Ship COD là gì? Hướng dẫn chi tiết cách ship COD cho các chủ shop online

Ship COD là gì? Hướng dẫn chi tiết cách ship COD cho các chủ shop online

Ship COD là gì? Cách ship COD như thế nào? Đây là những câu hỏi thường gặp của cả người mua hàng và người bán hàng. Bài viết sau đây sẽ giải thích và hướng dẫn cách ship hàng online cho các bạn còn đang thắc mắc về vấn đề này.

Rất nhiều người mua hàng online còn chưa biết ship COD là gì, một số thì hiểu sơ sơ là ship hàng đến và thu tiền tận nơi. Về phía các chủ shop bán hàng online mới bắt đầu kinh doanh cũng chưa thực sự có kinh nghiệm trong cách ship hàng hóa cho khách hàng. Vì vậy, bài viết sau đây sẽ giúp giải đáp các khúc mắc về ship COD cũng như hướng dẫn chi tiết cách ship COD.

1. Ship COD là gì?

COD là từ viết tắt của từ tiếng Anh – Cash on Delivery có nghĩa là Thanh toán khi nhận hàng, người mua hàng sẽ được nhận sản phẩm trước sau đó mới trả tiền cho shipper.

Lợi ích của hình thức ship hàng COD với khách hàng là rất lớn, người mua sẽ được nhận hàng tận tay và có thể xem hàng, thậm chí thử hàng rồi mới quyết định trả tiền cho món hàng, ngược lại, nếu không ưng ý có thể từ chối thanh toán và trả lại người bán. 

Ship COD là cái lợi của người mua thì nó cũng là điểm dở cho người bán. Bạn sẽ gặp nhiều trường hợp khi hàng đến nơi khách từ chối nhận, khách thử đồ không vừa, khách hết hứng mua … và như vậy là bạn lại méo mặt nhận hàng hoàn trong khi phải chịu chi phí thanh toán 2 chiều. Cũng bởi tư duy “chắc ăn” của người mua, họ chưa thực sự tin tưởng vào loại hình mua hàng online nên ship COD vẫn là hình thức vận chuyển phổ biến tại Việt Nam.

2. Cách ship COD như thế nào?

Trước tiên, bạn cần hiểu quy trình ship COD như thế nào.

Bước 1: Khách đặt hàng trên website, Facebook, trên sàn TMĐT hoặc đặt tại cửa hàng và có nhu cầu ship hàng.

Bước 2: Chốt đơn (gọi lại cho khách xác nhận thông tin) và tạo đơn hàng với các trường thông tin cơ bản như:

  • Tên khách hàng
  • Địa chỉ nhận hàng chi tiết
  • Số điện thoại
  • Tên sản phẩm khách đặt mua
  • Giá bán

Với các shop chuyên nghiệp, việc tạo đơn được thực hiện trên phần mềm quản lý bán hàng, rất chuyên nghiệp và minh bạch, dễ dàng cho việc quản lý sau này. Còn một số có thể lại ưu thích lưu thông tin đơn hàng trên file excel, thậm chí là sổ sách, nhưng mình không khuyến cáo làm theo cách này, vì việc quản lý thông tin khách hàng và đối soát sau này sẽ rất vất vả. Cụ thể mình sẽ trình bày trong các bước sau.

Bước 3: Gửi hàng cho các đơn vị chuyển phát, bạn có thể mang hàng hóa trực tiếp ra các điểm gửi hàng, viết phiếu gửi. Hoặc shipper sẽ đến cửa hàng để lấy hàng (một số đơn vị bạn sẽ phải mất thêm chi phí khi sử dụng dịch vụ shipper đến lấy hàng tận nơi). Lưu ý tất cả phiếu gửi hàng phải giữ cẩn thận, nếu bị mất bạn sẽ không nhận được tiền thu hộ COD.

