Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại chứng từ bắt buộc với nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh từ năm 2025. Tuy nhiên, không ít người vẫn chưa rõ hóa đơn này khác gì so với hóa đơn không mã và ai cần phải sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, đối tượng áp dụng và các quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
“Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”
Nói cách khác, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà trước khi giao cho khách hàng, dữ liệu phải được gửi lên cơ quan thuế để hệ thống kiểm tra và cấp mã xác thực. Việc này đảm bảo hóa đơn hợp pháp, hạn chế gian lận và dễ dàng tra cứu.
Khác với hóa đơn điện tử không có mã (do doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh tự lập và gửi trực tiếp cho người mua, sau đó mới chuyển dữ liệu về cơ quan thuế), hóa đơn có mã bắt buộc phải thông qua cơ quan thuế trước. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh mới chuyển đổi thường ưu tiên sử dụng loại hóa đơn này để yên tâm hơn về tính pháp lý.
Đặc biệt, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, hóa đơn có mã còn bao gồm cả trường hợp lập từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Điều này giúp việc phát hành hóa đơn diễn ra ngay tại điểm bán, thuận tiện cho hộ kinh doanh nhỏ, quán ăn, cửa hàng bán lẻ.
Xem thêm: Chính thức bỏ thuế khoán hộ kinh doanh? Ai phải kê khai? Nộp thuế thế nào?
2. So sánh hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường thắc mắc: khi nào dùng hóa đơn có mã, khi nào được dùng hóa đơn không có mã? Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), có sự khác biệt rõ ràng giữa hai loại này như sau:
Tiêu chí | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
Định nghĩa | Được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. | Doanh nghiệp/hộ kinh doanh tự lập và gửi cho người mua, sau đó mới chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. |
Quy trình phát hành | Lập hóa đơn → ký số → gửi lên cơ quan thuế → nhận mã xác thực → gửi cho người mua. | Lập hóa đơn → ký số → gửi trực tiếp cho người mua → chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế định kỳ (ngay trong ngày). |
Mức độ rủi ro | Thấp, do cơ quan thuế kiểm soát ngay tại thời điểm cấp mã. | Cao hơn, vì cơ quan thuế chỉ nhận dữ liệu sau khi hóa đơn đã phát hành. |
Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc hoặc có rủi ro cao về thuế; trường hợp khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế. | Doanh nghiệp hoạt động trong một số lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, tài chính tín dụng, thương mại điện tử… (theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019). |
Ưu điểm | Minh bạch, dễ tra cứu, hạn chế gian lận; phù hợp với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. | Chủ động, nhanh chóng, không phụ thuộc vào việc chờ cơ quan thuế cấp mã. |
Nhược điểm | Phải kết nối mạng internet, phụ thuộc vào hệ thống cơ quan thuế, có thể mất thời gian nếu đường truyền chậm. | Dễ bị lợi dụng để gian lận, cơ quan thuế khó kiểm soát ngay tại thời điểm phát hành. |
Như vậy, có thể thấy rằng hóa đơn điện tử có mã giúp tăng tính minh bạch và đảm bảo tuân thủ pháp luật, trong khi hóa đơn không có mã phù hợp với các doanh nghiệp lớn có hệ thống quản lý chặt chẽ, được cơ quan thuế cho phép.
3. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Không phải tất cả các doanh nghiệp hay hộ kinh doanh đều được quyền lựa chọn loại hóa đơn. Một số nhóm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo quy định của pháp luật.
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế
Theo khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (không phân biệt giá trị từng lần giao dịch) phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã, trừ các trường hợp đặc thù được cơ quan thuế cho phép dùng hóa đơn không mã.
2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô lớn (doanh thu, lao động từ mức cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên) và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải dùng hóa đơn điện tử có mã.
- Các trường hợp hộ kinh doanh xác định được doanh thu và cần lập hóa đơn giao cho khách hàng (ví dụ: quán ăn, cửa hàng bán lẻ, hộ kinh doanh online) cũng thuộc diện bắt buộc.
