Quản lý kho Shopee tưởng đơn giản khi shop chỉ có vài sản phẩm. Nhưng khi số lượng SKU tăng, nhiều phân loại, đơn hàng phát sinh liên tục hoặc bán thêm trên các kênh khác, việc theo dõi tồn kho bắt đầu trở thành bài toán khó. Lúc này, thay vì quản lý tồn kho riêng trên Shopee, shop có thể sử dụng phần mềm quản lý kho Shopee để tập trung dữ liệu hàng hóa, đồng bộ tồn kho và kiểm soát kho trên một hệ thống.
Phần mềm quản lý kho Shopee Sapo giúp nhà bán hàng quản lý tồn kho tập trung, đồng bộ số lượng tồn từ Sapo lên gian hàng Shopee, theo dõi số lượng hàng hóa theo từng sản phẩm, từng mẫu mã; tự động trừ kho khi phát sinh đơn hàng,... Với shop bán đa kênh, phần mềm còn có thể đồng bộ tồn kho giữa Shopee và các kênh khác, giúp hạn chế chênh lệch tồn và bán vượt số lượng thực tế.
1. Vì sao nhà bán hàng Shopee cần quản lý tồn kho tập trung?
Với shop chỉ có ít sản phẩm và một kênh bán, việc cập nhật tồn kho trực tiếp trên Shopee có thể tương đối đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng SKU tăng hoặc shop phát sinh thêm nhiều gian hàng, cửa hàng và kênh bán khác, việc kiểm soát tồn kho trở nên phức tạp hơn.
- Mất thời gian cập nhật tồn kho thủ công: Mỗi khi nhập thêm hàng, bán hàng hoặc điều chỉnh tồn kho, shop phải cập nhật lại số lượng trên hệ thống. Khi số lượng sản phẩm tăng lên, việc kiểm tra và cập nhật từng sản phẩm không chỉ tốn thời gian mà còn dễ bỏ sót.
- Tồn kho trên Shopee và thực tế dễ chênh lệch: Khi số lượng hàng thay đổi liên tục, số tồn hiển thị trên Shopee có thể không còn khớp với lượng hàng thực tế nếu dữ liệu chưa được cập nhật kịp thời.
- Khó kiểm soát hàng hóa khi có nhiều phân loại: Với các sản phẩm có nhiều màu sắc, kích thước hoặc phiên bản, tình trạng nhầm tồn giữa các phân loại có thể xảy ra nếu không quản lý chi tiết.
- Quản lý kho phức tạp hơn khi mở rộng quy mô: Khi cùng một sản phẩm được bán trên Shopee, cửa hàng hoặc các kênh TMĐT khác, mỗi giao dịch phát sinh đều có thể làm thay lượng hàng còn lại. Nếu không quản lý tập trung các kênh, chủ shop liên tục phải kiểm tra và đối chiếu dữ liệu tồn kho.
Với những vấn đề này, quản lý kho trực tiếp trên từng kênh bán không còn là cách phù hợp khi shop bắt đầu mở rộng. Một phần mềm quản lý kho có thể giúp tập trung dữ liệu và giảm bớt các thao tác thủ công.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý kho hàng Shopee từ A-Z
2. Phần mềm quản lý kho Shopee Sapo giúp bạn quản lý những gì?
Quản lý tồn kho tập trung trên Sapo
Trên Sapo, nhà bán hàng có thể theo dõi thông tin kho theo từng phiên bản sản phẩm, bao gồm số lượng tồn kho, số lượng có thể bán, giá bán và các thông tin liên quan. Giờ đây, thay vì kiểm tra từng sản phẩm riêng lẻ trên sàn, chủ shop hoặc nhân viên chỉ cần tìm kiếm, sắp xếp hay lọc danh sách sản phẩm trên Sapo để nhanh chóng xác định mặt hàng cần xử lý.
Tính năng này đặc biệt phù hợp với shop có nhiều mã hàng hoặc nhiều phiên bản như màu sắc, kích thước, mẫu mã. Từ đó, tiết kiệm thời gian tra cứu thông tin & xử lý đơn hàng.
