Cách quản lý tồn kho sàn thương mại điện tử: Hạn chế bán âm, thất thoát và lệch tồn kho
Bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hay Tiki giúp nhà bán tiếp cận nhiều khách hàng hơn, nhưng cũng khiến việc kiểm soát tồn kho trở nên phức tạp. Một sản phẩm có thể được đăng bán trên nhiều gian hàng, trong khi số lượng thực tế chỉ nằm tại một kho. Nếu không cập nhật kịp thời, shop rất dễ gặp tình trạng đã hết hàng nhưng vẫn phát sinh đơn mới, hàng hoàn về không được ghi nhận hoặc số tồn giữa các sàn liên tục chênh lệch.
Vậy quản lý tồn kho sàn thương mại điện tử như thế nào để hạn chế sai sót, tránh hủy đơn và kiểm soát chính xác số lượng hàng có thể bán? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn quy trình quản lý tồn kho thực tế, từ khâu nhập hàng, phân bổ tồn kho đến kiểm soát đơn hoàn và đối soát số liệu.
1. Quản lý tồn kho sàn thương mại điện tử là gì?
Công việc này bao gồm theo dõi nhập xuất tồn, cập nhật hàng đã đặt, xử lý đơn hủy, hàng hoàn, kiểm kê và đối soát số liệu giữa các kênh bán. Điểm khác biệt so với quản lý kho truyền thống nằm ở chỗ một sản phẩm có thể được bán đồng thời trên nhiều sàn, trong khi nguồn hàng thực tế có thể cùng nằm tại một kho.
Để hạn chế sai lệch, chủ shop cần phân biệt ba khái niệm:
| Chỉ số tồn kho | Ý nghĩa |
| Tồn kho thực tế | Số lượng hàng đang có tại kho, bao gồm cả hàng đã giữ cho đơn nhưng chưa xuất kho |
| Tồn kho đã giữ | Hàng được phân bổ cho đơn hàng hoặc nhu cầu khác, không nên tiếp tục bán |
| Tồn kho có thể bán | Số lượng hàng phục vụ cho việc nhận thêm đơn mới |
Nhà bán hàng có thể tính nhanh số lượng có thể bán theo công thức sau:
Ví dụ: Một shop thời trang có 100 chiếc áo thun trong kho, trong đó 25 chiếc đã được giữ cho các đơn đang xử lý và 5 chiếc được dành làm tồn dự phòng. Như vậy, số lượng có thể bán là 100 - (25+5) = 70 chiếc.
2. Vì sao quản lý tồn kho trên nhiều sàn thường gặp khó khăn?
2.1. Đơn hàng phát sinh đồng thời khiến tồn kho không cập nhật kịp
Khi bán hàng trên nhiều sàn, mỗi nền tảng có hệ thống ghi nhận đơn hàng và quản lý tồn kho riêng. Nếu cập nhật thủ công, chủ shop phải liên tục kiểm tra số đơn mới rồi điều chỉnh tồn trên từng gian hàng.
Ví dụ: Shop còn 10 chiếc túi xách có thể bán và đăng bán trên cả Shopee và TikTok Shop. Trong thời gian ngắn, Shopee phát sinh 7 đơn, TikTok Shop phát sinh 5 đơn. Nếu hai kênh không được kiểm soát theo một lượng tồn chung, shop có thể nhận tổng cộng 12 đơn dù chỉ còn 10 sản phẩm.
Hệ quả là người bán phải xử lý hàng bị thiếu, khiến đơn không được xử lý đúng hạn hoặc phải hủy đơn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng mà còn ảnh hưởng đến các chỉ số vận hành hoặc phát sinh biện pháp xử lý theo chính sách của từng sàn.
2.2. Hàng hoàn về kho không được kiểm soát
Đơn hàng hoàn trả là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến tồn kho thực tế và số liệu quản lý bị chênh lệch, nhất là với những shop có nhiều đơn giao không thành công hoặc khách hàng trả lại sau khi nhận.