3. Doanh nghiệp, tổ chức có rủi ro cao về thuế
Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 32/2025/TT-BTC, nếu cơ quan thuế đánh giá doanh nghiệp/hộ kinh doanh có rủi ro cao về thuế thì sẽ ra thông báo yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.
4. Trường hợp sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế
Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế cũng thuộc diện hóa đơn có mã. Nhóm đối tượng điển hình là: nhà hàng, siêu thị, cửa hàng bán lẻ, quán cà phê…
5. Trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh
Với một số hộ, cá nhân kinh doanh không thường xuyên phát sinh giao dịch hoặc không thuộc diện kê khai thường xuyên, cơ quan thuế có thể cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để đảm bảo nghĩa vụ thuế.
4. Quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Để được sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
1. Trường hợp đăng ký sử dụng lần đầu
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123/2020).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cơ quan thuế ủy quyền.
Bước 3: Nhận thông báo chấp nhận
Trong vòng tối đa 01 ngày làm việc, cơ quan thuế gửi Thông báo điện tử (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT – Phụ lục IB) về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký.
Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử có mã
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp/hộ kinh doanh lập hóa đơn, ký số và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã xác thực, rồi mới gửi hóa đơn cho khách hàng.
2. Trường hợp chuyển đổi từ hóa đơn không có mã sang có mã
Theo thông tư hướng dẫn Nghị định 70/2025 của Bộ Tài chính, người nộp thuế đang dùng hóa đơn không mã phải chuyển sang có mã trong các trường hợp:
- Chủ động chuyển đổi khi có nhu cầu.
- Bị cơ quan thuế thông báo do thuộc diện rủi ro cao về thuế.
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải hoàn tất việc thay đổi thông tin đăng ký. Các hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử không mã trước đó phải ngừng sử dụng và tiêu hủy theo quy định.
3. Quy trình phát hành và sử dụng thực tế (step-by-step)
- Lập hóa đơn điện tử trên phần mềm.
- Ký số bằng chữ ký số hợp lệ.
- Gửi hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã.
- Nhận mã xác thực từ cơ quan thuế.
- Gửi hóa đơn đã được cấp mã cho khách hàng.
5. Cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Trong thực tế, kế toán và hộ kinh doanh rất dễ gặp tình huống hóa đơn có sai thông tin. Theo quy định, việc xử lý sẽ khác nhau tùy theo thời điểm phát hiện sai sót.
1. Sai sót khi hóa đơn chưa gửi cho người mua
Nếu hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho khách hàng thì người bán phải:
- Thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lại cơ quan thuế để được cấp mã thay thế.
2. Sai sót khi hóa đơn đã gửi cho người mua
Có 2 trường hợp phổ biến:
- Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các thông tin khác):
- Người bán thông báo cho người mua biết hóa đơn có sai sót.
- Gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Không cần lập lại hóa đơn.
- Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa dịch vụ:
Có thể lựa chọn 1 trong 2 cách:- Lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
- Lập hóa đơn thay thế: ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
Trong cả hai trường hợp, người bán và người mua nên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Xem thêm: Các tình huống sai sót thường gặp & cách xử lý mới
3. Lưu ý quan trọng khi xử lý sai sót
- Tất cả thông báo và hóa đơn điều chỉnh/thay thế đều phải gửi lên cơ quan thuế để lưu trữ.
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần lưu hồ sơ liên quan (văn bản thỏa thuận, thông báo, bản hóa đơn cũ) để tránh rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra.
- Trường hợp cố tình không khai báo hoặc xử lý sai quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
6. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Ngoài việc nắm khái niệm, đối tượng áp dụng và quy trình đăng ký, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chú ý một số điểm quan trọng dưới đây để tránh rủi ro khi sử dụng hóa đơn có mã.
1. Trường hợp được miễn phí dịch vụ hóa đơn có mã
Theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được giữ nguyên tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số đối tượng sẽ được cơ quan thuế cung cấp hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng, bao gồm:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh tại địa bàn kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
- Một số doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, trừ doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
2. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn có mã
Theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã gồm:
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc ngừng kinh doanh.
