Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ 01/6/2025 theo NĐ70

Từ ngày 01/6/2025, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ không còn áp dụng quy trình hủy hóa đơn điện tử như trước. Đây là một thay đổi lớn được quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP – văn bản pháp lý mới nhất sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thay vì hủy hóa đơn khi sai sót, người bán sẽ cần xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, đi kèm các quy định chặt chẽ hơn về việc lập biên bản, mẫu biểu, cũng như trình tự thực hiện.

Vậy khi nào cần điều chỉnh, khi nào cần thay thế? Quy trình thực hiện ra sao? Và làm thế nào để đảm bảo đúng chuẩn quy định mới, tránh bị xử phạt? Bài viết dưới đây từ Sapo sẽ giúp bạn hiểu đúng – làm đúng với hướng dẫn rõ ràng và dễ áp dụng nhất.

I. Các điểm mới nổi bật trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP về huỷ hóa đơn điện tử sai sót

Tại Khoản 13, Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Chính phủ đã chính thức sửa đổi Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP – thay đổi hoàn toàn cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Dưới đây là 4 điểm quan trọng bạn cần nắm rõ:

1. Không còn quy định “hủy hóa đơn điện tử”

Theo quy định mới, người bán không còn được hủy hóa đơn điện tử đã lập sai, kể cả khi hóa đơn chưa gửi cho người mua. Thay vào đó, việc xử lý sai sót sẽ được thực hiện qua hình thức:

• Lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc
• Lập hóa đơn thay thế, tùy từng tình huống cụ thể.
  • Trước đây: Nếu hóa đơn sai nhưng chưa gửi → được phép hủy và lập lại
  • Hiện nay: Phải điều chỉnh hoặc thay thế – không còn “hủy”

2. Bổ sung quy định lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai, người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Cụ thể:

• Áp dụng bắt buộc với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh.
• Nếu người mua là cá nhân → chỉ cần thông báo hoặc công bố trên website (nếu có).

3. Được phép lập 01 hóa đơn thay thế/điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai

Quy định mới cho phép người bán được lập 1 hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng, với cùng người mua. Cần kèm theo bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

4. Xử lý sai sót khi cơ quan thuế phát hiện

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai:

• CQT sẽ gửi thông báo yêu cầu người bán kiểm tra
• Người bán chịu trách nhiệm rà soát và điều chỉnh/thay thế theo đúng trình tự
• Bỏ yêu cầu cơ quan thuế phản hồi trong vòng 1 ngày như trước

II. Các tình huống sai sót thường gặp & cách xử lý mới

Tùy theo mức độ sai sót trên hóa đơn điện tử, người bán sẽ áp dụng cách xử lý khác nhau theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Dưới đây là 3 nhóm tình huống phổ biến và hướng dẫn chi tiết:

1. Sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)

Trường hợp áp dụng:

• Sai tên người mua (ví dụ: viết sai họ tên, viết tắt sai)
• Sai địa chỉ (nhầm số nhà, thiếu phường, xã…)
• Không sai mã số thuế, các nội dung khác đúng

Cách xử lý:

• Không cần lập lại hóa đơn
• Người bán thông báo cho người mua biết nội dung hóa đơn sai
• Gửi Thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để ghi nhận
• Khi kê khai thuế, ghi đúng thông tin đã điều chỉnh về tên, địa chỉ

Đây là tình huống được xử lý nhẹ nhàng nhất, không cần điều chỉnh hay thay thế hóa đơn.

2. Sai mã số thuế, tiền thuế, đơn giá, tên hàng, quy cách sản phẩm

Trường hợp áp dụng:

• Ghi sai mã số thuế của người mua
• Ghi sai đơn giá, thuế suất, số tiền
• Ghi sai tên hàng hóa, thiếu/thừa sản phẩm, sai quy cách

Cách xử lý:

Bước 1: Thông báo & thỏa thuận

Hai bên (người bán và người mua) trao đổi – xác nhận nội dung sai sót và thống nhất phương án xử lý.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận

Biên bản cần có các thông tin:

• Số hóa đơn gốc, ký hiệu, ngày lập
• Nội dung sai và nội dung đúng
• Hình thức xử lý: điều chỉnh hay thay thế
• Chữ ký điện tử của cả 2 bên

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

• Hóa đơn điều chỉnh: ghi thêm dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”
• Hóa đơn thay thế: ghi dòng “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”

Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế + lưu trữ biên bản

Bước 5: Kê khai thuế

Kê khai theo hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh nếu có phát sinh chênh lệch thuế

Lưu ý: Không được thay đổi hoặc xóa hóa đơn cũ. Tất cả đều phải để lại dấu vết, phục vụ thanh tra – kiểm tra sau này.

