Trong những năm gần đây, việc chuyển đổi số trong công tác quản lý thuế ngày càng được đẩy mạnh, đặc biệt là với hộ kinh doanh cá thể – lực lượng chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP mới nhất, từ ngày 01/6/2025, nhiều hộ kinh doanh sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, thay vì hóa đơn giấy như trước đây. Vậy cụ thể, ai thuộc diện phải áp dụng? Hóa đơn hộ kinh doanh có những đổi mới nào? Cùng Sapo tìm hiểu chi tiết dưới đây.
1. Hóa đơn hộ kinh doanh là gì? Có bao nhiêu loại?
1.1 Hóa đơn hộ kinh doanh là gì?
Hóa đơn của hộ kinh doanh là chứng từ do hộ, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi nhận thông tin về giao dịch và nghĩa vụ thuế. Đây là căn cứ pháp lý để khách hàng hạch toán, kê khai, và để cơ quan thuế theo dõi doanh thu, xác định nghĩa vụ thuế GTGT hoặc thuế TNCN.
1.2 Các loại hóa đơn hộ kinh doanh có thể sử dụng
Tùy theo quy mô, phương pháp kê khai và mô hình kinh doanh, hộ kinh doanh có thể sử dụng các loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn bán hàng
Dùng cho hộ kinh doanh không thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay. - Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Chỉ áp dụng với hộ kinh doanh đăng ký tự nguyện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, hoặc chuyển đổi thành doanh nghiệp. Loại hóa đơn này thể hiện đầy đủ giá trị hàng hóa, thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán. - Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
Được sử dụng ngày càng phổ biến. Trong đó:- Hóa đơn điện tử có mã: Cấp mã tự động từ hệ thống Tổng cục Thuế, phù hợp với hầu hết hộ kinh doanh.
- Hóa đơn không mã: Áp dụng với doanh nghiệp có hệ thống CNTT đạt chuẩn và được xét duyệt.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Là loại hóa đơn không cần ký số, dùng cho các hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn, giải trí… theo quy định từ 01/6/2025.
1.3 Khi nào hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn?
Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP và NĐ 70/2025/NĐ-CP:
- Khi có yêu cầu từ khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho đơn vị có nghĩa vụ kê khai thuế
- Khi thuộc diện áp dụng bắt buộc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (từ 01/6/2025)
- Khi có nhu cầu kê khai, minh bạch doanh thu để vay vốn, đấu thầu hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh
2. Quy định mới từ 01/6/2025 về hóa đơn hộ kinh doanh
2.1 Đối tượng hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sau ngày 01/6/2025
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng sau đây sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng như:
- Trung tâm thương mại, siêu thị
- Cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, xe máy và xe có động cơ)
- Nhà hàng, quán ăn, khách sạn
- Dịch vụ vận tải, giải trí, chiếu phim, nghệ thuật…
Lưu ý: Trường hợp hộ kinh doanh không thuộc nhóm trên nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn, vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từng lần phát sinh.
Xem thêm: Nghị định 70 khiến hộ kinh doanh nhỏ “chật vật”: Giải pháp nào giúp chuyển đổi dễ dàng?
2.2 Các hình thức hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh
Tùy vào quy mô và loại hình kinh doanh, hộ kinh doanh sẽ áp dụng một trong hai hình thức sau:
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
Bắt buộc với các đối tượng nêu trên. Hóa đơn sẽ tự động kết nối dữ liệu về cơ quan thuế và không cần ký số. - Hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế:
Dành cho hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, không thuộc nhóm bắt buộc máy tính tiền, hoặc sử dụng hóa đơn từng lần phát sinh khi khách hàng yêu cầu.
2.3 Hộ kinh doanh nào vẫn được dùng hóa đơn giấy?
Từ 01/7/2022, hóa đơn giấy chỉ còn được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế cấp từng lần. Vì vậy, trừ khi có lý do cụ thể và được Cục Thuế chấp thuận, mọi hộ kinh doanh nên chuẩn bị chuyển sang hóa đơn điện tử để tránh gián đoạn hoạt động.
3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Kể từ khi Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn là ưu tiên mà đã trở thành nghĩa vụ đối với nhiều hộ kinh doanh. Tuy nhiên, việc triển khai vẫn còn gây khó khăn cho không ít chủ hộ. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản giúp bạn dễ dàng bắt đầu.
