Điều chỉnh hóa đơn điện tử là quá trình sửa đổi các thông tin sai sót trên hóa đơn đã phát hành nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định pháp luật. Hóa đơn điện tử sau khi được điều chỉnh sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý và tài chính chính xác trong giao dịch kinh doanh.
Hiểu rõ quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tránh sai sót mà còn đảm bảo doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp. Cùng Sapo Blog đi tìm hiểu về các quy định cũng như cách điều chỉnh hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể trong bài viết dưới đây nhé.
1. Khi nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Trong quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử, sai sót là điều khó tránh khỏi, đặc biệt với các thông tin như tên hàng hóa, mã số thuế, đơn giá hoặc thuế suất. Việc nắm rõ các trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng, đúng quy định và tránh bị phạt về thuế.
Dưới đây là những tình huống phổ biến cần điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
1.1. Sai thông tin trên hóa đơn điện tử
Bạn cần điều chỉnh hóa đơn khi phát hiện một trong các lỗi sau:
- Tên hàng hóa ghi sai, thiếu quy cách hoặc không đúng chủng loại
- Mã số thuế của người mua/bán bị sai
- Số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc thuế suất GTGT không chính xác
- Tổng tiền thanh toán chênh lệch so với thực tế
Trong trường hợp này, bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy theo mức độ và bản chất sai sót.
1.2. Hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua
Khi phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng (nhưng đã cấp mã từ cơ quan thuế), bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp hóa đơn đó.
Cách xử lý đúng là: lập lại hóa đơn mới và cấp mã thay thế cho hóa đơn sai.
1.3. Hóa đơn đã gửi cho người mua và phát hiện sai
Trong trường hợp hóa đơn đã được gửi đến người mua nhưng phát hiện có sai lệch (dù là do người bán hay người mua phát hiện), bạn cần:
- Xác định loại sai sót (có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hay không)
- Chọn hình thức điều chỉnh phù hợp: lập hóa đơn điều chỉnh (nếu sai một phần) hoặc thay thế (nếu sai toàn bộ)
Đây là tình huống thường gặp nhất và yêu cầu xử lý đúng quy trình để đảm bảo tính hợp pháp.
1.4. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót và gửi thông báo
Khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu và phát hiện hóa đơn có lỗi, họ sẽ gửi thông báo yêu cầu người bán xử lý.
Lúc này, bạn bắt buộc phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng yêu cầu trong thông báo để đảm bảo tuân thủ quy định.
Để tránh mất thời gian và sai sót trong quá trình điều chỉnh hóa đơn, bạn nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ chức năng lập hóa đơn điều chỉnh – thay thế tự động, ví dụ như Sapo Invoice. Toàn bộ quá trình từ phát hiện lỗi đến gửi lại cho cơ quan thuế đều được thực hiện nhanh gọn chỉ trong vài bước.
2. Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 27/09/2021 của Bộ Tài Chính quy định:
Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp quy định như sau:
1. Đối với hóa đơn điện tử:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
2. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:
a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;
b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;
c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).
3. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể
Trước khi tiến hành điều chỉnh, bạn cần kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn đã phát hành và xác định rõ lỗi sai thuộc loại nào để lựa chọn phương pháp xử lý phù hợp.
- Sai thông tin khách hàng: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
- Sai thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá.
- Sai mức thuế suất hoặc tiền thuế: Áp dụng sai VAT hoặc tính toán không chính xác.
- Sai ngày lập hóa đơn: Nhập sai ngày phát hành hóa đơn hoặc không phù hợp với thời điểm giao dịch.
- Sai thông tin ký hiệu hóa đơn: Lỗi mã hóa đơn hoặc số hóa đơn.
Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan Thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Bước 1: Người bán thông báo với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hàng kèm theo Nghị định 123 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan Thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Bước 3: Cơ quan Thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan Thuế.
