Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa chuẩn TT 78 và NĐ 123

Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa là một lỗi thường gặp trong các tổ chức, doanh nghiệp. Việc viết sai sẽ làm ảnh hưởng đến các quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Làm thế nào để xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa nhanh chóng và tuân thủ theo quy định của pháp luật? Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý trong bài viết dưới đây, đừng bỏ qua nhé.

1. Nguyên nhân khiến hóa đơn bị sai tên hàng hóa

Việc ghi sai tên hàng hóa trên hóa đơn là lỗi thường gặp nhưng có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt là khi bị cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu hoặc thanh tra đột xuất. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sai sót này, phổ biến nhất bao gồm:

1. Người lập hóa đơn thao tác nhầm hoặc thiếu kiểm tra thông tin trước khi phát hành.

2. Do tiếp nhận thông tin không chính xác từ bộ phận bán hàng, kho hoặc từ phía khách hàng.

3. Tên hàng hóa có thay đổi nhưng chưa được cập nhật kịp thời vào phần mềm hóa đơn.

4. Phần mềm hóa đơn gặp lỗi khi đồng bộ dữ liệu hoặc sinh mã hàng hóa.

5. Do cố ý ghi sai để điều chỉnh giá trị, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa không đúng thực tế.

Dù bắt nguồn từ nguyên nhân nào, doanh nghiệp cũng cần chủ động phát hiện và xử lý kịp thời hóa đơn sai tên hàng hóa. Việc điều chỉnh cần được thực hiện đúng quy trình, tuân thủ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thực hiện trước khi có thông báo kiểm tra hoặc thanh tra từ cơ quan thuế.

Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như Sapo Invoice, giúp kiểm soát chặt chẽ thông tin hàng hóa, cảnh báo sai lệch và hỗ trợ điều chỉnh đúng quy định khi cần thiết.

2. Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa có ảnh hưởng gì?

Việc hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, dù là một lỗi tưởng chừng nhỏ, lại tiềm ẩn nhiều hậu quả đáng kể, đặc biệt về mặt pháp lý và hoạt động kinh doanh.

Không tuân thủ quy định của pháp luật

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các thông tin trên hóa đơn điện tử, bao gồm tên hàng hóa, phải chính xác và khớp với thực tế giao dịch. Sai sót như viết sai tên hàng hóa có thể dẫn đến việc:

• Hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
• Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Các lỗi về hóa đơn điện tử thường bị xử phạt theo quy định pháp luật. Mức phạt phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của lỗi. Nếu không kịp thời phát hiện và sửa chữa, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các biện pháp xử lý bổ sung như bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra đột xuất.

Tác động lâu dài đến hồ sơ pháp lý

Sai sót trong hóa đơn có thể ảnh hưởng đến hồ sơ tài chính, gây khó khăn khi kiểm toán hoặc kiểm tra từ cơ quan thuế. Về lâu dài, các lỗi này lặp lại nhiều lần sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt cơ quan quản lý nhà nước.

Tăng chi phí vận hành

Khi bị sai, doanh nghiệp phải dành thêm nguồn lực để xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa như kiểm tra và chỉnh sửa hóa đơn, chi phí in ấn/phát hành lại hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, nếu không được phát hiện kịp thời, việc sửa chữa có thể kéo theo các chi phí bổ sung như phí nộp phạt hoặc thuê tư vấn pháp lý.

Mất lòng tin từ đối tác và khách hàng

Các hóa đơn sai thông tin, đặc biệt là sai tên hàng hóa sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp, thậm chí nghi ngờ về tính pháp lý của hóa đơn. Một số khách hàng có thể từ chối nhận hóa đơn sai dẫn đến việc chậm thanh toán hay gián đoạn hợp đồng kinh doanh, ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền kinh doanh.

3. Căn cứ pháp luật để xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa

Việc sửa chữa hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót là một quy trình quan trọng mà các doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ để tránh vi phạm quy định pháp luật. Hiện nay, các quy định liên quan đến vấn đề này được nêu rõ trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

3.1. Các trường hợp sai sót được điều chỉnh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Điều 19 của nghị định, có 03 trường hợp phổ biến khi hóa đơn điện tử có sai sót và cần xử lý:

- Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua

• Khi phát hiện sai sót, người bán có quyền hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn điện tử mới.
• Hóa đơn cũ không cần báo cáo với cơ quan thuế, chỉ cần lưu trữ nội bộ trong doanh nghiệp.

- Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

• Hai bên (người mua và người bán) có thể thỏa thuận hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
• Người bán phải lưu trữ thông tin hóa đơn bị hủy để giải trình khi cần.

- Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi và đã kê khai thuế

• Trường hợp này cần lập biên bản điều chỉnh giữa hai bên.
• Sau đó, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm mà phải ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm nội dung sai.

3.2. Nguyên tắc chung về xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa theo Thông tư 78

• Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán không thể sửa trực tiếp trên hóa đơn cũ mà phải lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải có đầy đủ thông tin của hóa đơn gốc, kèm theo ghi chú "Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số... ngày... tháng... năm...".
• Nếu hóa đơn bị sai nhưng chưa được kê khai thuế, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn mới mà không cần kê khai điều chỉnh thuế.

4. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa

Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập bị sai tên hàng hóa, người bán cần xử lý đúng quy trình pháp lý tùy theo từng tình huống cụ thể dưới đây:

4.1. Trường hợp 1: Hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu phát hiện hóa đơn sai tên hàng hóa trước khi gửi cho người mua, người bán được phép:

• Thông báo hủy hóa đơn có sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123);
• Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lại cơ quan thuế để cấp mã mới, sau đó gửi cho người mua.

Việc này giúp đảm bảo hóa đơn gửi đi là đúng và hợp lệ ngay từ đầu, tránh phải điều chỉnh sau này.

4.2. Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua (có mã hoặc không có mã) và bị sai tên hàng hóa

Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn đã được gửi đi và phát hiện sai sót về tên hàng hóa, người bán có thể chọn một trong hai cách xử lý sau:

Cách 1 – Lập hóa đơn điều chỉnh:

• Xuất một hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ dòng chữ:
  “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số …, ký hiệu …, số … ngày … tháng … năm …”.
• Nội dung điều chỉnh có thể là tên hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất nếu liên quan.

Cách 2 – Lập hóa đơn thay thế:

Hủy bỏ hóa đơn điện tử cũ có sai sót và phát hành hóa đơn điện tử mới thay thế, ghi chú rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số …, ký hiệu …, số … ngày … tháng … năm …”.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điều chỉnh (theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78).

4.3. Trường hợp 3: Hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế trước đó, nhưng tiếp tục phát hiện sai sót

Theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh hoặc thay thế mà sau đó vẫn tiếp tục phát hiện sai tên hàng hóa, người bán phải xử lý theo đúng hình thức đã sử dụng lần đầu tiên (tức là điều chỉnh tiếp nếu trước đó đã điều chỉnh, hoặc thay thế tiếp nếu đã thay thế).

Lưu ý quan trọng: Do sai tên hàng hóa là một trong những lỗi dễ dẫn đến vi phạm về nội dung hóa đơn, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, phát hiện và xử lý càng sớm càng tốt – trước thời điểm bị cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra. Việc tuân thủ quy định sẽ giúp tránh các rủi ro như bị xử phạt vi phạm hành chính, không được khấu trừ thuế hoặc bị truy thu.

=>>> Giải pháp từ Sapo: Phần mềm Sapo Invoice hỗ trợ phát hiện sai sót trước khi phát hành hóa đơn, cho phép xử lý linh hoạt theo cả hai hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời tích hợp mẫu 04/SS-HĐĐT để gửi cơ quan thuế đúng hạn, đúng quy định – giúp nhà bán hàng an tâm trong suốt quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

5. Nên xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa theo cách nào?

Để lựa chọn được cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa, doanh nghiệp có thể tham khảo một số tiêu chí sau:

Xem thêm: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xử lý khi mắc phải. Việc xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cần phải thực hiện đúng quy định và trước khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền để tránh rủi ro bị phạt. Hy vọng những thông tin được Sapo chia sẻ sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.