Lean Manufacturing không chỉ đơn thuần là mô hình sản xuất tinh gọn mà còn là nền tảng tư duy giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất, giảm lãng phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, sản xuất tinh gọn Lean trở thành lựa chọn chiến lược của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bài viết dưới đây của Sapo sẽ giúp bạn nắm rõ bản chất, lợi ích cũng như cách ứng dụng mô hình Lean Manufacturing trong thực tiễn hiệu quả.
1. Giải đáp Lean Manufacturing là gì?
Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) là phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc loại bỏ lãng phí trong mọi công đoạn vận hành mà vẫn đảm bảo giá trị cao nhất cho khách hàng. Mô hình này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất mà còn cải thiện chất lượng đầu ra sản phẩm toàn diện.
Mô hình Lean khởi nguồn từ hệ thống sản xuất của Toyota và đã chứng minh được hiệu quả vượt trội trong việc xây dựng quy trình linh hoạt, khuyến khích cải tiến liên tục (Kaizen) và tối ưu nguồn lực vận hành. Cho đến nay, Lean không chỉ được áp dụng trong ngành công nghiệp ô tô mà còn phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác như điện tử, thực phẩm, y tế, dịch vụ hay công nghệ phần mềm.
Về bản chất, Lean không đơn thuần là bộ công cụ mà còn là triết lý vận hành giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh hơn, cạnh tranh tốt hơn trong thị trường nhiều biến động như hiện nay.
Thực tế sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing không chỉ phù hợp với các tập đoàn sản xuất quy mô lớn mà còn mang lại hiệu quả rõ rệt cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, nhất là với các đơn vị đang gặp vấn đề lãng phí nguyên liệu, tồn kho cao, năng suất thấp hay khó kiểm soát chất lượng. Cụ thể:
- Doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và lớn với nhiều quy trình phức tạp, nhiều công đoạn.
- Nhà máy có chuỗi cung ứng dài hoặc sản xuất theo đơn hàng.
- Doanh nghiệp sản xuất hàng loạt với số lượng lớn, đang trong giai đoạn mở rộng quy mô thị trường.
- Các công ty muốn xây dựng văn hóa cải tiến liên tục…
2. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng Lean Manufacturing
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc áp dụng mô hình sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing mang lại nhiều lợi ích như:
2.1. Chuẩn hóa quy trình, tăng năng suất
Lean Manufacturing giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, loại bỏ những bước không cần thiết và tối ưu luồng công việc, nhờ đó thời gian sản xuất được rút ngắn đáng kể và tăng sản lượng đầu ra mà không cần mở rộng nguồn lực. Đây là lợi ích có tác động lớn đến các ngành có nhu cầu giao hàng nhanh và ổn định.
2.2. Cắt giảm lãng phí cho doanh nghiệp
Một nguyên lý cốt lõi của Lean Manufacturing là xác định và loại bỏ 8 loại lãng phí phổ biến trong sản xuất, từ tồn kho dư thừa, thao tác thừa đến lỗi sản phẩm hay việc chờ đợi giữa các công đoạn. Từ việc cắt giảm lãng phí này, doanh nghiệp có thể giải phóng tài nguyên để tái đầu tư vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.
2.3. Nâng cao chất lượng sản phẩm
Thông qua việc kiểm soát chặt chẽ từng công đoạn và khuyến khích việc phát hiện lỗi sớm, Lean Manufacturing giúp giảm sai sót và nâng cao độ chính xác trong sản xuất. Ngoài ra, việc xây dựng “chất lượng từ gốc” được đặt lên hàng đầu, đảm bảo hệ thống sản xuất ổn định và đáng tin cậy hơn.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý kho hàng Sapo
Không lo lắng về thất thoát hàng hóa, kiểm hàng tồn vì đã có phần mềm quản lý kho Sapo POS.
3. 5 nguyên tắc cốt lõi trong Lean Manufacturing
Lean Manufacturing không chỉ là tập hợp các công cụ quản lý sản xuất, mà là một triết lý vận hành toàn diện, tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng thông qua tối ưu hóa quy trình và loại bỏ lãng phí. Một số nguyên tắc cốt lõi định hình nền tảng của phương pháp này là:
3.1. Xác định giá trị
Giá trị được xác định từ góc nhìn của khách hàng. Đó là những gì họ thực sự sẵn sàng chi trả cho sản phẩm. Doanh nghiệp cần hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại giá trị thực sự và tập trung nguồn lực để tạo ra đúng giá trị đó, tránh đầu tư vào những yếu tố không cần thiết.
Ví dụ: Khách hàng của doanh nghiệp quan tâm đến độ chính xác và thời gian giao hàng thì doanh nghiệp cần tối ưu quy trình để đáp ứng đúng tiêu chí này thay vì đầu tư vào các tính năng không cần thiết (khách hàng không quan tâm).
3.2. Xác định dòng giá trị
Dòng giá trị là toàn bộ các bước từ nguyên liệu đầu vào cho đến khi sản phẩm tới tay khách hàng. Lean Manufacturing yêu cầu bạn phải vẽ rõ ràng các dòng giá trị và phân tích từng bước để nhận diện những phần nào tạo giá trị, phần nào lãng phí cần loại bỏ.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất quần áo may mặc phân tích quy trình kiểm định chất lượng nhận thấy quy trình 10 bước kiểm tra thì có tới 3 bước là trùng lặp và có thể loại bỏ.
3.3. Tạo dòng chảy liên tục
Sau khi loại bỏ lãng phí, các bước tạo giá trị cần được tổ chức lại đảm bảo diễn ra liên tục, không gián đoạn. Mục tiêu là giảm thời gian chờ đợi giữa các công đoạn để tối ưu thời gian.
Ví dụ: Nhà máy sắp xếp lại xưởng để các công đoạn diễn ra tuần tự, giúp nguyên vật liệu không phải vận chuyển vòng giữa các khu vực, làm mất thời gian và giảm năng suất lao động.
3.4. Thiết lập hệ thống kéo (Pull system)
Thay vì sản xuất theo kế hoạch cố định (push) thì Lean Manufacturing hướng tới việc sản xuất theo nhu cầu thực tế (pull). Mỗi công đoạn chỉ thực hiện khi có yêu cầu từ công đoạn sau, đảm bảo giảm tồn kho và phản ứng linh hoạt khi thị trường biến động.
Ví dụ: Bộ phận lắp ráp chỉ yêu cầu bộ phận cắt vật liệu thực hiện công việc khi đã gần hết linh kiện.
3.5. Theo đuổi sự hoàn thiện
Lean Manufacturing nhấn mạnh tư duy cải tiến liên tục, nghĩa là luôn tìm cơ hội để làm tốt hơn và hiệu quả hơn. Sự hoàn thiện không bao giờ là điểm dừng mà là quá trình liên tục đòi hỏi sự tham gia của toàn nhân sự, nhất là những người trực tiếp khâu vận hành.
Ví dụ: Nhân viên đề xuất cải tiến cách bố trí dụng cụ để giảm 40% thao tác.
4. 8 loại lãng phí trong sản xuất tinh gọn
Theo mô hình Lean Manufacturing, có 8 loại lãng phí chính thường xuyên xuất hiện trong nhà máy sản xuất gồm:
4.1. Sản xuất dư thừa
Tình hình sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế, vượt quá đơn đặt hàng hoặc dự báo thị trường. Ví dụ như dây chuyền sản xuất liên tục tạo ra các sản phẩm khi kho đã đầy, để tồn kho lớn và chi phí lưu kho tăng cao.
4.2. Thời gian chờ đợi
Nhân viên hoặc máy móc phải đợi do thiếu nguyên vật liệu, sự cố kỹ thuật hoặc do quy trình không đồng bộ. Ví dụ như: Công nhân phải đứng đợi do dây chuyền bị hỏng hoặc nguyên liệu chưa được đưa kịp từ kho đến.
4.3. Vận chuyển không cần thiết
Di chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc sản phẩm hoàn chỉnh không hiệu quả giữa các công đoạn. Ví dụ như: Nhà máy sắp xếp các công đoạn sản xuất ở quá xa nhau khiến nhân viên phải đẩy xe linh kiện đi xa giữa các trạm làm việc, làm giảm năng suất lao động.
4.4. Gia công vượt mức cần thiết
Đây là việc lãng phí do thực hiện thêm các bước xử lý không tạo ra giá trị thiết thực cho khách hàng.
4.5. Tồn kho dư thừa
Dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu, sản phẩm so với nhu cầu thực tế. Ví dụ như nhà máy nhập số lượng lớn linh kiện để nhận giá chiết khấu nhưng không sử dụng kịp dẫn đến hết hạn hoặc lỗi thời.
4.6. Chuyển động không hiệu quả
Các thao tác thừa của công nhân hoặc máy móc không trực tiếp tạo ra giá trị. Ví dụ công nhân nhà máy sản xuất liên tục phải cúi xuống lấy dụng cụ do không được bố trí ở vị trí thuận tiện.
4.7. Lỗi sản phẩm
Sản phẩm lỗi hoặc không đạt yêu cầu dẫn đến phải sửa chữa, làm lại hoặc bỏ hoàn toàn. Ví dụ như sản phẩm lỗi do máy cài đặt sai thông số, buộc người lao động phải làm lại lô hàng.
4.8. Lãng phí nguồn lực con người
Không tận dụng hết năng lực, kinh nghiệm và sáng kiến của nhân viên. Ví dụ: Công nhân chỉ thực hiện thao tác lặp đi lặp lại theo hướng dẫn, không được tham gia đóng góp cải thiện quy trình dù có nhiều kinh nghiệm thực tế.
