Xuất hóa đơn cho cá nhân – tưởng đơn giản nhưng lại là chủ đề khiến nhiều chủ shop, hộ kinh doanh và cả kế toán doanh nghiệp nhỏ lúng túng. Khách không có mã số thuế thì có cần xuất hóa đơn không? Không lấy hóa đơn thì có phải lập? Mỗi tình huống lại có cách xử lý riêng, và nếu làm sai, bạn hoàn toàn có thể bị xử phạt theo quy định mới nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy định pháp lý, các bước xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân cũng như cách xử lý đúng trong từng tình huống thực tế, giúp bạn yên tâm kinh doanh và tuân thủ pháp luật.
1. Có cần xuất hóa đơn khi bán hàng cho cá nhân?
Nhiều chủ shop, hộ kinh doanh hoặc kế toán doanh nghiệp nhỏ thường thắc mắc: “Khách hàng là cá nhân thì có cần xuất hóa đơn không?” Câu trả lời là có – nếu giao dịch thỏa mãn một trong các điều kiện sau:
- Giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên và khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn
- Mọi giao dịch, dù người mua không yêu cầu hóa đơn, vẫn phải lập hóa đơn điện tử nếu đơn vị kinh doanh đang hoạt động theo mô hình kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ
Tuy nhiên, cũng có những tình huống đặc biệt:
- Nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, người bán vẫn cần lập hóa đơn điện tử, ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Trong trường hợp khách không có mã số thuế, bạn vẫn có thể xuất hóa đơn bằng cách để trống phần mã số thuế và ghi đầy đủ tên, địa chỉ người mua nếu có
Việc xuất hóa đơn cho cá nhân không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh:
- Ghi nhận doanh thu minh bạch
- Đảm bảo hợp lệ khi kiểm toán, quyết toán thuế
- Tạo uy tín với người mua, nhất là các khách hàng yêu cầu chứng từ rõ ràng
Tóm lại: Nếu bạn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có giá trị từ 200.000đ trở lên thì vẫn phải lập hóa đơn, kể cả với người mua là cá nhân.
2. Quy định pháp lý liên quan (Cập nhật 2025)
Việc xuất hóa đơn cho cá nhân không phải là tùy chọn – mà là nghĩa vụ được quy định rõ trong hệ thống pháp luật thuế Việt Nam. Một số quy định quan trọng bạn cần nắm:
a. Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Điều 4, Khoản 2: Mọi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch, không phân biệt người mua là tổ chức hay cá nhân
- Điều 18: Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, người bán vẫn phải lập hóa đơn, ghi rõ:
“Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
- Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử khi giao dịch với người mua không có mã số thuế, hoặc khách hàng cá nhân không yêu cầu hóa đơn
- Cho phép sử dụng phần mềm hóa đơn để thiết lập mẫu phù hợp từng tình huống
c. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (cập nhật mới nhất)
- Cụ thể hóa thêm về thời điểm lập hóa đơn với từng hình thức thanh toán:
- Thu tiền trước, giao hàng sau: phải xuất hóa đơn ngay khi thu tiền
- Giao hàng trước, thu tiền sau: phải xuất hóa đơn ngay khi giao hàng
- Thu tiền nhiều đợt: được lập hóa đơn tương ứng từng lần thu
d. Mức xử phạt nếu không xuất hóa đơn
Vi phạm | Mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | 4 – 8 triệu đồng/lần vi phạm |
Không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn | 2 – 4 triệu đồng |
Xuất sai thời điểm, sai thông tin người mua | 2 – 6 triệu đồng |
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân (Chi tiết từng bước)
Việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng qua phần mềm. Dưới đây là hướng dẫn từng bước, áp dụng cho các phần mềm phổ biến như Sapo Invoice,...
3.1. Chuẩn bị thông tin người mua
Bạn cần thu thập một số thông tin cơ bản, gồm:
- Họ tên người mua
- Địa chỉ (nếu có)
- Số điện thoại / Email (để gửi hóa đơn)
- Mã số thuế (nếu khách có, không bắt buộc với cá nhân)
Trường hợp khách không cung cấp thông tin: bạn vẫn lập hóa đơn, ghi chú “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ”.