Gợi ý: Để tránh thất lạc phiếu gửi hàng, quản lý và đối soát đơn hàng dễ dàng hơn, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Sapo. Giúp tạo đơn hàng, quản lý khách hàng, vận đơn chuyên nghiệp. Đặc biệt đơn hàng được đẩy tự động sang các đối tác vận chuyển tùy ý, lại hỗ trợ in hóa đơn qua bluetooth điện thoại, nên bạn sẽ rất nhàn. Không cần viết phiếu tay, đối soát COD tự động hòan toàn qua phần mềm. Tiện ích vô cùng luôn.

Bạn cũng sẽ không phải tốn công đem hàng đi gửi với dịch vụ vận chuyển Sapo Express. Sapo Express là một gói dịch vụ vận chuyển ưu đãi dành riêng cho các khách hàng của Sapo. Theo đó, các khách hàng đang sử dụng các gói dịch vụ Sapo POSSapo GO và Sapo Omnichannel có thể ship hàng qua Sapo Express ngay từ ngày hôm nay 23/9/2019.

Tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ vận chuyển Sapo Express:

  • Giá rẻ hơn đến 40% so với dịch vụ của các đơn vị vận chuyển
  • Miễn phí thu hộ và miễn phí giao lại tối thiểu 3 lần
  • Xử lý nhanh và miễn phí các yêu cầu phát sinh
  • Đối soát chính xác, nhanh gọn
  • Quản lý bán hàng và giao hàng tập trung

Ưu đãi hấp dẫn: Đồng giá chỉ 16.5K mọi đơn ship nội thành giao trong 6H 

Trong thời gian 1 tháng kể từ ngày ra mắt, các shop sử dụng dịch vụ Sapo Express sẽ nhận được ưu đãi về chi phí cực kỳ hấp dẫn. Cụ thể, từ ngày 23/9/2019 đến ngày 23/10/2019 khi gọi ship qua Sapo Express:

  • Đồng giá chỉ 16.5K/đơn hàng ship nội thành (**)
  • Miễn phí dịch vụ hoàn hàng cho mọi đơn hàng

(**)  Giá ship này áp dụng cho các gói Sameday vận chuyển bởi Shippo (trọng lượng dưới 5kg) và gói Nextday vận chuyển bởi GHN Express (trọng lượng dưới 3kg).

Link tải App Sapo trên điện thoại iOS

Link tải App Sapo trên điện thoại Android

Mới đây, Sapo đã ra mắt tính năng Gợi ý phí giao hàng giúp các chủ shop có thể so sánh giá giữa các đơn vị vận chuyển ngay phần tạo đơn hàng và tích chọn đơn vị phù hợp nhất. Thông tin đơn hàng sẽ được tự động đẩy sang đơn vị vận chuyển chỉ với 1 click chuột. Bạn cũng có thể theo dõi trạng thái và hành trình đơn hàng từ khi xuất kho đến khi tới tay khách hàng

Bước 4: Đơn vị giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ người nhận hàng. Thông thường thời gian giao hàng trung bình khoảng 2-4 ngày (nếu chuyển nhanh), 7-10 ngày (chuyển chậm). Đây là chỉ số tương đối thôi, vì sẽ có những lúc đơn hàng được giao nhanh thất thường, hoặc đôi khi bạn sẽ sôi máu bởi chuyển fax nhanh mà 10 ngày khách vẫn chưa nhận được.

Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán. Nếu khách nhận hàng coi như đơn hàng được hoàn tất bạn có thể ra bưu cục lấy tiền thu hộ. Trường hợp số đen khách không nhận thì hàng sẽ bị hoàn về, bạn chịu thêm 50% cước phí chuyển ngược.

Bước 6: Đơn vị vận chuyển thanh toán phí thu hộ cho bạn. Bạn lưu ý chỉ nhận tiền thu hộ trong giờ hành chính và nhớ đối soát phí COD để khiếu nại nếu có sai sót.

3. Kinh nghiệm Ship COD

Phí ship COD thường đắt hơn so với phí vận chuyển hàng thông thường. Khi các đơn vị tính phí ship của bạn sẽ dựa trên 2 yếu tố: Phí vận chuyển+ phí COD thu hộ. Vì vậy, nếu lựa chọn hình thức khách nhận hàng thanh toán, bạn sẽ phải chịu thêm khoản phí thu hộ, thay vì chỉ mất phí vận chuyển nếu khách hàng chuyển khoản trước.

Đa phần những người bán hàng online đều đã từng gặp rắc rối với việc giao hàng cod. Nhất là những trường hợp ship hàng đến nơi khách không lấy, bị bỏ bom… dẫn đến tỷ lệ trả hàng lớn, tổn thất chi phí. Cùng điểm qua 4 cách ship hàng cod dưới đây, chắc chắn bạn sẽ giảm tối đa tỷ lệ hoàn đơn nhờ vào những cách ship hàng online dưới đây.

Nguyên tắc 1: Sự chuẩn bị của bạn phải đủ tốt

Việc chuẩn bị một dịch vụ/sản phẩm tốt luôn là tiền đề để người bán tiến gần hơn đến túi tiền của khách hàng, nhất là những kế hoạch trong tương lai cũng cần sự ủng hộ không hề nhỏ từ họ. Cách ship hàng cod cũng có những đặc thù của riêng nó, ai làm tốt người đó có thị trường.

Bạn phải có một hoặc hơn một nhân sự luôn theo dõi đơn hàng thường xuyên. Phụ trách đóng gói, lên danh sách gửi đi, gửi đơn hàng cho bên vận chuyển theo dõi và trả lời thông tin phản hồi từ bưu điện, thống kê lại các tình huống thường gặp trong ship hàng online.

Ship cod như thế nào để giảm tỷ lệ hoàn hàng?

Nhiều shop online thường tận dụng một người làm nhiều việc nên thường bị chồng đơn, không chú tâm đến sự tương tác với bên giao hàng và xử lý nhanh chóng các đơn hàng đã gửi.

Khách hàng ghé thăm shop của bạn tức là họ đã có sự chú ý nhất định đến sản phẩm. Nếu họ đặt hàng thì khả năng cao đã “chốt” món hàng đó à sẵn sàng chi trả, điều cuối cùng bạn cần là làm họ thật hài lòng với dịch vụ giao hàng của của mình. Hãy nhớ rằng, luôn mang suy nghĩ phục vụ để lần sau họ quay lại.

Nguyên tắc 2: Quản lý những đơn hàng chưa ship cod thành công

Dù cho ship cod như thế nào cũng nên kiểm tra xem lý do vì sao mà đơn hàng chưa phát được, lý do vì mình hay vì nguyên nhân khác, lưu lại thông tin cần để có hướng xử lý tiếp theo, tránh lặp lại.

Xử lý các tình huống khi ship hàng online:

Khách hàng tắt máy à? Gọi lại vào một thời điểm khác (tùy thuộc hoàn cảnh, có thể ướm chừng thời gian cuộc họp hoặc việc bận)

Không tắt máy nhưng gọi không nghe à? Gọi lại vào ngoài giờ hành chính, hoặc vào ngày tiếp theo

Hẹn một thời điểm khác à? Thông báo lại cho bên giao hàng để thay đổi. Trước ngày giao hàng nhớ nhắc khách hàng là em sẽ giao hàng lại cho anh chị. Nhớ thông tin lại cho bên giao hàng là ngày đó giao hàng.

Khách hàng không nhận hàng à? Chắc chắn rằng nhân viên bên giao hàng thông báo ngay cho bạn khi khách hàng từ chối. Lúc đó bạn nên hỏi khách hàng nguyên nhân và chắc chắn rằng mình có thể khắc phục nguyên nhân đó để làm hài lòng họ. Hãy dùng tài thuyết phục của bạn để làm họ đồng ý vì bạn càng chân thành thì khả năng họ thay đổi quyết định càng cao.

Thái độ niềm nở vẫn là cách ship cod online tốt nhất

Địa chỉ sai hoặc đến đúng địa chỉ nhưng người nhận không nhận có đặt hàng à? Bạn nên rà soát lại thông tin khách hàng từ bước đầu và tìm cách liên hệ lại với đúng người đặt hàng. Nên nhớ dù có thế nào vẫn giữ thái độ khiêm tốn nhẹ nhàng vì họ vẫn là khách hàng.