5. Kỹ thuật thực hiện mô hình quản trị Lean Manufacturing
Việc đầu tiên cần làm của hệ thống quản trị Lean Manufacturing đó là sắp xếp kho hàng cũng như tổ chức lại bộ máy quản lý bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tổng sản lượng hàng hóa cung cấp cho doanh nghiệp. Từ những tồn đọng đã nêu ra ở trên có thể đưa ra một số biện pháp khắc phục như sau:
- Rút ngắn thời gian bốc xếp, giảm số lần vận chuyển hàng hóa
- Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm tra hàng tồn kho
- Cải thiện thời gian của chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Linh hoạt trong xử lý các tính huống và giảm áp lực đến các nguồn lực đầu vào như con người, máy móc, thiết bị...
Dưới đây chúng tôi triển khai các bước thực hiện mô hình quản trị Lean Manufacturing với các kỹ thuật cơ bản:
5.1. Sản xuất Pull (Lôi kéo)
- Cho phép thực hiện FIFO hàng loạt (là viết tắt cho "First-In, First-Out" (vào trước - ra trước), một phương pháp kiểm kê chi phí trong đó giả định rằng các mục hàng hoá nhập trước được xuất trước)
- Cắt giảm các chi phí cho quảng cáo trong suốt quá trình
- Hạn chế việc sản xuất dư thừa
5.2. Sản xuất theo mô hình dòng chảy 1 sản phẩm (One Pieces Flow)
- Cho phép thực hiện FIFO cho từng sản phẩm
- Giảm thiểu chi phí cho quảng cáo,bảo quản hàng tồn kho
- Tập trung vào nâng cao chất lượng sản phẩm
- Xây dựng lại quy trình sản xuất giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
5.3. Nhịp độ sản xuất (Takt Time)
Takt-time là chu kỳ thời gian mà chi tiết của sản phẩm hoặc sản phẩm được sản xuất để đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng.
Takt Time còn gọi là nhịp thời gian hay nhịp độ sản xuất.
- Phân chia thời gian đồng đều giữa khối lượng các công việc
- Có khả năng lập kế hoạch và dự đoán trước
- Tận dụng mọi khả năng về nguồn vốn và nhân lực
5.4. Không có chỗ cho sự lãng phí (Zero Defects)
- Sản phẩm tốt là thứ phù hợp với nhu cầu không nhất thiết phải chạy theo xu thế trên thị trường
- Không ngừng nghiên cứu và cho ra đời những sản phẩm có chất lượng tốt hơn
- Cho phép phân tích và giải quyết gốc rễ của vấn đề
6. Những cải tiến hữu hình của mô hình Lean Manufacturing
6.1. Thời gian thực hiện
Trên thực tế việc quản trị theo mô hình tinh gọn Lean Manufacturing chỉ mất 50% tổng thời gian chế biến cũng như đóng gói và giảm 25% tổng thời gian sản xuất của cả chu trình. Việc bố trí không gian, sắp xếp kho hàng một cách tối ưu cũng giúp giảm 25% thời gian bảo quản và 30% thu hoạch sản phẩm đồng thời cũng giảm từ 10-30% tổng thời gian bốc xếp và vận chuyển của xe tải.
6.2. Về chất lượng
Các hội thảo về việc giới thiệu Lean Manufacturing cho doanh nghiệp đã và đang đem lại hiệu quả tích cực. Bằng chứng là có tới hơn 90% các sai xót đã được giảm thiểu trong các quá trình lập kế hoạch và giao nhận đặt hàng giữa người tiêu dùng với doanh nghiệp.
Cách tiếp cận vấn đề cũng như đề ra các phương án giải quyết đang ngày càng được tối ưu hóa nhờ có hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (viết tắt là ERP - Enterprise Resource Planning)
6.3. Về giá cả
Việc tối ưu hóa đóng gói sản phẩm vào thùng carton một cách hợp lý sẽ làm giảm đến 46% chi phí mua thùng carton, đồng thời cũng giảm đến 18% chi phí vận chuyển tránh tác động thêm đến môi trường.
Bên cạnh đó, những thay đổi tuyệt vời trong không gian làm việc và các phương thức đặt hàng cũng như thanh toán đã làm giảm 20% tổng lượng hàng tồn kho để từ đó hỗ trợ thêm cho chiến lược tăng trưởng của doanh nghiệp.
Hy vọng với những thông tin về Leaning Manufacturing Sapo chia sẻ ở trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về mô hình quản trị tinh gọn này để áp dụng vào doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn:
- Thống kê hàng ra hàng vào chi tiết, tức thì
- Biết ngay sản phẩm nào bán chạy và tồn kho
- Tối ưu chi phí vận hành cho cửa hàng