- Bị cơ quan thuế xác minh không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, bán khống hóa đơn, trốn thuế.
- Bị cưỡng chế nợ thuế hoặc vi phạm pháp luật nghiêm trọng liên quan đến hóa đơn.
3. Lưu trữ hóa đơn điện tử có mã
- Hóa đơn điện tử có mã phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
- Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể lưu trên hệ thống nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
- Phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, dễ dàng tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
4. Kết nối máy tính tiền với cơ quan thuế
Theo Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh và doanh nghiệp thuộc một số lĩnh vực có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Đối tượng áp dụng gồm:
- F&B: quán ăn, nhà hàng, quán cà phê…
- Bán lẻ: cửa hàng tạp hóa, thời trang, mỹ phẩm, điện máy…
- Siêu thị, trung tâm thương mại và các mô hình bán lẻ hiện đại phục vụ trực tiếp người tiêu dùng.
Lợi ích khi áp dụng:
- Phát hành hóa đơn ngay tại quầy cho khách hàng.
- Dữ liệu được chuyển trực tiếp về cơ quan thuế để cấp mã xác thực.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo minh bạch.
Với Sapo, hộ kinh doanh và cửa hàng có doanh thu trên 1 tỷ/năm dễ dàng đáp ứng quy định mới. Chỉ cần một máy tính tiền hoặc POS tích hợp, hệ thống đã sẵn sàng phát hành hóa đơn điện tử chuẩn thuế trong 1 chạm – nhanh chóng, tiện lợi, minh bạch.
7. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
1. Hộ kinh doanh nhỏ lẻ có bắt buộc dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế không?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm thì không thuộc diện nộp thuế, do đó không bắt buộc phải xuất hóa đơn.
Trường hợp hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng/năm trở lên, khi khách hàng yêu cầu hóa đơn thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Đặc biệt, nếu doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, F&B, dịch vụ trực tiếp… thì phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
2. Có thể sử dụng song song hóa đơn có mã và không có mã không?
Có, nhưng chỉ áp dụng cho một số doanh nghiệp đặc thù (như điện lực, viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, xăng dầu…) theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.
Với phần lớn doanh nghiệp và hộ kinh doanh, phải chọn một hình thức duy nhất để tránh nhầm lẫn và vi phạm quy định.
3. Nếu hóa đơn có mã bị sai thì xử lý thế nào?
Tùy tình huống mà xử lý khác nhau:
- Nếu chưa gửi cho khách: thông báo hủy với cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT), sau đó lập hóa đơn mới.
- Nếu đã gửi cho khách: có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Quy định cụ thể tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4. Sử dụng hóa đơn có mã có phải trả phí không?
- Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc diện ưu đãi (địa bàn khó khăn, siêu nhỏ…) thì được sử dụng miễn phí 12 tháng (theo Điều 14 Nghị định 123/2020).
- Các đối tượng còn lại phải trả phí dịch vụ cho nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
5. Cơ quan thuế có thể từ chối cấp mã hóa đơn không?
Có. Nếu hóa đơn lập sai thông tin, không hợp lệ hoặc hệ thống phát hiện bất thường, cơ quan thuế sẽ từ chối cấp mã và trả về thông báo lỗi. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải chỉnh sửa và gửi lại để được cấp mã.
Xem thêm: [HỎI – ĐÁP] Giải đáp chi tiết chính sách thuế và hoá đơn mới từ các chuyên gia đầu ngành - Phần 2
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh quản lý minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Từ năm 2025, nhóm đối tượng phải sử dụng loại hóa đơn này ngày càng được mở rộng, đặc biệt là hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng/năm trở lên. Nắm chắc khái niệm, đối tượng áp dụng, quy trình đăng ký và cách xử lý sai sót sẽ giúp bạn chủ động tuân thủ, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hoạt động bán hàng.
Nếu chưa quen với thủ tục phức tạp, bạn có thể lựa chọn giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để dễ dàng phát hành, quản lý và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế
