Khi sử dụng chữ ký số, bên cạnh việc tuân thủ các quy định về sử dụng chữ ký chuẩn trong văn bản điện tử, thời hạn của chữ ký số cũng là một yếu tố cần lưu ý. Việc kiểm tra thời hạn chữ ký số và gia hạn chữ ký số kịp thời là điều thiết yếu để đảm bảo các giao dịch diễn ra suôn sẻ. Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra thời hạn chữ ký số và những phương thức gia hạn nhanh chóng.
1. Tại sao cần kiểm tra thời hạn chữ ký số?
Việc kiểm tra thời hạn chữ ký số là điều quan trọng nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực cho các giao dịch điện tử, bởi những lý do sau:
Đảm bảo an toàn giao dịch: Chữ ký số chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định. Khi hết hạn, chữ ký sẽ không còn giá trị pháp lý để xác thực nội dung văn bản hay giao dịch. Do đó, việc kiểm tra định kỳ thời hạn chữ ký số giúp doanh nghiệp tránh sử dụng chữ ký không còn hiệu lực, từ đó đảm bảo tính hợp lệ và toàn vẹn trong xử lý dữ liệu số.
Ngăn ngừa hành vi giả mạo: Nếu không theo dõi thời hạn sử dụng, chữ ký số hết hạn có thể bị lợi dụng bởi các đối tượng xấu để chỉnh sửa trái phép tài liệu hoặc thực hiện hành vi giả mạo. Việc kiểm tra thời hạn giúp giảm thiểu rủi ro bị tấn công và bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin.
Đảm bảo tính pháp lý chữ ký: Một chữ ký số hết hạn sẽ không còn đáp ứng yêu cầu pháp lý. Để duy trì tính hợp pháp và tuân thủ các quy định hiện hành, việc kiểm tra và gia hạn chữ ký số đúng thời điểm là vô cùng cần thiết.
Tránh gián đoạn giao dịch: Khi chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện các giao dịch điện tử như ký tờ khai thuế, hải quan hay hợp đồng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt do nộp chậm hồ sơ, hóa đơn theo quy định của cơ quan quản lý.
2. 4 cách kiểm tra thời hạn chữ ký số
2.1. Kiểm tra thời hạn chữ ký số qua phần mềm USB Token
Nếu bạn đang sử dụng chữ ký số dạng USB Token, việc kiểm tra thời hạn có thể thực hiện nhanh chóng thông qua phần mềm USB Token. Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có phần mềm riêng, vì vậy giao diện có thể khác nhau. Tuy nhiên, quy trình kiểm tra cơ bản vẫn tương tự.
Các bước kiểm tra thời hạn chữ ký số trên phần mềm USB Token:
- Cắm thiết bị USB vào máy tính.
- Mở phần mềm quản lý USB Token được cài đặt sẵn từ nhà cung cấp.
- Chọn mục Chứng thư/ Chứng thư số.
- Nhập mã PIN để truy cập thiết bị.
- Khi danh sách chứng thư hiển thị, chọn dịch vụ chữ ký số bạn đang sử dụng.
- Nhấn View và chọn tab General để xem thời hạn hiệu lực. Thông tin thường được hiển thị dưới dạng “Valid from… to…”.
Lưu ý: Do giao diện của mỗi nhà cung cấp có thể khác nhau, bạn nên liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp để được hướng dẫn cụ thể nếu gặp khó khăn trong quá trình thao tác.
2.2. Kiểm tra thời hạn chữ ký số qua hợp đồng dịch vụ
Khi đăng ký sử dụng chữ ký số, bạn sẽ nhận được hợp đồng hoặc các tài liệu liên quan từ nhà cung cấp. Trong đó có ghi rõ thông tin về thời hạn hiệu lực, mức phí và các điều khoản dịch vụ.
Bạn có thể kiểm tra thời hạn chữ ký số bằng cách xem lại hợp đồng được cung cấp, đặc biệt là phần ghi chú về thời gian hiệu lực của dịch vụ hoặc mốc thời gian cần gia hạn chữ ký số.
Xem thêm: Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
2.3. Kiểm tra thời hạn chữ ký số qua đơn vị cung cấp dịch vụ
Một cách đơn giản để kiểm tra thời hạn chữ ký số, đặc biệt phù hợp với những người không quen các thao tác công nghệ phức tạp, đó là liên hệ trực tiếp với hotline của đơn vị cung cấp dịch vụ. Bạn chỉ cần gọi đến tổng đài hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng, cung cấp các thông tin cần thiết, và nhân viên sẽ hỗ trợ bạn kiểm tra thời hạn chữ ký số một cách nhanh chóng.
