Xử lý đơn hàng nâng cao - Giảm sai sót và tối ưu vận hành đơn mùa cao điểm

Khối lượng đơn hàng lớn kèm theo yêu cầu đóng gói chính xác, giao đúng, kiểm soát chặt chẽ… là bài toán nan giải với nhiều nhà bán hàng. Hiểu được điều đó, Sapo chính thức ra mắt tính năng mới “Quy trình xử lý đơn hàng Nâng cao” gồm:

• Tách riêng màn hình Xử lý đơn hàng
• Bổ sung thêm các trạng thái đơn hàng
• Thêm mới một số bộ lọc vận hành theo ngày giao, kênh bán, loại kiện…
• Quét mã xác nhận đóng gói
• Quét kiểm tra hàng trước khi đóng gói

Với những tính năng này, Sapo sẽ giúp cửa hàng của bạn chuẩn hóa quy trình đóng gói, nâng cao hiệu suất xử lý đơn, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng kiểm soát toàn diện trong từng khâu vận hành. 

1. Điểm khác biệt giữa quy trình Xử lý đơn hàng Tiêu chuẩn và Nâng cao

Tại trang quản trị, Sapo thiết lập mặc định quy trình xử lý đơn Tiêu chuẩn cho tất cả nhà bán hàng. Tuy nhiên, tùy theo mô hình vận hành và khối lượng đơn thực tế, bạn có thể bật tính năng Xử lý đơn hàng Nâng cao tại mục Cấu hình > Xử lý đơn hàng.

Trước khi đi sâu vào từng tính năng mới cập nhật, dưới đây là bảng tổng hợp ngắn gọn những điểm khác biệt nổi bật giữa hai chế độ để bạn dễ hình dung: 

2. Chi tiết cập nhật tính năng Xử lý đơn hàng nâng cao

2.1. Tách riêng màn hình Xử lý đơn hàng - Tối ưu vận hành, bám sát quy trình thực tế

Màn hình “Xử lý đơn hàng” tập trung toàn bộ quy trình từ xác nhận đến đóng gói và bàn giao. Thiết kế của màn hình này bám sát cách vận hành thực tế tại cửa hàng, giúp các bộ phận phối hợp linh hoạt, thao tác nhanh chóng và kiểm soát rõ ràng từng trạng thái đơn hàng. 

Đây cũng là nền tảng quan trọng để cửa hàng triển khai các thao tác hàng loạt, tối ưu năng suất và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý.

Lợi ích: 

• Theo dõi trạng thái đơn hàng minh bạch, dễ dàng hơn: Toàn bộ đơn được phân loại rõ ràng theo từng bước sát với vận hành thực tế như chờ xử lý, chuẩn bị hàng, chờ bàn giao, đang vận chuyển, đang hoàn hàng giúp chủ shop kiểm soát tiến độ hiệu quả.
• Tập trung toàn bộ đơn hàng trên một giao diện: Bạn không cần chuyển màn hình hay công cụ, chỉ cần thao tác tại một nơi để kiểm tra và xử lý đơn.
• Ưu tiên xử lý đúng đơn - đúng thời điểm: Các bộ lọc theo ngày giao, thời hạn xử lý, kênh bán… giúp nhân viên chọn lọc chính xác đơn cần thực hiện trước.
• Tăng tính chuyên nghiệp trong vận hành: Giao diện trực quan và logic giúp bạn dễ làm quen, triển khai nhanh mà không cần thay đổi quy trình hiện có.

2.2. Bổ sung các trạng thái đơn hàng mới, phân bước rõ ràng

2 trạng thái đơn hàng bổ sung gồm: 

• Chờ xác nhận: Đơn hàng yêu cầu bộ phận Sale xác nhận trước khi chuyển giao cho bộ phận đóng gói và vận chuyển
• Đã hoàn thành: Đơn hàng đã được giao và thanh toán đầy đủ.  

Lợi ích nổi bật: 

• Luồng xử lý đơn hàng rõ ràng hơn: Các trạng thái được phân chia theo đúng thứ tự nghiệp vụ, từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn tất giao hàng, giúp bạn dễ theo dõi và xử lý.
• Kiểm soát tiến độ dễ dàng, phân công hiệu quả: Quản lý nắm rõ đơn hàng đang ở bước nào, ai phụ trách từ đó dễ dàng điều phối nhân sự và xử lý sự cố (nếu có).
• Chuẩn hóa vận hành theo mô hình linh hoạt: Phù hợp với cả cửa hàng nhỏ và chuỗi lớn, hỗ trợ xây dựng quy trình rõ ràng, dễ kiểm tra và mở rộng quy mô hiệu quả.

Lưu ý: 2 trạng thái đơn hàng mới này cũng được bổ sung đồng thời vào Quy trình xử lý đơn Tiêu chuẩn. 

2.3. Thêm mới một số bộ lọc vận hành - Hỗ trợ phân chia công việc, xử lý đúng đơn

Khi khối lượng đơn hàng tăng cao, việc xác định đơn nào cần xử lý trước, đơn nào cần ưu tiên giao gấp rất cần thiết. Sapo đã bổ sung thêm bộ lọc vận hành chuyên sâu gồm: Ngày hẹn giao, thời hạn xử lý đơn hàng, hình thức giao hàng…

Những bộ lọc này giúp người dùng dễ dàng phân chia đơn hàng theo từng nhóm cụ thể, từ đó phân công nhân sự hợp lý, xử lý đúng đơn, đúng thời điểm, giảm tối đa nguy cơ giao chậm hoặc xử lý sai đơn.

Lợi ích nổi bật:

• Ưu tiên đúng đơn cần xử lý trước: Lọc theo thời hạn xử lý hoặc ngày hẹn giao giúp nhân viên biết đơn nào cần làm gấp, tránh bị chậm tiến độ.
• Phân công công việc hiệu quả hơn: Có thể chia đơn theo hình thức giao hàng (hàng cồng kềnh, giao nhanh, hỏa tốc...) phù hợp với năng lực và quy trình của từng bộ phận.
• Tăng tốc thao tác, giảm sai sót vận hành: Nhân viên không mất thời gian tìm kiếm thủ công, chỉ cần lọc là có ngay nhóm đơn cần xử lý. Từ đó hạn chế bỏ sót, nhầm lẫn khi khối lượng đơn hàng tăng cao trong mùa cao điểm. 

2.4. Quét mã xác nhận đóng gói - Ghi nhận chính xác thao tác thực hiện của nhân viên

Chủ shop có thể sử dụng thiết bị quét chuyên dụng để quét mã kiện hàng, mã vận đơn hoặc mã đơn hàng, hệ thống sẽ phản hồi ngay lập tức bằng âm thanh và thông báo trực quan, đảm bảo nhân viên biết chính xác trạng thái thao tác. Đồng thời, toàn bộ lịch sử quét được ghi nhận, hỗ trợ quản lý theo dõi hiệu quả công việc theo thời gian thực.

Lợi ích: 

• Xác nhận đơn đã được đóng gói chính xác: Mỗi lần quét đều được ghi nhận, đảm bảo không có đơn bị thao tác nhầm hoặc đóng gói lặp lại.
• Cảnh báo ngay khi thao tác sai: Hệ thống phát âm thanh và hiển thị cảnh báo nếu mã quét không hợp lệ hoặc không đúng đơn cần xử lý.
• Kiểm soát và minh bạch toàn bộ thao tác đóng gói: Lưu lịch sử quét từng đơn, từng nhân viên, hỗ trợ quản lý đối soát, chống thất thoát và gian lận. 

2.5. Quét kiểm tra hàng trước khi đóng gói - Lấy đúng sản phẩm, đủ số lượng và đúng đơn hàng

Bạn chỉ cần quét mã vận đơn/ mã kiện hàng để hiển thị danh sách sản phẩm cần kiểm. Sau đó, mỗi sản phẩm được quét sẽ được đối chiếu trực tiếp theo SKU, ghi nhận lịch sử kiểm tra và cảnh báo ngay nếu thiếu hoặc sai.

Lợi ích nổi bật

• Lấy đúng sản phẩm, đủ số lượng: Hệ thống tự động đối chiếu mã quét với đơn hàng, đảm bảo chính xác từng SKU, tránh nhầm lẫn hoặc thiếu hàng, nhất là với những sản phẩm có mẫu mã gần giống nhau.
• Cảnh báo sai sót tức thì: Hệ thống cảnh báo bằng âm thanh và thông báo khi sản phẩm không đúng SKU hoặc đã đủ số lượng, hạn chế đóng thừa hoặc thiếu.
• Tăng độ tin cậy cho khâu giao hàng: Nhờ kiểm hàng chính xác ngay từ đầu, hạn chế đơn bị hoàn trả do thiếu hàng, nâng cao uy tín của cửa hàng.

Với bộ tính năng mới trong Quy trình xử lý đơn hàng nâng cao, Sapo không chỉ giúp chủ shop tối ưu vận hành theo quy trình thực tế, mà còn nâng cao độ chính xác, giảm sai sót và tăng tốc xử lý đơn hàng rõ rệt. 

Hãy trải nghiệm ngay để nâng cấp vận hành bán hàng, đặc biệt trong mùa bán hàng cao điểm sắp tới!