Sau khi đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử theo thông tư mới, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã có thể xuất hóa đơn điện tử gửi cho người mua và chuyển dữ liệu này đến cơ quan thuế. Vậy làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử chính xác và cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục thuế ra sao? Tất cả sẽ được hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.
Cách 1: Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử tại trang web của Tổng cục Thuế
Để thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử tại website Tổng cục Thuế, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập đường dẫn tra cứu hóa đơn điện tử online của Tổng cục Thuế
Link truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin tra cứu theo hướng dẫn
Những trường có dấu * đỏ là trường bắt buộc phải nhập. Các thông tin của hóa đơn điện tử cần nhập bao gồm:
1 - MST người bán: nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn
2 - Loại hóa đơn: chọn loại hóa đơn cần tra cứu trong danh sách như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
3 - Ký hiệu hóa đơn: nhập kí hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ví dụ C21TML
4 - Số hóa đơn: Nhập vào số hóa đơn cần tra cứu trên hóa đơn
5 - Tổng tiền thanh toán: nhập tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số
6 - Mã Capcha: là mã bảo mật, người dùng nhập chính xác mã capcha có trong hình bên trái. Lưu ý các kí tự chữ cần viết hoa và không có dấu cách trong mã.
Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin tra cứu hóa đơn điện tử, bạn ấn vào nút Tìm kiếm.
Kết quả trả về hiển thị như mục A tức là Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn. Khi ấy hóa đơn điện tử cần tra cứu đã hợp lệ.
Nếu bạn nhận được kết quả như mục B nghĩa là Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Lúc này bạn nên kiểm tra lại các thông tin đầu vào mình nhập đã đúng chưa và thử lại. Nếu vẫn không tìm thấy hóa đơn thì cần liên hệ với bên bán xuất hóa đơn để kiểm tra lại.
Cách 2: Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Doanh nghiệp đã đăng ký hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể tra cứu thông tin hóa đơn theo danh sách hóa đơn mua vào/ bán ra nhanh chóng.
Bước 1: Tại cổng thông tin hóa đơn điện tử, bạn tiến hành Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp khi hoàn tất thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 2: Tại menu Tra cứu > Chọn Tra cứu hóa đơn
Bước 3: Tại mẫu Tra cứu hóa đơn, chọn Tab Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào
Tại đây, doanh nghiệp có thể xem được danh sách hóa đơn mua vào, bao gồm các thông tin như: Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, thông tin hóa đơn, tổng tiền chưa thuế, tổng tiền có thuế, chiết khấu, tổng tiền thanh toán…
Bạn có thể sử dụng bộ lọc tìm kiếm theo các điều kiện và chọn xem chi tiết hóa đơn cần xem. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem được hóa đơn điện tử bán ra của doanh nghiệp xuất gửi cho khách hàng tại Tab Hóa đơn điện tử bán ra.
Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice
Sapo Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ và quy định của Cơ quan Thuế, giúp nhà bán hàng vận hành an toàn, nhanh chóng và hiệu quả.
Nhà bán hàng, khách hàng có thể tiến hành tra cứu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice qua 3 bước sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://www.sapo.vn/tra-cuu-sapo-invoice.html
Bước 2: Tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử: Nhập mã hóa đơn cần tra cứu vào ô tương ứng hoặc tải lên file định dạng đuôi *.xml có dung lượng không vượt quá 2MB
Bước 3: Tra cứu và xem thông tin hóa đơn điện tử được hiển thị trên màn hình
Ngoài ra, bạn có thể tải xuống hoặc in hóa đơn điện tử vừa tra cứu nếu có nhu cầu.
Ngoài ra, hiện nay hoá đơn điện tử được xuất từ phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice sẽ có mã QR hoá đơn điện tử ngay trên hoá đơn bán hàng. Bạn chỉ cần quét mã QR là có thể chuyển trực tiếp tới thông tin hoá đơn điện tử đó một cách chính xác.
Cách 4: Tra cứu hóa đơn điện tử tại Fast e-Invoice
Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Fast e-Invoice gồm 3 bước:
Bước 1: Truy cập https://einvoice.fast.com.vn/
Nhập mã số tra cứu hóa đơn tại ô "Mã số". Mã số này doanh nghiệp nhận được từ thư điện tử thông báo phát hành.
Bước 2: Nhập Mã xác thực đúng với chuỗi ký tự mờ hiển thị trên màn hình. Bạn có thể "Chọn mã xác thực khác" nếu không nhìn rõ mã xác thực cần điền.
Bước 3: Nhấn "Nhận" để tra cứu.
