5 bước giúp chủ shop online ship hàng đi tỉnh dễ dàng

5 bước giúp chủ shop online ship hàng đi tỉnh dễ dàng

Cách để ship hàng qua bưu điện mà tiết kiệm là gì? Làm thế nào để ship COD tỉnh? Vận chuyển hàng hóa đi tỉnh mất thời gian bao lâu? Cách nào gửi hàng đi tỉnh nhanh nhất? Nếu bạn đang có hàng hóa mà muốn vận chuyển đi tỉnh nhưng lại có thắc mắc cùng với những câu hỏi trên thì bạn đã tìm đúng nơi để giải đáp rồi đó. Hãy cùng Sapo tìm hiểu những cách ship hàng đi tỉnh nhanh chóng và an toàn qua bài viết bên dưới nhé.

Bán được một đơn hàng đã khó, làm sao đưa được đơn hàng đến tay khách hàng vừa chất lượng, an toàn, nhanh chóng và không bị hư hại hay thất lạc trong quá trình vận chuyển hàng hóa là điều khiến nhiều chủ shop băn khoăn. Hơn nữa, làm thế nào chọn được đơn vị giao hàng để tối ưu được chi phí khi ship hàng đi các tỉnh khác? Bài viết dưới đây đưa ra một vài gợi ý về cách gửi hàng đi tỉnh tốt nhất cho chủ shop.

1. Các bước vận chuyển hàng hóa đi tỉnh dễ dàng

Bước 1: Chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa

Để chọn được một đơn vị có dịch vụ ship hàng đi tỉnh uy tín và phù hợp với đặc thù sản phẩm và khả năng tài chính thì chủ shop cần cân nhắc đến số lượng hàng và giá trị của hàng hóa thế nào. Có hai cách thức ship hàng đi tỉnh phổ biến mà các shop có thể lựa chọn gửi hàng đi tỉnh như sau:

1.1. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa không chuyên

Đối với hình thức ship này thì đơn giản thôi, người gửi sẽ mang hàng ra bến xe hoặc thông qua xe khách của các tỉnh để gửi hàng đến người nhận ở tỉnh đó.

Ưu điểm:

  • Thủ tục nhanh gọn, chỉ cần mang hàng ra bến hoặc liên hệ trước với nhà xe để gửi.
  • Hàng đến tay người nhận nhanh vì hàng hóa sẽ đi theo xe chở hành khách về tỉnh trong ngày. Nếu khoảng cách của người gửi đến các tỉnh gần nhau thì chỉ 1-3 tiếng là khách hàng có thể nhận được. Nếu xe đi vào buổi tối thì sáng hôm sau người nhận có thể nhận được hàng.
  • Thích hợp khi gửi hàng hóa tươi sống như rau, hoa quả, thuốc…các hàng nặng, cồng kềnh.

Nhược điểm:

  • Với cách vận chuyển hàng hóa này thì hàng hóa không được đảm bảo an toàn bởi vì các nhà xe thường không có dịch vụ đóng gói và bảo quản hàng hóa chuyên nghiệp.
  • Không gửi được nhiều hàng cùng một lúc vì nơi chứa hàng của xe khách thường là dưới gầm xe, diện tích hẹp và sẽ va chạm với hàng của người gửi khác ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
  • Hàng chỉ đỗ ở bến xe nên người nhận phải ra bến hoặc liên hệ trước với nhà xe để hẹn địa điểm lấy hàng nên trong trường hợp nếu người nhận cần giao tận nhà thì hình thức giao hàng này sẽ không phải là một lựa chọn phù hợp.
  • Cách ship hàng đi tỉnh này không thích hợp cho các mặt hàng có giá trị cao như đồ công nghệ, trang sức…
  • Nhà xe thường chỉ giao hàng tới điểm nhận chứ không thu hộ tiền nên bạn sẽ không thể ship COD tỉnh nếu chọn cách này

Cách ship hàng qua bưu điện này cần phải lựa chọn được đơn vị uy tín

1.2. Cách gửi hàng đi tỉnh qua các đơn vị chuyên nghiệp

Hiện nay có rất nhiều dịch vụ vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp, uy tín, giao hàng đảm bảo, đặc biệt là khi ship COD tỉnh. Bạn có thể tham khảo một số đơn vị gửi hàng đi tỉnh được nhiều shop lựa chọn dưới đây.

Cách ship hàng đi tỉnh qua bưu điện

Với xu hướng chuyển hàng nhanh gia tăng như hiện nay thì bưu điện lại chính là hình thức giao hàng đi tỉnh uy tín được nhiều khách hàng lựa chọn.

