Quản lý công nợ là bài toán quen thuộc với các chủ shop, đặc biệt khi phát sinh nhiều đơn hàng công nợ hoặc mua hàng trả chậm từ nhà cung cấp. Nếu bạn chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm chuyên dụng, một mẫu Excel quản lý công nợ đơn giản, dễ dùng sẽ là giải pháp tiết kiệm mà vẫn hiệu quả. Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file theo dõi công nợ bằng Excel từ A đến Z – kèm sẵn biểu mẫu tải miễn phí – giúp bạn nắm rõ dòng tiền, kiểm soát thu – chi rõ ràng hơn mỗi ngày.
1. Excel quản lý công nợ đơn giản là gì?
Trước khi biết cách lập một file excel quản lý công nợ đơn giản, bạn cần phải nắm rõ những khái niệm cơ bản về quản lý công nợ bằng excel.
Vậy theo bạn file excel theo dõi công nợ là gì?
File excel quản lý công nợ là cách theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp bằng các file dữ liệu excel. Bạn sẽ nhập thông tin trên excel và từ đó có thể quản lý công nợ bằng excel một cách chi tiết và nhanh chóng.
Excel quản lý công nợ đơn giản
Công nợ được chia thành 2 loại đó là công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp
- Đối với công nợ khách hàng: bạn cần quản lý công nợ phải thu phát sinh khi mua hàng như: hàng hóa khi khách hàng mua chịu, khoản tiền đó sẽ được ghi vào là công nợ phải thu.
- Đối với công nợ nhà cung cấp: bạn cần quản lý công nợ phải trả phát sinh khi cửa hàng nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, khoản tiền này khi chưa được thanh toán sẽ được ghi nhận là công nợ phải trả.
Một file excel quản lý công nợ đơn giản sẽ giúp các chủ shop quản lý được hai loại công nợ nêu trên hoàn toàn dễ dàng và miễn phí.
File quản lý công nợ bằng excel miễn phí
2. Lợi ích của sử dụng excel theo dõi công nợ
Excel là một phần mềm được sử dụng phổ biến trên toàn cầu, là công cụ được thiết lập dạng bảng tính, giúp lưu trữ thông tin dưới dạng bảng biểu và có các hàm tính giúp tính toán trực tiếp ngay trên file.
Vì vậy, khi sử dụng file quản lý công nợ bằng excel miễn phí bạn sẽ dễ dàng thiết lập và mang tới nhiều lợi ích quản lý như:
- Thống kê, phân loại dữ liệu dễ dàng:
File excel là dạng bảng tính nên được chia cột rõ ràng, bạn có thể tự thiết kế mẫu theo dõi công nợ bằng excel dựa trên những thông tin mà bạn cần kiểm soát, ví dụ như:
Bạn muốn quản lý công nợ phải thu của khách hàng, có thể vào excel để nhập các thông tin như: số thứ tự, tên khách hàng, số tiền phải thu, ngày/tháng,....
Các thông tin được nhập trên một file excel quản lý công nợ đơn giản cần được bạn tối ưu nhất và chi tiết nhất nhằm hướng tới việc khi rà soát thông tin sẽ dễ hiểu, người nhập thông tin cũng không bị nhầm lẫn.
Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel
- Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu
Nếu trước đây khi chưa phát triển và phổ biến các phần mềm trên máy tính, mọi người thường phải lưu thông tin trên sổ sách để quản lý, mỗi khi cần tìm kiếm thông tin cần phải tìm lại tốn rất nhiều thời gian.
Nhưng đối với file quản lý công nợ bằng excel miễn phí, bạn chỉ cần vào file, và tìm đúng ngày tháng năm, hoặc họ tên của khách hàng/ nhà cung cấp là sẽ ra ngay số liệu, thông tin cần tìm.
Tìm kiếm thông tin dễ dàng trên file excel theo dõi công nợ
- Hoàn toàn miễn phí
Excel là phần mềm được sử dụng trên toàn thế giới, phần mềm được cài đặt ngay trên máy tính/laptop của tất cả mọi người và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí nên thuận tiện cho các chủ shop sử dụng khi chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho việc mua phần mềm quản lý để quản lý công nợ.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho, hàng hóa tốt nhất cho cửa hàng vừa và nhỏ
3. Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel
Sapo sẽ gợi ý tới bạn một số các biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel, đây là các file quản lý công nợ đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện và áp dụng được cho cửa hàng của mình, dù bạn kinh doanh ngành nghề hay lĩnh vực gì, từ thời trang, làm đẹp, tạp hóa, siêu thị mini,...