Tự động đồng bộ tồn kho từ Sapo lên Shopee
Phần mềm quản lý kho Shopee Sapo cho phép nhà bán hàng Tự động đồng bộ tồn kho sản phẩm cho gian hàng Shopee. Chủ shop còn có thể lựa chọn chi nhánh đồng bộ tồn kho lên gian hàng khi muốn quản lý riêng từng kho. Nhờ đó, shop có thể quản lý kho từ Sapo thay vì phải liên tục cập nhật số lượng thủ công trên Shopee.
Ví dụ: Shop có một kho Hà Nội và một kho TP.HCM. Nếu cả hai chi nhánh được chọn để đồng bộ với gian hàng Shopee, tồn kho trên Shopee sẽ được tính theo tổng tồn kho của hai chi nhánh này theo cấu hình của Sapo. Chủ shop cũng có thể chọn riêng 1 trong 2 kho để đồng bộ tồn kho với gian hàng trên Shopee.
Tra cứu thông tin kho nhanh chóng với Trợ lý Sapo AI
Khi shop có hàng nghìn mã sản phẩm, việc tìm từng mã hàng trên phần mềm để kiểm tra các thông tin kho có thể mất thời gian, đặc biệt khi cần xử lý đơn gấp.
Trợ lý Sapo AI giúp nhà bán hàng tra cứu nhanh thông tin kho bằng cách đặt câu hỏi trực tiếp, thay vì phải tìm kiếm thủ công từng sản phẩm. Nhân viên nhanh chóng nắm được tình trạng hàng hóa và có thêm thông tin khi xử lý công việc, rút ngắn thao tác tra cứu.
Tự động trừ kho khi phát sinh giao dịch
Khi phát sinh đơn hàng trên sàn, Sapo tự động trừ số lượng hàng trong kho tương ứng mà chủ shop không cần nhập lại số liệu. Nhờ đó, chủ shop có thể:
- Giảm thao tác cập nhật kho thủ công khi đơn hàng phát sinh
- Theo dõi số lượng hàng còn lại nhanh hơn, hạn chế tình trạng trên sàn báo còn hàng nhưng thực thế sản phẩm đã hết hàng
- Không còn việc quên cập nhật tồn kho sau giao dịch
Với shop có nhiều đơn hàng mỗi ngày, việc tự động cập nhật tồn kho giúp giảm bớt một công việc lặp lại và hỗ trợ chủ shop tập trung hơn vào hoạt động bán hàng.
Đồng bộ lại dữ liệu khi phát hiện chênh lệch
Trong quá trình vận hành, có thể phát sinh trường hợp dữ liệu tồn kho giữa Sapo và sàn chưa kịp đồng bộ hoặc có sự chênh lệch. Sapo cung cấp Công cụ đồng bộ tồn kho để cập nhật số lượng tồn kho từ Sapo lên các gian hàng đã kết nối. Người dùng có thể chọn gian hàng cần đồng bộ và thực hiện đồng bộ ngay.
Người dùng cần kiểm tra kỹ số lượng tồn kho trước khi đồng bộ. Sau khi đồng bộ, nhà bán hàng không thể hoàn tác thao tác đã thực hiện.
Báo cáo kho chi tiết & trực quan
Phần mềm quản lý kho Shopee Sapo cung cấp các loại báo cáo xuất nhập tồn chi tiết giúp nhà bán hàng dễ dàng theo dõi giá trị tồn kho chi tiết theo từng sản phẩm, số lượng, giá vốn, giá trị tồn kho,....thay vì phải tự tổng hợp từ nhiều nguồn. Không chỉ vậy, chủ shop còn có thể điều chỉnh linh hoạt các chỉ số trong báo cáo theo nhu cầu thực tế của cửa hàng.