Ưu điểm:

  • Hàng hóa được đóng gói cẩn thận, thông tin người gửi và người nhận được ghi đầy đủ và đúng thủ tục.
  • Mạng lưới bưu điện khá rộng rãi hầu như tất cả các tỉnh thành đều có hệ thống bưu điện.
  • Thích hợp khi gửi thư hoặc các giấy tờ quan trọng.
  • Cước chuyển phát đi tỉnh của bưu điện là rẻ nhất trong các loại hình dịch vụ vận chuyển.

Nhược điểm:

  • Với cách ship hàng đi tỉnh này thì thủ tục gửi hàng khá rườm rà.
  • Người gửi phải mang hàng đến tận nơi để gửi.
  • Hàng hóa được kiểm tra kĩ, phải xác minh qua nhiều bước.
  • Thời gian trả hàng lâu hơn so với dịch vụ chuyển hàng bên ngoài.

Xem thêm: Chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện cho người mới bắt đầu

Cách gửi hàng đi tỉnh qua Viettel Post

Ưu điểm:

  • Nếu có gửi hàng qua Viettel post thì bạn cũng biết là họ bảo quản hàng hóa tốt.
  • Dịch vụ khá thuận tiện.
  • Hệ thống bưu cục rộng khắp toàn quốc.

Nhược điểm:

  • Tuy nhiên đối với vận chuyển hàng hóa qua Viettel post thì giá hơi cao so với dịch vụ cùng loại của các đơn vị khác.
  • Thời gian giao hàng khá chậm.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng Viettel Post cực dễ dàng cho các chủ shop online

Cách ship hàng đi tỉnh qua giao hàng tiết kiệm

Ưu điểm:

  • Hệ thống website tự động, thu hút khách hàng.
  • Đội ngũ chăm sóc khách hàng tốt.
  • Giá tốt, cước phí có sự cạnh tranh.
  • Có dịch vụ bảo hiểm hàng hoá.

Nhược điểm:

  • Thời gian vận chuyển giữa các thành phố chậm.

Gửi hàng đi tỉnh qua giao hàng nhanh

Ưu điểm:

  • Hàng được vận chuyển nhanh.
  • Hệ thống website, chăm sóc khách hàng tốt.
  • Có chế độ bồi thường trong trường hợp hàng hoá hư hỏng.

Nhược điểm:

  • Phí COD cao.
  • Bảo quản hàng còn hạn chế.

Tùy vào nhu cầu, các chủ shop sẽ tự lựa chọn được đơn vị gửi hàng đi tỉnh phù hợp. Cách ship hàng đi tỉnh qua dịch vụ không chuyên hay cách gửi hàng qua bưu điện hay qua các đơn vị dịch vụ khác cũng đều có những lợi thế riêng.Gợi ý đơn giản dành cho các shop dễ lựa chọn là:

  • Nếu chủ shop muốn tối ưu chi phí ship hàng đi tỉnh, mà người nhận không không quá quan trọng về thời gian giao hàng thì dịch vụ gửi hàng qua bưu điện là lựa chọn thích hợp.
  • Nếu shop cần gửi nhiều hàng hóa, cồng kềnh và nặng thì nên chọn một dịch vụ vận chuyển uy tín vì bưu điện thường sẽ có giới hạn về khối lượng vận chuyển

Đọc thêm: Review so sánh Giao hàng nhanh và Giao hàng tiết kiệm

Bước 2: Xác minh đơn hàng

Khi vận chuyển hàng hóa đi tỉnh, vấn đề khiến nhiều shop “đau tim” nhất là việc hoàn đơn. Để tỷ lệ đơn hoàn về shop thấp nhất thì bạn tuyệt đối không được bỏ qua khâu xác minh đơn hàng.

2.1 Cảnh giác với các đơn hàng ảo khi ship hàng đi tỉnh

Đối với các shop online, khi ship hàng đi tỉnh không thể tránh khỏi việc bị “bom hàng”, rất nhiều trường hợp khách hàng đặt hàng cho vui, đặt cho “sang miệng”, thích lên thì đặt nhưng đến khi ship hàng đến lại kêu không có tiền nên không nhận hàng. Bên cạnh đó, cũng có nhiều shop gặp phải trường hợp sai thông tin địa chỉ người nhận, ship gọi cháy máy không có ai nghe, cuối cùng hàng lại phải trả về kho. Chính vì vậy, đối với những đơn hàng đi tỉnh, để hàng dễ dàng đến tay người nhận, còn shop tránh được việc hủy đơn, hoàn đơn, bạn cần cảnh giác với các đơn hàng ảo bằng cách xác mình chính xác một số thông tin khách hàng như:

  • Tên người nhận (Có nhiều trường hợp, khách hàng ở trung tâm nhưng muốn đặt hàng cho người nhà hoặc bạn bè ở tỉnh nên chủ shop cần phải lưu ý xác nhận lại tên của người nhận. Đôi khi người đặt hàng và người nhận khác nhau nên chủ shop cần phải hỏi rõ người nhận là ai để xác định địa chỉ giao hàng).
  • Số điện thoại (Trong trường hợp người đặt hàng là người nhận thì chỉ cần xác nhận một số điện thoại người đó hay dùng, nếu người nhận và người đặt là hai người khác nhau thì cần phải xác số điện thoại của cả hai người).
  • Địa chỉ chi tiết của người nhận hàng (Nếu người nhận ở trung tâm nội thành thì nhân viên giao hàng sẽ dễ dàng tìm thấy địa chỉ, còn đối với những khách hàng ở tỉnh, ở các thôn, xã xa xôi thì địa chỉ rất khó nhớ và khó tìm, có nhiều nơi không có số nhà, đôi khi phải hỏi người dân địa phương ở khu vực đó mới biết được chính xác nên khi gọi điện xác nhận đơn hàng đi tỉnh, shop cần lưu ý càng hỏi chi tiết từ số nhà, ngõ/ngách, đường (thôn), phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh thì giao hàng càng nhanh và tránh được tối đa trường hợp hủy đơn, hoàn đơn do không tìm được địa chỉ nhà của người nhận).

2.2 Liên lạc với người nhận

Có nhiều trường hợp, shop không gọi điện thông báo về hàng hóa với khách hàng dẫn đến tình trạng nhân viên giao hàng mang hàng đến nơi nhưng khách bận, khách không có nhà nên không nhận được hàng. Bởi vậy, khi gửi hàng cho đơn vị vận chuyển thành công, chủ shop nên liên lạc với người nhận để xác nhận đã gửi hàng và thông báo thời gian giao hàng để người nhận chủ động thời gian nhận hàng. Khi gọi điện hoặc nhắn tin cho khách, chủ shop cũng cần mô tả chi tiết hình dáng chiếc hộp (thùng) hàng hoặc gửi ảnh chụp của gói hàng cho người nhận để tránh trường hợp giao nhầm hàng.

Đa số các đơn vị giao hàng hoặc nhà xe hiện nay đều có thể thông báo bằng email / tin nhắn / gọi điện cho người nhận trước khi hàng hóa đến nơi, nên chủ shop có thể an tâm về việc thông báo cho người nhận.

Sau khi người nhận nhận được hàng, chủ shop cần liên hệ lại để xác minh hàng hóa, đồng thời kiểm tra chéo với người nhận để nhằm đảm bảo người nhận nhận được đúng hàng hóa. Bên cạnh đó, sau khi xác minh xong về hàng hóa, bạn nên trao đổi thêm với người nhận để lấy phản hồi về chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ của đơn vị giao hàng để lưu ý cho những lần gửi sau.

Khi vận chuyển hàng hóa đi tỉnh nên liên hệ với người nhận

Đọc thêm: Mẹo ship hàng nhanh và an toàn cho các chủ shop kinh doanh online

Bước 3: Theo dõi hành trình đơn hàng

Với cách gửi hàng đi tỉnh bằng xe khách, bạn có thể gọi trực tiếp qua số điện thoại của nhà xe để biết được hàng hóa của mình đang ở đâu và khi nào thì khách nhận được hàng.

Nếu vân chuyển hàng hóa qua các đơn vị giao hàng chuyên nghiệp, chủ shop cũng có thể theo dõi hành trình vận chuyển của đơn hàng của mình qua ứng dụng của các đơn vị giao hàng nên hoàn toàn có thể kiểm soát được hàng hóa của mình đang như thế nào.

Mỗi ngày, các đơn vị vận chuyển phải xử lý khối lượng đơn hàng cực lớn. Với tình trạng đơn hàng quá tải như hiện nay, không phải lúc nào hàng hóa gửi đi tỉnh cũng được thuận lợi. Không ít khách hàng rơi vào tình trạng hàng hóa bị thất lạc, đơn giao chậm, hàng gửi đi mà khách hàng phản hồi vẫn chưa nhận được, hệ thống treo đơn không xử lý… Với những trường hợp như vậy, bạn cần gọi điện trực tiếp với người vận chuyển hàng hóa, nhân viên giao hàng tại tỉnh đó hoặc kiểm tra trên hệ thống quản lý hàng hóa của đơn vị vận chuyển để nắm được tình hình thực tế của đơn hàng để có phương án xử lý với khách hàng. Các đơn vị giao hàng chuyên nghiệp luôn có lộ trình vận chuyển trên hệ thống của công ty, bạn có thể tra cứu dựa vào mã số hàng hóa khi giao hàng, để nắm được đơn hàng đang lưu kho tại đâu.