Bước 4: Người bán gửi hoá đơn điện tử mới cho khách hàng (nếu cần)
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Lưu ý: Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan Thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan Thuế.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Bước 1: Người bán có thể lựa chọn một trong 2 cách điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:
- Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”
- Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”
Bước 2: người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Bước 3:
- Gửi hóa đơn cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế)
- Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế)
Xen thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa theo thông tư 78
Trường hợp 4: Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo cho người bán
Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 để người bán kiểm tra sai sót.
- Người bán lưu ý về thời hạn để thông báo lại kết quả rà soát cho cơ quan Thuế.
- Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với cơ quan Thuế, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2
- Quá thời hạn thông báo lần 2, người bán không có thông báo thì cơ quan Thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan Thuế theo mẫu số Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Bước 3: Hủy/thay thế/điều chỉnh hóa đơn điện tử, chờ cơ quan Thuế cấp mã và gửi cho người mua.
Trường hợp 5: Hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử bị sai
Doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn giấy (theo Nghị định cũ) nhưng sau đó chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và phát hiện thông tin sai sót.
Cách xử lý:
- Xác định loại sai sót: nếu sai mã số thuế, số tiền, tên hàng… → lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Thông báo với cơ quan thuế nếu hóa đơn giấy đã kê khai trước đó.
- Thực hiện điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử, trích dẫn rõ căn cứ điều chỉnh (ví dụ: Điều 19 Nghị định 123).
- Lập bảng tổng hợp gửi lại CQT nếu trước đó đã nộp bảng cũ có thông tin sai.
Lưu ý: Trong giai đoạn chuyển đổi, cần đối chiếu kỹ giữa hóa đơn giấy và dữ liệu chuyển đổi để tránh nhầm lẫn gây sai lệch.
Trường hợp 6: Hủy hoặc chấm dứt giao dịch sau khi đã lập hóa đơn
Người bán đã xuất hóa đơn điện tử nhưng sau đó đơn hàng bị hủy, khách không nhận hàng, hợp đồng bị chấm dứt…
Cách xử lý:
- Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ đã phát hành.
- Trên hóa đơn thay thế, ghi rõ thông tin của hóa đơn gốc: số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập.
- Ghi chú lý do: “Hóa đơn thay thế do đơn hàng bị hủy / không cung cấp dịch vụ / chấm dứt hợp đồng…”.
- Gửi lại cho người mua và cơ quan thuế (nếu phần mềm có liên kết trực tiếp).
Lưu ý: Nên có biên bản hủy đơn hàng / xác nhận chấm dứt để lưu lại làm căn cứ khi quyết toán.
Trường hợp 7: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục sai
Bạn đã lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế nhưng vẫn phát hiện sai sót lần nữa (do lỗi thao tác, nhập nhầm…).
Cách xử lý:
- Xem xét nội dung sai tiếp theo: nếu sai khác với lần trước → lập tiếp một hóa đơn điều chỉnh mới.
- Trong hóa đơn mới, ghi rõ thông tin hóa đơn bị điều chỉnh lần 2, bao gồm: số hóa đơn cũ và hóa đơn đã điều chỉnh trước đó.
- Không được gộp nhiều lần điều chỉnh vào một hóa đơn – mỗi lần sai là một lần điều chỉnh riêng.
Lưu ý: Tuyệt đối không điều chỉnh đè lên hóa đơn đã thay thế. Thay vào đó, cần tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế.
Trường hợp 8: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn gửi cơ quan thuế bị sai
Sai sót không nằm trên hóa đơn, mà ở bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT) đã nộp cho cơ quan thuế qua hệ thống eTax.
Cách xử lý:
- Truy cập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
- Tạo lại bảng tổng hợp đúng thông tin → chọn hình thức “Gửi thay thế” cho bảng đã nộp sai.
- Gửi lại bảng dữ liệu qua cổng thuế điện tử (eTax) hoặc phần mềm tích hợp.
