Phân tích ABC là gì? Hướng dẫn từ A-Z ứng dụng hiệu quả trong quản lý kho sản phẩm

Phân tích ABC là phương pháp đơn giản nhưng đảm bảo hiệu quả cho doanh nghiệp tối ưu tồn kho, tập trung nguồn lực đúng chỗ và ra quyết định kinh doanh chính xác dựa trên dữ liệu. Bài viết dưới đây của Sapo sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng đồng thời gợi ý công cụ quản lý kho tự động, chính xác, giúp kiểm soát số lượng theo thời gian thực. 

1. Giải đáp phân tích ABC là gì? 

Trong kinh doanh, kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho. Qua đó, xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.

Phân tích ABC (ABC Analysis) là phương pháp phân loại dữ liệu theo mức độ quan trọng dựa trên nguyên lý Pareto – tức là 80% giá trị thường đến từ 20% đối tượng. Trong quản lý hàng hóa hay khách hàng, phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định đâu là nhóm cần tập trung ưu tiên để tối ưu nguồn lực và chi phí vận hành.

Hàng hóa được khuyến cáo chia thành 3 thể loại:

• Nhóm A: Chiếm tỷ trọng giá trị cao nhất (thường 70-80%) nhưng số lượng nhỏ (10-20%). Đây là nhóm cần được kiểm soát chặt và ưu tiên nguồn lực.

• Nhóm B: Có mức độ quan trọng trung bình, chiếm khoảng 15-25% giá trị.

• Nhóm C: Chiếm số lượng lớn (50-70%) nhưng chỉ mang lại khoảng 5-10% giá trị, nên được quản lý đơn giản, tiết kiệm chi phí.

Chỉ tiêu bán hàng có thể được đánh giá theo nhiều cách khác nhau. Cách tốt nhất và được dùng phổ biến nhất là theo chỉ tiêu lợi nhuận. Hàng nào giá trị càng cao thì mang lại lợi nhuận càng nhiều. Ngoài ra, doanh số, số lượng cũng là chỉ tiêu bán hàng được nhiều doanh nghiệp - cửa hàng áp dụng.

Nếu phân tích ABC bằng máy vi tính sẽ đem lại độ chính xác và tiết kiệm thời gian nhiều hơn phân tích ABC bằng thủ công.

2. Lợi ích khi nhà bán hàng áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Phân tích ABC là công cụ đắc lực giúp các nhà bán hàng (nhất là những shop kinh doanh sản phẩm đa dạng với nhiều doanh mục) kiểm soát tồn kho thông minh và tối ưu. Một số lợi ích thiết thực đem lại gồm:

• Tối ưu tồn kho, giảm chi phí lưu kho: Thay vì kiểm soát các sản phẩm như nhau, phương pháp ABC giúp chủ shop nhận diện nhóm hàng hóa tạo ra giá trị cao nhất để ưu tiên nhập hàng. Từ đó, giảm tồn kho không cần thiết, tăng vốn lưu động và diện tích kho. 
• Ra quyết định nhập hàng chính xác và phân bổ nguồn lực hiệu quả: Với nhóm sản phẩm chủ lực A, chủ shop có thể chủ động duy trì tồn kho an toàn và theo dõi sát trong khi với nhóm C có thể xử lý định kỳ để tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm kê.
• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Phân loại ABC giúp bố trí kho hàng khoa học hơn nhờ sắp xếp các sản phẩm bán chạy A ở khu vực dễ lấy hàng và gần khu đóng gói, từ đó rút ngắn thời gian chuẩn bị đơn hàng. 
• Hạn chế thất thoát và sai sót khi kiểm kê: Những sản phẩm quan trọng luôn được kiểm tra thường xuyên hơn, giảm rủi ro sai sót hay thất thoát. Trong khi đó những nhóm sản phẩm giá trị thấp có thể áp dụng kiểm kê đơn giản hơn để tiết kiệm nguồn lực và thời gian.

Quản lý kho dễ dàng với Sapo

Không biết hàng hóa còn bao nhiêu trong cửa hàng? Để tình trạng này tiếp diễn hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho Sapo để quản lý hàng tồn kho chi tiết, tự động hoàn toàn

Dùng thử miễn phí ngay

3. Cách triển khai phân tích ABC trong thực tế

Việc phân tích ABC trong quản lý tồn kho hiệu quả không khó, bạn có thể áp dụng một số bước triển khai bên dưới:

3.1. Bước 1: Thu thập dữ liệu sản phẩm

Chủ shop cần tập hợp danh sách sản phẩm kèm theo các chỉ số quan trọng như: Doanh thu (lợi nhuận) theo từng mã hàng, tần suất bán, số lượng tồn kho…

3.2. Bước 2: Tính tổng giá trị và sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Nếu cửa hàng chọn tiêu chí doanh thu, hãy tính tổng doanh thu từng sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định và sắp xếp từ cao xuống thấp.

