TOP 10+ Phần mềm kế toán kho quản lý nhập xuất tồn hiệu quả

Phần mềm kế toán kho không chỉ là công cụ quản lý nhập - xuất - tồn, mà còn là “trợ thủ” giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và dễ dàng nắm bắt tình hình kho hàng trong tích tắc. Thay vì loay hoay với Excel hay sổ sách thủ công, chủ doanh nghiệp và kế toán kho có thể kết nối dữ liệu bán hàng, tài chính trên một nền tảng duy nhất, vừa tiện lợi vừa chính xác. Nếu bạn đang tìm giải pháp phù hợp, Sapo sẽ giúp bạn chọn được phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu của mình. 

1. Phần mềm kế toán kho là gì?

Phần mềm kế toán kho là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến hàng hóa, từ nhập - xuất - tồn, định mức nguyên vật liệu cho đến hạch toán kế toán liên quan. Điểm mạnh của phần mềm này nằm ở việc không chỉ quản lý số lượng hàng hóa trong kho, mà còn tự động phản ánh dữ liệu vào sổ sách kế toán, giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình tài chính.

Khác với phần mềm quản lý kho đơn thuần vốn chỉ tập trung vào việc theo dõi số lượng và luân chuyển hàng hóa, phần mềm kế toán kho còn có khả năng:

• Ghi nhận giá trị hàng tồn kho theo thời gian thực.
• Tự động tạo các bút toán kế toán khi có phát sinh nhập - xuất.
• Kết nối dữ liệu với báo cáo tài chính, công nợ, chi phí.

Nhờ đó, phần mềm kế toán kho đóng vai trò như “cầu nối” giữa kế toán - kho - bán hàng, đảm bảo mọi số liệu đều được cập nhật chính xác và đồng bộ. Doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm rủi ro sai lệch số liệu khi phải nhập thủ công nhiều lần trên các hệ thống rời rạc.

2. Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm kế toán kho?

Quản lý kho và hạch toán kế toán bằng Excel hay sổ sách thủ công thường tốn nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn khi nhập liệu, đặc biệt khi số lượng hàng hóa lớn hoặc có nhiều chi nhánh. Chỉ một sai sót nhỏ trong số liệu cũng có thể kéo theo khó khăn trong việc kiểm soát tồn kho, lập báo cáo tài chính hay đối chiếu công nợ. Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán kho thay thế phương pháp quản lý cũ nhằm: 

• Tiết kiệm thời gian: Tự động ghi nhận nhập - xuất - tồn, hạch toán nhanh chóng, giảm bớt thao tác thủ công.
• Giảm sai sót: Dữ liệu được đồng bộ giữa kho - kế toán - bán hàng, hạn chế rủi ro chênh lệch số liệu.
• Báo cáo tức thì: Hệ thống tạo báo cáo tồn kho, công nợ, chi phí chỉ với vài thao tác, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình kịp thời.
• Kiểm soát tồn kho chặt chẽ: Cảnh báo hàng sắp hết, quản lý nhiều kho cùng lúc, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng quá nhiều.

3. Tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán kho phù hợp

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán kho, mỗi phần mềm lại có những điểm mạnh riêng. Để chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình, bạn nên cân nhắc theo một số tiêu chí quan trọng như: 

• Đáp ứng đầy đủ các tính năng lõi cần có: Một phần mềm kế toán kho hiệu quả phải đảm bảo những chức năng cơ bản như quản lý nhập - xuất - tồn, tính giá vốn hàng hóa, theo dõi công nợ, lập báo cáo tồn kho chi tiết. Ngoài ra, phần mềm nên hỗ trợ kiểm kê nhanh, cảnh báo hàng sắp hết hoặc tồn kho quá lâu để giúp nhà bán hàng đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.
• Khả năng mở rộng và tích hợp: Nhiều doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc quản lý kho mà còn cần kết nối dữ liệu với bán hàng, ERP hoặc hệ thống quản lý chuỗi cửa hàng. Do đó, một phần mềm kế toán kho tốt phải có khả năng tích hợp linh hoạt, giúp doanh nghiệp đồng bộ toàn bộ quy trình vận hành trên một nền tảng duy nhất.
• Chi phí linh hoạt cho nhiều quy mô: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù và quy mô khác nhau, vì vậy chi phí cũng là yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp nhỏ có thể ưu tiên phần mềm kế toán kho với chi phí vừa phải hoặc gói dùng thử, trong khi doanh nghiệp lớn nên chọn giải pháp cao cấp hơn, hỗ trợ nhiều nghiệp vụ và mở rộng sau này. 
• Dịch vụ hỗ trợ, dễ sử dụng và bảo mật dữ liệu: Một trong những tiêu chí thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng là dịch vụ hỗ trợ và bảo mật. Phần mềm kế toán kho cần có giao diện dễ thao tác, đội ngũ tư vấn sẵn sàng hướng dẫn, đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu để tránh rủi ro thất thoát thông tin.