Khi người vận chuyển làm mất hàng hóa mà họ không có thẩm quyền giải quyết trường hợp của bạn thì bạn nên gọi điện trực tiếp tới văn phòng của đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ và giải quyết.

Nếu hàng của bạn bị thất lạc và công ty vận chuyển không tìm thấy hàng của bạn, bạn có thể yêu cầu công ty bồi thường. Giá trị bồi thường hàng hóa theo quy định của từng đơn vị vận chuyển hoặc do thỏa thuận của hai bên.

Khi bên giao hàng thông báo đơn hàng của bạn đã bắt đầu được giao, trong khi người nhận liên tục gọi điện thắc mắc với bạn là họ vẫn chưa nhận được hàng, việc bạn thông báo cho họ biết lý do hàng chưa đến tay người nhận cực kỳ quan trọng và cần thiết. Nó thể hiện bạn có trách nhiệm với đơn hàng của mình và giúp khách hàng chủ động hơn trong việc nhận hàng. Trong trường hợp mà hàng hóa do công ty vận chuyển làm thất lạc không đến được với khách hàng, họ cũng sẽ dễ dàng thông cảm với bạn hơn.

Bước 4: Thu tiền COD khi gửi hàng đi tỉnh

Với cách thức ship hàng đi tỉnh sử dụng dịch vụ giao hàng thu tiền hộ, tiền thanh toán sẽ không được trả ngay vì mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có thời gian quy định về hoàn tiền COD đã thu hộ lại cho khách hàng. Đây hầu như là chính sách của các công ty có dịch vụ gửi hàng đi tỉnh áp dụng.

Tuy nhiên thời gian hoàn tiền sẽ có sự khác nhau giữa các đơn vị giao hàng. Thông thường, thời gian để nhận lại tiền cho dịch vụ giao hàng thu tiền hộ trong khoảng 5 – 10 ngày hoặc một số đơn vị sẽ chuyển tiền vào những ngày cố định trong tuần.

Theo quy định của các đơn vị có dịch vụ giao hàng thu tiền hộ thì tiền COD sẽ được hoàn lại vào thời gian quy định bằng cách chuyển khoản ngân hàng hoặc nhận trực tiếp từ văn phòng giao dịch. Nếu có sai sót về các khoản tiền thu hộ, bạn có thể liên hệ trực tiếp theo số hotline của đơn vị vận chuyển hoặc đến trực tiếp các bưu cục để được nhân viên giải đáp thắc mắc và xử lý.

Hình thức thu COD khi vận chuyển hàng hóa đi tỉnh

Đọc thêm: Ship COD là gì? Hướng dẫn chi tiết cách ship COD cho các chủ shop online

Bước 5: Đối soát đơn hàng vận chuyển hàng hóa

Thông thường các đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện đối soát tiền thu hộ và thanh toán cho khách hàng 2-3 lần/ tháng đối với những shop vừa và lớn, đối với shop nhỏ thì 1 lần/tháng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Cụ thể:

  • Giao hàng tiết kiệm sẽ tự động đối soát và chuyển khoản vào Tài khoản Ngân hàng của shop vào thứ 2,4,6 hàng tuần. Ngoài ra, giao hàng tiết kiệm có miễn phí phí thu hộ với các đơn hàng tại khu vực thu hộ.
    Đối với Giao hàng nhanh, hệ thống sẽ tự động chuyển khoản tiền thu hộ vào tài khoản ngân hàng của shop và thứ 2, 4, 6 hàng tuần.

2. Những lưu ý chủ shop nên biết khi ship hàng đi tỉnh

1. Vận chuyển hàng hóa đi tỉnh thì đóng gói như thế nào?

Do hàng hóa gửi đi tỉnh xa nên bạn cần phải đặc biệt chú ý về khâu đóng gói sản phẩm. Nếu bạn chọn dịch vụ ship hàng bằng xe khách, bạn sẽ tự đóng gói hàng hóa của mình trước khi gửi cho nhà xe.  Tùy vào đặc tính của từng hàng hóa bạn chọn phương án đóng gói phù hợp Nếu bạn chọn cách ship hàng qua các đơn vị chuyên nghiệp, bạn có thể đóng gói tại nhà hoặc mang ra bưu cục để đóng gói, để đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa, các đơn vị chuyển phát sẽ kiểm tra lại hàng của bạn. với những mặt hàng dễ vỡ, để đảm bảo an toàn, tránh các xê dịch hoặc va đập mạnh làm hư hỏng sản phẩm, shop nên sử dụng giấy bọt khí để bọc quanh sản phẩm, sau đó dùng thùng carton để đóng gói phía ngoài hoặc cũng có thể dùng các loại gỗ ballet để đóng hàng.

