+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Bạn đang kinh doanh trên ShopeeFood và băn khoăn về việc xuất hóa đơn ShopeeFood cho đơn hàng? Bài viết này sẽ giúp chủ quán hiểu rõ ShopeeFood có hỗ trợ xuất hóa đơn hay không, hướng dẫn chi tiết quy trình nhận hóa đơn từ sàn, cũng như cách xử lý khi khách hàng yêu cầu hóa đơn. Hãy cùng Sapo tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
1. ShopeeFood có xuất hóa đơn không?
Hiện tại, ShopeeFood chỉ xuất hóa đơn cho đối tác nhà hàng, chứ không xuất hóa đơn cho người mua cuối. Hóa đơn này thể hiện giao dịch thương mại giữa ShopeeFood và nhà hàng, phục vụ mục đích đối soát và kê khai thuế cho bên bán, không phải hóa đơn bán lẻ cho khách hàng đặt món.
Nếu người mua yêu cầu hóa đơn, trách nhiệm xuất hóa đơn thuộc về quán ăn, không phải ShopeeFood. Để đáp ứng đúng quy định và nhu cầu của khách, các chủ quán nên chủ động triển khai hệ thống hóa đơn điện tử riêng để xử lý nhanh chóng và hợp lệ.
2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn trên ShopeeFood cho chủ quán
Là chủ nhà hàng trên ShopeeFood, bạn cần biết cách nhận hóa đơn từ ShopeeFood và quy trình xuất hóa đơn cho khách khi được yêu cầu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình ShopeeFood tiếp nhận yêu cầu xuất hóa đơn cho quán và các mốc thời gian đối soát quan trọng.
2.1. Quy trình tiếp nhận yêu cầu xuất hóa đơn ShopeeFood
Trường hợp 1: Hợp đồng có điều khoản xuất hóa đơn:
Nếu quán của bạn đã ký hợp đồng hợp tác với ShopeeFood có điều khoản xuất hóa đơn, hóa đơn sẽ được ShopeeFood tự động phát hành và gửi về email đã đăng ký của bạn vào ngày làm việc thứ 3 của mỗi tháng, với thông tin như sau:
Tiêu đề email: Hóa đơn điện tử số [số hóa đơn] ngày [dd.mm.yyyy] được gửi từ CÔNG TY CỔ PHẦN FOODY - MST: 0311828036
Bạn chỉ cần kiểm tra email khi tới thời điểm nhận hóa đơn điện tử hàng tháng mà không phải gửi yêu cầu xuất hóa đơn thủ công.
Trường hợp 2: Hợp đồng không có điều khoản hoặc cần thay đổi thông tin xuất hóa đơn:
Trường hợp hợp đồng của bạn chưa bao gồm điều khoản xuất hóa đơn hay cần thay đổi thông tin xuất hóa đơn, bạn cần chủ động gửi yêu cầu xuất/cập nhật hóa đơn tới ShopeeFood, cụ thể như sau:
Truy cập Trung tâm trợ giúp ShopeeFood > Tìm và đọc bài viết hướng dẫn “Xuất/Cập nhật hóa đơn điện tử hàng tháng” > Nhấn Gửi báo cáo > Điền biểu mẫu đề nghị xuất/cập nhật hóa đơn theo hướng dẫn.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ bạn, ShopeeFood sẽ tiến hành xử lý và phản hồi kết quả trong vòng 2 - 7 ngày làm việc (không kể Thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ). Bạn hãy chú ý kiểm tra email trong khoảng thời gian này để nhận phản hồi và hóa đơn (nếu yêu cầu được chấp nhận).
2.2. Thời gian đối soát công nợ và xuất hoá đơn
ShopeeFood thường áp dụng chu kỳ đối soát theo tháng hoặc theo tuần tùy vào hợp đồng và quy mô của từng đối tác. Với hầu hết các quán nhỏ và vừa, chu kỳ phổ biến là đối soát một lần mỗi tháng.
- Thời gian gửi email đối soát: Vào ngày làm việc đầu tiên của mỗi tháng (không tính Thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ).
- Thời gian phản hồi yêu cầu: Bạn có 2 ngày làm việc để kiểm tra và phản hồi
- Thời gian xuất hóa đơn: Sau khi nhận được xác nhận từ quán, ShopeeFood sẽ xuất hóa đơn trong vòng 3-5 ngày làm việc
Hiểu rõ thời gian đối soát và xuất hóa đơn sẽ giúp bạn chủ động trong công tác kế toán và tránh bị động khi đến hạn kê khai thuế.