4. Top 10+ phần mềm kế toán kho tốt nhất hiện nay

4.1. Sapo

Sapo là phần mềm kế toán kho, quản lý bán hàng hợp kênh toàn diện được hơn 230.000 khách hàng tin tưởng sử dụng. Ứng dụng công nghệ Headless Commerce và AI, Sapo đem đến cho nhà bán hàng những giải pháp quản lý kho vượt trội, giúp giảm sai sót trong kiểm kê hàng hóa, theo dõi hàng tồn kho chính xác. 

Một số tính năng nổi bật về quản lý và vận hành kho: 

• Quản lý chi tiết hàng hóa kho theo từng mẫu mã, màu sắc, giá vốn… đáp ứng cả những loại sản phẩm có nhiều phiên bản. 
• Phần mềm tự động cập nhật số lượng hàng trong kho khi có giao dịch phát sinh, đảm bảo tồn kho chính xác, đúng với thực tế. 
• Quản lý toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến nhập kho, giảm sai sót khi vận hành cũng như tránh gian lận trong quản lý. 
• Kiểm kho nhanh chóng, tiết kiệm đến 70% thời gian nhờ tích hợp với thiết bị đọc mã vạch. 
• Chuyển hàng linh hoạt giữa các chi nhánh, theo dõi chi tiết lịch sử và trạng thái hàng hóa…

Ngoài các nghiệp vụ liên quan đến quản lý và vận hành kho, Sapo còn đáp ứng đầy đủ nhu cầu về bán hàng, quản lý tập trung đa kênh bán từ cửa hàng, sàn thương mại điện tử, website đến mạng xã hội. Đặc biệt, Sapo còn tặng miễn phí phần mềm kế toán Sapo Accounting đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ theo chế độ kế toán hiện hành, giúp nhà bán hàng tự động lập sổ sách, báo cáo và tờ khai thuế. 

Phần mềm kế toán kho Sapo phù hợp với mọi mô hình kinh doanh, từ chủ shop nhỏ lẻ bán hàng trên một hay nhiều kênh đến các doanh nghiệp vừa và lớn muốn tìm phần mềm kho chuyên nghiệp, dễ dàng mở rộng sau này. 

4.2. ARITO 

ARITO là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) tích hợp quản lý tài chính, kế toán, kho, được thiết kế như một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu việc quản lý giá trị, số lượng hàng hóa, vật tư, thiết bị tồn kho. 

Ngoài chức năng nhập xuất tồn kho cơ bản, ARITO giúp kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban như kho, kế toán, mua hàng, bán hàng để đồng bộ dữ liệu, giảm sai sót và cải thiện hiệu suất vận hành. 

Tính năng nổi bật

• Hệ thống quản lý kho song song: kho thực tế và kho sổ sách để dễ đối chiếu khi có chênh lệch dữ liệu.
• Quản lý chi tiết thông tin hàng hóa: Lô date, vị trí lưu kho, mã hàng, mẫu mã, số sê-ri, mã màu… 
• Tích hợp barcode / QR code để nhập xuất kho nhanh và chuẩn hơn.
• Báo cáo đa dạng, linh hoạt (có thể tạo báo cáo theo dạng pivot, phân tích biến động kho hàng, báo cáo tồn kho nhiều tiêu chí) để hỗ trợ ra quyết định.

4.3. SUNO

Suno là phần mềm quản lý kho đơn giản, dễ dùng, hướng đến các cửa hàng, chuỗi cửa hàng có quy mô nhỏ đến trung bình. Với Suno, bạn có thể theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa tồn kho ngay tức thì, nhập xuất kho, kiểm kê, cảnh báo sớm hàng sắp hết mà không cần nhiều kiến thức về kế toán hay sử dụng phần mềm phức tạp. 

