Cách xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn Thông tư 91/2026/TT-BTC mới nhất

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, nhiều kế toán và chủ hộ kinh doanh thường băn khoăn: Có phải hủy hóa đơn cũ không? Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế? Thực hiện như thế nào để đúng quy định và không ảnh hưởng đến việc kê khai thuế?

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định rõ ràng hơn, đồng thời bổ sung một số nguyên tắc quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Việc áp dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh bị xử lý vi phạm mà còn đảm bảo tính chính xác của chứng từ kế toán và hồ sơ thuế.

Trong bài viết dưới đây, Sapo sẽ giúp bạn hiểu hóa đơn điều chỉnh là gì, khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh, các trường hợp áp dụng theo quy định mới và quy trình thực hiện đúng chuẩn Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1. Hóa đơn điều chỉnh là gì? Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh?

1.1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành khi phát hiện có sai sót, đồng thời vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý của hóa đơn gốc. Hóa đơn này chỉ phản ánh phần thông tin cần điều chỉnh tăng hoặc giảm, không thay thế hoàn toàn hóa đơn đã lập trước đó.

Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đối với một số trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Việc lựa chọn hình thức xử lý cần thực hiện đúng quy định và thống nhất trong suốt quá trình xử lý hóa đơn.

Hiểu đơn giản:

• Hóa đơn điều chỉnh: Chỉ điều chỉnh phần thông tin sai trên hóa đơn đã lập.
• Hóa đơn gốc vẫn được lưu giữ và tiếp tục là căn cứ đối chiếu cùng hóa đơn điều chỉnh.
• Giá trị điều chỉnh có thể ghi tăng hoặc giảm tùy theo thực tế phát sinh.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không đồng nghĩa với việc hủy hóa đơn cũ. Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn gốc vẫn còn hiệu lực và cần được lưu trữ cùng hóa đơn điều chỉnh để phục vụ việc đối chiếu, kê khai và quyết toán thuế.

1.2. Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh?

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót liên quan đến các nội dung như:

• Sai mã số thuế của người mua;
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ;
• Hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng;
• Sai số lượng hoặc đơn giá;
• Sai thành tiền;
• Sai thuế suất thuế GTGT;
• Sai tiền thuế;
• Sai các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn (trừ các trường hợp được xử lý theo quy định riêng).

Ngoài các trường hợp sai sót thông tin trên hóa đơn, pháp luật cũng quy định phải lập hóa đơn điều chỉnh trong một số tình huống phát sinh sau khi hóa đơn đã được lập đúng ban đầu nhưng có thay đổi về giá trị giao dịch. Những trường hợp này sẽ được trình bày chi tiết ở phần tiếp theo của bài viết.

1.3. Các trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định

Bên cạnh việc điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn, khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC còn quy định một số trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh, bao gồm:

• Điều chỉnh giá trị sau thanh toán hoặc quyết toán theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Điều chỉnh chiết khấu thương mại khi mức chiết khấu được xác định theo doanh số hoặc sản lượng.
• Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch.
• Hoàn phí hoặc giảm phí trong lĩnh vực bảo hiểm.
• Hủy hoặc chấm dứt giao dịch trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng sau khi đã lập hóa đơn thu tiền trước.
• Hoàn phí dịch vụ thẻ ngân hàng đối với tổ chức tín dụng hoặc đơn vị cung ứng dịch vụ thanh toán.
• Điều chỉnh doanh thu trong lĩnh vực viễn thông khi phát sinh các khoản điều chỉnh theo bảng kê hoặc biên bản làm việc với khách hàng, đối tác.

Lưu ý quan trọng: Việc được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế không có nghĩa hai hình thức này giống nhau. Mỗi hình thức có nguyên tắc sử dụng và cách xử lý sai sót khác nhau. Để tránh lựa chọn sai, bạn nên hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn trước khi thực hiện

Để tránh mất thời gian và sai sót trong quá trình điều chỉnh hóa đơn, bạn nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ chức năng lập hóa đơn điều chỉnh - thay thế tự động, ví dụ như Sapo Invoice. Toàn bộ quá trình từ phát hiện lỗi đến gửi lại cho cơ quan thuế đều được thực hiện nhanh gọn chỉ trong vài bước.

2. Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau như thế nào?

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, nhiều kế toán thường băn khoăn nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế. Thực tế, Thông tư 91/2026/TT-BTC cho phép người bán lựa chọn một trong hai hình thức đối với nhiều trường hợp sai sót. Tuy nhiên, mỗi hình thức có cách xử lý, nguyên tắc lập hóa đơn và quy trình theo dõi hoàn toàn khác nhau.

Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn dễ phân biệt:

Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định hóa đơn điều chỉnh luôn đúng hơn hay hóa đơn thay thế luôn tốt hơn. Đối với nhiều trường hợp sai sót, người bán có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý theo quy định.

Tuy nhiên, cần lưu ý một nguyên tắc rất quan trọng:

• Nếu đã lựa chọn điều chỉnh ở lần xử lý đầu tiên thì những lần phát hiện sai sót tiếp theo cũng phải tiếp tục điều chỉnh, không được chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
• Ngược lại, nếu đã lựa chọn thay thế, những lần xử lý tiếp theo cũng phải tiếp tục thay thế, không được chuyển sang hình thức điều chỉnh.

Ví dụ: nhà bán hàng đã lập hóa đơn điều chỉnh để sửa sai đơn giá trên hóa đơn gốc. Sau đó phát hiện hóa đơn vẫn sai thuế suất. Lúc này, doanh nghiệp không được lập hóa đơn thay thế mà phải tiếp tục lập thêm một hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn gốc theo đúng hình thức đã lựa chọn từ lần đầu.

Bên cạnh đó, không phải mọi trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đều được lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế. Một số trường hợp được quy định theo hình thức xử lý riêng, chẳng hạn:

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế nếu lập sai các thông tin như mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thì người bán phải lập hóa đơn thay thế.
• Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả hàng thì người mua sẽ lập hóa đơn điện tử và giao cho người bán.

Lưu ý: Khi xử lý hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, cần phân biệt rõ hóa đơn lập sai và hóa đơn trả hàng để áp dụng đúng hình thức xử lý theo quy định.

3. Quy trình 4 bước lập hóa đơn điều chỉnh chuẩn Thông tư 91/2026/TT-BTC

Để việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đúng quy định và hạn chế ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán có thể thực hiện theo 4 bước dưới đây.

Bước 1: Xác định nội dung sai sót trên hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán cần rà soát kỹ hóa đơn đã phát hành để xác định chính xác nội dung cần điều chỉnh.

Một số thông tin thường gặp gồm:

• Sai mã số thuế người mua;
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ;
• Sai quy cách, chất lượng hàng hóa;
• Sai số lượng;
• Sai đơn giá;
• Sai thành tiền;
• Sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT;
• Sai các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn.

Bên cạnh đó, cần xác định nguyên nhân sai sót và đánh giá mức độ ảnh hưởng của sai sót đến giá trị thanh toán hoặc nghĩa vụ thuế để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ liên quan

Sau khi xác định được nội dung sai, người bán cần chuẩn bị các tài liệu phục vụ việc lập hóa đơn điều chỉnh, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử đã lập trước đó;
• Các chứng từ liên quan đến giao dịch (nếu có);
• Biên bản hoặc văn bản thỏa thuận giữa các bên về việc điều chỉnh (trong trường hợp cần lập theo quy định hoặc theo thỏa thuận của các bên).

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình đối chiếu, kê khai và giải trình với cơ quan thuế thuận lợi hơn khi cần thiết.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán cần đảm bảo hóa đơn có đầy đủ các nội dung theo quy định và phải ghi rõ dòng:

"Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm..."

Đồng thời, trên hóa đơn cần thể hiện chính xác nội dung cần điều chỉnh như:

• Mã số thuế;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thành tiền;
• Thuế suất;
• Tiền thuế GTGT;
• Các thông tin khác có liên quan.

Ví dụ 1: Điều chỉnh tăng đơn giá

Ngày 05/07/2026, cửa hàng xuất hóa đơn bán 10 sản phẩm với đơn giá 450.000 đồng/sản phẩm. Sau đó phát hiện đơn giá đúng phải là 500.000 đồng/sản phẩm.

Trong trường hợp này, cửa hàng lập hóa đơn điều chỉnh tăng phần chênh lệch giữa hai mức đơn giá, đồng thời điều chỉnh lại tiền thuế GTGT tương ứng.

Ví dụ 2: Điều chỉnh giảm do khách trả lại hàng

HKD đã xuất hóa đơn bán 100 sản phẩm. Sau giao hàng, khách hàng trả lại 20 sản phẩm.

Người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị của 20 sản phẩm được trả lại theo đúng quy định.

Ví dụ 3: Điều chỉnh sai mã số thuế

Do nhập nhầm mã số thuế của người mua khi lập hóa đơn điện tử, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật đúng thông tin mã số thuế theo hồ sơ đăng ký thuế của khách hàng.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh

Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo hình thức đang áp dụng:

• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn điều chỉnh trực tiếp cho người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển cho người mua.