3. Nhiều hóa đơn sai trong tháng, cùng người mua

Trường hợp áp dụng:

• Cùng một người mua
• Cùng sai thông tin (ví dụ sai tên hàng, đơn giá…) trên nhiều hóa đơn
• Các hóa đơn cùng tháng

Cách xử lý:

• Lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất
• Đính kèm Bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT
• Ghi rõ là hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho danh sách hóa đơn trong bảng kê

Quy định mới này giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt với doanh nghiệp phát hành số lượng lớn hóa đơn mỗi tháng.

III. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Dưới đây là quy trình xử lý hóa đơn sai sót chuẩn quy định mới áp dụng từ ngày 01/6/2025. Tùy từng trường hợp cụ thể, người bán cần chọn phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn – nhưng đều cần tuân theo trình tự 5 bước sau:

Bước 1: Xác định lỗi sai & trao đổi với người mua

Trước tiên, người bán cần rà soát nội dung sai sót:

• Sai ở đâu? (mã số thuế, tên hàng, đơn giá…)
• Mức độ ảnh hưởng (ảnh hưởng đến thuế, nghĩa vụ kê khai hay không?)
• Có cần thay thế hay chỉ điều chỉnh?

Liên hệ người mua để xác minh lỗi và trao đổi hướng xử lý.
Việc này giúp giảm thiểu tranh chấp và là cơ sở để lập văn bản thỏa thuận.

Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận (nếu bắt buộc)

Trường hợp bắt buộc lập biên bản: Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh

Nội dung cần có:

• Thông tin hóa đơn gốc (số, ngày, ký hiệu…)
• Lỗi sai cụ thể và nội dung điều chỉnh
• Hình thức xử lý: điều chỉnh hay thay thế
• Lý do điều chỉnh
• Chữ ký số của cả hai bên (trên file PDF hoặc qua phần mềm)

Trường hợp người mua là cá nhân → không cần biên bản, chỉ cần thông báo qua email hoặc website.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Tùy theo loại lỗi và thỏa thuận giữa hai bên, người bán tiến hành:

• Lập hóa đơn điều chỉnh:
  • Thêm dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”
  • Chỉ ghi chênh lệch cần điều chỉnh (tăng/giảm)
• Lập hóa đơn thay thế:
  • Ghi dòng “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”
  • Thể hiện lại toàn bộ nội dung chính xác

Đối với nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng → được phép lập 1 hóa đơn thay thế/điều chỉnh duy nhất kèm bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT.

Bước 4: Gửi hóa đơn + lưu trữ chứng từ

• Gửi hóa đơn mới cho người mua (với hóa đơn không có mã)
• Gửi hóa đơn đến CQT để được cấp mã (với hóa đơn có mã)
• Lưu trữ biên bản, bảng kê, thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT)
• Bảo quản toàn bộ hồ sơ để xuất trình khi có thanh tra, kiểm tra

Bước 5: Kê khai thuế đúng theo hóa đơn điều chỉnh

• Nếu hóa đơn sai ảnh hưởng đến số tiền thuế GTGT đầu ra → kê khai điều chỉnh trên tờ khai tháng hiện tại
• Nếu không ảnh hưởng đến tiền thuế (ví dụ sai tên hàng, địa chỉ…) → kê khai theo hướng dẫn tại Thông tư 78

IV. Những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai không còn quá phức tạp, nhưng để tránh rủi ro bị phạt hoặc không được cơ quan thuế chấp nhận, người bán cần nắm rõ một số lưu ý sau:

1. Tuyệt đối không xóa, hủy, hoặc chỉnh sửa hóa đơn gốc

Hóa đơn sai phải được lưu giữ đầy đủ, không được xóa bỏ hoặc làm mất dấu vết. Đây là căn cứ để giải trình với cơ quan thuế nếu có thanh tra, kiểm tra.

