Hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý công nợ đơn giản nhất

Hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý công nợ đơn giản nhất

Các file excel quản lý công nợ đơn giản sẽ giúp cho chủ shop dễ dàng hơn trong việc quản lý nguồn thu – chi của cửa hàng mình. Sapo sẽ giúp bạn hiểu thêm về file quản lý công nợ bằng excel miễn phí và hướng dẫn bạn lập các biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel. Cùng khám phá bài viết này nhé.

1. Excel quản lý công nợ đơn giản là gì?

Trước khi biết cách lập một file excel quản lý công nợ đơn giản, bạn cần phải nắm rõ những khái niệm cơ bản về quản lý công nợ bằng excel. 

Vậy theo bạn file excel theo dõi công nợ là gì?

File excel quản lý công nợ là cách theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp bằng các file dữ liệu excel. Bạn sẽ nhập thông tin trên excel và từ đó có thể quản lý công nợ bằng excel một cách chi tiết và nhanh chóng. 

Excel quản lý công nợ đơn giản

Công nợ được chia thành 2 loại đó là công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp

  • Đối với công nợ khách hàng: bạn cần quản lý công nợ phải thu phát sinh khi mua hàng như: hàng hóa khi khách hàng mua chịu, khoản tiền đó sẽ được ghi vào là công nợ phải thu.
  • Đối với công nợ nhà cung cấp: bạn cần quản lý công nợ phải trả phát sinh khi cửa hàng nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, khoản tiền này khi chưa được thanh toán sẽ được ghi nhận là công nợ phải trả. 

Một file excel quản lý công nợ đơn giản sẽ giúp các chủ shop quản lý được hai loại công nợ nêu trên hoàn toàn dễ dàng và miễn phí. 

File quản lý công nợ bằng excel miễn phí

2. Lợi ích của sử dụng excel theo dõi công nợ

Excel là một phần mềm được sử dụng phổ biến trên toàn cầu, là công cụ được thiết lập dạng bảng tính, giúp lưu trữ thông tin dưới dạng bảng biểu và có các hàm tính giúp tính toán trực tiếp ngay trên file. 

Vì vậy, khi sử dụng file quản lý công nợ bằng excel miễn phí bạn sẽ dễ dàng thiết lập và mang tới nhiều lợi ích quản lý như:

  • Thống kê, phân loại dữ liệu dễ dàng: 

File excel là dạng bảng tính nên được chia cột rõ ràng, bạn có thể tự thiết kế mẫu theo dõi công nợ bằng excel dựa trên những thông tin mà bạn cần kiểm soát, ví dụ như:

Bạn muốn quản lý công nợ phải thu của khách hàng, có thể vào excel để nhập các thông tin như: số thứ tự, tên khách hàng, số tiền phải thu, ngày/tháng,….

Các thông tin được nhập trên một file excel quản lý công nợ đơn giản cần được bạn tối ưu nhất và chi tiết nhất nhằm hướng tới việc khi rà soát thông tin sẽ dễ hiểu, người nhập thông tin cũng không bị nhầm lẫn. 

Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel

  • Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu

Nếu trước đây khi chưa phát triển và phổ biến các phần mềm trên máy tính, mọi người thường phải lưu thông tin trên sổ sách để quản lý, mỗi khi cần tìm kiếm thông tin cần phải tìm lại tốn rất nhiều thời gian. 

Nhưng đối với file quản lý công nợ bằng excel miễn phí, bạn chỉ cần vào file, và tìm đúng ngày tháng năm, hoặc họ tên của khách hàng/ nhà cung cấp là sẽ ra ngay số liệu, thông tin cần tìm. 

Tìm kiếm thông tin dễ dàng trên file excel theo dõi công nợ

  • Hoàn toàn miễn phí 

Excel là phần mềm được sử dụng trên toàn thế giới, phần mềm được cài đặt ngay trên máy tính/laptop của tất cả mọi người và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí nên thuận tiện cho các chủ shop sử dụng khi chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho việc mua phần mềm quản lý công nợ cửa hàng

Đọc thêm: Quản lý kho bằng excel hay phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả hơn?

3. Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel 

Sapo sẽ gợi ý tới bạn một số các biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel, đây là các file quản lý công nợ đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện và áp dụng được cho cửa hàng của mình, dù bạn kinh doanh ngành nghề hay lĩnh vực gì, từ thời trang, làm đẹp, tạp hóa, siêu thị mini,…

3.1. Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn

Với biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel này sẽ giúp bạn theo dõi được: 

  • Báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng, thu tiền của người bán hàng/nhân viên bán hàng

Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel để biết tình hình bán hàng của nhân viên/ người bán hàng

  • Báo cáo tình hình mua hàng hóa đối với khách hàng và nhà cung cấp 

Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel tình hình mua hàng 

  • Theo dõi công nợ đối với từng nhà cung cấp, khách hàng theo thời điểm và từng đơn hàng để xem có phát sinh gì hay không? Bao giờ tới hạn thanh toán? Đến ngày bao nhiêu là quá hạn?…

Khi quản lý công nợ bằng excel được những thông tin này bạn sẽ biết được nguồn thu chi cửa hàng mình để có báo cáo về doanh thu được chính xác.