Một số tình huống thường gặp:
- Khách không nhận hàng, đơn chuyển hoàn nhưng nhân viên chưa xác nhận hàng đã về kho.
- Hàng hoàn bị móp, rách hoặc thiếu phụ kiện nhưng vẫn được cộng vào số lượng có thể bán.
- Đơn hoàn đã được ghi nhận trên sàn nhưng hàng thực tế chưa được đơn vị vận chuyển bàn giao.
- Nhân viên nhận hàng hoàn nhưng không cập nhật phiếu nhập kho hoặc trạng thái xử lý.
Nếu không theo dõi riêng từng trạng thái đơn, chủ shop rất khó biết sản phẩm nào có thể tiếp tục bán và sản phẩm nào cần xử lý.
Xem thêm: Quản lý đóng gói và hàng hoàn đa sàn: Quy trình chuẩn 5 bước hạn chế sai sót, thất thoát
2.3. Tồn kho trên sàn khác với số lượng thực tế
Tình trạng lệch tồn có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như nhập hàng chưa ghi nhận, xuất kho thiếu chứng từ, sai mã SKU, đơn hủy chưa xử lý đúng hoặc kiểm kê không thường xuyên.
Bên cạnh đó, còn một tình trạng dẫn đến tồn kho chênh lệch khá phổ biến đối với các shop bán trên nhiều sàn, nhiều gian hàng đó chính là phát sinh đơn hàng trên một sàn nhưng không cập nhật tồn kho ở các sàn còn lại. Đặc biệt, với shop có hàng trăm SKU và nhiều nhân viên xử lý đơn, việc truy tìm chênh lệch càng khó khăn và tốn nhiều thời gian.
3. Hướng dẫn 6 bước quản lý tồn kho sàn thương mại điện tử hiệu quả
Dù đang bán trên một hay nhiều sàn, nhà bán hàng đều có thể áp dụng quy trình dưới đây. Tùy quy mô, shop có thể sử dụng sổ theo dõi, Excel hoặc phần mềm để thực hiện.
Bước 1: Phân loại hàng hóa và chuẩn hóa mã SKU
Trước tiên, chủ shop cần lập danh sách toàn bộ sản phẩm đang kinh doanh, bao gồm tên hàng, mã SKU, biến thể, đơn vị tính và vị trí lưu kho. Mỗi biến thể cần có một mã SKU riêng để tránh nhầm lẫn khi xử lý đơn.
Với combo gồm nhiều sản phẩm, chủ shop cần xác định số lượng từng thành phần bị trừ khi combo được bán. Nếu chỉ quản lý tồn combo độc lập mà không kiểm soát hàng thành phần, số lượng có thể bán sẽ bị sai.
Bước 2: Kiểm kê hàng hóa và xác định tồn kho ban đầu
Sau khi chuẩn hóa danh mục, chủ shop cần kiểm đếm số lượng thực tế tại từng kho để xác định tồn kho ban đầu.
Quy trình kiểm khê có thể thực hiện như sau:
Kiểm số lượng ban đầu theo từng SKU -> Phân loại hàng hóa (hàng đủ điều kiện bán, hàng lỗi, hàng hoàn chờ xử lý) -> Đối chiếu tồn kho thực tế & số liệu đang ghi nhận -> Xác minh chênh lệch/ lý do nếu có -> Ghi nhận tồn kho ban đầu
Bước 3: Xác định hàng có thể bán và phân bổ tồn kho theo sàn
Sau khi xác định tồn kho thực tế, nhà bán hàng cần tính toán số lượng có thể bán, đồng thời lựa chọn cách phân bổ hàng hóa giữa các gian hàng, các sàn và các kênh bán hàng khác
Chủ shop có thể tham khảo cách phân bổ như sau:
Cách 1: Phân bổ cố định theo từng sàn
Theo cách này, chủ shop tiến hành phân chia số lượng nhất định của từng sản phẩm/ phiên bản sản phẩm cho từng sàn. Phương án này phù hợp với các shop nhỏ, có ít loại sản phẩm và có dự toán nhất định cho từng sàn. Tuy nhiên, nhu cầu của khách hàng luôn luôn thay đổi, chủ shop cần theo dõi số lượng bán ra giữa các sàn để điều chỉnh lại số lượng phân bổ cho phù hợp.
