Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, việc ghi sai tên hàng hóa là một trong những lỗi khá phổ biến. Nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp băn khoăn liệu khi phát hiện sai tên hàng hóa trên hóa đơn đã phát hành có cần xuất lại hóa đơn hay không, và phải xử lý như thế nào để đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai tên hàng hóa theo quy định mới nhất.
1. Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử có phải xuất lại không?
Có. Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các thông tin như mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thì người bán phải xử lý bằng một trong hai hình thức:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Lập hóa đơn điện tử thay thế
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC
b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”;
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Như vậy, khi phát hiện hóa đơn ghi sai tên hàng hóa, người bán không được bỏ qua mà cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định.
2. Khi nào nên lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào nên lập hóa đơn thay thế?
Người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án:
2.1. Lập hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành và ghi rõ dòng chữ:
"Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm..."
Hình thức này thường được lựa chọn khi chỉ cần điều chỉnh một số nội dung sai sót nhưng vẫn muốn giữ nguyên hóa đơn gốc để đối chiếu.
2.2. Lập hóa đơn thay thế
Doanh nghiệp lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn đã sai và ghi rõ:
"Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm..."
Cách xử lý này phù hợp khi hóa đơn có nhiều sai sót hoặc doanh nghiệp muốn sử dụng một hóa đơn mới với đầy đủ thông tin chính xác.
Lưu ý: Khi lập sai cần lập hoá đơn thay thế, không lập hoá đơn điều chỉnh
2. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa
Khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, người bán có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo sai sót
- Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức: Hai bên lập biên bản thỏa thuận ghi nhận nội dung sai sót và phương án xử lý.
- Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh: Người bán thực hiện thông báo sai sót cho người mua thông qua email, phần mềm hoặc các hình thức phù hợp khác.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Người bán lựa chọn phương án điều chỉnh hoặc thay thế và lập hóa đơn mới theo quy định.
Bước 3: Ký số trên hóa đơn
Thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số hợp lệ trước khi phát hành hóa đơn.
Bước 4: Gửi cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã)
Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp cần gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ:
- Hóa đơn gốc;
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế;
- Biên bản thỏa thuận hoặc thông báo sai sót (nếu có).
Đây là cơ sở quan trọng phục vụ việc đối chiếu và quyết toán thuế sau này.
Xem thêm: [INFOGRAPHIC] Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai từ 01/07/2026
5. Có được điều chỉnh nhiều hóa đơn sai tên hàng hóa cùng lúc không?
Có. Theo quy định hiện hành, nếu trong cùng một tháng người bán phát hiện nhiều hóa đơn của cùng một khách hàng cùng sai một loại thông tin như:
- Tên hàng hóa;
- Đơn giá;
- Thuế suất;
- Thông tin người mua;
thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho toàn bộ các hóa đơn sai sót đó. Kèm theo hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần đính kèm Bảng kê hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT theo quy định.
Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn hộ kinh doanh cần nắm rõ
Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến các lỗi như sai tên hàng hóa, sai đơn giá hoặc sai thông tin khách hàng. Để giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp trực tiếp với hệ thống bán hàng.
Với Sapo Invoice, thông tin hàng hóa được đồng bộ tự động từ dữ liệu bán hàng, giúp hạn chế tối đa sai sót khi lập hóa đơn. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ khởi tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định hiện hành, đáp ứng các yêu cầu mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nhờ đó, người bán có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu và xử lý các trường hợp hóa đơn sai sót, đồng thời đảm bảo dữ liệu hóa đơn được lập và lưu trữ đúng quy định của cơ quan thuế.
