Gửi giấy tờ qua bưu điện được đánh giá là có độ an toàn cao, và đây cũng là phương án lựa chọn của rất nhiều khách hàng hiện nay. Để bạn hiểu hơn về cách gửi giấy tờ qua bưu điện, bài viết này sẽ giải đáp toàn bộ những thông tin về quy trình gửi giấy tờ qua bưu điện, thời gian vận chuyển và những dịch vụ gửi giấy tờ mà bạn có thể tham khảo.
1. Có mấy cách gửi giấy tờ qua bưu điện?
Trước đây, cách duy nhất để gửi giấy tờ qua bưu điện là đến trực tiếp bưu cục gần nhất để làm thủ tục. Tuy nhiên, hiện nay với sự phát triển của công nghệ số, bạn có thêm lựa chọn tạo đơn trực tuyến trên hệ thống của các đơn vị vận chuyển như VNPost, Viettel Post. Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhân viên bưu cục sẽ đến tận nơi để lấy giấy tờ.
So sánh 2 cách gửi giấy tờ qua bưu điện:
- Đến bưu cục trực tiếp: Bạn hoàn toàn chủ động thời gian gửi, nhưng cần tốn công di chuyển.
- Tạo đơn trực tuyến: Nhanh chóng, tiện lợi, không mất thời gian đi lại. Tuy nhiên, với giấy tờ quan trọng, mang tính bảo mật cao (như hợp đồng, hồ sơ), nhiều người vẫn cảm thấy yên tâm hơn khi gửi trực tiếp tại bưu cục.
Dù chọn cách nào, bưu điện vẫn đảm bảo vận chuyển giấy tờ của bạn một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Quy trình gửi giấy tờ qua bưu điện
Gửi giấy tờ, tài liệu là một dịch vụ phổ biến tại hầu hết các bưu điện hoặc đơn vị chuyển phát. Dưới đây là quy trình chi tiết bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ và đóng gói
- Gom tất cả tài liệu, giấy tờ cần gửi, sắp xếp gọn gàng.
- Cho vào túi tài liệu hoặc bìa cứng để tránh rơi rớt, gấp mép hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Với giấy tờ quan trọng, bạn có thể niêm phong hoặc yêu cầu dịch vụ phong bì bảo mật.
Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi
- Gửi trực tiếp tại bưu cục: Mang giấy tờ đến bưu điện hoặc điểm giao dịch gần nhất.
- Tạo đơn trực tuyến: Vào website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển (như VNPost, Viettel Post, GHTK...), điền đầy đủ thông tin người gửi, người nhận và lựa chọn dịch vụ. Sau đó chờ nhân viên đến lấy hàng.
Bước 3: Cung cấp thông tin gửi hàng
- Điền chính xác thông tin người gửi, người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại).
- Chọn hình thức vận chuyển (chuyển phát nhanh, tiết kiệm, hoặc dịch vụ bảo đảm).
- Xác định phương án thanh toán (người gửi hoặc người nhận trả phí).
- Yêu cầu dịch vụ đặc biệt nếu cần (hoàn hàng, bảo hiểm bưu kiện…).
Bước 4: Hoàn tất thủ tục
- Nếu gửi tại bưu cục: Nhân viên bưu điện sẽ nhập dữ liệu lên hệ thống, kiểm tra đóng gói và niêm phong bưu phẩm.
- Nếu tạo đơn online: Chỉ cần chờ nhân viên đến nhận và niêm phong tài liệu tại chỗ.
Bước 5: Giữ lại biên lai và tra cứu vận đơn
- Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được biên lai hoặc mã vận đơn.
- Giữ biên lai để khi có vấn đề như thất lạc, chậm trễ bạn có thể liên hệ hỗ trợ.
- Dùng mã vận đơn để tra cứu hành trình của bưu phẩm trên website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển.
3. Bao lâu thì người nhận nhận được giấy tờ?
Như đã đề cập ở trên, hiện có hai hình thức gửi giấy tờ qua bưu điện: Chuyển phát thông thường và chuyển phát nhanh. Hai dịch vụ này có mức phí và thời gian giao hàng khác nhau.
