Quản lý kho là gì? 5 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ

Quản lý kho là gì? 5 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ

Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và nhân viên bán hàng, thu ngân. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Quản lý kho thế nào để hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát? Dưới đây sẽ là những kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả được Blog Sapo tổng hợp dành riêng cho các chủ shop, hy vọng sẽ phần nào giúp bạn có những cách thức quản lý kho hàng hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng. Không ít chủ shop kêu ca sau vài tháng hoạt động: “Tôi không thể nào khớp chính xác giữa số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán đi.” hay “Sao hàng này bán chậm thế mà tồn kho lại còn ít như thế này?”. Tình trạng hỗn loạn này hoàn toàn có khả năng xảy ra nếu shop không thường xuyên cân đối kho để tính toán nhập – xuất – tồn kho hàng.

Một quy trình quản lý hàng tồn kho đơn giản giúp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho. Dịp cuối năm này cũng là dịp các doanh nghiệp xả hàng tồn kho và đưa ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Và đây cũng chính là thách thức cho doanh nghiệp về vấn đề quản lý kho hàng sao cho hiệu quả. Áp dụng ngay các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất dưới đây xem sao nhé!

1. Quản lý kho là gì?

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Trước khi muốn hiểu quản lý kho là gì thì chúng ta cần biết khái niệm thế nào là hàng tồn kho.

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất,… Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.

1.2. Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Phần mềm bán hàng Sapo POS
Phần mềm bán hàng
Sapo POS
Chỉ từ 119.000đ/tháng
  • Tính tiền nhanh trong 10S
  • Xem được ngay hàng còn hay hết
  • Kiểm tra doanh thu, lãi lỗ chi tiết
Bắt đầu dùng thử miễn phí

2. Tại sao cần quản lý kho hàng?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.

Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?

2.1. Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.

Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới trình làng có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một tuần. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

2.2. Giảm chi phí trong quản lý kho

Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.

  • Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
  • Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nghiệp vụ này vô cùng cần thiết. Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.

Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng chủ động và dễ dàng xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.

2.3. Tăng doanh thu nhờ quản lý kho hiệu quả

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.

2.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?

Là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng/1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.

  • Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
  • Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
  • Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …

Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.

Ví dụ: Nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.

Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.

3. Cách quản lý kho hàng hiệu quả cho các cửa hàng bán lẻ

3.1. Quản lý kho hàng bằng thẻ kho

Hằng ngày, số lượng hàng hóa nhập vào – xuất ra đều có hóa đơn, thường có từ 2 – 3 nhân viên tại cửa hàng sẽ tham gia vào khâu kiểm kho, nhập hàng, bán hàng. Nên kho hàng lúc nào cũng có sự biến động về số lượng. Quản lý kho hàng không hề đơn giản, cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong khâu bán hàng để các hoạt động kinh doanh được diễn ra thông suốt. Về cơ bản, để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì người quản lý cần phải lưu ý một số những điều sau:

– Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước, nhờ vậy việc quản lý kho hàng sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt với những người kinh doanh nghề thuốc, sách – văn phòng phẩm. Bạn có thể tham khảo thêm cách sắp xếp kho hàng hợp lý trong bài viết Bí quyết sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

– Sử dụng thẻ kho. Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Có thể bạn chưa biết, cách lập thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn do Bộ Tài chính ban hành theo thông tư mới nhất, về cơ bản sẽ giống như 2 mẫu dưới đây. Thẻ kho nếu được đóng thành quyển sẽ gọi là sổ kho và buộc phải có xác nhận của giám đốc/chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập – xuất kho. Bạn có thể download HỆ THỐNG SỔ SÁCH DÀNH CHO CHỦ SHOP và thực hiện theo mẫu, quản lý hàng hóa theo thẻ kho chống thất thoát hàng hóa tốt hơn. Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.

– Tìm kiếm người mà bạn tin tưởng và giao việc quản lý kho hoặc kiểm kho và có thói quen sử dụng thẻ kho trong công việc. 

quan ly kho hangHơn cả thủ kho, chủ shop sẽ phải là người nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư

3.2. Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong cửa hàng, kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lí được hàng tồn kho chính xác nhất. Dán nhãn sản phẩm là phương pháp quản lý kho bằng mã vạch.

Quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch: Nhân viên bán hàng, thủ kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên sản phẩm.

3.3. Quản lý kho hiệu quả bằng việc kiểm kho thường xuyên

Kiểm kê kho định kỳ được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm. 

Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho siêu thị mini để biết các bước cần thiết khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả. Sau đợt kiểm kho, bạn có thể thúc đẩy bán hàng bằng các chương trình XẢ HÀNG TỒN KHO. Hoặc tiêu hủy những loại hàng hóa đã hết date sử dụng. 

Mách nhỏ: Sau mỗi đợt kiểm kho, bạn nên set-up lại định mức cho từng sản phẩm để dễ dàng theo sát. Ví dụ, định mức cho mỗi sản phẩm trong kho của bạn mặc định là 10. Nếu sau kiểm kho, sản phẩm A còn 5 chiếc/cái –> nhập thêm 5 chiếc/cái cho đủ định mức. Cứ như thế, chẳng cần kiểm kê, bạn cũng có thể nhẩm tính ngay hoặc kiểm tra bất ngờ một sản phẩm nào đó ở cửa hàng đã bán được bao chiếc và còn tồn bao chiếc? 

Bí kíp chống thất thoát kho

Bạn có muốn quản lý kho hàng hiệu quả hơn? Xem ngay Cách quản lý kho giúp chống thất thoát hiệu quả nhé!

3.4. Sắp xếp kho hợp lý

Nếu kho hàng không được sắp xếp gọn gàng, phân theo từng khu cụ thể, chi tiết và có dán nhãn rõ ràng thì ngay cả việc nhân viên tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng cũng khó, chứ không nói gì đến chuyện quản lý kho, chỉ số tồn kho, thất thoát. 

Với shop bán hàng, cửa hàng vừa là không gian kinh doanh, vừa là kho hàng. Nên ngoài tiêu chí sắp xếp kho hợp lý, bạn cần quan tâm đến nghệ thuật trưng bày sản phẩm để khách hàng mua nhiều hơn

3.5. Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu quả quản lý kho

Khi thực sự kinh doanh, bạn sẽ thấy mình bị ĐÁNH CẮP THỜI GIAN. Từ chuyện quản lý doanh thu, nhân viên cho đến chuyện quản lý nhà cung cấp, đau đầu nhất là quản lý kho. Có khi nào bạn ước gì “một ngày có 48 tiếng”, hoặc “mình có ba đầu, sáu tay” chưa? Đặc biệt, nếu bạn là một chủ shop bán hàng đa kênh (bán cả ở cửa hàng và bán online facebook, website,..), nhiều khi bạn sẽ thấy công việc theo dõi hàng hóa ra – vào trong kho thực sự quá tải, mọi thứ khó khăn hơn việc kinh doanh đơn thuần trên 1 kênh hơn rất nhiều. 

Cũng may là, công nghệ thời nay cho phép chủ shop bán hàng và quản lý tất cả công việc kinh doanh bao gồm cả chuyện quản lý kho bằng phần mềm, không chỉ đơn thuần là dùng sổ sách, giấy tờ. Khi bước vào thế giới công nghệ, bán hàng bằng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, bạn sẽ thấy mình có thể làm tốt mọi thứ từ giảm thiểu thất thoát kho hàng, thống kê hàng tồn kho,… vô hình chung, việc này sẽ có ý nghĩa quan trọng giúp cải thiện doanh số bán hàng. 

Sapo là một phần mềm điển hình hỗ trợ quản lý thông tin tồn kho, nhập kho, xuất kho gợi ý báo cáo nhập hàng dựa trên số liệu tồn kho. 

Sử dụng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí nhất định của chủ shop, chủ doanh nghiệp. Nhưng hiệu quả của nó là không thể bàn cãi. Hệ thống này sẽ thay thế sức lao động của 1 – 2 nhân viên mỗi tháng. Thay vì trả tiền cho nhân viên 5 triệu mỗi tháng, giờ đây bạn chỉ cần 119,000đ/tháng, rẻ hơn thuê nhân viên rất nhiều lần.

Ưu đãi này dành riêng cho bạn, dùng thử miễn phí 15 ngày để trải nghiệm.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Tìm chúng tôi trên Youtube