Nhờ đó, shop có thể:
- Nắm được số lượng và giá trị hàng đang tồn theo từng sản phẩm
- Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn trong từng khoảng thời gian
- Xác định những mặt hàng đang tồn nhiều để có kế hoạch xử lý hoặc nhập hàng phù hợp
- Có thêm dữ liệu để kiểm soát vốn đang nằm trong hàng tồn kho
3. Phần mềm quản lý tồn kho Shopee Sapo phù hợp với shop nào?
Sapo cung cấp đa dạng các gói dịch vụ phù hợp với cả các shop nhỏ mới bắt đầu kinh doanh cho đến các shop đang mở rộng kinh doanh hay các doanh nghiệp lớn cần xử lý lượng đơn lớn mỗi ngày. Tùy theo quy mô và nhu cầu vận hành, nhà bán hàng có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.
Shop mới bán hàng trên Shopee
Với các shop mới bắt đầu kinh doanh, số lượng sản phẩm và đơn hàng chưa quá lớn nhưng vẫn cần quản lý tồn kho chính xác ngay từ đầu. Sapo giúp shop tập trung quản lý sản phẩm, theo dõi tồn kho và kết nối với gian hàng Shopee, hạn chế việc phải cập nhật số liệu thủ công.
Shop có nhiều SKU, nhiều phân loại
Khi danh mục sản phẩm tăng lên, việc kiểm tra tồn kho từng mã hàng, màu sắc, kích thước hoặc phân loại trở nên phức tạp hơn. Sapo hỗ trợ quản lý chi tiết hàng hóa, tồn kho và số lượng có thể bán, giúp shop dễ dàng tra cứu và kiểm soát từng sản phẩm.
Shop bán hàng trên Shopee và nhiều kênh khác
Nếu shop đồng thời bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc các kênh khác, việc quản lý tồn kho riêng lẻ trên từng nơi dễ phát sinh chênh lệch. Sapo giúp tập trung quản lý hàng hóa và thiết lập đồng bộ tồn kho với các gian hàng đã kết nối, phù hợp với mô hình bán hàng đa kênh.
Shop có nhiều kho hoặc chi nhánh
Với shop có từ nhiều kho hoặc chi nhánh, việc xác định nguồn hàng và số lượng tồn để đồng bộ lên Shopee cần được quản lý rõ ràng. Sapo cho phép lựa chọn các chi nhánh sử dụng để đồng bộ tồn kho với từng gian hàng, giúp shop chủ động hơn trong việc phân bổ nguồn tồn.
Doanh nghiệp có lượng đơn hàng và hàng hóa lớn
Khi quy mô kinh doanh tăng, nhu cầu quản lý không chỉ dừng ở việc biết còn bao nhiêu hàng mà còn cần theo dõi nhập - xuất - tồn, giá vốn và giá trị hàng tồn kho. Sapo cung cấp dữ liệu quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
Chỉ từ 170,000đ/tháng, nhà bán hàng đã có thể sở hữu phần mềm quản lý kho Shopee Sapo với các tính năng được thiết kế riêng biệt phù hợp với quy trình vận hành thực tế của shop.
4. Quản lý kho Shopee bằng Sapo có gì khác so với cập nhật thủ công?
Khi số lượng SKU và đơn hàng tăng, việc kiểm tra, cập nhật và đối chiếu tồn kho thủ công có thể khiến shop mất nhiều thời gian. Khi quản lý kho Shopee với Sapo, nhà bán hàng có thể đồng bộ tồn kho với Shopee & tập trung các thao tác quản lý kho trên một hệ thống.
