Quản lý tồn kho chính xác với tính năng “Thay đổi thời điểm trừ tồn kho của đơn hàng và bổ sung chỉ số Đang đóng gói”

Trong quá trình xử lý đơn hàng, đặc biệt với các cửa hàng có số lượng đơn online lớn, việc theo dõi chính xác từng trạng thái hàng hóa trong kho là yếu tố quan trọng giúp vận hành trơn tru và kiểm soát số liệu hiệu quả.
Nhằm đồng bộ chặt chẽ hơn giữa dữ liệu hệ thống và quy trình xử lý đơn thực tế tại kho, Sapo chính thức nâng cấp cơ chế quản lý tồn kho:

• Thay đổi thời điểm trừ tồn kho
• Bổ sung chỉ số mới “Đang đóng gói”

Nâng cấp này giúp phân tách rõ ràng từng trạng thái hàng hóa trong suốt vòng đời đơn hàng.

1. Chi tiết nâng cấp 

1.1. Luồng xử lý kho cũ

Trước đây, hệ thống đang quản lý sản phẩm tồn kho dựa trên 3 chỉ số chính để tính toán lượng tồn kho và có thể bán bao gồm: 

• Tồn kho
• Đang giao dịch
• Có thể bán

Mối quan hệ: Tồn kho = Có thể bán + Đang giao dịch

Luồng xử lý kho ở đơn hàng trước đây:

• Khi tạo đơn hàng: Có thể bán ↓, Đang giao dịch ↑, Tồn kho không đổi.
• Khi tạo yêu cầu vận chuyển và đóng gói: Đang giao dịch ↓, Tồn kho ↓.

1.2. Luồng xử lý kho nâng cấp

Hệ thống hiện quản lý tồn kho dựa trên 4 chỉ số chính:

• Tồn kho
• Đang giao dịch
• Đang đóng gói
• Có thể bán

Mối quan hệ: Tồn kho = Có thể bán + Đang giao dịch + Đang đóng gói

Việc bổ sung trạng thái “Đang đóng gói” giúp theo dõi chính xác số lượng sản phẩm đã được đưa vào quy trình xử lý đơn nhưng chưa xuất kho vật lý.

Luồng xử lý kho ở đơn hàng mới:

• Khi tạo đơn hàng: Có thể bán ↓, Đang giao dịch ↑, Tồn kho không đổi.
• Khi tạo yêu cầu vận chuyển và đóng gói: Đang giao dịch ↓, Đang đóng gói ↑.
• Khi xuất kho: Đang đóng gói ↓, Tồn kho ↓

Tại màn hình Quản lý kho và chi tiết phiên bản sản phẩm, hệ thống đã bổ sung cột “Đang đóng gói” để:

• Hiển thị số lượng sản phẩm đang trong giai đoạn đóng gói
• Cho phép tra cứu chi tiết các đơn hàng liên quan thông qua biểu tượng mở rộng

Nhà bán hàng có thể dễ dàng theo dõi và đối soát từng trạng thái sản phẩm ngay trên hệ thống.

2. Lợi ích mang lại cho nhà bán hàng

• Dữ liệu tồn kho phản ánh sát thực tế vận hành: Số liệu tồn kho luôn thể hiện chính xác lượng hàng vật lý đang có tại kho. Các trạng thái xử lý đơn được tách riêng rõ ràng, giúp nhà bán hàng nắm bắt tình hình hàng hóa tại mọi thời điểm.
• Kiểm kê thuận tiện và minh bạch hơn: Việc phân tách thêm trạng thái “Đang đóng gói” giúp đội ngũ kho dễ dàng đối soát giữa dữ liệu hệ thống và hàng thực tế, giảm nhầm lẫn khi kiểm kê định kỳ hoặc xử lý số lượng chênh lệch.
• Quản lý đơn online chi tiết theo từng giai đoạn: Cửa hàng có thể theo dõi rõ ràng hàng hóa đang ở bước nào: đã ghi nhận đơn, đang đóng gói hay đã xuất kho. Điều này đặc biệt hữu ích với các mô hình bán hàng đa kênh hoặc xử lý đơn số lượng lớn mỗi ngày.

Với nâng cấp “Thay đổi thời điểm trừ tồn kho và bổ sung chỉ số Đang đóng gói”, Sapo tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý kho, giúp nhà bán hàng kiểm soát chính xác tình trạng hàng hóa và nâng cao hiệu quả vận hành trong từng khâu xử lý đơn.