Đối với những hàng hóa có chứa chất lỏng, an toàn nhất là nên bảo quản các sản phẩm này trong thùng gỗ hoặc thùng thiếc có khoảng trống ở giữa có thể chèn được các vật liệu hút chất lỏng để trong trường hợp bình có bị vỡ thì các chất lỏng không bị tràn ra ngoài gây nguy hiểm, ảnh hưởng đến chất lượng của các hàng hóa khác.

Với những hàng hóa bị Pháp luật nghiêm cấm vận chuyển như động vật hoang dã, ma túy, các chất kích thích…thì nên tuân thủ quy định của Pháp luật.

2. Tính toán chính xác chi phí khi gửi hàng đi tỉnh

Khác với các đơn hàng nội thành, bạn dễ dàng lựa chọn đơn vị giao hàng và tính toán được chi phí giao hàng. Còn đối với đơn hàng đi tỉnh, giá thành của mỗi đơn vị vận chuyển lại khác nhau tùy thuộc vào khối lượng cũng như khoảng cách giao hàng và ưu nhược điểm của mỗi công ty vận chuyển. Để tránh trường hợp gửi hàng đi rất mất công nhưng lại chẳng được lời lãi gì, bạn cần tính toán chi tiết phí giao hàng cuối cùng là phí đã bao gồm phụ phí và các loại thuế liên quan.

3. Tham khảo hệ thống bưu cục kho bãi của đơn vị vận chuyển

Để chọn được dịch vụ ship hàng đi tỉnh chuyên nghiệp, chủ shop nên tham khảo về hệ thống bưu cục của đơn vị dịch vụ vận chuyển đó. Hệ thống bưu cục và kho bãi nhiều sẽ giúp hàng hóa của chủ shop chuyển tới người nhận nhanh hơn.

Có rất nhiều cách thức ship hàng đi tỉnh. Nếu chủ shop vẫn băn khoăn không biết lựa chọn đơn vị gửi hàng nào phù hợp thì có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo, nhập địa chỉ của khách hàng và trọng lượng của hàng hóa thì sẽ hiện ra bảng so sánh giá phí ship và đẩy đơn tự động sang các đơn vị vận chuyển phù hợp.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý bán hàng Sapo tích hợp đơn vị vận chuyển

3. Cách ship hàng đi tỉnh dễ dàng với Sapo

3.1. Quản lý đơn hàng tập trung

Khi bán hàng trên nhiều kênh, mọi dữ liệu từ sản phẩm, đơn hàng, khách hàng, số lượng tồn kho thường sẽ hoàn toàn độc lập trên mỗi kênh. Chủ shop sẽ bắt đầu phải đăng bán sản phẩm nhiều lần trên từng kênh khác nhau. Các thông tin về giá cả, mô tả, số lượng tồn kho sẽ tách biệt nên khi có bất cứ thay đổi nào phải thay đổi thủ công hàng loạt.

Sau tất cả, quản lý hàng đơn hàng mới chính là cốt lõi khi bán hàng đa kênh. Thử hình dung nếu một cửa hàng bán trên 5 kênh một lúc, họ sẽ phải vào từng kênh kiểm tra đơn hàng. Điều này sẽ trở nên rối ren, nguy cơ sót đơn, thiếu chuyên nghiệp, đặc biệt trong các thời gian cao điểm, chạy chương trình khuyến mại…

Chị Hải Yến, chủ shop thời trang tại Hà Nội, đã từng ở trong tình trạng “làm nô lệ cho công nghệ”. Chị sử dụng khá nhiều các giải pháp khác nhau để quản lý những lại thiếu đồng bộ, sử dụng công nghệ nhưng vẫn phải quản lý thủ công tổng quan. Ví dụ ở cửa hàng dùng phần mềm quản lý cửa hàng, trên Facebook dùng phần mềm quản lý Fanpage, bán hàng trên sàn quản lý trên quản trị sàn, bán trên website quản lý trên quản trị web, quản lý vận chuyển trên trang quản trị của từng đối tác vận chuyển khác nhau…

Vì vậy đồng bộ đơn hàng rất quan trọng như vậy nhưng thực tế hiện nay, tư duy đồng bộ dữ liệu vẫn chưa được các chủ shop quan tâm đúng mức. Các chủ shop, chủ doanh nghiệp vẫn đang tốn rất nhiều nguồn lực để làm công việc này thay vì nghĩ tới những giải pháp nào có thể xử lý được để tiết kiệm tối thiểu 30% nguồn lực. Là vì họ chưa nghĩ tới hay các giải pháp hiện nay vẫn chưa thể đáp ứng được trọn vẹn?