3.3. Bước 3: Tính tỷ trọng phần trăm đóng góp của sản phẩm vào tổng doanh thu

Với mỗi sản phẩm, chủ shop cần tính tỷ lệ đóng góp vào tổng doanh thu. Sau đó, tính tỷ lệ cộng dồn để xác định nhóm ABC theo nguyên tắc: 

• Nhóm A: 70-80% giá trị đầu tiên (10-20% sản phẩm). 
• Nhóm B: Khoảng 15-25% giá trị tiếp theo (khoảng 30% sản phẩm)
• Nhóm C: Phần còn lại (khoảng 50% sản phẩm)

Ví dụ: Bạn có 10 sản phẩm hàng hóa với tổng doanh thu là 300 triệu. 

Chi tiết % đóng góp như sau

Áp dụng phân tích ABC ta có: 

• Nhóm A: Tổng cộng đồn từ trên xuống đạt khoảng 70-90% doanh thu SP1+ SP2 + SP3 = 76.7% > Nhóm A. 
• Nhóm B: SP4 và SP5. 
• Nhóm C: Còn lại. 

3.4. Bước 4: Phân nhóm và áp dụng chính sách quản lý riêng

Sau khi phân loại, bạn có thể quyết định ưu tiên nhóm A trong nhập hàng, lưu trữ và theo dõi thường xuyên cũng như xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp.

Bạn đang gặp khó khăn khi quản lý tồn kho, không nắm được hàng còn hay hết?
Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn:

• Thống kê hàng ra hàng vào chi tiết, tức thì
• Biết ngay sản phẩm nào bán chạy và tồn kho
• Tối ưu chi phí vận hành cho cửa hàng

Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý kho Sapo ngay!

Dùng thử miễn phí ngay

4. 5 lỗi thường gặp khi phân tích ABC và cách hạn chế

Để áp dụng phương pháp ABC trong quản lý kho hiệu quả, chủ shop nên lưu ý một số lỗi thường gặp nên tránh dưới đây: 

• Dựa vào số lượng thay vì giá trị: Điều này dẫn đến việc phân loại sau, ví dụ như sản phẩm bán nhiều nhưng có giá trị thấp lại đưa vào nhóm A. Cách hạn chế là luôn sử dụng giá trị đóng góp doanh thu (hoặc lợi nhuận) làm tiêu chi khi phân tích. Nếu có thể, chủ shop nên kết hợp cả chi phí đầu tư để tính giá trị lợi nhuận thực tế. 
• Không cập nhật dữ liệu định kỳ: Nếu chỉ thực hiện phân tích ABC 1 lần, cả năm một lần thì kết quả phân tích sẽ bị lỗi thời, không phản ánh đúng tình hình kinh doanh hiện tại. Để hạn chế điều này, bạn cần phân tích định kỳ theo đặc điểm kinh doanh để đảm bảo dữ liệu sát với thực tế, nhất là với những ngành hàng có tính mùa vụ cao. 
• Không liên kết với chiến lược bán hàng: Đây là việc chủ shop phân tích ABC xong nhưng không có hành động cụ thể nào để điều chỉnh hoạt động nhập hàng hay thay đổi chính sách khuyến mại, marketing. Để hạn chế điều này, nhà bán hàng cần gắn việc phân tích ABC với quy trình quản lý kho, marketing và chiến lược bán hàng. 

5. Kết hợp phân tích ABC và XYZ trong quản lý kho

Mô hình phân loại XYZ được dùng để đánh giá mức độ ổn định của hàng hóa bán ra, là 1 trong những kỹ thuật quan trọng khi quản lý hàng hóa để tránh thất thoát.

• X là hàng hóa có nhu cầu ổn định, thường có mức độ biến thiên dưới 15%. Lượng hàng hóa mỗi kỳ bán ra tương đương nhau.
• Y là hàng hóa có đặc trưng theo mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu/quảng cáo…, có độ biến thiên từ 15-50%. Do đó, cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi đặt hàng.
• Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bất kỳ điều gì (có độ biến thiên trên 50%).

Việc kết hợp các phương pháp phân tích ABC và XYZ cho phép lựa ra các mặt hàng đầu bảng (nhóm AX) và các mặt hàng ngoài lề (CZ), từ đó: 

• Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho
• Nâng cao tỷ lệ các mặt hàng có mức độ lợi nhuận mà không vi phạm các nguyên tắc trong chính sách quản lý danh điểm hàng hóa trong cửa hàng;
• Tìm ra các loại hàng hóa chủ đạo, đồng thời tìm ra nguyên nhân làm hàng hóa tồn kho
• Phân bổ lại chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc quản lý hàng hóa, phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm sẵn có.

Cách kết hợp phân tích mô hình ABC và XYZ tạo ra 9 nhóm giá trị được mô tả như sau:

Trên đây, Blog Sapo đã làm rõ tổng quan về phân tích ABC cũng như việc kết hợp với phân tích XYZ để tăng hiệu quả quản lý tồn kho. Nắm vững những kĩ thuật phân tích này, chủ cửa hàng sẽ quản lý kho hàng hóa, vật tư hiệu quả, tránh thất thoát và tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đọc tiếp: 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