Những điểm cần lưu ý trong Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Với mục tiêu đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp trên phạm vi cả nước, Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC về hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Vậy thông tư về hóa đơn điện tử đã tác động đến doanh nghiệp như thế nào? Các điểm nổi bật cần nắm rõ trong thông tư 78 là gì, chủ kinh doanh hãy theo dõi bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 trong Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011: 

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Nội dung chính của thông tư 78/2021/TT-BTC 

Thông tư 78 này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123 bao gồm:

• Điều chỉnh nội dung về hóa đơn điện tử: ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử, chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, một số trường hợp khác áp dụng hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn điện tử, tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi từ cơ quan thuế có sai sót, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.
• Điều chỉnh nội dung về hóa đơn giấy gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in, ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in.
• Sử dụng biên lai, chứng từ.
• Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp.

3. Thời gian bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử

Trong thông tư về hóa đơn điện tử 78/2021/TT-BTC quy định bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử trong bán hàng bắt buộc từ ngày 01/11/2021 và được chia làm 2 giai đoạn. Mục tiêu đến 01/07/2022, 100% doanh nghiệp kinh doanh sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

• Giai đoạn 1: từ 11/2021 đến 03/2022, áp dụng tại 6 tỉnh thành: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ, Hải Phòng.
• Giai đoạn 2: từ 04/2022 đến 07/2022, áp dụng tại 57 tỉnh thành còn lại trên cả nước.

4. Chuyển đổi, áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

4.1. Quy định trong thông tư

Trong lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Thông tư 78 quy định: chủ doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không mã có nhu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đọc thêm: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

4.2. Xác định doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng nào

Để biết doanh nghiệp của mình thuộc nhóm đối tượng có mã hay không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể tra tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Theo đó:

• Doanh nghiệp nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là những doanh nghiệp bán lẻ, kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng, cung cấp dịch vụ có rủi ro cao về thuế. 
• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là những doanh nghiệp kinh doanh tại các lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch…

4.3. Lộ trình chuyển đổi 

Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo, người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không mã cần phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử sang hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo quy định. 

5. Các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử

Các trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo yêu cầu phát sinh.
• Người bán lập đầy đủ các nội dung hóa đơn và gửi hóa đơn điện tử cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn này cho cơ quan thuế, chậm nhất trong ngày gửi cho người mua. 

Đọc thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất năm 2022 theo Thông tư 78

6. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế 

Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh sau: siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, tạp hóa, trung tâm thương mại, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc, dịch vụ vui chơi, giải trí… cần sử dụng máy tính tiền có tính năng lập hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Theo lộ trình chuyển đổi, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân)
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán (có thuế, chưa thuế…)
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế

Máy tính tiền Sapo S2 có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử

Do đó, với các doanh nghiệp, cửa hàng đang kinh doanh truyền thống cần phải chuyển đổi số sang ứng dụng các công nghệ hiện đại vào quản lý bán hàng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên máy tính tiền. Nếu bạn đang kinh doanh theo các mô hình kể trên, hãy liên hệ ngay với Sapo - đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng và máy tính tiền có thể xuất được hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Chủ kinh doanh có thể đăng ký tư vấn ngay tại đây.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS

Dùng thử miễn phí

7. Một số lưu ý khi áp dụng thông tư về hóa đơn điện tử

7.1. Chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử 

Chủ kinh doanh cần thận trọng lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo những quy định mới nhất. Dưới đây là danh sách các tổ chức đáp ứng điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: 

7.2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

Sau khi nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử từ Cơ quan thuế, các doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC. 

Để đăng ký, doanh nghiệp & cửa hàng cần thực hiện 3 bước:

• Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký
• Bước 3: Thông báo chấp nhận cấp đăng ký hoặc từ chối từ Tổng cục Thuế

Đọc thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 123

7.3. Thời điểm hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử còn tồn

Điều 15, Nghị định hóa đơn điện tử 123 quy định kể từ khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải dừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ.

Để tiêu hủy hóa đơn tồn, doanh nghiệp làm theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 123. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ tiêu hủy hóa đơn theo quy định. 

Trên đây là những điểm nổi bật trong Thông tư 78/2021/TT-BTC về hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ mà các chủ kinh doanh cần biết. Nếu doanh nghiệp hay cửa hàng của bạn vẫn còn đang kinh doanh theo cách truyền thống, hãy nhanh chóng chuyển đổi số để chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Cơ quan thuế.