Một nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh tập trung như Sapo sẽ là giải pháp giúp các chủ shop tiết kiệm 50% nguồn lực và 70% chi phí. Mọi thông tin về sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, khách hàng, doanh thu, vận chuyển, thanh toán… đều được quản lý tập trung trên nền tảng Sapo. Chủ shop không phải mất công quản lý, cập nhật thủ công tồn kho mỗi kênh khác nhau nữa.

3.1.1. Quản lý đơn hàng tập trung trên Lazada

Tất nhiên ai có sẵn gian hàng trên Lazada rồi thì không cần đăng ký. Nếu bạn chưa có thì xem lại bài viết Cách đăng ký tài khoản bán hàng trên Lazada. Các hướng dẫn khá chi tiết để bạn có thể thực hành theo.

Tiếp theo là bạn tích hợp Lazada vào Sapo bằng cách xem chi tiết bài hướng dẫn này nhé, bài viết hướng dẫn rất chi tiết đó: Cách đồng bộ đơn hàng Lazada chi tiết cho bạn làm theo dễ dàng

Khi khách hàng đặt hàng và điền thông tin trên Lazada thì đơn hàng sẽ tự động đồng bộ và chuyển về phần mềm Sapo. Tại đây bạn có thể quản lý tập trung những đơn hàng của mình.

Tại kênh bán hàng Lazada bạn chọn Đơn hàng, tại đây sẽ hiển thị những đơn hàng đã được đồng bộ thành công và đơn hàng bị lỗi đồng bộ.

Các đơn hàng được đồng bộ thành công từ Lazada về sẽ hiển thị tại đây, bạn click vào Chi tiết để xem thông tin đơn hàng, để xử lý đơn hàng trên Sapo bạn chọn nút Xem trên Sapo

Tại danh sách đơn hàng, bạn có thể xem được những đơn hàng đã đặt, và để xem chi tiết đơn hàng bạn click vào mã đơn hàng. Tại đây bạn có thể xem được chi tiết từng đơn hàng: sản phẩm và số lượng được đặt, số tiền KH phải thanh toán, thông tin khách hàng, địa chỉ giao hàng…và tình trạng đơn hàng.

Trong quá trình đồng bộ đơn hàng giữa Lazada và Sapo sẽ có những đơn hàng đồng bộ bị lỗi, với các đơn hàng chưa được đồng bộ thành công sẽ có dòng thông báo Chưa được đồng bộ với đơn hàng trên Sapo, bạn có thể thực hiện đồng bộ lại bằng cách click chọn thao tác Đồng bộ lại.

Lưu ý:

Nhà bán hàng nên thường xuyên theo dõi trạng thái đồng bộ đơn hàng mục Đơn hàng (ít nhất 4 tiếng/lần/ngày ), đồng thời xử lý kịp thời các đơn hàng đồng bộ lỗi để tồn kho giữa hai hệ thống luôn đảm bảo chính xác.

  • Đơn hàng sẽ đồng bộ trạng thái từ Lazada về Sapo, bạn không được thao tác xử lý đơn trên Sapo.
  • Mã đơn hàng trên Lazada khi về Sapo sẽ hiển thị theo mã của hệ thống Sapo (tuy nhiên vẫn sử dụng mã đơn hàng từ Lazada để tham chiếu)
  • Thông tin khách hàng trong đơn hàng trả về Sapo sẽ bao gồm: Tên khách hàng, email, địa chỉ và số điện thoại
  • Khi đơn hàng được khởi tạo trên hệ thống Lazada thì mặc định sẽ trừ kho trên Lazada, đơn hàng được đồng bộ về Sapo cũng sẽ mặc định trừ kho trên Sapo.

Bạn có thể tham khảo thêm những mã lỗi thường gặp trong khi đồng bộ qua bài viết dưới đây:

Đọc thêm: Những mã lỗi thường gặp khi đồng bộ Sapo – Lazada

3.1.2. Quản lý đơn hàng tập trung trên Shopee với Sapo

Đương nhiên bạn cũng cần có một tài khoản bán hàng trên Shopee, nếu bạn chưa có thì bạn hãy làm theo hướng dẫn bài viết dưới đây nhé, dễ hiểu và dễ thực hiện theo lắm.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách đăng ký bán hàng trên Shopee chi tiết cho người mới bắt đầu

Tiếp đến, để quản lý đơn hàng shopee trên Sapo thì bạn cần phải kết nối chúng với nhau. Cách đơn giản để kết nối Shopee với Sapo đó chính là đọc bài viết này và làm theo hướng dẫn.

Đọc thêm: Cách kết nối hệ thống Sapo với Shopee

Đơn hàng khi phát sinh trên shopee sẽ được tự động đồng bộ về hệ thống của Sapo. Trạng thái của đơn hàng được cập nhật liên tục và kịp thời, giúp chủ shop luôn luôn nắm bắt được trạng thái đơn ship của khách hàng. Công nợ với Shopee cũng được cập nhật chính xác trên hệ thống của phần mềm quản lý bán hàng Sapo.