Với thời gian chuyển phát thông thường
- Thời gian giao trung bình: 5-7 ngày kể từ ngày gửi.
- Nếu gặp thời tiết xấu hoặc khu vực giao hàng xa, khó di chuyển, thời gian có thể chậm hơn 1-2 ngày so với dự kiến.
Với thời gian chuyển phát nhanh
- Thời gian giao trung bình: Trong vòng 24 giờ đối với các khu vực trung tâm, dễ di chuyển.
- Với những khu vực xa hoặc khó khăn về giao thông, thời gian có thể kéo dài thêm 1-2 ngày.
4. Cần làm gì nếu bị thất lạc đơn hàng?
Nếu không may tài liệu hồ sơ mà bạn gửi đi bị thất lạc trong quá trình vận chuyển, bạn nên làm những điều sau đây:
4.1 Gọi điện đến hotline bưu điện hoặc hotline chi nhánh bưu cục
Đây là điều đầu tiên bạn có thể làm nếu như nhận thấy đơn hàng của bạn có khả năng bị thất lạc. Nhân viên có thể hướng dẫn bạn làm các thủ tục để xử lý vấn đề này. Cách này rất nhanh chóng, phù hợp với những người bận rộn. Tuy nhiên tỷ lệ giải quyết thành công qua điện thoại rất khó, bạn nên sắp xếp thời gian qua bưu cục để được các nhân viên hỗ trợ tốt nhất.
4.2 Đối chiếu vận đơn
Để xử lý vấn đề thất lạc một cách dễ dàng, bạn cần giữ cẩn thận vận đơn. Khi cần, bạn hãy mang vận đơn ra bưu điện mà bạn đã gửi trước đó để đối chiếu. Đây là giấy tờ quan trọng quyết định vấn đề thất lạc của bạn có được xử lý và đền bù xứng đáng hay không.
4.3 Thỏa thuận đền bù theo hợp đồng
Sau khi đã xác nhận đơn hàng bị thất lạc, phía bưu điện sẽ tiến hành đền bù cho người gửi theo thoả thuận giữa hai bên. Thông thường, tiền đền bù sẽ được gửi cho trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành thỏa thuận.
5. Một số câu hỏi thường gặp khi gửi giấy tờ qua bưu điện
5.1. Phí gửi giấy tờ qua bưu điện là bao nhiêu?
Chi phí thường dao động từ 15.000 - 50.000 VNĐ tùy dịch vụ (nhanh/thường) và khoảng cách. Bạn có thể tra cứu phí trực tuyến trên website của bưu điện.
5.2. Giấy tờ quan trọng có nên photo công chứng thay vì gửi bản gốc?
Nếu không bắt buộc gửi bản gốc, nên gửi bản sao công chứng để giảm rủi ro mất mát. Với hồ sơ quan trọng như hợp đồng, giấy tờ pháp lý, bạn nên chọn dịch vụ bảo đảm hoặc phát tận tay người nhận.
5.3. Có thể gửi giấy tờ qua bưu điện kèm hàng hóa không?
Có, nhưng bạn nên đóng gói giấy tờ riêng trong phong bì bảo vệ và tách biệt với hàng hóa để tránh bị gấp hoặc rách trong quá trình vận chuyển.
5.4. Có thể gửi giấy tờ từ Việt Nam sang nước ngoài không?
Có. Hầu hết các bưu điện lớn và đơn vị chuyển phát quốc tế như VNPost, DHL, FedEx, UPS... đều hỗ trợ dịch vụ gửi giấy tờ ra nước ngoài. Thời gian vận chuyển thường dao động từ 5-10 ngày tùy quốc gia và hình thức dịch vụ (thường hoặc chuyển phát nhanh). Bạn nên hỏi rõ thủ tục hải quan, quy định giấy tờ được phép gửi và chi phí trước khi thực hiện.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách gửi giấy tờ qua bưu điện, thời gian cho 1 đơn vận chuyển và cách xử lý khi đơn hàng bị thất lạc. Chúc các bạn thành công và hẹn gặp lại trong những bài chia sẻ tiếp theo.
Xem thêm: Cách gửi hàng qua bưu điện từ A-Z cho người mới bắt đầu