Một số tính năng nổi bật

• Import hàng loạt từ Excel, website bán hàng hoặc phần mềm quản lý kho cũ giúp khởi động nhanh mà không tốn công tạo lại dữ liệu từ đầu.
• Quản lý hàng hóa chi tiết theo mã hàng, màu sắc, size, dung tích, dung lượng… cho phép phân biệt mẫu mã, phân loại dễ dàng.
• Hệ thống mã vạch/ in tem giúp việc bán hàng, nhập kho, kiểm kê thuận tiện hơn.
• Tự động cập nhật tồn kho & công nợ với nhà cung cấp, cảnh báo hàng sắp hết, hỗ trợ đặt hàng trước hay bán trước khi có hàng

SUNO phù hợp với: Các cửa hàng bán lẻ nhỏ và vừa có một hoặc vài cửa hàng/chi nhánh, cần phần mềm quản lý kho linh hoạt, không quá phức tạp.

Doanh nghiệp mới bắt đầu, muốn chuyển từ quản lý thủ công Excel sang phần mềm, cần giao diện thân thiện, dễ làm quen.

4.4. Ecount 

ECOUNT là phần mềm ERP, quản lý kho chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, tự động hóa quy trình xuất, nhập, kiểm kê kho. Phần mềm cung cấp giao diện web, truy cập từ bất cứ thiết bị nào có kết nối Internet, hỗ trợ đa chi nhánh, đa kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành kho bãi. 

Một số tính năng nổi bật

• Theo dõi tồn kho ở nhiều kho khác nhau, dễ dàng điều chuyển hàng hóa giữa các kho.
• Quản lý theo lô và hạn sử dụng, số seri, phù hợp với mặt hàng cần kiểm soát chất lượng hoặc có hạn dùng.
• Hỗ trợ quét mã vạch để tăng tốc nhập, xuất, kiểm kê kho.
• Dễ dàng nhập dữ liệu từ Excel, đồng bộ với các hệ thống khác qua API.
• Cho phép cấp quyền cho người dùng, nhóm người dùng; kiểm soát truy cập theo vai trò.

ECOUNT phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhiều kho hoặc chi nhánh, muốn phần mềm quản lý kho, tồn kho, xuất nhập mạnh, kết nối với ERP.

4.5. Kế toán 1A

Kế toán 1A do Công ty cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT) phát triển, là phần mềm kế toán tổng hợp được sử dụng khá phổ biến tại Việt Nam. Dù không chuyên biệt như những phần mềm kho/ERP, Kế toán 1A vẫn cung cấp các chức năng quản lý nhập, xuất, tồn cơ bản, phù hợp để các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa muốn vừa quản lý tài chính kế toán, vừa quản lý tồn kho mà không cần nhiều tùy chỉnh phức tạp.

Một số tính năng nổi bật:

• Hạch toán kế toán đầy đủ, tuân thủ các chuẩn mực và quy định kế toán tại Việt Nam.
• Theo dõi nhập, xuất, tồn kho cơ bản, phù hợp với mặt hàng không yêu cầu quản lý nhiều biến thể phức tạp (như số sê-ri, lô sản xuất, hạn dùng…).
• Hỗ trợ từ đội ngũ trong nước: dịch vụ khách hàng, bảo trì, cập nhật phần mềm theo quy định mới của Nhà nước.

Kế toán 1A phù hợp với: Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu quản lý kế toán tài chính tốt và muốn quản lý tồn kho ở mức độ đơn giản.

Công ty không yêu cầu quản lý hàng hóa theo nhiều biến thể phức tạp như số sê-ri, lô, vị trí kho chi tiết; mặt hàng chủ yếu ổn định, ít thay đổi loại.

4.6. FAST Inventory

FAST Inventory là module quản trị hàng tồn kho trong hệ thống Fast Business Online của FAST, hỗ trợ doanh nghiệp vừa và lớn ghi nhận đầy đủ hoạt động nhập, xuất, tồn kho, quản lý hàng theo lô, hạn sử dụng và vị trí kho. 

Một số tính năng nổi bật:

• Cho phép khai báo mã vật tư dài tới 16 ký tự, phân nhóm, phân loại, quản lý đơn vị tính, trọng lượng, thể tích, màu sắc kích cỡ. 
• Khai báo các kho hàng, vị trí lưu trữ kèm các quy định đặc biệt như nhiệt độ, độ ẩm, quản lý điều chuyển giữa các kho.
• Lưu thông tin lô/hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa dễ dàng hơn, hạn chế hao hụt hoặc hàng hết hạn.
• Hỗ trợ tạo các chứng từ liên quan nhập, xuất, chuyển kho.
• Hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá như trung bình tháng, trung bình di động, nhập trước xuất trước (FIFO), giá đích danh; cho phép áp dụng phương pháp tính giá khác nhau cho từng mặt hàng nếu cần. 

FAST Inventory phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều kho hoặc nhiều vị trí lưu chứa, cần quản lý hàng hóa đến chi tiết từng vị trí.

4.7. ZhenHub 

ZhenHub là nền tảng quản lý kho và đơn hàng đám mây hướng tới thương mại điện tử, cung cấp giải pháp toàn diện từ quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng đến fulfillment và giao hàng. Với mạng lưới kho hàng toàn cầu và tích hợp đa kênh, ZhenHub giúp doanh nghiệp bán hàng online đồng bộ đơn, tồn kho, vận chuyển, giảm phụ thuộc vào Excel hay hệ thống rời rạc. 

Một số tính năng nổi bật

• Đồng bộ tồn kho và đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng giúp cập nhật số lượng tồn kho và trạng thái đơn hàng liên tục.
• Báo cáo cáo tồn kho, đơn hàng theo thời gian thực, phân tích tồn kho để dự đoán nguy cơ hết hàng hoặc tồn đọng.
• So sánh chi phí vận chuyển, chọn courier tối ưu, tùy chỉnh thông báo giao hàng.

ZhenHub phù hợp với: 

• Doanh nghiệp thương mại điện tử có nhiều kênh bán hàng, muốn đồng bộ tồn kho và đơn hàng giữa các kênh.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần giải pháp quản lý kho + fulfilment đơn giản, muốn ít đầu tư hạ tầng mà vẫn có chức năng mạnh.

4.8. KiotViet 

KiotViet là phần mềm quản lý kho đơn giản, nhanh chóng và chính xác được thiết kế dành cho các cửa hàng bán lẻ, shop, doanh nghiệp nhỏ muốn kiểm soát tồn kho, nhập, xuất, tồn và giảm sai sót trong hoạt động kho. Với giao diện trực quan và hỗ trợ qua mã vạch, KiotViet giúp chủ cửa hàng nắm bắt nhanh tình hình hàng hóa, ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng. 

Một số tính năng nổi bật

• Số liệu kho được cập nhật tự động khi giao dịch phát sinh, giúp luôn nắm rõ số lượng hàng tồn kho. 
• Sử dụng thiết bị quét mã vạch để kiểm đếm hàng hóa, tiết kiệm đến thời gian so với cách thủ công.
• Cảnh báo hàng sắp hết và gợi ý nhập hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng khi bán.
• Quản lý vị trí hàng hóa chi tiết trong kho từ mã hàng, mẫu mã, màu sắc, vị trí kệ giúp nhân viên tìm hàng nhanh hơn và giảm sai sót.
• Quản lý công nợ và đơn hàng nhập nhà cung cấp ngay trên phần mềm.
• Báo cáo tồn kho trực quan, có thể xem trên nhiều thiết bị giúp chủ shop quản lý cửa hàng từ xa tiện lợi. 

Kiotviet phù hợp với: Các cửa hàng bán lẻ/ shop online nhỏ và vừa muốn công cụ đơn giản để quản lý kho mà không cần hệ thống phức tạp.

4.9. StockPile 

Stockpile của Canvus Applications là phần mềm quản lý tồn kho trực tuyến miễn phí, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp cá nhân. Phần mềm cho phép theo dõi hàng tồn kho, xử lý đơn trả hàng, ghi nhận hàng hư hỏng và quản lý nhiều vị trí lưu kho mà không giới hạn số lượng mặt hàng, người dùng hay địa điểm. 