Để hạn chế phát sinh sai sót trong quá trình điều chỉnh, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn trước khi ký số và gửi đi, đặc biệt là mã số thuế, giá trị hàng hóa, thuế suất và số tiền thuế. Điều này giúp giảm nguy cơ phải tiếp tục xử lý hóa đơn nhiều lần và đảm bảo hồ sơ kê khai thuế được chính xác ngay từ đầu.

4. Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh

Việc lập hóa đơn điều chỉnh không chỉ dừng lại ở việc sửa thông tin sai mà còn phải tuân thủ đúng nguyên tắc xử lý theo quy định. Dưới đây là những điểm kế toán và hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý.

1. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập

Sau khi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế được lập để xử lý sai sót, người bán không được hủy hóa đơn này. Nếu phát hiện tiếp tục có sai sót, cần thực hiện xử lý theo đúng hình thức đã lựa chọn trước đó thay vì hủy và lập lại từ đầu.

2. Điều chỉnh tăng ghi dương, điều chỉnh giảm ghi âm

Đối với các trường hợp làm thay đổi giá trị thanh toán:

• Khoản điều chỉnh tăng được ghi bằng số dương (+).
• Khoản điều chỉnh giảm được ghi bằng số âm (-).

Nguyên tắc này áp dụng khi điều chỉnh sau quyết toán, trả lại hàng hóa, điều chỉnh đơn giá, chiết khấu thương mại và các trường hợp khác làm phát sinh chênh lệch giá trị giao dịch.

3. Phải ghi đầy đủ thông tin tham chiếu hóa đơn gốc

Trên hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện đầy đủ thông tin tham chiếu đến hóa đơn đã lập trước đó, bao gồm:

• Mẫu số hóa đơn;
• Ký hiệu hóa đơn;
• Số hóa đơn;
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Điều này giúp cơ quan thuế, người mua và người bán dễ dàng đối chiếu giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh khi kê khai hoặc quyết toán thuế.

4. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký số

Trước khi ký số và phát hành hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ thông tin như:

• Mã số thuế người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Số lượng, đơn giá;
• Thuế suất GTGT;
• Tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

Việc kiểm tra kỹ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phát sinh thêm các lần điều chỉnh, tiết kiệm thời gian xử lý và giảm rủi ro trong quá trình kê khai thuế.

Xen thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa

5. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh

Câu 1: Hóa đơn điều chỉnh lần 2 được thực hiện như thế nào?

Nếu sau khi lập hóa đơn điều chỉnh vẫn phát hiện sai sót, người bán tiếp tục lập một hóa đơn điều chỉnh mới theo đúng hình thức đã áp dụng ở lần đầu. Không được chuyển sang lập hóa đơn thay thế nếu lần đầu đã chọn điều chỉnh.

Câu 2: Có được hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập không?

Không. Theo quy định hiện hành, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đã được lập để xử lý sai sót sẽ không được hủy. Nếu hóa đơn này tiếp tục có sai sót, người bán phải lập hóa đơn mới theo đúng hình thức đã lựa chọn ban đầu.

Câu 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai có bị xử phạt ngay không?

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo để người bán rà soát và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Trường hợp người bán không thực hiện hoặc cố tình không khắc phục sai sót thì có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Câu 4: Hóa đơn điều chỉnh có thay thế hóa đơn gốc không?

Không. Hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh phần thông tin sai trên hóa đơn đã lập. Hóa đơn gốc vẫn được lưu giữ và sử dụng cùng với hóa đơn điều chỉnh để làm căn cứ kê khai, hạch toán và đối chiếu khi cần thiết.

Câu 5: Một hóa đơn có thể điều chỉnh nhiều lần không?

Có. Trong trường hợp sau khi điều chỉnh vẫn tiếp tục phát hiện sai sót, người bán được lập thêm hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, việc xử lý phải tuân thủ nguyên tắc đã lựa chọn từ lần đầu và đảm bảo số liệu sau tất cả các lần điều chỉnh phản ánh đúng giá trị thực tế của giao dịch.

Câu 6: Hóa đơn điều chỉnh có bắt buộc phải ghi số âm khi điều chỉnh giảm không?

Đối với các trường hợp làm giảm giá trị giao dịch theo quy định, hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện giá trị điều chỉnh bằng số âm (-). Ngược lại, nếu điều chỉnh tăng thì ghi số dương (+)

Trong quá trình vận hành thực tế, không ít vấn đề sai sót xoay quanh việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin được Sapo chia sẻ ở trên có thể giúp các doanh nghiệp xử lý điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót tuân thủ đúng theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.