Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại chứng từ bắt buộc với nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh từ năm 2025. Tuy nhiên, không ít người vẫn chưa rõ hóa đơn này khác gì so với hóa đơn không mã và ai cần phải sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, đối tượng áp dụng và các quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn điện tử.
Nói một cách đơn giản, thay vì phát hành hóa đơn ngay cho khách hàng, người bán phải lập hóa đơn, ký số và gửi lên hệ thống của cơ quan thuế để được cấp mã xác thực. Chỉ sau khi được cấp mã, hóa đơn mới được gửi cho người mua và có giá trị pháp lý.
So với hóa đơn điện tử không có mã, loại hóa đơn này được kiểm tra và xác thực trước khi phát hành nên giúp tăng tính minh bạch, hạn chế rủi ro gian lận và tạo thuận lợi cho việc tra cứu, đối chiếu dữ liệu khi cần thiết.
Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Được cơ quan thuế xác thực trước khi phát hành: Mỗi hóa đơn đều được cấp mã xác thực gồm số giao dịch và chuỗi ký tự mã hóa trước khi gửi cho người mua.
- Đảm bảo tính pháp lý: Hóa đơn chỉ được phát hành sau khi hoàn tất quy trình cấp mã của cơ quan thuế, giúp nâng cao tính hợp lệ và giảm rủi ro trong quá trình sử dụng.
- Định dạng dữ liệu thống nhất: Hóa đơn được lập theo chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định, thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu và kết nối với các hệ thống quản lý.
- Dễ dàng tra cứu, đối chiếu: Người bán, người mua và cơ quan thuế có thể tra cứu thông tin hóa đơn thông qua mã của cơ quan thuế, mã QR hoặc các công cụ tra cứu theo quy định.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Việc phát hành, gửi nhận và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường điện tử giúp giảm chi phí in ấn, vận chuyển và bảo quản hóa đơn giấy.
Lưu ý: Không phải mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Quy định hiện hành xác định cụ thể từng nhóm đối tượng được sử dụng
Xem thêm: Chính thức bỏ thuế khoán hộ kinh doanh? Ai phải kê khai? Nộp thuế thế nào?
2. So sánh hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã đều là chứng từ điện tử hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở quy trình cấp mã của cơ quan thuế trước khi hóa đơn được gửi cho người mua và đối tượng được phép sử dụng.
Tiêu chí | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
Khái niệm | Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. | Hóa đơn do người bán lập và gửi cho người mua, không có mã của cơ quan thuế. |
Quy trình phát hành | Lập hóa đơn → Ký số → Gửi cơ quan thuế cấp mã → Gửi cho người mua. | Lập hóa đơn → Ký số → Gửi trực tiếp cho người mua theo thỏa thuận. |
Mã của cơ quan thuế | Có số giao dịch và chuỗi ký tự mã hóa do cơ quan thuế cấp. | Không có mã xác thực của cơ quan thuế. |
Đối tượng sử dụng | Áp dụng cho phần lớn tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp rủi ro cao về thuế, trừ các trường hợp được phép sử dụng hóa đơn không có mã. | Chủ yếu áp dụng cho doanh nghiệp thuộc một số lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, tài chính - ngân hàng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải... đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định. |
Mức độ kiểm soát | Cơ quan thuế kiểm tra và cấp mã trước khi hóa đơn được phát hành. | Người bán tự chịu trách nhiệm về việc lập và phát hành hóa đơn theo đúng quy định. |
Ưu điểm | Tăng tính minh bạch, dễ tra cứu, giảm rủi ro hóa đơn không hợp lệ. | Quy trình phát hành nhanh hơn, phù hợp với doanh nghiệp có hệ thống CNTT và quản trị dữ liệu tốt. |
Hạn chế | Phụ thuộc vào việc cấp mã của cơ quan thuế trước khi gửi hóa đơn. | Chỉ áp dụng với các đối tượng đủ điều kiện theo quy định, không phải doanh nghiệp nào cũng được sử dụng. |
Lưu ý: Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử có mã là hình thức áp dụng phổ biến. Chỉ những doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực và đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP mới được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
3. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC, Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2025. Theo đó, người nộp thuế cần lưu ý các quy định về đối tượng áp dụng, mã của cơ quan thuế và cách xử lý khi hóa đơn phát sinh sai sót.
3.1. Đối tượng sử dụng
Theo quy định hiện hành, các trường hợp sau phải hoặc được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập hoặc có doanh thu năm trước từ 1 tỷ đồng trở xuống nhưng doanh thu lũy kế trong năm vượt 1 tỷ đồng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối kỳ tính thuế có doanh thu vượt ngưỡng.
- Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã có thể chủ động đăng ký chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã nếu có nhu cầu.
- Doanh nghiệp, tổ chức thuộc diện rủi ro cao về thuế phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo của cơ quan thuế.
- Các trường hợp khác theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Lưu ý: Không phải mọi doanh nghiệp đều được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Việc áp dụng loại hóa đơn nào phụ thuộc vào quy định của pháp luật và thông báo của cơ quan thuế đối với từng đối tượng.
3.2. Mã của hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:
- Số giao dịch là dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra.
- Chuỗi ký tự mã hóa được cơ quan thuế tạo dựa trên thông tin của hóa đơn do người bán lập.