3.2. Trường hợp không có mã số thuế thì xử lý như thế nào?
- Không cần mã số thuế nếu người mua là cá nhân không kinh doanh
- Chỉ cần ghi tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có)
- Không để trống toàn bộ thông tin – vì có thể bị đánh giá là hóa đơn không hợp lệ
3.3. Các bước lập hóa đơn điện tử cho cá nhân
Bước 1. Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử
- Mở phần mềm đang sử dụng (Sapo Invoice, v.v.)
- Chọn chức năng “Tạo hóa đơn mới”
Bước 2. Nhập thông tin người mua
- Ghi rõ họ tên cá nhân
- Nếu khách không có MST → để trống ô “mã số thuế”
- Chọn loại hóa đơn phù hợp: GTGT hoặc bán hàng
Bước 3. Thêm hàng hóa / dịch vụ
- Điền đầy đủ tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thuế suất (nếu có)
- Kiểm tra giá trị tính thuế và tổng tiền
Bước 4. Ký số và phát hành hóa đơn
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin
- Ký số điện tử → phần mềm tự động gửi lên cơ quan thuế
- Hóa đơn được phát hành hợp lệ ngay sau khi ký
Bước 5. Gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ
- Gửi hóa đơn qua email hoặc SMS cho khách
- Hệ thống phần mềm tự động lưu trữ để tra cứu sau này
- Có thể tải PDF hoặc bản in nếu cần
3.4. Lưu ý khi xuất cho khách lẻ, người nước ngoài
- Khách lẻ không lấy hóa đơn: vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn”
- Khách nước ngoài: nếu không có MST hoặc địa chỉ ở Việt Nam, có thể ghi tên đầy đủ + passport (nếu cần)
Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn hộ kinh doanh cần nắm rõ
4. Các tình huống thực tế & hướng xử lý khi xuất hoá đơn cho cá nhân
Trong quá trình bán hàng, không ít lần bạn sẽ gặp các trường hợp "khó xử" khi người mua là cá nhân. Dưới đây là những kịch bản thường gặp cùng cách xử lý đúng theo quy định mới nhất:
4.1. Khách lẻ không lấy hóa đơn
Tình huống: Khách mua hàng trực tiếp tại cửa hàng, giao dịch từ 200.000đ trở lên nhưng không yêu cầu hóa đơn.
Cách xử lý:
- Vẫn phải lập hóa đơn điện tử
- Ghi rõ trên hóa đơn phần thông tin người mua là: “Người mua không lấy hóa đơn”
- Không cần nhập mã số thuế, địa chỉ hay email
Lưu ý: Đây là cách để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu đúng luật, phòng khi bị cơ quan thuế kiểm tra.
4.2. Khách hàng là cá nhân nước ngoài
Tình huống: Người mua là khách du lịch, chuyên gia hoặc cá nhân nước ngoài mua hàng/dịch vụ tại Việt Nam và yêu cầu xuất hóa đơn.
Cách xử lý:
- Ghi đầy đủ họ tên + quốc tịch (nếu có)
- Địa chỉ có thể để trống hoặc ghi “Khách hàng nước ngoài”
- Không cần mã số thuế
- Có thể gửi hóa đơn qua email nếu khách cung cấp
Trường hợp có yêu cầu hoàn thuế (tax refund), cần hỗ trợ khách đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
4.3. Thu tiền mặt mà chưa kịp xuất hóa đơn
Tình huống: Giao dịch đã thu tiền xong, nhưng kế toán hoặc nhân viên bán hàng quên xuất hóa đơn ngay thời điểm đó.
Cách xử lý:
- Nếu chưa quá hạn, có thể lập hóa đơn tại thời điểm gần nhất và giải trình rõ lý do nếu bị kiểm tra
- Tuyệt đối không được “lùi ngày” hóa đơn – đây là hành vi vi phạm
- Trường hợp thu tiền nhiều lần, có thể lập hóa đơn tương ứng từng đợt
4.4. Khách cung cấp thông tin sai hoặc thiếu thông tin
Tình huống: Sau khi xuất hóa đơn, khách báo tên sai, địa chỉ sai hoặc muốn bổ sung MST.