Các đơn hàng được đồng bộ thành công từ Shopee về sẽ hiển thị tại đây, bạn click vào Chi tiết để xem thông tin đơn hàng, để xử lý đơn hàng trên Sapo bạn chọn nút Xem trên Sapo.

Bạn cũng có thể xem chi tiết đơn hàng bằng cách click vào mã hàng. Tại phần chi tiết đơn hàng bạn có thể xem sản phẩm và số lượng được đặt, số tiền KH phải thanh toán, thông tin khách hàng, địa chỉ giao hàng…và tình trạng đơn hàng.

Trong quá trình đồng bộ đơn hàng giữa Shopee và Sapo sẽ xảy ra tình trạng lỗi đồng bộ:

  • Đối với các sản phẩm đã có sẵn trên Sapo và Shopee: Bạn chỉ cần liên kết sản phẩm của 2 hệ thống với nhau bằng cách ấn nút Thao tác lại để đồng bộ lại.
  • Nếu như sản phẩm chưa có trên Shopee: Bạn cần phải tạo dữ liệu sản phẩm trên Shopee trước sau đó tiến hành liên kết sản phẩm theo bước như trên.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách đăng sản phẩm lên shopee

Một số lưu ý khi liên kết sản phẩm:

  • Sản phẩm đồng bộ 2 kênh theo mã SKU nên mã SKU trên 2 hệ thống phải giống nhau mới có thể đồng bộ được
  • Sau khi tạo mới dữ liệu sản phẩm trên Shopee, bạn cần quay lại kênh Shopee trên Sapo và ấn nút Làm mới để cập nhật dữ liệu

Đọc thêm: Một số mã lỗi đồng bộ Sapo – Shopee

3.1.3. Quản lý đơn hàng tập trung trên Facebook với Sapo

Tất nhiên rồi, đầu tiên là bạn phải có 1 fanpage bán hàng trên facebook. Nếu bạn chưa có thì bạn có thể tìm hiểu cách tạo trang Facebook tại trung tâm trợ giúp của Facebook.

Sau đó bạn cần kết nối kết nối Fanpage bán hàng với phần mềm Sapo

Đọc thêm: Cách kết nối fanpage với phần mềm Sapo

Đối với các doanh nghiệp có bán hàng trên Facebook, phần mềm Sapo sẽ giúp các bạn tối ưu được hiệu quả của kênh bán hàng này. phần mềm bán hàng Sapo cho phép bạn quản lí một lúc nhiều fanpage, hỗ trợ trả lời nhanh, nhận biết và thu thập contact, tạo đơn hàng cho khách một cách rất dễ dàng.

Bạn có thể quản lý một hoặc nhiều Page khác nhau. Hệ thống sẽ hiển thị những Page bạn đã lựa chọn để quản lý và tối đa hiển thị là 5 Page khác nhau. Nếu bạn muốn thêm Page mới thì Click chọn vào biểu tượng và lựa chọn Page phù hợp mà bạn muốn thêm.

Danh sách những tin nhắn và bình luận đến từ một hoặc nhiều Page khác nhau. Trong phần này có 3 tab thao tác quản lý là: Tất cả các tin nhắn và bình luận, Chỉ hiển thị Tin nhắn, Chỉ hiển thị Bình luận. Mỗi khi có tin nhắn hay bình luận mới ở trên Page sẽ hiển thị thông báo số lượng tin nhắn và bình luận mới ở đây.

Danh sách tin nhắn và bình luận được đồng bộ và cập nhật với trang Facebook mà bạn đã kết nối với Sapo Social.

  • Danh sách được sắp xếp theo thứ tự thời gian từ mới đến cũ.
  • Trong trang danh sách có các icon khác nhau để phân biệt tin nhắn và bình luận.
  • Icon giỏ hàng đánh dấu tin nhắn hay bình luận đó đã được tạo đơn hàng.
  • Icon phone thể hiện những tin nhắn hay bình luận có số điện thoại.
  • Ngoài ra còn phần hiển thị thẻ hội thoại mà bạn đã gán nhãn cho từng đối tượng khách hàng khác nhau.

Khi có khách hàng nhắn tin, Bạn có thể xin thông tin khách hàng và cập nhật thêm thông tin khách hàng bằng việc Click vào nút “ Chỉnh sửa”. Thông tin khách hàng sẽ được đồng bộ vào danh sách khách hàng trên quản trị Sapo POS. Những thông tin quan trọng của khách hàng: Tên khách hàng, Số điện thoại, Email, địa chỉ. Trong phần này bạn cũng có thể đánh dấu thẻ cho khách hàng để phân biệt, các thẻ đánh dấu được tạo trong phần cấu hình của Sapo Social do bạn quy định.