Ví dụ: shop có 100 sản phẩm và phân bổ 50 sản phẩm cho Shopee, 40 sản phẩm cho TikTok Shop, giữ lại 10 sản phẩm dự phòng.
Cách 2: Sử dụng một nguồn tồn kho chung
Khi quản lý tồn kho chung, các gian hàng cùng sử dụng một lượng tồn có thể bán được quản lý tập trung. Khi phát sinh đơn ở một kênh, lượng tồn còn lại cần được cập nhật cho tất cả các kênh còn lại sử dụng chung kho này.
Phương án này phù hợp với nhà bán đa sàn có nhiều đơn hàng. Tuy nhiên, chủ shop cần có hệ thống, cơ chế ghi nhận & cập nhật tồn kho nhanh chóng để hạn chế tình trạng bán vượt tồn.
Bước 4: Theo dõi và cập nhật nhập - xuất - tồn theo từng giao dịch
Tồn kho có thể thay đổi liên tục khi shop nhập hàng, xuất hàng, nhận đơn, hủy đơn hoặc xử lý hàng trả về. Do đó, chủ shop cần quy định rõ thời điểm ghi nhận đối với từng nghiệp vụ.
| Nghiệp vụ | Nguyên tắc quản lý |
| Nhập hàng từ nhà cung cấp | Kiểm nhận thực tế, ghi tăng tồn tương ứng |
| Nhận đơn mới | Giữ số lượng cần giao, giảm lượng có thể tiếp tục bán |
| Đóng gói và bàn giao | Ghi nhận xuất hàng theo quy trình, tránh trừ hai lần |
| Hủy đơn chưa xuất kho | Lọai bỏ phần hàng đã giữ sau khi xác nhận trạng thái |
| Hàng hoàn về | Kiểm nhận, phân loại rồi mới quyết định nhập lại tồn bán |
| Hàng mất, lỗi hoặc hỏng | Ghi nhận giảm hoặc chuyển sang nhóm không thể bán |
Với shop quản lý thủ công, nhân viên cần có quy định cập nhật giao dịch ngay khi phát sinh và đối chiếu các đơn chưa xử lý theo ca. Đồng thời quy định rõ ai chịu trách nhiệm xác nhận nhập kho, xuất kho và điều chỉnh tồn.
Bước 5: Kiểm soát chặt chẽ hàng hoàn, hủy và đổi trả
Một trong những điểm đáng lưu tâm khi bán hàng trên sàn là đơn hủy, đổi trả phát sinh thường xuyên. Tuy nhiên, không phải đơn hàng bị hủy hoặc hoàn trả nào cũng nên cộng ngay vào số lượng hàng có thể bán.
Chủ shop cần phân loại theo từng trường hợp:
- Đơn hủy trước khi xuất kho: Kiểm tra xem hàng đã được giữ hay chưa và giải phóng tồn phù hợp.
- Đơn giao không thành công: Theo dõi hàng đang hoàn về, kiểm tra thực tế khi nhận.
- Đơn khách đã nhận rồi trả lại: Đối chiếu số lượng, tình trạng hàng, phụ kiện và kết quả xử lý trên sàn.
- Hàng hoàn bị lỗi hoặc thiếu: Tách riêng, lập biên bản và thực hiện quy trình khiếu nại nếu có căn cứ.
Để kiểm soát hàng hoàn hiệu quả, mỗi kiện hàng nhận lại nên được đối chiếu với mã đơn, ghi nhận tình trạng, thời điểm nhận và nhân viên kiểm nhận. Đối với hàng hoàn bị thiếu hoặc hư hỏng, shop cần lưu hình ảnh, biên bản kiểm tra và mã vận đơn để phục vụ đối soát, khiếu nại nếu đủ điều kiện.