3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn ShopeeFood
Để quá trình xuất hóa đơn ShopeeFood diễn ra đúng quy định, không phát sinh sai sót và không ảnh hưởng đến việc kê khai thuế, người bán cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây:
3.1. Dành cho chủ nhà hàng khi yêu cầu xuất hóa đơn từ ShopeeFood
Là đối tác trực tiếp của ShopeeFood, chủ quán cần chủ động trong việc kiểm tra, xác nhận và phối hợp đối soát số liệu trước khi hóa đơn được phát hành, cụ thể như sau:
- Kiểm tra chính xác thông tin pháp nhân và mã số thuế trước khi gửi
Trước khi gửi yêu cầu xuất hóa đơn, chủ nhà hàng cần kiểm tra kỹ thông tin pháp nhân và mã số thuế đã đăng ký với ShopeeFood, đảm bảo trùng khớp với giấy phép kinh doanh và hồ sơ thuế hiện hành. Đây là yếu tố bắt buộc để hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận khi kê khai.
- Đối soát doanh thu với ShopeeFood
Hàng tháng, ShopeeFood sẽ gửi mẫu đối soát công nợ qua email để đối tác nhà hàng kiểm tra và xác nhận doanh thu, phí hoa hồng và các khoản liên quan. Trong trường hợp hai bên chưa thống nhất số liệu, việc điều chỉnh và xuất hóa đơn sẽ được dời sang kỳ đối soát của tháng tiếp theo.
Chủ quán cần lưu ý các yêu cầu chỉnh sửa nếu không đúng với mẫu đối soát ShopeeFood (như tách báo cáo, tạo bảng pivot…) sẽ không được hỗ trợ và có thể làm chậm quá trình xử lý.
- Phản hồi email đối soát trong vòng 2 ngày làm việc
ShopeeFood thường gửi email đối soát theo chu kỳ cố định và yêu cầu phản hồi trong thời gian ngắn. Nếu không có phản hồi trong thời gian quy định, ShopeeFood sẽ hiểu rằng số liệu đã được chấp nhận và tiến hành xuất hóa đơn theo nội dung đối soát.
3.2. Dành cho người bán khi khách yêu cầu xuất hóa đơn
Như đã đề cập ở trên, ShopeeFood không xuất hóa đơn cho khách hàng cuối. Vậy khi khách đặt món qua app và yêu cầu hóa đơn, chủ quán cần lưu ý những gì?
Yêu cầu hóa đơn ngay khi đặt hàng:
Quán nên chủ động thông báo cho khách hàng về chính sách xuất hóa đơn ngay từ đầu, bằng cách:
- Ghi chú trong phần mô tả quán trên ShopeeFood: "Quý khách cần hóa đơn vui lòng ghi rõ thông tin trong phần ghi chú đơn hàng"
- Chuẩn bị sẵn mẫu thông tin cần thiết để gửi cho khách, bao gồm: tên công ty/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ nhận hóa đơn, email nhận hóa đơn điện tử
Lưu ý rằng việc yêu cầu thông tin này nên được thực hiện trước khi giao hàng hoặc ngay khi xác nhận đơn. Nếu khách gọi lại sau nhiều ngày thì việc tra cứu và xuất hóa đơn sẽ phức tạp hơn.
Kiểm tra chính xác thông tin hóa đơn:
Khi phát hành hóa đơn cho khách, người bán cần kiểm tra chính xác các thông tin quan trọng như tên đơn vị, mã số thuế, giá trị đơn hàng và nội dung hàng hóa/dịch vụ. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hóa đơn không hợp lệ và phải xử lý điều chỉnh, gây mất thời gian cho cả hai bên.
Tránh rủi ro về bảo mật
Khi khách hàng cung cấp thông tin cá nhân và doanh nghiệp cho bạn, bạn có trách nhiệm bảo mật thông tin này. Một số lưu ý:
- Không chia sẻ thông tin khách hàng cho bên thứ ba
- Lưu trữ thông tin an toàn, có mã hóa nếu có thể
- Chỉ sử dụng thông tin cho mục đích xuất hóa đơn
- Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân
Chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn
Để xử lý yêu cầu hóa đơn nhanh, chính xác và đúng quy định, nhiều nhà hàng lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để giúp tự động hóa việc phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn, đồng thời dễ dàng đồng bộ dữ liệu bán hàng khi bán hàng đa kênh.