Sai thì điều chỉnh hoặc thay thế – không được "xử lý nội bộ" bằng cách xóa hóa đơn cũ.

2. Lập đúng và đủ văn bản kèm theo

• Biên bản thỏa thuận điều chỉnh/thay thế là chứng từ bắt buộc (trừ khi người mua là cá nhân).
• Thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT cần nộp đúng thời hạn: chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai có hóa đơn sai.
• Bảng kê hóa đơn sai sót (mẫu 01/BK-ĐCTT) nếu dùng 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn.

3. Không nhầm lẫn giữa “điều chỉnh” và “thay thế”

Điều chỉnh dùng để xử lý sai một phần. Nếu sai nhiều nội dung hoặc sai cấu trúc hóa đơn → nên lập thay thế.

4. Tránh kê khai sai do nhầm giữa hóa đơn cũ và mới

Khi lập hóa đơn điều chỉnh:

• Hóa đơn gốc vẫn được giữ nguyên số và kê khai
• Hóa đơn điều chỉnh chỉ kê khai phần chênh lệch → không được kê khai trùng toàn bộ số tiền

5. Ưu tiên sử dụng phần mềm có tích hợp quy trình đúng chuẩn

Việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn nếu thao tác thủ công rất dễ thiếu sót. Nên dùng phần mềm:

• Tự động tạo mẫu 04/SS-HĐĐT, biên bản thỏa thuận
• Hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế có sẵn trường ghi chú theo đúng định dạng
• Lưu trữ chứng từ đi kèm đúng quy định pháp luật

V. Câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

1. Từ 01/6/2025, doanh nghiệp có còn được hủy hóa đơn điện tử không?

Không. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ hoàn toàn quy định về “hủy hóa đơn” khi sai sót. Người bán bắt buộc phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy vào từng trường hợp cụ thể.

2. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào cần lập hóa đơn thay thế?

3. Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn có bắt buộc không?

Có, nếu người mua là:

• Doanh nghiệp
• Tổ chức kinh tế
• Hộ/cá nhân kinh doanh

Không bắt buộc nếu người mua là cá nhân tiêu dùng cuối, nhưng người bán vẫn phải thông báo qua email hoặc đăng trên website (nếu có).

4. Nếu không nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT khi phát hiện sai sót thì có bị phạt không?

Có. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người bán có thể bị xử phạt hành chính từ:

• 2.000.000 – 4.000.000 đồng nếu chậm nộp từ 1–10 ngày
• 4.000.000 – 8.000.000 đồng nếu chậm trên 11 ngày hoặc không nộp

5. Có thể lập 1 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong tháng không?

Có. Đây là điểm mới quan trọng trong Nghị định 70. Người bán được phép:

• Lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai
• Điều kiện: cùng 1 người mua, cùng tháng, kèm theo Bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT

6. Hóa đơn đã gửi cho người mua mới phát hiện sai thì có xử lý được không?

Được. Người bán chỉ cần:

• Trao đổi và lập biên bản với người mua (nếu thuộc nhóm bắt buộc)
• Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đúng theo quy định
• Không cần thu hồi lại bản cũ, vì hệ thống đã lưu vết đầy đủ

Việc nắm rõ những thay đổi này không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn mà còn tránh được rủi ro bị xử phạt không đáng có trong quá trình kê khai, thanh tra thuế. Đồng thời, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ quy trình điều chỉnh – thay thế theo luật mới sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, thao tác chính xác và minh bạch trong mọi tình huống.

Sapo Invoice đã được cập nhật đầy đủ quy định mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hỗ trợ:

• Lập biên bản, thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT nhanh chóng

• Tạo hóa đơn điều chỉnh/thay thế đúng mẫu

• Gửi hóa đơn đến người mua hoặc CQT chỉ trong vài thao tác