Bước 6: Kiểm kê, đối soát và xử lý chênh lệch định kỳ
Kiểm kê định kỳ giúp nhà bán hàng phát hiện sớm sai lệch giữa hàng thực tế và số liệu quản lý, đặc biệt với những sản phẩm có tốc độ bán nhanh.
Chủ shop có thể thiết lập lịch kiểm tra theo mức độ rủi ro:
- Hằng ngày: Kiểm tra SKU bán chạy, sản phẩm sắp hết và đơn hoàn còn chờ xử lý.
- Hằng tuần: Đối soát các SKU thường xuyên phát sinh chênh lệch, hàng giá trị cao hoặc dễ thất thoát.
- Định kỳ theo quy mô: Kiểm kê tổng thể và xử lý các nguyên nhân chưa được giải quyết.
Khi phát hiện lệch tồn, chủ shop không nên sửa lại ngay con số cho khớp mà cần tra soát lại lịch sử giao dịch, xác định nguyên nhân, người phụ trách và cách khắc phục để tránh lặp lại.
4. 3 vấn đề thường gặp khi quản lý kho trên sàn và cách xử lý
4.1. Bán âm tồn kho, hết hàng nhưng sàn vẫn nhận đơn
Dấu hiệu: Shopee hoặc TikTok Shop vẫn hiển thị còn hàng, trong khi kho thực tế đã hết. Shop nhận đơn nhưng không đủ sản phẩm để đóng gói, dẫn đến nguy cơ hủy đơn, hoặc đơn giao chậm so làm giảm điểm của shop và khả năng hiển thị trên sàn.
Nguyên nhân thường gặp:
- Cùng một lượng hàng được đăng bán trên nhiều sàn nhưng không có cơ chế cập nhật chung.
- Nhân viên chưa cập nhật tồn sau khi bán tại cửa hàng hoặc qua livestream.
- Sản phẩm có nhiều biến thể nhưng liên kết sai mã SKU.
- Số lượng tồn hiển thị chưa phản ánh các đơn đã giữ hàng.
Cách xử lý:
Trước tiên, shop cần kiểm tra ngay lượng hàng có thể bán và điều chỉnh số lượng trên những gian hàng bị sai lệch. Với đơn đã phát sinh, cần xác minh khả năng bổ sung hàng và thời hạn xử lý theo quy định của từng sàn.
Về lâu dài, nên thiết lập mức tồn đệm cho những sản phẩm bán chạy, kiểm tra tồn trước các đợt Flash Sale và sử dụng một nguồn dữ liệu tồn kho thống nhất.
Ví dụ: shop còn 20 sản phẩm, có 5 sản phẩm đã giữ cho đơn và muốn dự phòng 3 sản phẩm. Số lượng có thể đưa lên bán chỉ nên là 12 sản phẩm, thay vì 20.
4.2. Hàng hoàn thất thoát, không xác định được lý do
Dấu hiệu: Hệ thống ghi nhận nhiều đơn hoàn thành công nhưng kho thực tế không nhận đủ hàng, hoặc nhận hàng nhưng không biết sản phẩm nào có thể bán lại.
Nguyên nhân:
- Đơn đã chuyển sang trạng thái hoàn nhưng hàng chưa thực sự về kho.
- Kho nhận kiện hàng nhưng không kiểm tra đầy đủ sản phẩm bên trong.
- Hàng bị hỏng, thiếu phụ kiện nhưng vẫn được nhập lại kho bán.
- Nhân viên đã nhận hàng hoàn nhưng chưa ghi nhận trên sổ hoặc phần mềm.
- Trạng thái đơn và trạng thái kiểm nhận hàng hoàn không được đối chiếu.