| Quản lý kho thủ công | Quản lý kho với Sapo |
| Phải kiểm tra và cập nhật tồn kho từng nơi | Quản lý tập trung trên Sapo |
| Nhiều SKU khiến việc tìm kiếm và kiểm tra mất thời gian | Tìm kiếm, lọc và theo dõi thông tin hàng hóa trên hệ thống |
| Khó theo dõi tồn kho khi hàng được bán trên nhiều kênh | Đồng bộ tồn kho giữa Sapo và các gian hàng, các kênh đã kết nối |
| Có nhiều kho/chi nhánh nên khó xác định nguồn tồn kho cần đồng bộ | Chủ động lựa chọn chi nhánh dùng để đồng bộ với từng gian hàng |
| Khi số lượng trên các hệ thống chênh lệch phải kiểm tra và cập nhật lại từng sản phẩm | Sử dụng công cụ đồng bộ tồn kho để cập nhật lại dữ liệu từ Sapo lên gian hàng khi cần |
| Tự tổng hợp dữ liệu để theo dõi tình trạng kho | Theo dõi báo cáo xuất - nhập - tồn với các thông tin về số lượng, giá vốn và giá trị tồn kho |
5. Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho Shopee với Sapo
Bước 1: Kết nối gian hàng Shopee với Sapo
Để thực hiện kết nối lần đầu, tài khoản cần có quyền Quản trị viên trên trang quản trị Sapo và shop cần có tài khoản bán hàng đang hoạt động trên sàn. Số lượng gian hàng có thể kết nối phụ thuộc vào gói dịch vụ Sapo đang sử dụng.
Sau khi kết nối, dữ liệu giữa Sapo và gian hàng Shopee có thể được thiết lập để phục vụ việc quản lý sản phẩm, đơn hàng và tồn kho tập trung.
Anh/chị có thể xem thêm chi tiết hướng dẫn kết nối gian hàng Shopee với Sapo trong video dưới đây.
Bước 2: Liên kết sản phẩm giữa Sapo và Shopee
Liên kết sản phẩm giữa Sapo và Shopee là bước quan trọng để đồng bộ dữ liệu bán hàng, quản lý tồn kho và cập nhật giá cả giữa hai nền tảng. Shop cần đảm bảo sản phẩm trên Shopee được liên kết đúng với sản phẩm tương ứng trên Sapo. Nếu liên kết sai sản phẩm, dữ liệu tồn kho được đồng bộ cũng có thể không phản ánh đúng mặt hàng cần quản lý.
- Đối với những đơn hàng có sản phẩm chưa được liên kết, đơn hàng vẫn sẽ được đồng bộ về Sapo nhưng các sản phẩm này không thực hiện trừ kho trên Sapo
- Nếu bạn thực hiện liên kết sản phẩm sau thời điểm đơn hàng đã đồng bộ, hệ thống sẽ không tính lại các đơn hàng cũ để cấn trừ tồn kho
Vì vậy, trước khi liên kết, chủ shop nên kiểm tra lại các sản phẩm có nhiều mẫu mã, phân loại như để kiểm tra đúng phiên bản cần liên kết.
Bước 3: Chọn chi nhánh đồng bộ kho với Shopee
Sapo cho phép nhà bán hàng lựa chọn một hoặc nhiều chi nhánh để đồng bộ tồn kho. Theo tài liệu Help Sapo, tồn kho trên Shopee được tính từ tổng tồn kho của các chi nhánh được chọn. Do đó, nhà bán hàng cần kiểm tra kỹ và xác định xem kho nào sẽ được liên kết để đồng bộ lên Shopee trong trường hợp có nhiều kho.
Ví dụ: Nếu shop chỉ muốn tồn kho của Kho Hà Nội được đưa lên Shopee, cần cấu hình đúng chi nhánh này thay vì chọn thêm những kho không phục vụ gian hàng.
Bước 4: Bật tự động đồng bộ tồn kho
Tại cấu hình gian hàng Shopee, shop có thể bật Tự động đồng bộ tồn kho sản phẩm để đồng bộ số lượng tồn kho từ Sapo lên Shopee.
Sau khi thiết lập, nhà bán hàng có thể theo dõi và quản lý dữ liệu tồn kho của tất cả các gian hàng Shopee và cả những kênh khác ngay trên Sapo mà không cần đăng nhập nhiều hệ thống.
Bước 5: Kiểm tra dữ liệu trước khi vận hành
Trước khi bắt đầu bán hàng, nhà bán hàng nên kiểm tra:
- Sản phẩm đã được liên kết đúng chưa?
