Tối ưu vận hành đơn hàng với những tính năng mới cập nhật trên Sapo

Nhiều chủ shop và nhân viên kho gặp khó khăn khi quản lý đơn hàng: Xuất file thủ công dễ sai sót, quá trình soạn hàng mất nhiều thời gian hay việc lọc đơn đã giao thành công để phát hành hóa đơn còn phức tạp. Những bất cập này không chỉ làm chậm tiến độ xử lý mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và độ chính xác của số liệu. Hiểu được điều đó, Sapo tiếp tục phát triển 3 tính năng mới: 

• Điều chỉnh xuất file đơn hàng
• Sắp xếp kiện hàng
• Bộ lọc ngày giao hàng thành công

Những cải tiến này sẽ giúp chủ shop tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và kiểm soát đơn hàng chính xác hơn. Hãy cùng khám phá chi tiết các tính năng mới và lợi ích mà chúng mang lại!

1. Điều chỉnh xuất file đơn hàng

Tính năng Xuất file đơn hàng được Sapo nâng cấp toàn diện. Phiên bản mới đảm bảo số liệu được xuất ra chính xác, đầy đủ và phản ánh đúng thực tế, giúp chủ shop dễ dàng sử dụng cho các báo cáo, phân tích chuyên sâu mà không cần chỉnh sửa thủ công.

Cụ thể cập nhật:

• Cột tổng tiền đã được cải tiến để tự động trừ đi giá trị hàng bị trả.
• Ngày tạo đơn được hiển thị đúng với ngày khách hàng thực sự đặt hàng.
• Thêm mới nhiều cột thông tin bổ sung như Nhân viên phụ trách, Ngày hẹn giao, Ghi chú sản phẩm…

Lợi ích tính năng: 

• Số liệu chuẩn xác tuyệt đối: Nhờ cột tổng tiền đã tự động trừ giá trị hàng bị trả, đảm bảo số liệu phản ánh đúng số tiền thực nhận.
• Đảm bảo hiển thị đúng ngày đặt hàng: “Ngày tạo đơn” hiển thị đúng ngày khách thực sự đặt hàng, giúp báo cáo sát thực tế và tránh nhầm lẫn.
• Phân tích sâu và nhanh chóng: Các cột thông tin mới (nhân viên phụ trách, ngày hẹn giao, ghi chú sản phẩm, đơn vị tính...) giúp chủ shop dễ dàng lập báo cáo chi tiết, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

2. Quy trình xử lý đơn hàng - Sắp xếp kiện hàng

Trong quy trình xử lý đơn hàng, công đoạn lấy hàng (picking) và phân loại phiếu giao luôn là khâu tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi số lượng đơn hàng lớn.

Thực tế tại các kho, có 2 phương pháp phổ biến:

• Cách 1 - Lấy hàng trước, phân loại phiếu giao sau: Nhân viên lấy một lượng lớn sản phẩm giống nhau, sau đó quay lại bàn đóng gói và phải tìm kiếm trong chồng phiếu giao để ghép đơn.
• Cách 2 - Vừa lấy hàng, vừa chia phiếu giao: Nhân viên cầm một tập phiếu giao và di chuyển khắp kho để lấy sản phẩm tương ứng cho từng đơn.

Cả hai phương pháp này đều gặp bất cập nếu thứ tự phiếu giao không được sắp xếp tối ưu. Tính năng mới “Sắp xếp kiện hàng” sẽ giúp nâng cao hiệu suất cho cả hai quy trình:

• Với cách 1 (Lấy hàng trước): Các phiếu giao được tự động nhóm theo sản phẩm ngay từ lúc in, giúp nhân viên ghép đơn nhanh chóng.
• Với cách 2 (Vừa lấy hàng vừa chia phiếu): Cho phép nhân viên xử lý hết đơn tại một khu vực trước khi sang khu vực khác, giảm thiểu thời gian di chuyển qua lại.

Lợi ích tính năng: 

• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Giảm thời gian di chuyển và tìm kiếm, giúp nhân viên soạn và đóng gói nhiều đơn hàng hơn trong cùng một khoảng thời gian.
• Giảm thiểu tối đa sai sót: Việc nhóm các sản phẩm giống nhau giúp giảm nhầm lẫn khi lấy hàng và phân chia phiếu giao, đảm bảo đơn hàng được đóng gói chính xác.
• Tối ưu hóa quy trình lấy hàng: Cho phép nhân viên lấy một lượng lớn sản phẩm giống nhau trong một lần đi, thay vì phải đi lại nhiều lần.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Hiệu suất lao động được cải thiện, giảm số lượng nhân công cần thiết và tối ưu chi phí, đặc biệt hữu ích trong các mùa cao điểm hoặc sale lớn.

3. Bổ sung bộ lọc ngày giao hàng thành công

Việc tìm kiếm danh sách các đơn hàng đã giao thành công trong một khoảng thời gian nhất định thường mất nhiều công sức và dễ bỏ sót nếu lọc thủ công. Với bộ lọc “Ngày giao hàng thành công”, Sapo giúp chủ shop nhanh chóng kiểm tra, đối soát và lập danh sách đơn hàng hoàn tất chỉ với vài thao tác ngay trên trang quản trị.

Lợi ích tính năng: 

• Đối soát chính xác và nhanh chóng: Chỉ cần chọn mốc thời gian mong muốn, chủ shop có ngay danh sách 100% đơn đã giao thành công, tiết kiệm thời gian và loại bỏ nguy cơ bỏ sót.
• Hỗ trợ phát hành hóa đơn hiệu quả: Dễ dàng lọc ra tất cả đơn đã hoàn tất trong kỳ để phát hành hóa đơn điện tử chính xác, giảm thiểu sai sót trong khâu kế toán và báo cáo.

Hãy trải nghiệm các tính năng mới trên trang quản trị Sapo để nâng cao hiệu suất làm việc cho cửa hàng của bạn ngay hôm nay!