5 cách nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng

5 cách nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng

Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và nhân viên bán hàng, thu ngân. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Quản lý kho thế nào để hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát? Dưới đây sẽ là những kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả được Blog Sapo tổng hợp dành riêng cho các chủ shop. Hi vọng với thông tin mà chúng tôi mang lại sẽ phần nào giúp bạn có những cách thức quản lý kho hàng hiệu quả hơn đối với lĩnh vực kinh doanh của mình.

1. Quản lý kho hàng bằng thẻ kho

Hằng ngày, số lượng hàng hóa nhập vào – xuất ra đều có hóa đơn, thường có từ 2 – 3 nhân viên tại cửa hàng sẽ tham gia vào khâu kiểm kho, nhập hàng, bán hàng. Nên kho hàng lúc nào cũng có sự biến động về số lượng. Quản lý kho hàng không hề đơn giản, cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong khâu bán hàng để các hoạt động kinh doanh được diễn ra thông suốt. Về cơ bản, để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì người quản lý cần phải lưu ý một số những điều sau:

– Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước, nhờ vậy việc quản lý kho hàng sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt với những người kinh doanh nghề thuốc, sách – văn phòng phẩm. Bạn có thể tham khảo thêm cách sắp xếp kho hàng hợp lý trong bài viết Bí quyết sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

– Sử dụng thẻ kho. Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Có thể bạn chưa biết, cách lập thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn do Bộ Tài chính ban hành theo thông tư mới nhất, về cơ bản sẽ giống như 2 mẫu dưới đây. Thẻ kho nếu được đóng thành quyển sẽ gọi là sổ kho và buộc phải có xác nhận của giám đốc/chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập – xuất kho. Bạn có thể download HỆ THỐNG SỔ SÁCH DÀNH CHO CHỦ SHOP và thực hiện theo mẫu, quản lý hàng hóa theo thẻ kho chống thất thoát hàng hóa tốt hơn. Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.

– Tìm kiếm người mà bạn tin tưởng và giao việc quản lý kho hoặc kiểm kho và có thói quen sử dụng thẻ kho trong công việc. 

quan ly kho hangHơn cả thủ kho, chủ shop sẽ phải là người nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư

2. Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong cửa hàng, kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lí được hàng tồn kho chính xác nhất. Dán nhãn sản phẩm là phương pháp quản lý kho bằng mã vạch.

Quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch: Nhân viên bán hàng, thủ kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên sản phẩm.

3. Quản lý kho hiệu quả bằng việc kiểm kho thường xuyên

Kiểm kê kho định kỳ được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm. 

Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho siêu thị mini để biết các bước cần thiết khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả. Sau đợt kiểm kho, bạn có thể thúc đẩy bán hàng bằng các chương trình XẢ HÀNG TỒN KHO. Hoặc tiêu hủy những loại hàng hóa đã hết date sử dụng. 

Mách nhỏ: Sau mỗi đợt kiểm kho, bạn nên set-up lại định mức cho từng sản phẩm để dễ dàng theo sát. Ví dụ, định mức cho mỗi sản phẩm trong kho của bạn mặc định là 10. Nếu sau kiểm kho, sản phẩm A còn 5 chiếc/cái –> nhập thêm 5 chiếc/cái cho đủ định mức. Cứ như thế, chẳng cần kiểm kê, bạn cũng có thể nhẩm tính ngay hoặc kiểm tra bất ngờ một sản phẩm nào đó ở cửa hàng đã bán được bao chiếc và còn tồn bao chiếc? 

Bí kíp chống thất thoát kho

Bạn có muốn quản lý kho hàng hiệu quả hơn? Xem ngay Cách quản lý kho hiệu quả nhé.

4. Sắp xếp kho hợp lý

Nếu kho hàng không được sắp xếp gọn gàng, phân theo từng khu cụ thể, chi tiết và có dán nhãn rõ ràng thì ngay cả việc nhân viên tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng cũng khó, chứ không nói gì đến chuyện quản lý kho, chỉ số tồn kho, thất thoát. 

Với shop bán hàng, cửa hàng vừa là không gian kinh doanh, vừa là kho hàng. Nên ngoài tiêu chí sắp xếp kho hợp lý, bạn cần quan tâm đến nghệ thuật trưng bày sản phẩm để khách hàng mua nhiều hơn

5. Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu quả quản lý kho

Khi thực sự kinh doanh, bạn sẽ thấy mình bị ĐÁNH CẮP THỜI GIAN. Từ chuyện quản lý doanh thu, nhân viên cho đến chuyện quản lý nhà cung cấp, đau đầu nhất là quản lý kho. Có khi nào bạn ước gì “một ngày có 48 tiếng”, hoặc “mình có ba đầu, sáu tay” chưa? Đặc biệt, nếu bạn là một chủ shop bán hàng đa kênh (bán cả ở cửa hàng và bán online facebook, website,..), nhiều khi bạn sẽ thấy công việc theo dõi hàng hóa ra – vào trong kho thực sự quá tải, mọi thứ khó khăn hơn việc kinh doanh đơn thuần trên 1 kênh hơn rất nhiều. 

Cũng may là, công nghệ thời nay cho phép chủ shop bán hàng và quản lý tất cả công việc kinh doanh bao gồm cả chuyện quản lý kho bằng phần mềm, không chỉ đơn thuần là dùng sổ sách, giấy tờ. Khi bước vào thế giới công nghệ, bán hàng bằng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, bạn sẽ thấy mình có thể làm tốt mọi thứ từ giảm thiểu thất thoát kho hàng, thống kê hàng tồn kho,… vô hình chung, việc này sẽ có ý nghĩa quan trọng giúp cải thiện doanh số bán hàng. 

Sapo là một phần mềm điển hình hỗ trợ quản lý thông tin tồn kho, nhập kho, xuất kho gợi ý báo cáo nhập hàng dựa trên số liệu tồn kho. 

Sử dụng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí nhất định của chủ shop, chủ doanh nghiệp. Nhưng hiệu quả của nó là không thể bàn cãi. Hệ thống này sẽ thay thế sức lao động của 1 – 2 nhân viên mỗi tháng. Thay vì trả tiền cho nhân viên 5 triệu mỗi tháng, giờ đây bạn chỉ cần 600,000 vnđ. Tính ra vẫn rẻ hơn 8 lần.

Ưu đãi này dành riêng cho bạn, dùng thử miễn phí 15 ngày để trải nghiệm.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

5 cách nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng
4.4 (88.57%) 7 votes

sao không một lần ghé thăm nhà Sapo

Xem ngay Sapo có gì