Trong đó, Sapo Invoice là một trong những giải pháp hóa đơn điện tử được nhiều nhà hàng, quán ăn tin dùng nhờ khả năng:
- Tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Tích hợp với nhiều nền tảng thương mại điện tử
- Đồng bộ dữ liệu doanh thu từ nhiều nguồn
- Tạo báo cáo thuế tự động, chính xác
Việc triển khai một hệ thống hóa đơn điện tử chuyên nghiệp sẽ giúp nhà hàng tiết kiệm thời gian xử lý, hạn chế sai sót khi kê khai thuế và chủ động đáp ứng yêu cầu hóa đơn từ khách hàng.
4. Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn ShopeeFood
4.1. Làm thế nào để đăng ký xuất hóa đơn điện tử trên ShopeeFood?
Để được ShopeeFood xuất hóa đơn điện tử, đối tác nhà hàng cần đã ký hợp đồng hợp tác chính thức với ShopeeFood và trong hợp đồng có điều khoản liên quan đến việc xuất hóa đơn. Quán cần đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin pháp lý hợp lệ như tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Nếu hợp đồng chưa có điều khoản, bạn có thể tham khảo chi tiết quy trình tiếp nhận yêu cầu xuất hóa đơn tại mục 2.1 để cập nhật thông tin đăng ký xuất hóa đơn. Sau khi hoàn tất, ShopeeFood sẽ thực hiện xuất hóa đơn định kỳ theo kỳ đối soát doanh thu.
4.2. Người mua có được yêu cầu xuất hóa đơn từ ShopeeFood không?
ShopeeFood KHÔNG xuất hóa đơn trực tiếp cho người mua. Nếu khách hàng đặt món qua ShopeeFood và cần hóa đơn, họ phải liên hệ với quán ăn để yêu cầu. Trách nhiệm xuất hóa đơn cho khách hàng thuộc về chủ quán ăn, nhà hàng.
Người mua có thể ghi chú yêu cầu hóa đơn ngay khi đặt món, hoặc liên hệ quán qua tính năng chat/call trên ứng dụng để xác nhận. Trường hợp quên yêu cầu lúc đặt, khách vẫn có thể liên hệ fanpage hoặc số điện thoại của quán, tuy nhiên khả năng được xuất bổ sung sẽ phụ thuộc vào chính sách của từng nhà hàng.
4.3. Việc xuất hóa đơn ShopeeFood có mất phí không?
ShopeeFood không thu phí đối với việc phát hành hóa đơn điện tử cho đối tác nhà hàng. Hóa đơn hoa hồng và phí dịch vụ được xuất định kỳ theo kỳ đối soát, và chi phí xuất hóa đơn đã được ShopeeFood bao gồm trong quy trình vận hành, giúp quán yên tâm sử dụng cho mục đích kế toán - thuế.
4.4. ShopeeFood có hỗ trợ xuất hóa đơn GTGT (VAT) cho quán không?
Có. ShopeeFood xuất hóa đơn GTGT (VAT) cho các đối tác nhà hàng là doanh nghiệp/hộ kinh doanh đã đăng ký hoạt động kinh doanh hợp pháp và có MST hợp lệ. Hóa đơn này ghi nhận phí dịch vụ, hoa hồng và các khoản liên quan giữa ShopeeFood và quán, đồng thời có thể sử dụng để kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định hiện hành.
Xem thêm: Bán trên ShopeeFood có đóng thuế không?
4.4. Nếu tôi gặp lỗi xuất hóa đơn ShopeeFood thì phải làm thế nào?
Trong trường hợp không nhận được hóa đơn, hóa đơn bị trễ hoặc phát sinh lỗi hệ thống, chủ quán nên chủ động liên hệ tổng đài ShopeeFood để được hỗ trợ kịp thời. Khi liên hệ, cần chuẩn bị sẵn mã đối tác, thông tin kỳ đối soát và mô tả lỗi cụ thể để ShopeeFood xử lý nhanh chóng và chính xác hơn.
Kết luận
Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm vững quy trình xuất hóa đơn ShopeeFood, hiểu đúng vai trò của nền tảng và trách nhiệm xuất hóa đơn của quán ăn. Khi chủ động xây dựng quy trình hóa đơn điện tử đồng bộ, quán ăn sẽ giảm đáng kể rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành. Theo dõi Blog Sapo để cập nhật thêm những kiến thức mới nhất về kinh doanh và quản lý bán hàng hiệu quả trên các sàn thương mại điện tử nhé!
