Giống và khác nhau như thế nào?
4. Một số lưu ý khi ký số trên file Word
4.1. Tránh chỉnh sửa sau khi ký số trên file Word
Sau khi đã ký số trên file Word, nếu bạn chỉnh sửa nội dung văn bản thì chữ ký số sẽ ngay lập tức mất hiệu lực. Nguyên nhân là vì chữ ký số được tạo dựa trên nội dung tài liệu tại thời điểm ký, nên bất kỳ chỉnh sửa nào cũng làm thay đổi dữ liệu gốc, dẫn đến chữ ký không còn hợp lệ.
Tuy nhiên, nếu bạn cần chỉnh sửa văn bản sau khi đã ký, bạn cần gỡ bỏ chữ ký số để chỉnh sửa theo các bước sau:
- Mở file Word đã ký số, sau đó vào File > Info > View Signatures.
- Chọn Remove Signature (Gỡ bỏ chữ ký số) để xóa chữ ký hiện tại khỏi tài liệu.
- Sau khi gỡ bỏ chữ ký, bạn có thể chỉnh sửa nội dung văn bản như bình thường.
- Khi hoàn tất chỉnh sửa, tiến hành ký số lại cho văn bản để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
4.2. Đảm bảo chữ ký số còn thời hạn
Mỗi chữ ký số đều có thời hạn sử dụng cụ thể. Nếu bạn sử dụng chữ ký đã hết thời hạn, chữ ký đó sẽ không còn giá trị pháp lý và tài liệu điện tử có thể không được công nhận. Vì vậy, trước khi tiến hành ký số trên file Word, hãy kiểm tra thời hạn chữ ký số để tránh mất thời gian và đảm bảo tài liệu được xác thực hợp lệ.
4.3. Luôn kiểm tra lại chữ ký số sau khi ký
Sau khi ký số, bạn nên kiểm tra lại để chắc chắn rằng chữ ký đã được thêm thành công và hợp lệ. Thao tác kiểm tra như sau:
- Trên file Word đã ký, vào File > Info > View Signatures.
- Trong danh sách chữ ký, nhấn vào mũi tên chỉ xuống bên cạnh tên chữ ký.
- Chọn Signature Details rồi nhấn View.
Nếu chữ ký hợp lệ, mục Certificate Information sẽ hiển thị đầy đủ thông tin xác thực. Ngược lại, nếu chữ ký không được thêm thành công, bạn có thể thấy thông báo như: “Windows does not have enough information to verify this certificate.”
Xem thêm: 6 cách xử lý hiệu quả khi gặp lỗi không tìm thấy chữ ký số
Ký số trên file Word là bước vô cùng quan trọng giúp xác thực và bảo vệ tính pháp lý của các văn bản điện tử trong công việc số hóa. Với hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, Sapo hy vọng bạn đã có thể dễ dàng thực hiện ký số trên file Word cho các tài liệu điện tử của mình một cách nhanh chóng và chính xác. Đừng quên theo dõi Sapo để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất về kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số!