Trong mục này, bạn biết số lượng tất cả những đơn hàng mà khách hàng đã đặt mua. Từ đó giúp bạn nắm bắt được số lượng đơn hàng của từng khách hàng một cách nhanh hơn. Bên cạnh đó bằng thao tác Tick chọn “Tạo đơn hàng mới” sẽ giúp cho bạn trực tiếp tạo đơn ngay khi bạn đang Chat trực tiếp với khách hàng, rất thuận lợi và nhanh gọn.

Sau khi đơn hàng của bạn đã được tạo thì ngay lập tức đơn hàng ấy sẽ được chuyển hết thông tin về trang quản trị Sapo POS. Những đơn hàng được tạo trên kênh Sapo Social sẽ được ghi nguồn là “Facebook”. Để đồng bộ đơn hàng bạn cần thiết lập cài đặt về kho và lựa chọn giá sản phẩm để nhận đơn hàng từ Social về trong phần cài đặt Cấu hình.

3.2. Tự động đẩy đơn hàng cho đơn vị vận chuyển

Đầu tiên đó là bạn cần thiết lập kết nối với các đơn vị vận chuyển.

  • Bước 1: Để kết nối đối tác vận chuyển bạn vào mục Khách hàng và đối tác => Chọn đối tác vận chuyển
  • Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị hai lựa chọn

Tạo đối tác thường: Tạo đối tác riêng của cửa hàng
Đối tác tích hợp: Vnpost, Giaohangnhanh, Giao hàng tiết kiệm

  • Bước 3: Bạn chọn đối tác tích hợp -> Lựa chọn đối tác và nhấn Kết nối
  • Bước 4: Hệ thống hiện thị form thông tin giới thiệu. Bạn thực hiện tích hợp đối tác theo thông tin được yêu cầu. Sau đó nhấn Kết nối
  • Bước 5: Sau khi kết nối xong tài khoản. Bạn thực hiện bước kết nối kho (kết nối giữa kho Sapo và kho đối tác vận chuyển). Nhấn Lưu để hoàn tất thao tác
  • Bước 6: Hệ thống hiển thị huớng dẫn sử dụng tạo đơn vận chuyển sau khi kết nối.

Hiện tại Sapo cho phép các kết nối với các đơn vụ vận chuyển uy tín như: Grab, Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, VNPost,… Khi tạo đơn hàng bạn có thể xem chi phí dự kiến của các hãng vận chuyển để có thể lựa chọn cho hợp lý.

Đọc thêm: Hướng dẫn đăng ký ship hàng qua Grab cho người mới kinh doanh

Giờ đây, ban có thể vừa chat với khách trên fanpage, vừa tạo đơn hàng. Dựa trên những thông tin về khối lượng gói hàng và địa chỉ người nhận, phần mềm Sapo POS sẽ tự động hiển thị giá cước và thời gian giao hàng dự kiện của 5 hãng vận chuyển là VietnamPost, ViettelPost, Giaohangnhanh và Giaohangtietkiem, Grab. Điều này giúp ban dễ dàng so sánh và lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp nhất cho mỗi đơn hàng.

Không những vậy, chỉ cần một click chuột, thông tin về đơn hàng của bạn sẽ được tự động đẩy sang cho hãng vận chuyển để bưu tá biết và tự động đến cửa hàng của bạn lấy hàng và chuyển đi.

Bạn điền đầy đủ thông tin của người nhận hàng và lựa chọn đối tác giao hàng. Sau đó lựa chọn Đóng gói để tạo phiếu giao hàng sang đối tác vận chuyển.

Trong quá trình gửi hàng, chị bạn cũng có thể theo dõi chi tiết lịch trình của đơn hàng ngay trên phần mềm Sapo POS, để biết chính xác hàng của mình đang ở đâu, có gặp vấn đề gì không, từ đó bạn có thể đưa ra hướng giải quyết một cách nhanh chóng nhất. Điều này đã giúp bạn giảm tỉ lệ chuyển hoàn xuống rất thấp.

Chắc rằng qua bài viết trên thì đã phần nào giúp các bạn tìm ra được những cách thức ship hàng đi tỉnh cho mình rồi phải không. Vận chuyển hàng hóa đi tỉnh quả thật là điều đau đầu cho các chủ shop, bạn có thể lựa chọn cách ship hàng qua bưu điện hoặc là cách gửi hàng qua Viettel post hay các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để gửi gắm hàng hóa của mình. Chúc các bạn thành công nhé!

Tìm chúng tôi trên Youtube