3.1 Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện theo 3 bước:
- Bước 1: Gửi hồ sơ đăng ký
Thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử được tích hợp sẵn. Nội dung cần đăng ký bao gồm:- Thông tin hộ kinh doanh
- Loại hóa đơn đăng ký sử dụng (có mã / không mã / từ máy tính tiền)
- Thời điểm bắt đầu sử dụng
- Bước 2: Nhận thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế
Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. - Bước 3: Kết nối hệ thống và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh có thể chọn dùng phần mềm riêng hoặc tích hợp sẵn với phần mềm bán hàng để xuất hóa đơn trực tiếp tại điểm bán.
3.2 Cách lập và xuất hóa đơn điện tử
Có 2 cách phổ biến:
- Xuất hóa đơn ngay trên phần mềm bán hàng (ví dụ: Sapo)
Phù hợp với cửa hàng, hộ kinh doanh cần thao tác nhanh – không cần mở máy tính riêng. - Lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử
Áp dụng cho hộ kinh doanh có bộ phận kế toán hỗ trợ, thao tác chủ yếu trên máy tính để bàn hoặc laptop.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
- Tên khách hàng, nếu có
- Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá
- Tổng tiền thanh toán (có hoặc không có thuế GTGT tùy trường hợp)
- Mã số xác thực (nếu có mã cơ quan thuế)
- Thời điểm lập hóa đơn
3.3 Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn
Nếu khách hàng cá nhân không yêu cầu xuất hóa đơn, hộ kinh doanh vẫn cần ghi nhận doanh thu và kê khai đầy đủ theo quy định.
Có thể chọn 1 trong 2 cách:
- Xuất hóa đơn điện tử cho người mua không xác định
- Tổng hợp theo bảng kê hóa đơn bán lẻ, nộp định kỳ cho cơ quan thuế nếu được phép
4. Mẫu hóa đơn hộ kinh doanh mới nhất & lưu ý khi sử dụng
Kể từ khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mẫu hóa đơn của hộ kinh doanh đã có những điều chỉnh đáng chú ý – đặc biệt là khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã, không mã hoặc từ máy tính tiền.
4.1 Mẫu hóa đơn hộ kinh doanh phổ biến hiện nay
Tùy theo hình thức sử dụng, hộ kinh doanh có thể tham khảo các mẫu hóa đơn sau:
a. Hóa đơn bán hàng điện tử (phổ biến nhất)
- Dành cho hộ kinh doanh không kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Thông tin cơ bản: tên hộ kinh doanh, mã số thuế (nếu có), tên hàng hóa, đơn giá, tổng tiền.
b. Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (GTGT)
- Dành cho hộ kinh doanh có đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Gồm các chỉ tiêu: giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng thanh toán.
c. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Không yêu cầu ký số.
- Nội dung hiển thị đơn giản: tên hàng hóa/dịch vụ, tổng tiền thanh toán, thời điểm giao dịch, mã số thuế người bán.
4.2 Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy
Trong trường hợp cần in chứng từ hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ hoặc phục vụ đối chiếu nội bộ, mẫu chuyển đổi cần có:
- Dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Họ tên, chữ ký người chuyển đổi
- Thời gian chuyển đổi
- Thông tin hóa đơn trùng khớp với bản gốc điện tử
Lưu ý: Hóa đơn chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ nội bộ, không có giá trị pháp lý để giao dịch, thanh toán.
4.3 Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh
- Kiểm tra kỹ thông tin người bán, người mua, thời điểm lập hóa đơn trước khi xuất.
- Nếu sai sót, cần xử lý đúng quy định: điều chỉnh, thay thế hoặc hủy (theo Điều 19 Nghị định 123).
- Hóa đơn điện tử bắt buộc lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Nên sử dụng phần mềm có tính năng xuất – quản lý – lưu trữ đồng bộ như Sapo Invoice để hạn chế rủi ro.
5. Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Không ít hộ kinh doanh lo lắng rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ làm tăng chi phí, phức tạp quy trình bán hàng và kê khai thuế. Tuy nhiên, nếu chọn được giải pháp phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, tối ưu vận hành và tuân thủ quy định thuế một cách dễ dàng. Một trong những lựa chọn đang được nhiều chủ hộ tin dùng hiện nay là Sapo Invoice.
5.1 Lý do hộ kinh doanh nên dùng phần mềm hóa đơn điện tử
- Đáp ứng đúng quy định pháp luật: Sapo Invoice là đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép, đáp ứng đầy đủ tiêu chí tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Tích hợp trực tiếp với phần mềm bán hàng Sapo: Giúp bạn tạo hóa đơn ngay khi thanh toán, không cần chuyển đổi dữ liệu thủ công.