2.4. Kiểm tra thời hạn chữ ký số qua tờ khai đã ký điện tử
Doanh nghiệp có thể kiểm tra thời hạn chữ ký số thông qua các tờ khai điện tử đã có chữ ký số (như tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội hoặc hải quan). Thực hiện kiểm tra theo hướng dẫn sau:
- Truy cập trang Thuế điện tử tại địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp.
- Tải về một tờ khai đã được ký điện tử.
- Mở tệp tờ khai, chọn mục Ký điện tử.
- Tại cửa sổ “Danh sách chữ ký điện tử”, chọn Xem chứng thư số để hiển thị chi tiết thời hạn hiệu lực. Thông tin thường được hiển thị dưới dạng “Valid from… to…”.
3. Gia hạn chữ ký số như thế nào?
Việc gia hạn chữ ký số rất đơn giản và thuận tiện với hai phương thức phổ biến và quy trình như sau:
Phương thức 1: Gia hạn bằng cách liên hệ tổng đài hỗ trợ của nhà cung cấp
Đây là lựa chọn nhanh chóng và tiện lợi, cho phép bạn thực hiện gia hạn ngay tại nhà. Các bước như sau:
- Liên hệ hotline của đơn vị cung cấp chữ ký số và thông báo nhu cầu gia hạn.
- Nhân viên tư vấn sẽ tiếp nhận thông tin và hướng dẫn bạn các bước thực hiện chi tiết.
- Thực hiện theo hướng dẫn, hoàn tất các thủ tục cần thiết để hệ thống tiến hành gia hạn chữ ký số.
Phương thức 2: Gia hạn trực tiếp tại văn phòng đơn vị cung cấp dịch vụ
Nếu muốn được hỗ trợ trực tiếp, bạn có thể đến văn phòng hoặc chi nhánh gần nhất của đơn vị cung cấp dịch vụ. Quy trình như sau:
- Tìm đến chi nhánh hoặc điểm giao dịch của nhà cung cấp chữ ký số mà bạn đang sử dụng.
- Nhân viên tại quầy sẽ hướng dẫn bạn hoàn tất quy trình gia hạn.
- Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ được cấp lại hợp đồng gia hạn chữ ký số mới.
4. Các lưu ý để tránh chữ ký số hết hạn
Để tránh tình trạng chữ ký số hết hạn và đảm bảo quá trình sử dụng không bị gián đoạn, bạn nên lưu ý một số điểm sau:
Theo dõi thời hạn sử dụng: Trước hết, hãy kiểm tra chính xác thời hạn sử dụng của chữ ký số hiện tại. Ghi nhớ hoặc lưu lại ngày hết hạn để chủ động gia hạn kịp thời.
Lưu trữ thông tin chữ ký số: Hãy lưu giữ đầy đủ các thông tin liên quan đến chữ ký số, bao gồm chứng thư số và các dữ liệu quan trọng khác, ở nơi an toàn và dễ truy cập khi cần. Việc này giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm thông tin khi cần gia hạn hoặc xử lý các vấn đề liên quan.
Gia hạn chữ ký số đúng thời điểm: Không nên đợi đến khi chữ ký số hết hạn mới tiến hành gia hạn. Bạn nên lên kế hoạch gia hạn trước ít nhất một tháng hoặc theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ để tránh gián đoạn trong quá trình sử dụng.
Đăng ký lời nhắc gia hạn: Nếu nhà cung cấp có hỗ trợ, hãy đăng ký nhận thông báo lời nhắc về thời điểm hết hạn chữ ký số để bạn chủ động chuẩn bị và gia hạn kịp thời.
Việc kiểm tra thời hạn chữ ký số là một bước đơn giản nhưng vô cùng quan trọng, giúp đảm bảo các giao dịch của tổ chức luôn thuận lợi và không gián đoạn. Với những thông đã chia sẻ về cách kiểm tra thời hạn chữ ký số, Sapo hy vọng bạn có thể thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đừng quên theo dõi Sapo để không bỏ lỡ những kiến thức cập nhật nhất về kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số nhé!
