+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Phiếu xuất kho là loại chứng từ vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và quản lý kho. Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ chia sẻ với bạn về những yếu tố liên quan đến phiếu xuất kho và quy chuẩn ghi phiếu xuất kho mới nhất theo quy định.
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là loại biểu mẫu được dùng để ghi nhận các hoạt động xuất kho của từng loại công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư sản xuất, sản phẩm, hàng hóa,...từ kho hàng của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước.
Vai trò của phiếu xuất kho là dùng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ để có thể hạch toán được chi phí sản xuất hay tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Các mẫu phiếu xuất kho thường được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và quản lý biến động hàng hóa trong kho, từ đó điều chỉnh và kiểm soát một cách hợp lý.
Phiếu xuất kho cũng được xem là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán hay trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Việc lập mẫu Phiếu xuất kho rất cần được đảm bảo tính hợp lệ, chính xác cũng như tại thuận lợi tối đa để bộ phận kế toán đối chiếu các loại chứng từ.
Phiếu xuất kho sẽ do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Khi lập phiếu xong, người lập phiếu cùng kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt, giao cho người lập phiếu xuống kho nhận hàng.
2. Mẫu phiếu xuất kho
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
Cách ghi phiếu xuất kho như sau:
- Góc bên trái của Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên của đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng.
- Phiếu xuất kho cần ghi rõ: Họ tên người nhận, tên, đơn vị; Số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
- Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá (tùy quy định hạch toán của doanh nghiệp), tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3)
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
- Dòng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy vào tổ chức quản lý cũng như quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên. Sau khi phiếu lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để có thể nhận hàng. Sau khi hàng hóa được xuất, thủ kho sẽ ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ngày, tháng, năm xuất và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất.
Khi này Liên 1 sẽ được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2 được thủ khi giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán. Liên 3 sẽ được người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để có thể theo dõi ở bộ phận sử dụng.
3. Những nội dung cần phải có trên Phiếu xuất kho
Là loại chứng từ quan trọng, phiếu xuất kho cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Có tên đơn vị và bộ phận xuất kho
- Họ và tên người nhận, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho
- Tên nhãn hiệu cùng quy cách sản phẩm, đơn vị tính của sản phẩm
- Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho cùng đơn giá (nếu có)
Phiếu xuất kho sẽ có 3 liên, trên phiếu cũng cần có chữ ký của các bộ phận khác liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho cũng như người lập phiếu.
4. Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho giúp đảm bảo việc xuất hàng được thực hiện đúng yêu cầu, đúng số lượng và các bộ phận liên quan có trách nhiệm rõ ràng. Dưới đây là trình tự luân chuyển phiếu xuất kho phổ biến trong doanh nghiệp và cửa hàng.
Bước 1: Phát sinh nhu cầu xuất hàng
- Bộ phận bán hàng / sản xuất / lắp ráp phát sinh nhu cầu xuất hàng hóa hoặc vật tư.
- Gửi Phiếu đề nghị xuất kho / đơn hàng cho kế toán hoặc bộ phận quản lý kho.
Bước 2: Kế toán/ kho kiểm tra tồn kho
- Kiểm tra lượng tồn thực tế trên thẻ kho hoặc phần mềm quản lý kho.
- Nếu đủ hàng, chuyển sang bước tiếp theo.
- Nếu không đủ hàng, phản hồi lại cho bộ phận đề nghị để điều chỉnh hoặc chuyển kế hoạch nhập hàng.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
- Kế toán hoặc người phụ trách lập phiếu xuất kho theo thông tin từ yêu cầu.
- Phiếu xuất kho cần đảm bảo đủ các nội dung như mã hàng, tên hàng, số lượng xuất; Kho xuất, đơn giá, thành tiền; Thông tin người nhận hàng…
Bước 4: Ký duyệt phiếu xuất kho
Phiếu sẽ được luân chuyển theo thứ tự:
Người lập phiếu (kế toán hoặc bộ phận đề nghị) > Người phê duyệt (trưởng bộ phận hoặc ban giám đốc) > Thủ kho (kiểm tra trước khi xuất hàng)
Bước 5: Thủ kho xuất hàng & ký xác nhận
- Thủ kho tiến hành xuất hàng theo phiếu đã phê duyệt.
- Người nhận hàng kiểm đếm số lượng, ký xác nhận vào phiếu.
Bước 6: Lưu trữ và ghi nhận dữ liệu
Phiếu xuất kho thường được lập từ 2 - 3 liên để lưu tại kế toán, kho và giao người nhận hàng nếu cần. Thủ kho ghi thẻ kho, kế toán ghi nhật ký xuất kho hoặc cập nhật phần mềm.
Khi dùng phần mềm quản lý kho Sapo, các bước kiểm tra tồn kho, lập phiếu xác nhận tồn kho, chuyển kho… được thực hiện trực tiếp trên hệ thống, giúp hạn chế sai lệch số liệu và tiết kiệm thời gian.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà bạn cần nắm vững về phiếu xuất kho, cách lập phiếu xuất kho và quy trình xuất kho chi tiết, đầy đủ nhất mà Sapo muốn chia sẻ với bạn.
Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ
5. Một số câu hỏi thường gặp về phiếu xuất kho
5.1. Phiếu xuất kho có bắt buộc phải theo mẫu của Bộ Tài chính không?
Không bắt buộc hoàn toàn. Nhà bán hàng có thể tự thiết kế mẫu phiếu xuất kho theo nhu cầu quản lý nội bộ, miễn đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên hàng, số lượng, đơn vị tính, lý do xuất kho, người lập phiếu và người nhận hàng ký xác nhận.
5.2. Phiếu xuất kho có dùng để hạch toán chi phí và xuất hóa đơn không?
Phiếu xuất kho không thay thế hóa đơn.
- Phiếu xuất kho dùng để theo dõi luân chuyển hàng hóa trong kho.
- Hóa đơn dùng để ghi nhận doanh thu.
Trong nhiều trường hợp, phiếu xuất kho được đính kèm chứng từ bán hàng để phục vụ kế toán đối chiếu.
5.3. Phiếu xuất kho cần ký những ai?
Tùy theo quy trình quản lý của từng doanh nghiệp, nhưng thông thường sẽ có các chữ ký:
- Người lập phiếu (kế toán hoặc bộ phận yêu cầu)
- Người phê duyệt (trưởng bộ phận / ban giám đốc)
- Thủ kho (người thực hiện xuất hàng)
- Người nhận hàng (kiểm đếm và ký xác nhận)