- Không cần chữ ký số khi sử dụng máy tính tiền: Đặc biệt phù hợp với hộ kinh doanh bán lẻ, nhà hàng, spa, quán ăn, hiệu thuốc…
- Xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi: Hỗ trợ cả trên máy tính, tablet và điện thoại.
- Xử lý linh hoạt các tình huống sai sót: Hỗ trợ chỉnh sửa, thay thế, hủy hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123.
5.2 Ưu đãi hấp dẫn khi đăng ký Sapo Invoice
- Giảm ngay 25% giá bán tất cả các gói dịch vụ
- Cam kết giá tốt nhất thị trường: Nếu tìm thấy báo giá thấp hơn, Sapo sẽ áp dụng mức giá tương đương.
- Tư vấn triển khai 1:1 miễn phí: Hỗ trợ từ bước đăng ký với cơ quan thuế đến hướng dẫn sử dụng.
Trải nghiệm xuất hóa đơn điện tử đơn giản – đúng chuẩn pháp luật – chỉ trong vài phút cùng Sapo Invoice.
6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn
6.1 Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?
Có, nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn
- Hộ kinh doanh thuộc nhóm bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123 & Nghị định 70/2025
- Kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và cần kê khai, hạch toán minh bạch
Lưu ý: Từ ngày 01/6/2025, nhiều hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, không còn được sử dụng hóa đơn giấy như trước đây.
6.2 Hộ kinh doanh có thể xuất những loại hóa đơn nào?
Hiện nay, hóa đơn của hộ kinh doanh gồm 3 loại chính:
- Hóa đơn bán hàng điện tử: Dành cho hộ kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng nếu hộ đăng ký theo phương pháp khấu trừ
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Không cần chữ ký số, bắt buộc với một số mô hình từ 01/6/2025
6.3 Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hóa đơn không?
Có. Hộ kinh doanh cá thể hoàn toàn có thể xuất hóa đơn, kể cả hóa đơn điện tử nếu đáp ứng điều kiện về đăng ký thuế và sử dụng phần mềm hợp lệ. Nếu không sử dụng hóa đơn thường xuyên, có thể xin cấp hóa đơn từng lần phát sinh từ cơ quan thuế.
6.4 Hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào?
Tùy vào hình thức và phần mềm đang sử dụng, hộ kinh doanh có thể:
- Xuất hóa đơn ngay khi bán hàng qua máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice để lập, ký và gửi hóa đơn trực tuyến
Mẹo: Khi xuất hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh, cần đảm bảo thông tin bên bán, bên mua, thời điểm lập hóa đơn, tổng giá trị, mã số thuế (nếu có).
6.5 Có thể xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh khác không?
Có. Trường hợp bạn bán hàng cho một hộ kinh doanh khác, hoàn toàn có thể xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh như một khách hàng doanh nghiệp. Nếu bên mua không có mã số thuế, có thể bỏ trống hoặc điền "khách lẻ".
6.6 Xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ như thế nào?
- Trường hợp khách không lấy hóa đơn: ghi nhận theo bảng kê hoặc xuất hóa đơn cho “người mua không xác định”
- Nếu có yêu cầu xuất hóa đơn: sử dụng phần mềm để tạo hóa đơn bán hàng điện tử hộ kinh doanh như thông thường
6.7 Hóa đơn hộ kinh doanh có giá trị pháp lý như doanh nghiệp không?
Có. Miễn là hóa đơn được lập đúng quy định, có mã số thuế, được cơ quan thuế chấp thuận và sử dụng phần mềm hợp lệ, thì hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương doanh nghiệp.
Việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là quy định bắt buộc, mà còn là bước đệm giúp hộ kinh doanh vận hành minh bạch, tiết kiệm thời gian, dễ dàng quản lý doanh thu và tuân thủ pháp luật. Đặc biệt, từ ngày 01/6/2025, nhiều hộ kinh doanh sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền – do đó, càng chuẩn bị sớm, càng tránh rủi ro và tối ưu hiệu quả hoạt động.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử dễ dùng – đúng chuẩn – giá tốt, hãy để Sapo Invoice đồng hành cùng bạn trong quá trình chuyển đổi số. Phần mềm tích hợp liền mạch với hệ thống bán hàng, hỗ trợ xuất hóa đơn mọi lúc mọi nơi và được Tổng cục Thuế cấp phép.
Trải nghiệm ngay Sapo Invoice – đơn giản hóa nghiệp vụ hóa đơn, tối ưu vận hành hộ kinh doanh