Mã này được cấp trước khi hóa đơn được gửi cho người mua, giúp xác thực tính hợp lệ của hóa đơn và hỗ trợ cơ quan thuế trong việc quản lý, tra cứu, đối chiếu dữ liệu.
3.3. Xử lý hóa đơn điện tử có mã khi có sai sót
Khi phát hiện hóa đơn điện tử có mã có sai sót, người bán xử lý theo từng trường hợp sau:
- Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và không sai các nội dung quan trọng như số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ: Người bán chỉ cần gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập hóa đơn mới.
- Sai mã số thuế, hàng hóa, đơn giá, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác: Người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định.
- Nhiều hóa đơn trong cùng tháng cùng sai một nội dung với cùng một người mua: Người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho toàn bộ các hóa đơn sai và gửi kèm Bảng kê mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Việc xử lý đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn mà còn hạn chế rủi ro bị xử phạt khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn Thông tư 91/2026/TT-BTC mới nhất
4. Quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cần thực hiện đăng ký theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, người bán mới được lập và phát hành hóa đơn điện tử có mã theo đúng quy định.
4.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã lần đầu
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Người nộp thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế (đối với trường hợp được miễn phí dịch vụ theo quy định). Hồ sơ đăng ký sử dụng theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bước 2: Nhận thông báo từ cơ quan thuế
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định. Người nộp thuế chỉ được sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp thuận.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử có mã
Sau khi được chấp thuận, người bán lập hóa đơn trên phần mềm, ký số và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã. Khi hóa đơn được cấp mã, người bán mới gửi hóa đơn cho khách hàng. Đây là quy trình bắt buộc đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
4.2. Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có mã sang có mã
Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã có thể chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi có nhu cầu hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế. Việc chuyển đổi thường được áp dụng trong các trường hợp:
- Chủ động đăng ký chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã.
- Thuộc diện rủi ro cao về thuế và nhận được thông báo của cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi.
Quy trình chuyển đổi gồm các bước sau:
Bước 1: Thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bước 2: Cơ quan thuế xem xét hồ sơ và gửi thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận việc chuyển đổi.
Bước 3: Sau khi được chấp thuận, người nộp thuế dừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và thực hiện phát hành hóa đơn điện tử có mã theo quy định. Trường hợp thuộc diện rủi ro cao về thuế, việc chuyển đổi phải hoàn thành trong thời hạn theo thông báo của cơ quan thuế.
4.3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã
Sau khi hoàn tất đăng ký, quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã được thực hiện theo các bước sau:
- Lập hóa đơn điện tử trên phần mềm.
- Ký số hóa đơn.
- Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã.
- Nhận mã xác thực từ cơ quan thuế.
- Gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua.
Quy trình này giúp đảm bảo hóa đơn được cơ quan thuế xác thực trước khi phát hành, góp phần tăng tính minh bạch và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng
Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử không còn phức tạp với Sapo Invoice. Phần mềm hỗ trợ thực hiện toàn bộ quy trình từ lập hóa đơn, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã đến phát hành cho khách hàng ngay trên một nền tảng. Nhờ đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và luôn tuân thủ đúng quy định hiện hành.
5. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Câu 1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp mã khi nào?
Mã của cơ quan thuế được cấp sau khi người bán lập, ký số và gửi hóa đơn đến hệ thống của cơ quan thuế. Chỉ sau khi nhận được mã xác thực, hóa đơn mới được gửi cho người mua.
Câu 2. Trường hợp nào phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Theo quy định hiện hành, một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp thuộc đối tượng quy định hoặc theo thông báo của cơ quan thuế phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Việc áp dụng phụ thuộc vào từng đối tượng cụ thể.
Câu 3. Cơ quan thuế từ chối cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?
Cơ quan thuế có thể không cấp mã nếu hóa đơn không đáp ứng điều kiện theo quy định, chẳng hạn thông tin không hợp lệ, sai định dạng hoặc người nộp thuế đang thuộc trường hợp tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử. Khi đó, người bán cần kiểm tra và lập lại hóa đơn theo hướng dẫn.
Câu 4. Hóa đơn điện tử có mã có cần kết nối Internet để phát hành không?
Có. Do hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi phát hành nên người bán cần có kết nối Internet để thực hiện quy trình này.
Câu 5. Phần mềm Sapo Invoice có hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử có mã không?
Có. Sapo Invoice hỗ trợ lập, ký số, gửi cơ quan thuế để cấp mã và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên một nền tảng, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
Xem thêm: [HỎI – ĐÁP] Giải đáp chi tiết chính sách thuế và hoá đơn mới từ các chuyên gia đầu ngành - Phần 2
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh quản lý minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Từ năm 2025, nhóm đối tượng phải sử dụng loại hóa đơn này ngày càng được mở rộng, đặc biệt là hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng/năm trở lên. Nắm chắc khái niệm, đối tượng áp dụng, quy trình đăng ký và cách xử lý sai sót sẽ giúp bạn chủ động tuân thủ, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hoạt động bán hàng.
Nếu chưa quen với thủ tục phức tạp, bạn có thể lựa chọn giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để dễ dàng phát hành, quản lý và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế
