Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ như thế nào? Đọc ngay bài viết sau đây để được giải đáp khái niệm công nợ là gì và kinh nghiệm quản lý công nợ hữu hiệu cho các shop bán hàng.

Đã kinh doanh thì khó tránh khỏi chuyện nợ nần, khách hàng nợ bạn, bạn nợ nhà cung cấp, mọi thứ giống một vòng lặp hệ quả ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền của cửa hàng bán lẻ. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ cực kỳ quan trọng, nếu không có một chính sách, quy trình quản lý công nợ và những quy định rõ ràng thì bạn sẽ sớm tiến đến bờ vực phá sản mà thôi. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng cũng như quản lý dòng tiền dễ dàng hơn.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý dòng tiền hiệu quả trong bán lẻ

1. Quản lý công nợ là gì?

Khái niệm quản lý công nợ là gì? Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, ghi nhận số tiền phải thu hoặc số tiền phải trả với khách hàng và nhà cung cấp khi phát sinh giao dịch mua hàng, nhập hàng, giúp cá nhân, cửa hàng, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Quản lý công nợ là gì? Các cách quản lý công nợ hiệu quả.

2. Quản lý công nợ bao gồm những gì?

Quản lý công nợ trong bán lẻ thông thường bao gồm 2 phần chính là quản lý công nợ khách hàng và quản lý công nợ nhà cung cấp. Vậy với mỗi đối tượng này, cửa hàng cần quản lý công nợ như thế nào sao cho hiệu quả?

2.1. Quản lý công nợ của khách hàng

Lập chính sách chi trả rõ ràng

  • Cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không?
  • Nếu có thì khách phải đáp ứng những điều kiện và yêu cầu gì để được ký nợ?
  • Số nợ này cần được thanh toán trong thời hạn bao lâu?
  • Giả sử trễ hạn thì phương án xử lý thế nào?

Đó là những câu hỏi cơ bản để thiết lập một chính sách chi trả rõ ràng khi mở cửa hàng mà bạn phải trả lời được. Những điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng khách có tiền nhưng cố tình mua nợ hoặc có ý định quỵt nợ, đồng thời là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh. Bản chính sách nên được treo tại vị trí dễ thấy tại cửa hàng để khách đến mua hàng có thể nắm rõ, và với bất kỳ ai có ý định mua nợ hãy chỉ dẫn cho họ tham khảo.

Có quy trình quản lý công nợ

Thực tế không phải khách hàng cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để mang tới trả đúng hạn, đa phần chủ shop phải chủ động đề cập với họ mới mong thu được tiền. Nhưng không phải cứ thích thì đi đòi và đòi thế nào cũng được, bạn phải có một quy trình cụ thể để kiểm soát hiệu quả đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp.

  • Quy trình này cần ghi rõ ai là người liên hệ với khách hàng?
  • Ai là người đi đòi nợ?
  • Trước khi đi cần nhắc nhở khách bằng phương thức nào?
  • Sau thời gian nhắc nhở bao lâu thì đi?
  • Khi đòi được tiền cần đưa lại cho ai?
  • Nếu chưa đòi được cần đàm phán lại thế nào với khách hàng?

Khi mọi bước trong quy trình được viết ra chi tiết, rõ ràng bạn sẽ dễ kiểm soát hơn, khi xảy ra vấn đề (ví dụ thái độ nhân viên thu nợ hách dịch) cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để giải quyết hơn.

Lựa chọn cách đòi nợ phù hợp

Có câu thế này: “Cho vay thì đứng, đòi nợ thì quỳ”, ý nói chuyện thu nợ gặp rất nhiều khó khăn, chủ yếu vì khách hàng trù trừ chưa chịu trả, khách viện cớ để hoãn nợ. Như vậy bạn cần phải chuẩn bị sẵn một số cách đòi nợ dự phòng với các trường hợp khách quá “lầy”, dưới đây là một số phương án bạn có thể tham khảo:

  • “Khủng bố” khách hàng bằng tin nhắn, điện thoại, email: Cứ cách một quãng thời gian bạn lại “nhắc nhở” về món nợ một lần, nếu khách không muốn bị làm phiền thì buộc phải thanh toán sớm.
  • Đòi nợ từ người thân của khách: Có thể khách hàng không cảm thấy ngại khi “lầy” tiền nợ nhưng chưa chắc người thân của họ cũng vậy. Bạn có thể đến gặp, làm thân và thủ thỉ tâm sự về món nợ mà con hoặc anh chị em của họ đang thiếu bạn. Mặc dù chưa chắc những người đó sẽ trả nợ thay nhưng cũng góp một phần tác động đến các vị khách kia.
  • Thuê dịch vụ đòi nợ: Đối với các món nợ giá trị lớn, trễ hẹn quá lâu bạn nên thuê dịch vụ đòi nợ bên ngoài, họ có những cách rất khéo để khách hàng trả tiền cho bạn.
  • Công khai nợ xấu lên Facebook: Cách này chỉ nên áp dụng khi khách quá “lầy” và bạn không muốn tiếp tục bán hàng cho họ nữa, vì việc công khai các thông tin nhạy cảm như thế này sẽ làm xấu mối quan hệ giữa hai bên.

Chọn người đòi nợ có kỹ năng thuyết phục

Chuyện đòi nợ vốn dĩ đã là một vấn đề nhạy cảm, vì vậy nếu muốn lấy được tiền thì người đi đòi nợ phải thật khéo léo. Bạn không nên chọn những người nóng tính, bộp chộp, kỹ năng xử lý tình huống kém, mà hãy chọn người kiên nhẫn, có lập trường và dứt khoát.

Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ

Tỷ lệ khách khất nợ càng cao khi số tiền càng lớn, thậm chí lên tới hơn 80%, điều này thực ra rất bình thường nên bạn cần phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng. Cách tốt nhất là thuyết phục khách trả một phần tiền hàng và cho phép họ trả theo từng đợt, như vậy khách sẽ đỡ cảm thấy choáng ngợp hơn.

2.2. Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Thống nhất thời gian thanh toán với nhà cung cấp

Khi làm việc với nhà cung cấp về chuyện nhập hàng, ngoài vấn đề số lượng, giá buôn, tình trạng hàng hóa bạn cũng cần phải thống nhất với họ về thời hạn thanh toán. Hãy làm rõ ràng thời điểm từ khi ký nhận hàng đến khi trả tiền là bao lâu và trả bao nhiêu phần trăm. Khoảng thời gian này càng dài thì bạn càng có lợi, vì vậy cần cố gắng đàm phán thật tốt.

Gửi bảng xác nhận công nợ

Khi gần đến hạn thanh toán bạn nên thống kê lại các khoản trong công nợ rồi gửi email cho phía nhà cung cấp để họ xác nhận lại một lần cuối, tránh các tranh chấp sau này và chủ động hơn về thời gian.

3. Cách quản lý công nợ hiệu quả

Có rất nhiều cách quản lý công nợ cho cửa hàng bán lẻ có thể kể đến như quản lý công nợ bằng sổ sách, quản lý công nợ bằng excel và quản lý công nợ bằng phần mềm. Cùng tìm hiểu ưu – nhược điểm của từng cách quản lý công nợ này xem cách nào phù hợp với bạn nhé!

3.1. Quản lý công nợ bằng sổ sách

Đây là cách quản lý công nợ rất cổ điển mà nhiều cửa hàng truyền thống đang áp dụng. Khi có khách hàng ghi nợ hoặc khi lấy hàng từ các nhà cung cấp, chủ shop sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền,… vào 1 cuốn sổ tay.

Ưu điểm của hình thức quản lý công nợ này là không tốn chi phí đầu tư, chỉ cần 1 chiếc bút và 1 quyển sổ thôi là bạn đã có thể quản lý công nợ của cửa hàng được rồi.