Cách 5: Tra cứu hóa đơn điện tử trên MeInvoice
Các bước tra cứu hóa đơn điện tử trên MeInvoice được thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
Bước 2: Lựa chọn tra hóa đơn điện tử theo:
- Mã tra cứu
- Theo file có đuôi *.xml
Bước 3: Nhấn vào nút tìm kiếm để tiến hành tra cứu hóa đơn.
4. Những lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn điện tử
Mặc dù việc tra cứu hóa đơn điện tử hiện nay khá đơn giản, nhưng vẫn có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra chính xác và hiệu quả:
4.1. Hóa đơn chưa phát hành không thể tra cứu
Nếu hóa đơn chưa được phát hành hoặc chưa được cơ quan thuế cấp mã, bạn sẽ không thể tra cứu được trên hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm nhà cung cấp. Trong trường hợp này, hãy liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn hoặc bộ phận kế toán để xác nhận tình trạng.
4.2. Hóa đơn chưa đồng bộ lên hệ thống thuế
Một số hóa đơn có thể chưa đồng bộ lên hệ thống của Tổng cục Thuế ngay lập tức, đặc biệt là khi có vấn đề kỹ thuật hoặc phần mềm chưa cập nhật. Thông thường, việc đồng bộ sẽ mất khoảng 1-2 ngày làm việc. Hãy kiên nhẫn và kiểm tra lại sau.
4.3. Kiểm tra mã tra cứu chính xác
Đảm bảo rằng mã tra cứu bạn nhập vào chính xác. Mã này thường in trên hóa đơn điện tử và rất dễ bị nhập sai (ví dụ: nhầm số hoặc ký tự). Nếu không tìm thấy kết quả, kiểm tra lại mã tra cứu và thử lại.
4.4. Hạn chế sử dụng các nguồn không đáng tin cậy
Tránh sử dụng các công cụ, phần mềm tra cứu không rõ nguồn gốc hoặc không được chứng nhận bởi cơ quan thuế. Việc sử dụng những hệ thống này có thể dẫn đến rủi ro mất dữ liệu hoặc thông tin không chính xác.
4.5. Lưu trữ và sao lưu hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ hợp pháp và an toàn. Khi tra cứu và tải hóa đơn, hãy đảm bảo rằng bạn lưu trữ chúng vào hệ thống quản lý dữ liệu của công ty hoặc phần mềm kế toán. Điều này giúp dễ dàng truy xuất khi cần thiết cho việc đối chiếu hoặc thanh tra thuế.
5. FAQ: Các câu hỏi thường gặp về tra cứu hóa đơn điện tử
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến của người dùng trong quá trình tra cứu hóa đơn điện tử – đặc biệt hữu ích cho các kế toán mới, chủ shop hoặc cá nhân ít kinh nghiệm thao tác trên hệ thống:
1. Làm sao biết hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không?
Hóa đơn hợp lệ thường có đầy đủ thông tin:
Mã số thuế người bán và người mua
Mã tra cứu và số hóa đơn
Có dấu thời gian phát hành và mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã)
Bạn có thể tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn để kiểm chứng tính hợp pháp.
2. Tôi tra cứu mà không thấy hóa đơn, tại sao?
Một số lý do thường gặp:
Hóa đơn chưa được phát hành hoặc chưa được cấp mã
Sai mã tra cứu, sai mã số thuế hoặc nhập thiếu ký hiệu hóa đơn
Hệ thống đang bảo trì hoặc chưa đồng bộ dữ liệu từ nhà cung cấp hóa đơn lên Tổng cục Thuế
→ Trong trường hợp này, nên:
Liên hệ bộ phận kế toán hoặc nhà cung cấp hóa đơn để xác nhận
Thử lại sau vài giờ hoặc vào ngày hôm sau
3. Có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã số thuế không?
Có thể – nhưng thường phải kết hợp thêm các thông tin khác như số hóa đơn, mã tra cứu, ngày phát hành hoặc ký hiệu hóa đơn. Mã số thuế không đủ điều kiện duy nhất để hiển thị hóa đơn cụ thể.
4. Tra cứu được thì có thể tải về và in hóa đơn không?
Hoàn toàn có thể. Sau khi hệ thống hiển thị bản thể hiện hóa đơn điện tử, bạn có thể:
Tải file PDF/XML
In hóa đơn ra giấy (dùng để lưu trữ, gửi cho khách, kê khai thuế…)
Lưu ý: Bản in từ file PDF chỉ là bản thể hiện – không có giá trị pháp lý nếu không kèm bản gốc điện tử trong lưu trữ.
Trên đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế Việt Nam. Doanh nghiệp, cá nhân có thể tiến hành tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới.