- Phân loại sản phẩm có khớp không?
- Chi nhánh đồng bộ đã chính xác chưa?
- Số lượng tồn trên Sapo có đúng với thực tế không?
- Số lượng hiển thị trên Shopee đã được cập nhật chưa?
Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình nhận đơn.
6. Tồn kho Shopee và Sapo bị lệch thì xử lý như thế nào?
Khi số liệu tồn kho giữa Sapo và Shopee bị lệch, nhà bán hàng không nên thực hiện đồng bộ lại ngay mà cần kiểm tra nguyên nhân dẫn đến số lượng hàng hóa trong kho bị lệch:
- Kiểm tra tồn kho thực tế: Đối chiếu lại số lượng hàng thực tế trong kho với số lượng trên Sapo và Shopee
- Kiểm tra sản phẩm đã liên kết đúng chưa: Với sản phẩm có nhiều phân loại, chủ shop cần kiểm tra xem đã liên kết đúng từng phiên bản chưa. Việc liên kết sai sản phẩm sẽ làm ảnh hưởng đến số lượng tồn kho
- Kiểm tra chi nhánh đang đồng bộ: Số lượng tồn kho trên Shopee được tính theo tổng số lượng hàng hóa trong các chi nhánh đã chọn. Nếu shop có nhiều kho, cần xác định đúng chi nhánh đang được chọn để đồng bộ lên Shopee và đối chiếu.
- Thực hiện đồng bộ lại nếu cần: Sau khi xác định dữ liệu trên Sapo đã chính xác, shop có thể sử dụng Công cụ đồng bộ tồn kho để cập nhật lại dữ liệu lên Shopee.
7. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý kho Shopee Sapo
Có thể quản lý nhiều gian hàng Shopee trên Sapo không?
Có. Sapo hỗ trợ quản lý nhiều gian hàng Shopee cùng lúc. Số lượng gian hàng có thể kết nối phụ thuộc vào gói dịch vụ đang sử dụng. Xem thêm giới hạn gian hàng tại Bảng giá dịch vụ Sapo
Tồn kho Shopee được lấy từ đâu khi kết nối với Sapo?
Theo cấu hình của Sapo, người bán có thể lựa chọn các chi nhánh đồng bộ với gian hàng. Tồn kho trên Shopee được tính từ tổng tồn kho của các chi nhánh được chọn.
Nếu tồn kho Shopee bị lệch với Sapo thì phải làm sao?
Trước tiên cần kiểm tra tồn kho trên Sapo, sản phẩm đã liên kết, chi nhánh đồng bộ và cấu hình kênh. Khi dữ liệu trên Sapo đã chính xác, có thể sử dụng Công cụ đồng bộ tồn kho để cập nhật lại lên Shopee.
Có thể quản lý kho Shopee cùng các kênh bán khác trên Sapo không?
Có. Sapo hỗ trợ kết nối Shopee cùng các sàn TMĐT, mạng xã hội, cửa hàng, website,... và quản lý sản phẩm, đơn hàng, tồn kho tập trung trên nền tảng.
Kết luận
Khi số lượng sản phẩm và đơn hàng tăng, quản lý kho không còn đơn thuần là cập nhật một con số trên Shopee. Nhà bán hàng cần kiểm soát tồn kho thực tế, sản phẩm, phân loại, chi nhánh và dữ liệu được đồng bộ lên gian hàng.
Với Sapo, shop có thể quản lý tồn kho trên một hệ thống, cấu hình chi nhánh đồng bộ với Shopee và chủ động cập nhật lại dữ liệu khi cần. Đây là hướng phù hợp với nhà bán hàng muốn giảm thao tác quản lý thủ công và kiểm soát kho tốt hơn khi quy mô kinh doanh tăng.
Nếu bạn đang bán hàng trên Shopee và muốn quản lý tồn kho tập trung, có thể tìm hiểu giải pháp quản lý sàn TMĐT Sapo hoặc trải nghiệm trực tiếp quy trình kết nối và đồng bộ kho.