Tải ngay: File excel quản lý công nợ phát sinh 

3.2. Mẫu file excel quản lý công nợ phải thu, phải trả

Với mẫu file excel quản lý công nợ đơn giản thứ 2, Sapo hướng dẫn bạn lập biểu mẫu theo dõi công nợ phải thu – phải trả để nắm được số liệu về khách hàng/ nhà cung cấp như: tên, địa chỉ, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số điện thoại,…

Biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel thu – trả

Ngoài ra, file quản lý công nợ bằng excel miễn phí này còn kiểm soát được thông tin công nợ phải trả như phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ,…rất dễ ứng dụng cho cửa hàng của bạn. 

Tải ngay: File excel theo dõi công nợ phải thu –  phải trả

4. Giải pháp quản lý công nợ đơn giản – Ứng dụng quản lý công nợ Sapo

Tuy Excel là công cụ được dùng phổ biến và miễn phí, thế nhưng nó vẫn còn những nhược điểm và hạn chế như: 

  • Quản lý công nợ bằng excel chỉ phù hợp với cửa hàng có quy mô nhỏ, số lượng ít và nghiệp vụ đơn giản.
  • Muốn tính toán được trong file excel theo dõi công nợ, cần nắm được hàm trong excel và phải ghi nhớ – học, rất dễ gây nhầm lẫn
  • File quản lý công nợ bằng excel miễn phí là file offline lưu trên máy tính của bạn nên rất dễ bị virus, mất dữ liệu khó thu hồi lại được. 

Thế nên, để thay thế cho file excel quản lý công nợ, công ty về công nghệ đã cho ra đời một giải pháp giúp quản lý công nợ vô cùng hiệu quả – chính là ứng dụng quản lý công nợ trên điện thoại. 

Tải app quản lý công nợ Sapo tại đây:

App quản lý công nợ Sapo mang tới cho người dùng một phần mềm quản lý hoàn toàn miễn phí và đặc biệt dễ dùng. Chỉ cần lên ngay App store hoặc Google play tải ứng dụng về điện thoại thông minh là có thể đăng ký sử dụng ngay lập tức.

Khi quản lý công nợ bằng excel bạn cần phải tự thống kê thông tin, thế nhưng trên ứng dụng Sapo, bạn chỉ cần vào “Sổ quỹ” sau đó tạo phiếu thu – chi, và note thông tin chi tiết về phiếu thu – chi như:

  • Loại phiếu thu
  • Chi nhánh nào
  • Người nộp là ai
  • Mã phiếu, tham chiếu
  • Ngày ghi nhận
  • Mô tả để kiểm soát trong báo cáo hàng ngày/tháng/quý/năm. 

Số liệu thu chi mà bạn tạo ra sẽ được lưu lại và tự động tính vào báo cáo công nợ tổng hợp trong ứng dụng. Bạn có thể xem thông tin công nợ bất cứ lúc nào kể cả khi không có mặt tại cửa hàng.

Hơn thế nữa, ngoài việc quản lý công nợ, app Sapo còn giúp bạn quản lý tất tần tật cửa hàng như: sản phẩm, tồn kho, nhân viên, khách hàng, vận chuyển, báo cáo doanh thu,…chỉ trên một chiếc điện thoại rất tiện lợi và đặc biệt hoàn toàn không mất chi phí đầu tư. 

Nếu bạn đang kinh doanh bán lẻ thì đừng bỏ lỡ cơ hội sử dụng một ứng dụng quản lý bán hàng như Sapo nhé. Hiện tại chỉ cần bạn tải ứng dụng sẽ được tặng ngay 3 code miễn phí vận chuyển hàng hoá, thật tuyệt vời phải không?

Tải ngay ứng dụng quản lý công nợ Sapo

Vậy là giờ đây ngoài các mẫu file quản lý công nợ đơn giản mà Sapo gợi ý bạn đã có thêm ứng dụng quản lý bán hàng Sapo là sự lựa chọn để quản lý công nợ hiệu quả. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết này bạn vừa lựa chọn được biểu mẫu theo dõi công nợ bằng excel thích hợp vừa có thêm tham khảo về công cụ quản lý công nợ dễ dàng hơn nhé. 

Tìm chúng tôi trên Youtube