Một số tính năng nổi bật

• Quản lý miễn phí toàn bộ hệ thống, không giới hạn số lượng item (sản phẩm), người dùng, và địa điểm kho.
• Quản lý xuất, trả hàng và ghi nhận hàng hỏng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thất thoát hoặc sai sót từ việc xử lý hàng hóa thực tế.
• Quản lý vị trí kho chi tiết, sắp xếp hàng trong kho khoa học hơn. 
• Báo cáo, phân tích đơn giản, bao gồm báo cáo về luân chuyển hàng tồn, báo cáo giao dịch tồn kho, doanh thu… giúp người quản lý nhìn tổng quát tình trạng kho.
• Phân quyền quản lý kho linh hoạt, kiểm soát quyền truy cập dữ liệu hiệu quả.

Stockpile phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ/ siêu nhỏ, cửa hàng vừa mở, kinh doanh online cần quản lý tồn kho cơ bản mà không muốn đầu tư phần mềm có chi phí cao.

4.10. Viindoo

Viindoo Inventory là giải pháp quản lý kho và chuỗi cung ứng tích hợp với các module Mua hàng, Bán hàng, Kế toán… đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa, kiểm kê chính xác, tối ưu không gian kho và hạn chế đọng vốn. 

Một số tính năng nổi bật

• Quản lý nhiều kho và vị trí trong kho giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về hàng hóa tại từng nơi.
• Tồn kho theo thời gian thực và báo cáo trực quan, tránh tình trạng cháy hàng hoặc tồn đọng.
• Hỗ trợ quét mã vạch, in nhãn, thiết bị cân, máy đo, giúp quá trình nhập, xuất, kiểm kê kho nhanh và chính xác hơn.

Viindoo phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều kho, nhiều địa điểm hoặc chuỗi cửa hàng muốn quản lý kho tập trung và hiệu quả.

5. So sánh nhanh các phần mềm kế toán kho 

6. Những câu hỏi thường gặp về phần mềm kế toán kho

6.1. Phần mềm kế toán kho có thay thế hoàn toàn kế toán không?

Không. Phần mềm kế toán kho là công cụ hỗ trợ, giúp tự động hóa nhiều nghiệp vụ như quản lý nhập, xuất, tồn kho, tính giá vốn, lập báo cáo tồn kho. Tuy nhiên, vẫn cần nhân sự kế toán để kiểm soát, phân tích số liệu và đưa ra quyết định.

6.2. Doanh nghiệp nhỏ chỉ có 1 - 2 kho thì có cần dùng phần mềm kế toán kho không? 

Có. Dù quy mô nhỏ, việc quản lý bằng Excel vẫn dễ phát sinh sai sót và mất thời gian đối chiếu. Phần mềm kế toán kho giúp bạn theo dõi tồn kho chính xác, tiết kiệm công sức, đặc biệt hữu ích khi muốn mở rộng kinh doanh sau này.

6.3. Phần mềm kế toán kho có thể quản lý nhiều kho cùng lúc không?

Hầu hết các phần mềm kế toán kho hiện đại đều cho phép quản lý nhiều kho. Dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực, giúp bạn dễ dàng theo dõi hàng hóa tại từng kho riêng lẻ hoặc tổng hợp cho toàn bộ hệ thống.

6.4. Phần mềm kế toán kho có tích hợp với bán hàng, POS không?

Có. Đây là tính năng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Việc tích hợp với phần mềm bán hàng hoặc hệ thống POS giúp dữ liệu nhập, xuất, tồn kho được cập nhật ngay khi phát sinh giao dịch, giảm thao tác thủ công và đảm bảo số liệu luôn chính xác.

6.5. Chi phí sử dụng phần mềm kế toán kho có cao không?

Chi phí tùy thuộc vào gói dịch vụ và quy mô doanh nghiệp. Với doanh nghiệp nhỏ, có nhiều phần mềm kế toán kho cung cấp gói cơ bản với mức phí hợp lý, thậm chí có bản dùng thử miễn phí. Doanh nghiệp lớn thường cần giải pháp mở rộng, chi phí cao hơn nhưng đổi lại có nhiều tính năng nâng cao và khả năng tích hợp toàn diện.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán kho dễ sử dụng, chi phí hợp lý và có khả năng tích hợp linh hoạt, hãy tham khảo các gợi ý trong bài viết để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Việc đầu tư đúng công cụ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tối ưu quản lý kho hàng, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.