Đúng người nhưng kiểu đặt chơi à? Riêng cái này thì 5 ăn 5 thua. Bước đầu bạn vẫn thuyết phục họ nhưng nếu cảm thấy không có cơ hội, bỏ !

Nguyên tắc 3: Xử lý đơn hàng từ đơn vị vận chuyển phản hồi

Các tình huống thường thường xảy ra và gợi ý giải pháp xử lý:

Khách hàng mở hàng ra xem không nhận hàng

Luôn nhớ hàng đã đến tay khách hàng thì dùng mọi cách để họ không trả lại. Vì ít nhất họ xem hàng là đã có ý muốn lấy hàng.

Niềm nở hỏi khách hàng nguyên nhân vì sao khách hàng không nhận hàng, lấy mẩu giấy hoặc cuốn sổ ra note lại như một nhân viên thị trường thực thụ. Hãy cho họ thấy bạn lắng nghe họ và sẵn sàng làm họ hài lòng bằng dịch vụ của bạn.

Đưa ra giải pháp nhanh và hợp lý nhất để lấy lại lòng tin của họ ngay lúc đó, thay đổi hoặc nâng cao dịch vụ đi kèm.

Không quên cảm ơn khách hàng nhé và hứa sẽ giữ lời hứa (nếu có)

Shipper/bưu tá không gọi cho bạn ngay tại thời điểm khách không nhận hàng

Giao kèo: Bưu tá/shipper phải bồi thường đơn hàng:

Chắc chắn rằng bạn đã yêu cầu shipper/bưu tá thông báo cho bạn ngay tại thời điểm nếu khách không nhận hàng. Nói với bưu tá phát lại hàng đồng thời liên lạc với khách hàng nhận lại. Nhưng nếu không phát được bưu điện vẫn đền đơn hàng này vì không làm đúng nguyên tắc.

Liên hệ cho đơn vị giao hàng: Đơn hàng bưu tá không gọi cho shop ngay tại thời điểm phát nếu khách đứng đó mà không nhận hàng.

Gọi điện thoại thuyết phục khách hàng nhận lại để hỗ trợ bưu tá.

Nguyên tắc 4: Thái độ phục vụ làm nên uy tín

Ship hàng cod dù như thế nào thì thái độ của bạn vẫn phải đúng mực.

Đầu tiên hãy học cách nói xin lỗi vì bạn phục vụ không chu đáo. Cố gắng để hiểu khách hàng và cố gắng biết nguyên nhân để sau này sửa để có những dịch vụ tốt hơn.

Càng làm khách hàng hài lòng bao nhiêu thì mức độ tiếp cận đến túi tiền của họ càng cao.

Nên nhớ mình càng phục vụ được nhiều khách thì thị trường của mình càng mở rộng. Không chỉ những người đã từng giao được hàng bạn mới phục vụ, những người chưa giao được hàng lại thật sự tiềm năng. Cố gắng giữ liên hệ nào đó với khách hàng nhằm tăng tỷ lệ thành công của những lần giao hàng kế tiếp.

Luôn mỉm cười khi phục vụ khách hàng, hãy cho họ thấy bạn chân thành, và bạn sẽ đạt được điều bạn muốn.
Khi nhận được sự tận tình từ bạn tâm lý họ sẽ dễ dàng nhận hàng hơn.

Đừng từ bỏ quá sớm vì cái gì khó mới thôi thúc người ta có động lực cho lần kế tiếp.

Kết luận

Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu Ship hàng COD là gì? cách ship hàng COD và thu tiền như thế nào? Vì sao lại bị hoàn đơn, và cách khắc phục. Dù cho bạn đang ship hàng cod nội thành hay ship tỉnh, nhưng nếu tỷ lệ hoàn hàng cao thì cần kiểm tra, tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục vấn đề.

Chúc các bạn may mắn và thành công !

Đọc tiếp: Tính phí ship khách hàng như thế nào

Tìm chúng tôi trên Youtube