Quản lý kho không chỉ đơn giản là bài toán cho doanh nghiệp lớn mà cả với những cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ hay những nhà bán hàng online. Tình trạng tồn kho sai lệch, khó kiểm soát dẫn đến thất thoát hàng hóa và doanh thu, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà bán hàng. Vậy đâu là cách quản lý kho hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm và phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn? Cùng Sapo tìm hiểu ngay!
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập - xuất - tồn kho, chuyển kho... Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa được lưu trữ khoa học, kiểm soát chính xác và vận hành hiệu quả.
Hiện nay, các shop nhỏ có thể quản lý xuất nhập tồn kho bằng file Excel vì số lượng sản phẩm không nhiều. Nhưng khi mở rộng quy mô, số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn hay có nhiều kho hàng khác nhau, các đơn vị kinh doanh cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực, chi phí và tăng hiệu quả quản lý.
2. Vì sao cần quản lý kho hàng chặt chẽ?
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát chặt chẽ kho hàng đóng vai trò quan trọng trong khâu vận hành của mọi cửa hàng, doanh nghiệp nhằm:
- Tránh thất thoát hàng hóa: Quản lý kho hiệu quả giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát do gian lận nội bộ, hao hụt vật lý hoặc tổn thất từ trượt giá. Việc kiểm soát xuất – nhập rõ ràng, minh bạch là nền tảng để xây dựng quy trình vận hành chuyên nghiệp, giúp chủ cửa hàng kịp thời phát hiện bất thường và xử lý triệt để.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Tồn kho dư thừa kéo theo chi phí lưu kho cao, từ chi phí điện, nước đến nhân lực và khấu hao thiết bị. Quản lý kho chặt chẽ giúp tối ưu không gian, giảm lãng phí hàng hư hỏng, hết hạn sử dụng. Nhờ đó, chi phí vận hành được kiểm soát tốt hơn, cải thiện biên lợi nhuận cho cửa hàng.
- Tối ưu chi phí mua hàng: Việc quản lý kho chặt chẽ giúp cửa hàng chủ động trong việc dự trù và phân bổ ngân sách nhập hàng, tránh mua dư thừa hoặc sai mặt hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng dễ lỗi mốt hoặc có vòng đời ngắn như sản phẩm theo trend, mùa vụ.
- Tăng doanh thu bán hàng: Kiểm kho thường xuyên giúp xác định chính xác mặt hàng bán chạy và hàng tồn đọng, giúp doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược nhập hàng, xả hàng hoặc khuyến mãi phù hợp để đẩy nhanh vòng quay hàng hóa từ đó tối ưu doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn:
- Thống kê hàng ra hàng vào chi tiết, tức thì
- Biết ngay sản phẩm nào bán chạy và tồn kho
- Tối ưu chi phí vận hành cho cửa hàng
3. Cách quản lý kho hiệu quả, chuyên nghiệp cho chủ shop bán lẻ, doanh nghiệp
Quy trình quản lý kho không chỉ đơn giản là nhập - xuất hàng hóa. Bạn phải biết mua những gì, mua khi nào và mua số lượng bao nhiêu. Bạn cũng cần phải theo dõi hàng tồn kho và làm thế nào để duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất.
Dưới đây là 15 cách quản lý kho hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa.
3.1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát
Sẽ có rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình kiểm kê hàng hóa nếu nhân viên quản lý kho không có đủ không gian làm việc. Đừng cho họ một căn phòng nhỏ phía cuối cửa hàng, nơi mà bạn chẳng thể biết họ đang làm gì.
Thay vào đó hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập - xuất, giao nhận hàng hóa, việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro đồng thời tránh lãng phí về mặt thời gian cũng như tiền bạc.
3.2. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học
Hàng hóa được sắp xếp khoa học theo giải pháp 5S là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.
Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi. Các quy tắc sắp xếp hàng hóa chuẩn trong kho là gì, mời bạn xem tại bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ.
Chống thất thoát kho, không lo chết đói
Cách quản lý kho hiệu quả, chống thất thoát kho cho người kinh doanh thực chiến! Biết rõ hàng còn hay hết, theo dõi lịch sử xuất nhập kho.
👉 Xem ngay Phần mềm quản lý kho Sapo
3.3. Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại.
Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác như đồ công nghệ hay thời trang cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù không bị hao mòn nhưng chúng rất dễ bị lỗi mốt.
3.4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu
Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là số lượng một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu hoặc vượt quá định mức tối đa.
Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:
- Lượng tồn thực tế trong kho
- Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
- Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
- Tình hình tiêu thụ của mặt hàng
Hãy nhớ rằng, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Bạn nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để biết được định mức này còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không còn phù hợp thì đừng ngại điều chỉnh để quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả hơn.
3.5. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho
Bạn có chắc tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đều đã được lưu mã vạch? Nếu chưa thì hãy thực hiện ngay đi. Bởi khi quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm đấy.