Cách xử lý:
Shop cần theo dõi riêng danh sách đơn hoàn theo mã đơn hàng, mã vận đơn, SKU, số lượng, trạng thái vận chuyển và trạng thái kiểm tra chất lượng. Đối với mỗi kiện hàng hoàn, nhân viên nên thực hiện ba thao tác: xác nhận đã nhận hàng, kiểm đếm số lượng và phân loại tình trạng sản phẩm. Nếu phát hiện thiếu hàng hoặc hư hỏng, cần lưu bằng chứng và đối soát với đơn vị vận chuyển, sàn theo quy trình hiện hành.
4.3. Tồn kho giữa Shopee, TikTok Shop, Lazada và kho thực tế bị lệch
Dấu hiệu: Cùng một sản phẩm nhưng Shopee báo còn 30 chiếc, TikTok Shop báo 25 chiếc, trong khi kiểm kê thực tế chỉ có 20 chiếc.
Nguyên nhân
- Các gian hàng cùng dùng nguồn hàng nhưng không cập nhật đúng lượng hàng còn có thể bán.
- Một SKU trên sàn liên kết nhầm sang sản phẩm khác trong kho.
- Đơn đã xuất kho nhưng chưa được ghi nhận giảm tồn.
- Hàng nhập, hàng hủy hoặc hàng hoàn chưa được cập nhật đúng.
- Nhân viên tự điều chỉnh số lượng trên sàn mà không có chứng từ đối soát.
Cách xử lý:
Trước hết, chủ shop cần kiểm tra các đơn chưa xử lý, hàng đã giữ, hàng đang giao và hàng hoàn chờ nhập kho. Tiếp theo, đối chiếu mã SKU và lịch sử cập nhật số lượng trên từng kênh. Sau khi xác định được tồn kho có thể bán chính xác, shop mới điều chỉnh lại số lượng được phép bán trên từng sàn.
Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, nên sử dụng công cụ đồng bộ tồn kho để giảm việc nhập lại dữ liệu và kiểm soát thay đổi tập trung.
5. Quản lý và đồng bộ tồn kho đa sàn hiệu quả hơn với Sapo
Khi shop bán hàng đồng thời trên Shopee, TikTok Shop, Lazada và các kênh khác, việc kiểm soát tồn kho riêng lẻ dễ khiến dữ liệu bị phân tán. Thay vì cập nhật từng gian hàng, chủ shop có thể sử dụng phần mềm quản lý sàn thương mại điện tử Sapo để tập trung dữ liệu sản phẩm, đơn hàng và tồn kho.
5.1. Đồng bộ tồn kho giữa các sàn, hạn chế bán vượt số lượng thực tế
Sapo hỗ trợ kết nối gian hàng và thiết lập đồng bộ tồn kho từ hệ thống quản lý lên các sàn. Khi phát sinh giao dịch, số lượng hàng được cập nhật theo quy trình và cấu hình tương ứng, giúp nhà bán hạn chế tình trạng một sản phẩm đã bán ở kênh này nhưng kênh khác vẫn hiển thị số tồn cũ.
Với shop có nhiều kho, Sapo còn hỗ trợ lựa chọn chi nhánh làm nguồn tồn đồng bộ cho gian hàng, giúp chủ shop chủ động kiểm soát nguồn hàng.
5.2. Quản lý tồn kho chi tiết theo từng SKU, mẫu mã
Sapo cho phép theo dõi số lượng tồn kho theo từng sản phẩm và phiên bản, hỗ trợ nhà bán quản lý các mặt hàng có nhiều màu sắc, kích cỡ hoặc mẫu mã.
Chẳng hạn, thay vì chỉ biết còn 50 chiếc áo thun, chủ shop có thể kiểm tra chính xác số lượng áo màu trắng size M hoặc áo màu đen size L, hạn chế nhầm lẫn khi lấy hàng và đóng gói.
5.3. Kiểm soát hàng hoàn và biến động nhập xuất tồn
Khi nhiều đơn hàng phát sinh mỗi ngày, nếu hàng hoàn không được ghi nhận và phân loại rõ ràng, số liệu tồn kho có thể sai lệch dù shop đã đồng bộ các kênh bán.
