Từ ngày 01/7/2026, hàng loạt quy định mới về hóa đơn điện tử chính thức có hiệu lực theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trong việc đăng ký, sử dụng, xử lý sai sót hóa đơn điện tử cũng như quản lý thông tin thuế.
Nếu đang kinh doanh bán lẻ, bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, hộ kinh doanh cần nắm rõ 7 thay đổi dưới đây để thực hiện đúng quy định và tránh bị gián đoạn hoạt động xuất hóa đơn.
1. Không phải mọi hộ kinh doanh bán hàng trực tiếp đều phải chuyển sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Theo điểm c Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (trừ hoạt động bán lẻ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác).
Tuy nhiên, quy định cũng nêu rõ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã theo quy định thì không bắt buộc phải đăng ký chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Như vậy, việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng không đồng nghĩa với việc mọi hộ kinh doanh đều phải chuyển đổi sang hóa đơn từ máy tính tiền. Chủ hộ cần xác định đúng hình thức hóa đơn đang sử dụng để thực hiện theo quy định.
2. Bổ sung các trường hợp hộ kinh doanh không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung riêng các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, một số trường hợp đáng chú ý gồm:
- Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
- Có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản.
- Cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số hoặc dịch vụ quảng cáo trên nền tảng số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm hoặc đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.
Việc bổ sung các trường hợp này giúp xác định rõ những hoạt động không thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử theo cơ chế thông thường.
3. Được ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế lập hóa đơn điện tử
Theo Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được phép ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế lập hóa đơn điện tử thay mình, bao gồm:
- Đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Tổ chức quản lý sàn thương mại điện tử.
- Tổ chức quản lý nền tảng số.
- Các tổ chức kinh tế khác đáp ứng điều kiện theo quy định.
Khi thực hiện ủy nhiệm, hộ kinh doanh cần:
- Cung cấp đầy đủ thông tin cho đơn vị được ủy nhiệm.
- Đăng ký nội dung ủy nhiệm với cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Đảm bảo thông tin trên hóa đơn điện tử phản ánh đúng tên, địa chỉ, mã số thuế và các nội dung bắt buộc.
Lưu ý, việc ủy nhiệm chỉ là thay mặt lập hóa đơn. Hộ kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn đã phát hành.
4. Có thể bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu không cập nhật thông tin đăng ký thuế
Một điểm mới đáng chú ý tại Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC là cơ quan thuế sẽ rà soát thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh.
Nếu hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng:
- Thông tin người đại diện không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; hoặc
- Thiếu thông tin theo quy định,
thì cơ quan thuế sẽ yêu cầu cập nhật.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, nếu hộ kinh doanh không thực hiện, cơ quan thuế sẽ tạm ngừng quyền sử dụng hóa đơn điện tử cho đến khi hoàn tất việc cập nhật thông tin.
Do đó, chủ hộ kinh doanh nên chủ động kiểm tra và chuẩn hóa thông tin đăng ký thuế để tránh ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng.
5. Thay đổi nơi nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Theo Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy định về nơi nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh được làm rõ hơn.
Cụ thể:
- Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi đặt trụ sở ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cư trú (thường trú, tạm trú hoặc nơi ở hiện tại).
Quy định này giúp thống nhất đầu mối tiếp nhận hồ sơ và thuận tiện hơn trong quá trình quản lý thuế.
6. Thay đổi cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng sửa đổi quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót.
Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, khi phát hiện sai sót, người bán phải lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập.
Ngoài ra, nếu trong cùng một tháng có nhiều hóa đơn của cùng một khách hàng cùng mắc một lỗi giống nhau (như sai tên người mua, đơn giá, số lượng, thuế suất...), người bán được phép:
- Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc
- Lập một hóa đơn thay thế
cho toàn bộ các hóa đơn sai và kèm theo bảng kê chi tiết.
Quy định này giúp giảm đáng kể khối lượng xử lý khi phát sinh nhiều hóa đơn cùng sai sót.
Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn Thông tư 91/2026/TT-BTC mới nhất
7. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chính thức hết giá trị sử dụng
Theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2026, toàn bộ hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành sẽ hết giá trị sử dụng.
Đối với các hóa đơn chưa sử dụng hết, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện tiêu hủy theo đúng trình tự, thủ tục do Bộ Tài chính hướng dẫn.
Điều này đánh dấu việc chuyển đổi hoàn toàn sang phương thức sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh.
Hộ kinh doanh cần làm gì để tuân thủ quy định mới?
Để tránh vi phạm và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, hộ kinh doanh nên chủ động:
- Kiểm tra mình có thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hay không.
- Rà soát và cập nhật thông tin đăng ký thuế nếu có thay đổi.
- Chuẩn bị quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo quy định mới.
- Tiêu hủy hóa đơn đặt in còn tồn theo đúng hướng dẫn.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định hiện hành để việc lập, phát hành và quản lý hóa đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác.
Những thay đổi về hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026 khiến nhiều hộ kinh doanh phải rà soát lại quy trình xuất hóa đơn, xử lý sai sót và tuân thủ các quy định mới của cơ quan thuế.
Sapo Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định hiện hành, giúp hộ kinh doanh và nhà bán hàng:
- Phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, đúng chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.
- Kết nối với phần mềm bán hàng, tự động đồng bộ dữ liệu và giảm thao tác nhập liệu.
- Hỗ trợ lập, điều chỉnh, thay thế hóa đơn khi phát sinh sai sót theo quy định mới.
- Dễ dàng tra cứu, lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung trên một nền tảng.
- Đội ngũ chuyên gia hỗ trợ triển khai và giải đáp nghiệp vụ trong quá trình sử dụng.
Đăng ký trải nghiệm Sapo Invoice ngay hôm nay để quản lý hóa đơn điện tử đơn giản, chính xác và luôn sẵn sàng đáp ứng các quy định mới nhất của cơ quan thuế.
Các quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã bổ sung nhiều nội dung quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh. Việc nắm rõ những thay đổi này sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp, xử lý đúng khi phát sinh sai sót và tuân thủ quy định của cơ quan thuế từ ngày 01/7/2026.