Khi hàng hóa có dán mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch "tít" mã trên sản phẩm là bạn có thể bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng lên phần mềm quản lý, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá.
3.6. Kiểm soát quy trình xuất kho
Với các shop hiện nay, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh gần như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro không cần thiết.
Đây được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động bằng cách so sánh giữa một đơn đặt hàng với một danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo mã hàng hóa cũng như số lượng sản phẩm là hoàn toàn trùng khớp.
Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và chắc chắn rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm nhất để làm việc này, nó giúp cho cửa hàng tiết kiệm được kha khá chi phí vào những khoản không cần thiết.
3.7. Kiểm kho định kỳ
Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói).
Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 - 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm.
Các hình thức kiểm kê kho:
- Kiểm kê thực tế
Khi quản lý kho, kiểm kê kho thực tế là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.
- Kiểm tra tại chỗ
Nếu bạn sợ khi kiểm kê thực tế cuối năm sẽ gặp phải nhiều vấn đề dồn dập hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn thì bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm.
- Kiểm theo chu kỳ
Nếu như kiểm kê thực tế được thực hiện mỗi năm thì phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày.
Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 10 sai lầm trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn để biết các bước cần thiết khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả.
3.8. Ưu tiên theo thứ tự ABC
Một số sản phẩm cần được quan tâm nhiều hơn những sản phẩm khác. Muốn biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì bạn cần phân tích ABC và đánh giá sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa trên tiêu chí như sau:
- A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
- C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao
3.9. Mô hình Lean Manufacturing
Thực hiện mô hình quản trị Lean Manufacturing giúp quản lý nguồn hàng trong kho để đáp ứng đủ với nhu cầu trên thị trường. Đồng thời, tồn kho cũng không quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản.
Những lợi ích khi sử dụng mô hình Lean Manufacturing:
- Rút ngắn thời gian bốc xếp, luân chuyển kho hàng hóa
- Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm hàng tồn
- Cải thiện thời gian của chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Linh hoạt trong xử lý các tính huống và giảm áp lực đến các nguồn lực đầu vào như con người, máy móc, thiết bị…
3.10. Tính vòng quay tồn kho
Có 1 phương pháp giúp bạn có thể dự báo trước được thời gian nhập hàng đó là tính vòng quay tồn kho Inventory turnover. Việc tính vòng quay tồn kho giúp đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường. Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó bạn có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp.
3.11. Sử dụng thẻ kho
Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất - nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.
3.12 Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng
Nếu trong cửa hàng, kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lý được hàng tồn kho chính xác nhất.
3.13 Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng
Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát.
Lựa chọn một phần mềm Sapo trong TOP 5 phần mềm giúp quản lý kho với chi phí đầu tư thấp mà lại dễ sử dụng sẽ hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu đến mức cao nhất có thể để giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực.
Phần mềm quản lý kho Sapo giúp:
- Kiểm soát chính xác số lượng hàng trong kho theo thời gian thực
- Tiết kiệm 70% thời gian kiểm kho nhờ tích hợp thiết bị đọc mã vạch
- Sắp xếp hàng hóa theo rõ vị trí
- Báo cáo kho tự động, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác...
Ưu đãi này dành riêng cho bạn, dùng thử miễn phí 7 ngày để trải nghiệm tính năng quản lý kho và toàn bộ các tính năng khác có trên Sapo. Ngại gì mà không dùng ngay!
3.14. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất
Một trong các cách quản lý kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn.
Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.
Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.
3.15. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng
Bạn cần lường trước được tất cả các trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với doanh nghiệp.
Một số vấn đề thường gặp đó là:
- Doanh số bán hàng đột ngột tăng vọt khiến bạn không có đủ hàng hóa để cung ứng cho khách
- Thiếu hụt dòng tiền dẫn đến không có đủ vốn để tiếp tục nhập hàng
- Kho hàng không đủ chỗ chứa
- Nhầm lẫn trong việc tính toán dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng
- Một số sản phẩm gặp khó khăn khi xuất hàng làm tốn diện tích lưu trữ
- Nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng trong khi bạn đang có những đơn đặt hàng mặt hàng đó
- Nhà sản xuất ngừng cung ứng mà không thông báo
Để giải quyết, bạn nên đặt ra các câu hỏi và tự mình tìm ra câu trả lời, ví dụ: Bạn sẽ phản ứng thế nào khi gặp phải vấn đề? Cần thực hiện những bước nào để tháo gỡ? Vấn đề sẽ tác động thế nào đến doanh nghiệp của bạn? Trả lời được các câu hỏi này, bạn có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
Thông qua bài viết này, bạn đã biết được 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất. Chỉ khi quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả, cửa hàng bán lẻ của bạn mới có thể sắp xếp hàng hóa khoa học, quản lý tồn kho chặt chẽ. Từ đó giảm thất thoát, sai sót khi quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí và góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