3.1. Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn
Với biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel này sẽ giúp bạn theo dõi được:
- Báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng, thu tiền của người bán hàng/nhân viên bán hàng
Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel để biết tình hình bán hàng của nhân viên/ người bán hàng
- Báo cáo tình hình mua hàng hóa đối với khách hàng và nhà cung cấp
Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel tình hình mua hàng
- Theo dõi công nợ đối với từng nhà cung cấp, khách hàng theo thời điểm và từng đơn hàng để xem có phát sinh gì hay không? Bao giờ tới hạn thanh toán? Đến ngày bao nhiêu là quá hạn?...
Khi quản lý công nợ bằng excel được những thông tin này bạn sẽ biết được nguồn thu chi cửa hàng mình để có báo cáo về doanh thu được chính xác.
Tải ngay: File excel quản lý công nợ phát sinh
3.2. Mẫu file excel quản lý công nợ phải thu, phải trả
Với mẫu file excel quản lý công nợ đơn giản thứ 2, Sapo hướng dẫn bạn lập biểu mẫu theo dõi công nợ phải thu - phải trả để nắm được số liệu về khách hàng/ nhà cung cấp như: tên, địa chỉ, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số điện thoại,...
Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel thu - trả
Ngoài ra, file quản lý công nợ bằng excel miễn phí này còn kiểm soát được thông tin công nợ phải trả như phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ,...rất dễ ứng dụng cho cửa hàng của bạn.
Tải ngay: File excel theo dõi công nợ phải thu - phải trả
4. Giải pháp quản lý công nợ đơn giản - Ứng dụng quản lý công nợ Sapo 365
Tuy Excel là công cụ phổ biến và miễn phí, nhưng vẫn tồn tại không ít hạn chế trong việc quản lý công nợ:
- Chỉ phù hợp với cửa hàng nhỏ, ít giao dịch và quy trình đơn giản.
- Người dùng cần biết cách sử dụng hàm tính Excel, dễ nhầm lẫn khi thao tác.
- File Excel thường được lưu offline trên máy tính, dễ mất dữ liệu khi máy hỏng, nhiễm virus hoặc thao tác nhầm.
Vì thế, nếu bạn cần một công cụ hiện đại, tiện lợi hơn để quản lý công nợ rõ ràng – app Sapo quản lý bán hàng chính là giải pháp đáng cân nhắc.
Chỉ cần một chiếc điện thoại, bạn có thể:
- Ghi nhận và theo dõi công nợ phải thu – phải trả ngay trên app.
- Tự động tính toán và lên báo cáo công nợ tổng hợp theo thời gian thực.
- Xem lại toàn bộ lịch sử thu – chi, công nợ từng khách hàng hay nhà cung cấp bất cứ lúc nào, dù không có mặt tại cửa hàng.
Không chỉ là app bán hàng, Sapo còn tích hợp đầy đủ tính năng quản lý công nợ, tồn kho, doanh thu – phù hợp với tiểu thương, người bán tại chợ, chung cư, hay các cửa hàng tạp hóa nhỏ chưa muốn dùng phần mềm trả phí.
Hy vọng với những mẫu file Excel theo dõi công nợ mà Sapo chia sẻ, bạn đã có thêm công cụ hỗ trợ quản lý thu – chi cửa hàng hiệu quả hơn, kể cả khi chưa sử dụng phần mềm chuyên nghiệp. Dù bạn đang kinh doanh thời trang, tạp hóa hay dịch vụ nhỏ lẻ, việc kiểm soát công nợ đúng cách sẽ giúp hạn chế rủi ro thất thoát và dễ dàng lên kế hoạch tài chính rõ ràng.
Và nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, quản lý công nợ ngay trên điện thoại một cách tiện lợi, hãy tải ngay app Sapo – Quản lý bán hàng để trải nghiệm tính năng quản lý công nợ hoàn toàn miễn phí, mọi lúc mọi nơi. Chúc bạn kinh doanh suôn sẻ và quản lý cửa hàng ngày một hiệu quả hơn!
