Thông thường, một người thành công rất hiếm khi cho phép mình được rảnh rỗi. Tuy nhiên, sự bận rộn giữa một người bận rộn thực sự và một người làm việc hiệu quả hoàn toàn lại khác nhau. Chắc hẳn sẽ có không ít người luôn tự hỏi vì sao cũng là rất nhiều công việc trong một ngày nhưng mình lại cảm giác stress trong khi một số người khác vẫn vô cùng thản nhiên, có thời gian để giải trí, thể thao…
Bạn có chắc chắn mình là một người làm việc hiệu quả?
Dưới đây sẽ là những sự khác biệt rõ ràng nhất giữa người bận rộn và người làm việc hiệu quả. Hãy đọc để tìm ra những gì khác biệt và tôi biết, chắc chắn bạn sẽ có hướng giải quyết cho mọi vấn đề khi đến tay mình một cách nhanh chóng, hiệu quả.
1. Có một nhiệm vụ cho cuộc sống
Những người bận rộn luôn ẩn đi sự hoài nghi về đích đến của cuộc sống bằng cách hành động rất tự tin trong từng bước đi nhỏ. Người làm việc hiểu quả sẽ cho phép người khác nhìn thấy sự hoài nghi trong các bước nhỏ của họ vì họ luôn rõ ràng trong các mục tiêu.
2. Chỉ đặt ra vài ưu tiên
Hiếm ai có thể khẳng định mình chưa bao giờ bận rộn, đối với những đầu mục công việc, nếu bạn quan tâm chắc chắn bạn sẽ dành thời gian cho chúng. Cuộc sống là một chuỗi các ưu tiên, nếu bạn có 3 ưu tiên, bạn có những ưu tiên đích thực, nếu bạn có 25 ưu tiên, bạn chỉ sở hữu một mớ hỗn độn.
Theo Quy luật Pareto (quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố), 80% kết quả mà bạn mong muốn sẽ đến từ 20% hoạt động của bạn. Henry Ford đã xây dựng cả một gia tài kếch xù không phải bằng cách tạo ra những chiếc xe tốt hơn mà bằng cách thiết lập một hệ thống tốt hơn dành cho chiếc xe. Những người bận rộn đang cố gắng để làm cho chiếc xe tốt hơn và người làm việc hiệu quả lại đang phát triển hệ thống tốt hơn cho chiếc xe đã sẵn có.
3. Suy nghĩ lâu trước khi đồng ý
Định nghĩa về người cực kỳ thành công của Warren Buffet: “Họ luôn nói không với hầu hết mọi thứ”. Và chính điều này sẽ giúp họ có nhiều thời gian để làm những điều họ muốn.”
Nếu bạn không nói “không” với hầu hết mọi thứ, bạn sẽ chia cuộc sống của bạn thành hàng triệu những mảnh nhỏ trải dài giữa các ưu tiên cho người khác.
4. Tập trung vào sự rõ ràng trước khi hành động
Để tập trung vào top 20% các hoạt động tạo ra kết quả, bạn phải thực sự nhận thức rõ ràng về tất cả hướng đi và mục đích. Nguồn lực lớn nhất trở thành hành trang cho bạn chính là kinh nghiệm cá nhân. Đáng buồn thay, hầu hết mọi người chỉ có “tài liệu cuộc sống” trong những bản cập nhật trạng thái trên Facebook. Hãy giữ một cuốn nhật ký và bỏ ra 5 phút mỗi ngày để suy nghĩ về những ngày đã qua, những gì đã làm được và chưa làm được và dành thời gian vào những gì truyền cảm hứng cho bạn.
5. Dùng kết quả để nói
Thông thường, đối với những người bận rộn, họ sẽ tập trung vào việc sản xuất ra một thứ, ví dụ như tập trung vào việc nhà văn viết một quyển sách mà không nghĩ tới hay nói về cuốn sách tiếp theo của mình.
Cảm thấy làm việc hiệu quả nhưng chưa chắc công việc đã thực sự hiệu quả. Bởi cảm giác đôi khi đánh lừa chính chúng ta. Ví dụ như tôi có thể cảm thấy hiệu quả trong khi tôi đang chơi game. Và tôi có thể cảm thấy không hiệu quả khi tôi đang viết một bài blog tuyệt với mà sẽ giúp đỡ người khác có những hành động tích cực hơn. Chính vì thế, những người làm việc hiệu quả luôn dùng kết quả để nói chứ không dựa vào quá trình.
6. Luôn dành thời gian cho những gì là quan trọng
Người làm việc hiệu quả không sử dụng thời gian như là một cái cớ. Nếu công việc quan trọng, mang lại những giá trị nhất định, họ sẽ làm. Nếu không, họ sẽ từ chối, thậm chí ngay cả khi họ có cả một ngày thời gian rảnh.
7. Luôn biết tập trung
Bạn có biết đến một phương pháp để tập trung làm việc tên Pomodoro. Đây là công cụ giúp bạn hẹn giờ cho một lịch trình giúp tập trung làm việc cho hiệu quả rõ rệt. Bạn có thể thiết lập một bộ đếm thời gian trong 20-25 phút, chú trọng làm việc đang làm, ví dụ như đang học vài thì tập trung học bài, đang viết blog thì tập trung viết blog, không làm những việc khác. Bất kỳ xao nhãng nào như check email, điện thoại, thậm chí đi vệ sinh bạn sẽ phải cài đặt lại. Nếu bạn muốn tập trung làm việc như những người làm việc hiệu quả hãy thử đề ra xem mình có bao nhiêu đơn vị đếm có thể hoàn thành trong một ngày.
8. Không làm mất thời gian
Email là một danh sách các thứ tự ưu tiên. Vấn đề là chúng là ưu tiên của người khác, không phải của một người làm việc hiệu quả. Nếu việc phản ứng với mỗi email, bạn đang phân chia thời gian từng ngày của bạn thành những mảnh nhỏ phục vụ ưu tiên cho người khác. Có 3 lựa chọn khi bạn xem xét hộp thư email của bạn là xóa, làm nó và trì hoãn lại. Và bạn cần có lịch trình hợp lý, hạn chế phản ứng quá nhanh nhạy với email hay tin nhắn.
9. Muốn người khác có hiệu suất công việc thực sự
Thông thường, những người bận rộn đang khó chịu khi những người xung quanh hoặc cấp dưới an nhàn, thoải mái. Họ cảm giác như những người này đang hưởng phần nào về công việc họ đang làm.
Ngược lại, người làm việc hiệu quả chỉ hướng tới kết quả mà cấp dưới có được và luôn “định giá” bằng năng suất làm việc.
10. Làm cho những thay đổi