Nhưng ngược lại, nhược điểm của cách quản lý công nợ này cũng không ít. Bạn sẽ tốn nhiều thời gian, công sức để ghi chép, việc ghi chép cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn, chẳng phải ai cũng có 1 cái đầu điện tử để có thể tính toán chi li mà không sai sót cả. Hơn nữa, việc ghi chép trên sổ sách tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu rất cao, nhiều cửa hàng bị mất cuốn sổ “Nam Tào” hoặc không may gặp thiên tai, hỏa hoạn thì mới tá hỏa vì lúc đó không còn cơ sở nào để mà thu nợ hay trả nợ nữa.

3.2. Quản lý công nợ bằng Excel

Cách quản lý công nợ này đã hiện đại hơn 1 chút rồi. Thay vì ghi chép vào 1 cuốn sổ thì chủ shop sẽ sử dụng file excel quản lý công nợ đơn giản để ghi nhận và quản lý công nợ.

Cách này thì chủ cửa hàng sẽ rảnh tay hơn 1 chút vì file excel quản lý công nợ sẽ giúp bạn tính toán chính xác hơn cũng như có thể sắp xếp, quản lý công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp khoa học hơn.

Tuy nhiên, cách quản lý công nợ bằng excel không phải là không có nhược điểm đâu. Vì file được lưu trực tiếp trên thiết bị nên bạn cần mở bằng thiết bị đó để ghi nhận, quản lý công nợ. Đương nhiên, có 1 cách là chia sẻ file dữ liệu cho người khác, nhưng mọi chỉnh sửa sẽ không được cập nhật vào file đó, bạn sẽ phải chia sẻ qua lại file giữa các máy rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn.

Ngoài ra, tương tự như cách quản lý công nợ bằng sổ sách, quản lý công nợ bằng excel cũng không phải không có nguy cơ mất dữ liệu. Trường hợp người nào không biết hay kẻ xấu có thể xóa mất file, hoặc khi thiết bị bị gặp sự cố bất ngờ, hỏng hóc thì cũng đồng nghĩa với việc bạn phải nói lời từ biệt vói những dữ liệu công nợ của cửa hàng.

3.3. Quản lý công nợ bằng phần mềm quản lý công nợ

Đây có thể nói là cách quản lý công nợ hiện đại nhất hiện nay. Để đạt hiệu quả cao nhất thì bạn phải có một cơ sở dữ liệu chuẩn, chính xác về thông tin khách hàng, nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…) và các khoản nợ của họ theo thời gian. Chỉ cần nhập 1 lần đầu tiên, sau đó bạn chỉ cần tích chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp là có thể ghi nhận công nợ hoàn toàn tự động khi khách mua hàng mà chưa thanh toán hoặc khi bạn tạo đơn nhập hàng với nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý công nợ sẽ tự động kết xuất báo cáo công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp, giúp bạn dễ dàng đối soát công nợ khi cần thanh toán mà không lo tranh chấp vì mọi giao dịch đều được ghi nhận chi tiết đến từng đơn hàng, thậm chí từng sản phẩm có trong đơn hàng.

Đặc biệt, các dữ liệu trên phần mềm được đồng bộ lên đám mây, bạn có thể truy cập vào phần mềm bằng nhiều thiết bị khác nhau như laptop, tablet hay smartphone. Dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục theo thời gian thực và bạn cũng không lo việc bị mất dữ liệu nữa.

Sapo POS là phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ quản lý công nợ hiệu quả với các tính năng theo dõi công nợ, đối soát công nợ khi đến kỳ thanh toán, báo cáo công nợ từ tổng quan đến chi tiết như công nợ theo khách hàng, theo nhà cung cấp, theo thời gian,…

Đọc thêm: Quản lý công nợ hiệu quả và chính xác với phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS

Chỉ với chi phí từ 119.000đ/tháng là bạn đã có thể quản lý công nợ cho cửa hàng chuyên nghiệp và an toàn. Nếu vẫn còn băn khoăn không biết phần mềm có phù hợp với cửa hàng của bạn không thì cũng đừng lo, Sapo tặng bạn 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm tính năng quản lý công nợ cũng như toàn bộ các tính năng hữu ích khác đang có trên Sapo ngay hôm nay!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Tìm chúng tôi trên Youtube