Việc tập trung dữ liệu đơn hàng và quản lý nghiệp vụ kho trên Sapo giúp nhà bán hàng thuận tiện đối chiếu các giao dịch nhập, xuất và kiểm kê, từ đó phát hiện những trường hợp cần kiểm tra hoặc điều chỉnh. Để bảo đảm đúng tồn có thể bán, nhân viên vẫn cần kiểm nhận thực tế trước khi nhập lại hàng hoàn.
5.4. Theo dõi tồn kho, chủ động bổ sung hàng bán chạy
Sapo cung cấp khả năng theo dõi tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và thiết lập định mức hàng hóa. Khi một SKU giảm xuống dưới ngưỡng dự kiến, chủ shop có thể kiểm tra và chủ động lên kế hoạch nhập bổ sung trước khi thiếu hàng.
Nhờ đó, người quản lý có thể dành thời gian xử lý các mặt hàng cần ưu tiên thay vì kiểm tra thủ công toàn bộ danh mục.
Đối với các cửa hàng hoặc doanh nghiệp đang bán trên nhiều sàn, phần mềm quản lý sàn thương mại điện tử Sapo là giải pháp đáng cân nhắc khi muốn giảm thao tác thủ công và quản lý hàng hóa tập trung.
6. Câu hỏi thường gặp về quản lý tồn kho sàn thương mại điện tử
Câu 1: Bán hàng trên nhiều sàn có cần sử dụng chung một kho không?
Không bắt buộc. Nhà bán hàng có thể sử dụng một hoặc nhiều kho tùy mô hình kinh doanh. Điều quan trọng là xác định rõ kho nào phục vụ gian hàng nào và kiểm soát số lượng có thể bán, tránh phân bổ trùng hàng hóa.
Câu 2: Làm thế nào để đồng bộ tồn kho giữa Shopee và TikTok Shop?
Chủ shop có thể phân bổ tồn kho riêng cho từng sàn hoặc sử dụng phần mềm kết nối các gian hàng với một nguồn dữ liệu tồn kho tập trung. Khi sử dụng phần mềm, cần liên kết đúng SKU, lựa chọn kho và kiểm tra quy tắc đồng bộ trước khi vận hành.
Câu 3: Đơn hàng bị hủy có được tự động cộng lại tồn kho không?
Điều này phụ thuộc vào trạng thái đơn hàng và cơ chế xử lý của từng sàn hoặc phần mềm. Nếu đơn chưa xuất kho, số hàng đã giữ có thể được giải phóng. Nếu hàng đã giao cho đơn vị vận chuyển, cần xác nhận hàng quay lại kho trước khi đưa vào tồn có thể bán.
Tuy nhiên, chủ shop chỉ nên đưa hàng hoàn vào tồn có thể bán sau khi nhận hàng thực tế, kiểm đếm và xác nhận sản phẩm đủ điều kiện bán lại.
Câu 4: Shop nhỏ có thể quản lý tồn kho sàn thương mại điện tử bằng Excel không?
Có. Excel phù hợp với shop ít SKU, ít đơn và chưa bán trên nhiều kênh. Tuy nhiên, khi đơn hàng tăng hoặc thường xuyên phát sinh chênh lệch, phần mềm quản lý tồn kho sẽ giúp giảm khối lượng cập nhật và đối soát thủ công.
Kết luận
Quản lý tồn kho sàn thương mại điện tử hiệu quả không chỉ là cập nhật số lượng hàng hóa, mà còn đòi hỏi kiểm soát chính xác từng giao dịch, hàng đang xử lý và hàng có thể tiếp tục bán.
Với shop mới kinh doanh, một quy trình nhập xuất, kiểm kê và đối soát rõ ràng có thể đáp ứng nhu cầu ban đầu. Khi mở rộng nhiều gian hàng, nhiều SKU hoặc phát sinh đơn liên tục, nhà bán hàng nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tồn kho đa sàn để giảm cập nhật thủ công và kiểm soát dữ liệu tập trung.
