Tạo và quản lý chi phí thủ công trên Sapo OmniAI

Bên cạnh các chi phí gắn trực tiếp vào từng đơn hàng như giá vốn, phí sàn hay phí vận chuyển, nhà bán hàng còn phải gánh nhiều khoản chi vận hành chung — tiền thuê mặt bằng, lương nhân sự đóng gói, chi phí marketing, vật tư đóng gói theo lô hay phí phần mềm quản lý. 

Đây là những khoản chi phát sinh trong một khoảng thời gian chứ không thuộc về riêng một đơn hàng nào, nên khi kinh doanh trên nhiều kênh, nhiều gian hàng hoặc nhiều chi nhánh, nhà bán hàng thường phải tự xuất dữ liệu ra bảng tính ngoài để tính tỷ lệ phân bổ cho từng kênh — vừa mất thời gian, vừa dễ tính sai.

Với tính năng Tạo và Quản lý chi phí thủ công trên Sapo OmniAI giúp nhà bán hàng khai báo các khoản chi này ngay trên hệ thống, để phần mềm tự động phân bổ và phản ánh đúng vào kết quả kinh doanh của từng kênh bán.

Tính năng được cung cấp trên Sapo OmniAI có phân hệ Báo cáo lợi nhuận, với tài khoản được cấp quyền Quản lý chi phí thủ công và quyền xem Báo cáo lợi nhuận.

1. Chi tiết tính năng

Giờ đây nhà bán hàng có thể chủ động khai báo thêm các khoản chi vận hành chung và để hệ thống tự phân bổ theo đúng thời gian, chi nhánh và kênh bán.

1.1. Tạo chi phí thủ công Khi tạo một khoản chi phí

Nhà bán hàng thiết lập các thông tin sau:

• Thời gian phân bổ: Chọn khoảng thời gian tối đa 90 ngày mà khoản chi này áp dụng.
• Phạm vi phân bổ: Chọn tối thiểu 1 chi nhánh, có thể chọn thêm gian hàng và nguồn đơn hàng cần phân bổ chi phí vào.
• Khai báo nhóm chi phí: Khai báo từ 1 đến 50 khoản chi trong một lần, nhập số tiền của mỗi khoản chi. Có thể nhập số tiền âm để ghi giảm trừ chi phí, ví dụ khi nhận lại tiền chiết khấu hoặc tiền tài trợ quảng cáo từ sàn/nhà cung cấp.

1.2. Chọn phương pháp phân bổ phù hợp với từng loại chi phí 

Với mỗi khoản chi, nhà bán hàng chọn 1 trong 4 phương pháp để hệ thống tính ra số tiền phân bổ cho từng ngày, từng chi nhánh và từng kênh bán:

• Theo doanh thu thuần: Chia theo tỷ trọng doanh thu thực tế của từng kênh trong kỳ.
• Theo số lượng đơn hàng: Chia theo tỷ trọng số đơn phát sinh của từng kênh.
• Chia đều: Chia đều số tiền cho tất cả các ngày trong kỳ, không phụ thuộc ngày đó có phát sinh đơn hàng hay không.
• Chia đều các ngày có đơn: Chỉ chia cho những ngày thực sự phát sinh đơn hàng trong kỳ, bỏ qua các ngày không có đơn.

1.3. Quản lý và đối soát 

• Sau khi tạo, nhà bán hàng có thể tìm kiếm, lọc theo nhiều tiêu chí và lưu bộ lọc để dùng lại cho lần tra cứu sau.
• Bấm vào mã phân bổ của một khoản chi, hệ thống điều hướng sang Báo cáo chi phí bán hàng để xem chi tiết từng dòng đã được phân bổ theo ngày, chi nhánh và kênh bán.

1.4. Sửa, xóa, chạy lại tác vụ 

• Nhà bán hàng có thể sửa tên chi phí, số tiền, phương pháp phân bổ, thời gian phân bổ và phạm vi phân bổ, hoặc xóa hẳn khoản chi phí khi không còn cần thiết. Khi sửa, hệ thống tự động tính lại toàn bộ phân bổ theo thông tin mới; khi xóa, hệ thống tự dọn sạch dữ liệu liên quan khỏi báo cáo.
• Với khoản chi phí bị xử lý lỗi, nhà bán hàng chỉ cần bấm chạy lại để hệ thống tính toán lại mà không phải tạo lại từ đầu.

2. Lợi ích dành cho nhà bán hàng

Với tính năng Tạo và Quản lý chi phí thủ công, nhà bán hàng có thể kiểm soát chi phí vận hành minh bạch hơn, với những lợi ích cụ thể như:

• Biết đúng lợi nhuận thực tế: Xác định chính xác lợi nhuận thuần của từng kênh, từng gian hàng, từng chi nhánh sau khi đã trừ đúng chi phí vận hành chung, thay vì chỉ nhìn thấy lợi nhuận gộp chưa trừ các khoản chi này.
• Không còn tính tay ngoài bảng tính: Hệ thống tự động phân bổ chi phí theo đúng phương pháp đã chọn, giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp và giảm sai sót so với tính thủ công.
• Phân bổ đúng theo tính chất từng khoản chi: Có 4 phương pháp để chọn theo đặc điểm của từng loại chi phí, thay vì chỉ có một cách chia duy nhất không phù hợp với mọi trường hợp.
• Ghi nhận được khoản giảm trừ: Khi được hoàn lại tiền chiết khấu hoặc tiền tài trợ quảng cáo, nhà bán hàng chỉ cần nhập số tiền âm để giảm đúng phần chi phí đã ghi nhận trước đó, không phải tính toán lại thủ công.
• Dễ dàng đối soát: Mỗi khoản chi phí có một mã phân bổ riêng, giúp tra cứu nhanh từng dòng chi phí đã phân bổ trên Báo cáo chi phí bán hàng khi cần kiểm tra lại số liệu.

Tính năng Tạo và Quản lý chi phí thủ công đang được cung cấp cho các tài khoản Sapo OmniAI có phân hệ Báo cáo lợi nhuận, được cấp quyền Quản lý chi phí thủ công và quyền xem Báo cáo lợi nhuận. 

Nếu tài khoản của bạn đã đáp ứng điều kiện trên, hãy trải nghiệm ngay tính năng này để kiểm soát chi phí vận hành chính xác hơn. 

Trong trường hợp gói dịch vụ hiện tại chưa hỗ trợ, liên hệ Sapo ngay để được tư vấn nâng cấp và trải nghiệm tính năng này nhé.