Sau khi đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử theo thông tư mới, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã có thể xuất hóa đơn điện tử gửi cho người mua và chuyển dữ liệu này đến cơ quan thuế.
Vậy làm thế nào để tra cứu thông tin hóa đơn chính xác và cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục thuế ra sao? Tất cả sẽ được hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Tra cứu hóa đơn điện tử online
Khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán gửi đến, kế toán có thể tra cứu trên hệ thống Cổng thông tin điện tử về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để xác minh xem hóa đơn mình nhận được có hợp lệ hay không. Địa chỉ tra cứu hóa đơn điện tử Online tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Sau khi truy cập vào trang web hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, bạn đã có thể tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhanh chóng.
2. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo từng hóa đơn
Tại cổng thông tin hóa đơn điện tử, chọn Tab Tra cứu hóa đơn điện tử. Bạn nhập đầy đủ các thông tin của hóa đơn cần tra cứu. Những trường có dấu * đỏ là trường bắt buộc phải nhập. Các thông tin của hóa đơn điện tử cần nhập bao gồm:
1 - MST người bán: nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn
2 - Loại hóa đơn: chọn loại hóa đơn cần tra cứu trong danh sách như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
3 - Ký hiệu hóa đơn: nhập kí hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ví dụ C21TML
4 - Số hóa đơn: Nhập vào số hóa đơn cần tra cứu trên hóa đơn
5 - Tổng tiền thanh toán: nhập tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số
6 - Mã Capcha: là mã bảo mật, người dùng nhập chính xác mã capcha có trong hình bên trái. Lưu ý các kí tự chữ cần viết hoa và không có dấu cách trong mã.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin tra cứu hóa đơn điện tử, bạn ấn vào nút Tìm kiếm.
Kết quả trả về hiển thị như mục A tức là Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn. Khi ấy hóa đơn điện tử cần tra cứu đã hợp lệ.
Nếu bạn nhận được kết quả như mục B nghĩa là Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Lúc này bạn nên kiểm tra lại các thông tin đầu vào mình nhập đã đúng chưa và thử lại. Nếu vẫn không tìm thấy hóa đơn thì cần liên hệ với bên bán xuất hóa đơn để kiểm tra lại.
3. Tra cứu thông tin hóa đơn theo danh sách mua vào/ bán ra
Doanh nghiệp đã đăng ký hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể tra cứu thông tin hóa đơn theo danh sách hóa đơn mua vào/ bán ra nhanh chóng.
Bước 1: Tại cổng thông tin hóa đơn điện tử, bạn tiến hành Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp khi hoàn tất thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 2: Tại menu Tra cứu > Chọn Tra cứu hóa đơn
Bước 3: Tại mẫu Tra cứu hóa đơn, chọn Tab Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào
Tại đây, doanh nghiệp có thể xem được danh sách hóa đơn mua vào, bao gồm các thông tin như: Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, thông tin hóa đơn, tổng tiền chưa thuế, tổng tiền có thuế, chiết khấu, tổng tiền thanh toán…
Bạn có thể sử dụng bộ lọc tìm kiếm theo các điều kiện và chọn xem chi tiết hóa đơn cần xem. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem được hóa đơn điện tử bán ra của doanh nghiệp xuất gửi cho khách hàng tại Tab Hóa đơn điện tử bán ra.
Trên đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế Việt Nam. Doanh nghiệp, cá nhân có thể tiến hành tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới.