Cách xử lý:
- Nếu hóa đơn chưa gửi cho cơ quan thuế, có thể hủy và lập lại
- Nếu đã gửi, bạn cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, sau đó lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo quy định
- Cần thực hiện trong thời hạn quy định để tránh phạt
4.5. Không lập hóa đơn cho giao dịch dưới 200.000đ – có được không?
Tình huống: Giao dịch giá trị nhỏ, khách không yêu cầu hóa đơn.
Cách xử lý:
- Nếu bạn là hộ kinh doanh theo phương pháp khoán → có thể không cần xuất
- Nếu bạn kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ → vẫn phải lập hóa đơn, dù khách không yêu cầu
5. Giải đáp thắc mắc thường gặp về việc xuất hóa đơn cho cá nhân
5.1. Khách là cá nhân không có mã số thuế, có xuất được hóa đơn không?
Được. Mã số thuế không phải là thông tin bắt buộc khi lập hóa đơn cho cá nhân. Bạn có thể để trống trường này, chỉ cần ghi rõ họ tên và địa chỉ (nếu có).
5.2. Có được ghi tên công ty vào hóa đơn khi người thanh toán là cá nhân không?
Không nên. Nếu công ty không phải là người mua thực tế, việc ghi tên công ty sẽ làm sai lệch bản chất giao dịch. Trong trường hợp công ty ủy quyền cá nhân mua hộ, cần có giấy ủy quyền hoặc thỏa thuận rõ ràng để xuất hóa đơn đúng.
5.3. Có được cộng gộp nhiều giao dịch nhỏ để lập 1 hóa đơn không?
Có thể. Nếu cùng ngày, cùng người mua và cùng loại hàng hóa, bạn được phép lập hóa đơn tổng hợp. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo thông tin minh bạch và hợp lệ.
5.4. Khách không lấy hóa đơn có cần in ra không?
Không cần in, nhưng vẫn phải lập hóa đơn điện tử, lưu trên phần mềm và gửi cho cơ quan thuế theo quy định. Phần mềm sẽ tự động lưu trữ để tra cứu khi cần.
5.5. Hóa đơn cho cá nhân có được khấu trừ thuế không?
Không. Hóa đơn xuất cho cá nhân không có mã số thuế thì không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, vẫn được hạch toán chi phí nếu thông tin hợp lý và giao dịch thực tế.
5.6. Có cần ký tên người mua trên hóa đơn điện tử?
Không bắt buộc. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận riêng.
5.7. Hóa đơn bị sai thông tin khách hàng cá nhân thì xử lý sao?
Nếu chưa gửi hóa đơn đến cơ quan thuế: có thể hủy và lập lại
Nếu đã gửi: phải lập biên bản điều chỉnh, sau đó lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh tùy trường hợp
Xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân tưởng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không nắm rõ quy định. Dù người mua không có mã số thuế, không yêu cầu hóa đơn hay chỉ là giao dịch nhỏ lẻ, người bán vẫn cần thực hiện lập hóa đơn điện tử đầy đủ, đúng thời điểm và thông tin theo đúng quy định pháp luật.
Việc chủ động thực hiện đúng từ đầu không chỉ giúp bạn tránh bị xử phạt hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp và dễ dàng tra cứu khi cần. Đặc biệt, khi cơ quan thuế ngày càng siết chặt công tác quản lý qua hóa đơn điện tử, hiểu đúng – làm chuẩn chính là cách tốt nhất để bảo vệ mình.
Để đơn giản hóa quy trình và tránh sai sót trong từng bước, bạn nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp như:
Sapo Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử thông minh dành cho hộ kinh doanh, shop bán lẻ và doanh nghiệp nhỏ:
Tạo hóa đơn nhanh chỉ với vài thao tác
Cho phép xuất hóa đơn cả khi khách không có mã số thuế
Tự động lưu trữ, truy xuất dễ dàng khi cần đối chiếu
Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng – không cần nhập liệu thủ công
Tuân thủ chuẩn theo Nghị định 123, Thông tư 78 và cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Bạn đang tìm phần mềm hóa đơn dễ dùng, đúng chuẩn cho khách cá nhân?
Tìm hiểu ngay về Sapo Invoice tại đây – hỗ trợ dùng thử, triển khai nhanh, sẵn sàng tư vấn!