- Kiểm tra trạng thái tiếp nhận từ Tổng cục Thuế để đảm bảo dữ liệu được cập nhật thành công.
Hãy lưu lại số bảng sai, ngày gửi, mã lỗi (nếu có) để đối chiếu khi cần làm việc với cơ quan thuế.
4. Giải đáp một số thắc mắc khi điều chỉnh hóa đơn điện tử
Câu 1: Điều chỉnh hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử không bị phạt nếu tuân thủ đúng quy trình theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện điều chỉnh kịp thời hoặc kê khai sai thuế từ hóa đơn sai, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của cơ quan thuế.
Câu 2: Hóa đơn điện tử sai tên khách hàng có cần điều chỉnh không?
Có. Nếu hóa đơn sai tên khách hàng nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận với khách hàng và điều chỉnh thông tin. Nếu sai tên dẫn đến nhầm lẫn về nghĩa vụ thuế, bắt buộc phải điều chỉnh hóa đơn.
Câu 3: Có được hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã kê khai thuế không được phép hủy. Thay vào đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Câu 4: Bao lâu sau khi phát hành có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử có thể được điều chỉnh bất cứ lúc nào sau khi phát hành, miễn là doanh nghiệp phát hiện sai sót và thực hiện điều chỉnh theo quy định trước khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán thuế.
Câu 5: Hóa đơn đã điều chỉnh rồi, có được hủy không?
Không. Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã lập và có mã (hoặc đã gửi cho người mua) không được hủy, mà chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế. Việc hủy hóa đơn chỉ áp dụng với hóa đơn giấy hoặc hóa đơn chưa cấp mã, chưa gửi đi.
Câu 6: Một hóa đơn có thể điều chỉnh nhiều lần không?
Có.
Bạn có thể lập nhiều hóa đơn điều chỉnh cho cùng một hóa đơn gốc, miễn là mỗi hóa đơn điều chỉnh đều thể hiện đúng thông tin cần sửa và ghi rõ nội dung “điều chỉnh cho hóa đơn số... ngày...”.
Tuy nhiên, để dễ kiểm soát, nên hạn chế điều chỉnh nhiều lần → thay vào đó, cân nhắc thay thế toàn bộ hóa đơn nếu sai quá nhiều.
Câu 7: Khi nào nên lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào nên thay thế?
- Lập hóa đơn điều chỉnh: khi chỉ sai một phần thông tin (giá, số lượng, thuế suất…).
- Lập hóa đơn thay thế: khi sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng toàn bộ nội dung hóa đơn (sai mã số thuế, sai tên hàng, sai bên mua...).
Mỗi hình thức sẽ có mẫu khác nhau và cách kê khai thuế khác nhau.
Câu 8: Có cần gửi thông báo đến cơ quan thuế khi điều chỉnh hóa đơn không?
Tùy trường hợp.
- Nếu hóa đơn chưa cấp mã, chỉ điều chỉnh trên hệ thống nội bộ → không cần thông báo.
- Nếu hóa đơn đã cấp mã, bạn cần lập mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế khi phát hiện sai sót → sau đó mới lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Câu 9: Có cần người mua đồng ý mới được điều chỉnh hóa đơn không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, trong thực tế, để đảm bảo tính minh bạch và thống nhất số liệu, bạn nên chủ động trao đổi và thông báo với người mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Câu 10: Hóa đơn đã kê khai thuế rồi có điều chỉnh được không?
Có thể. Bạn vẫn được phép điều chỉnh hóa đơn kể cả sau khi đã kê khai, miễn là:
- Có lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định
- Kê khai bổ sung vào kỳ kế toán gần nhất (theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC)
Tổng kết
Trong quá trình vận hành thực tế, không ít vấn đề sai sót xoay quanh việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin được Sapo chia sẻ ở trên có thể giúp các doanh nghiệp xử lý điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót tuân thủ đúng theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78.
