Phần mềm quản lý quán nhậu, quán bia hơi dễ dùng, chống thất thoát hiệu quả

Quản lý quán nhậu không chỉ là bài toán món ăn, đồ uống hay phục vụ khách, mà còn là việc kiểm soát hàng hóa, nhân viên, doanh thu và hạn chế thất thoát trong suốt quá trình vận hành. Đặc biệt vào giờ cao điểm, lượng order lớn, nhiều bàn và nhiều nhân viên cùng làm việc dễ khiến quán xảy ra tình trạng sót món, nhầm order, thất thoát bia đồ uống hoặc khó đối soát doanh thu.

Phần mềm quản lý quán nhậu giúp số hóa các công việc này trên một hệ thống, từ quản lý bàn, order, thanh toán đến theo dõi kho, doanh thu và hoạt động của nhân viên. Vậy phần mềm quản lý quán nhậu nào phù hợp và cần những tính năng gì? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Phần mềm quản lý quán nhậu là gì?

Thay vì ghi chép và đối soát thủ công, nhân viên có thể thao tác trực tiếp trên điện thoại hoặc máy tính tiền, còn chủ quán dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh và kiểm soát thất thoát.

Phần mềm quản lý quán nhậu phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh ăn uống, đặc biệt là:

• Quán nhậu bình dân
• Quán nhậu sân vườn
• Quán bia hơi
• Quán bia thủ công
• Beer club
• Quán chuyên bia và đồ nhắm
• Quán nhậu quy mô vừa và nhỏ
• Mô hình quán bia kết hợp nhiều khu vực bàn phục vụ

Quy trình quản lý vận hành khép kín, không độ trễ với phần mềm quản lý quán nhậu:

Đón khách & xếp bàn → Nhận order → Chuyển order bếp → Phục vụ → Thanh toán 

2. Một số khó khăn khi quản lý quán nhậu, quán bia thủ công

Quản lý quán nhậu, quán bia bằng phương pháp thủ công khiến chủ quán dễ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát bán hàng, nhân viên, hàng hóa và doanh thu, đặc biệt vào những khung giờ đông khách:

• Khó kiểm soát order và tình trạng bàn: Nhân viên phải tiếp nhận nhiều order cùng lúc vào giờ cao điểm, dễ xảy ra nhầm món, sót order hoặc phục vụ chậm.
• Dễ thất thoát bia và đồ uống: Chủ quán khó đối soát chính xác lượng bia, đồ uống nhập - bán - tồn, đặc biệt với bia keg, bia chai.
• Khó kiểm soát nhân viên: Chủ quán khó nắm được lịch sử sửa, hủy món, tặng món hoặc giảm giá nếu nhân viên thao tác thủ công.
• Mất thời gian tổng hợp doanh thu: Nhân viên phải ghi chép, đối soát doanh thu theo ca, ngày hoặc từng nhân viên nên dễ xảy ra sai lệch.
• Khó quản lý nguyên liệu, hàng hóa: Chủ quán khó theo dõi sát lượng bia, đồ uống và nguyên liệu tồn kho, dễ xảy ra thiếu hàng khi quán đông khách.
• Khó theo dõi hoạt động từ xa: Chủ quán không có mặt tại quán sẽ khó nắm bắt doanh thu, tình hình bán hàng và hoạt động của nhân viên.

3. Sapo - Phần mềm quản lý quán nhậu, quán bia hơi dễ dùng, chống thất thoát hiệu quả

Với đặc thù nhiều bàn, nhiều nhân viên và lượng bia, đồ uống luân chuyển liên tục, quán nhậu cần một hệ thống quản lý vừa nhanh trong phục vụ vừa kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng. Phần mềm quản lý quán nhậu Sapo giúp kết nối các khâu từ nhận bàn, order, chế biến, phục vụ đến thanh toán trên cùng một hệ thống, đồng thời hỗ trợ chủ quán theo dõi hàng hóa, nhân viên và doanh thu để hạn chế thất thoát.

Quản lý bàn và khu vực

Sapo cho phép nhân viên theo dõi sơ đồ bàn trực quan, dễ dàng nhận biết bàn đang trống, đang phục vụ, đã đặt trước hoặc đã có khách. Chủ quán có thể thiết lập nhiều khu vực khác nhau theo cách bố trí thực tế của quán, giúp nhân viên nhanh chóng tìm và chọn đúng bàn khi khách đến.

Khi khách gọi thêm món, nhân viên chỉ cần mở đúng bàn trên hệ thống để tiếp tục thêm món vào order mà không phải tạo đơn mới. Nhờ đó, thông tin món đã gọi và tổng tiền của từng bàn được cập nhật liên tục, hạn chế nhầm lẫn khi phục vụ và thanh toán.

Order tại bàn, chuyển món tức thời đến bếp - bar

Thay vì ghi order bằng giấy rồi chuyển phiếu thủ công, nhân viên có thể nhận order trực tiếp trên điện thoại hoặc thiết bị bán hàng. Món khách gọi được cập nhật ngay vào đơn của bàn và tự động chuyển đến đúng khu vực chế biến như bếp hoặc bar.

Nhân viên phục vụ có thể dễ dàng kiểm tra lại các món đã gọi, bổ sung món mới hoặc điều chỉnh order theo quyền được phân cấp. Quy trình này giúp các bộ phận phối hợp nhanh hơn, hạn chế tình trạng sót món, nhầm món hoặc phải nhập lại order, đặc biệt trong những khung giờ quán đông khách.

Xem thêm: 99+ Mẫu thiết kế menu quán nhậu đẹp, độc lạ, thu hút khách

Thanh toán, tách gộp hóa đơn linh hoạt, phục vụ nhanh hơn

Khi khách thanh toán, nhân viên có thể kiểm tra lại toàn bộ món đã gọi và thực hiện thanh toán trực tiếp trên hệ thống. Sapo hỗ trợ các tình huống thường gặp tại quán như tách hóa đơn, gộp hóa đơn hoặc thanh toán theo nhiều phương thức, phù hợp với nhóm khách đi đông người.

Thông tin đơn hàng và số tiền cần thanh toán được tổng hợp tự động, giúp nhân viên giảm thời gian tính tiền, hạn chế sai sót khi cộng bill và phục vụ khách nhanh hơn trong giờ cao điểm.

Theo dõi báo cáo doanh thu trực quan, nắm bắt hiệu quả kinh doanh

Chủ quán có thể theo dõi doanh thu qua các báo cáo và biểu đồ trực quan trên hệ thống phần mềm, dễ dàng nắm bắt tình hình bán hàng theo từng ngày, ca hoặc khoảng thời gian. Các số liệu được tổng hợp rõ ràng, giúp chủ quán nhanh chóng nhận biết biến động doanh thu và đánh giá hiệu quả kinh doanh mà không cần mất thời gian tổng hợp thủ công.

Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh quán nhậu đem lại lợi nhuận kếch xù cho bạn

Thiết lập định lượng nguyên vật liệu, kiểm soát hao hụt

Với những món cần sử dụng nhiều nguyên liệu, chủ quán có thể thiết lập định lượng cho từng món để kiểm soát lượng nguyên vật liệu tiêu hao theo số lượng bán ra. Khi món được bán trên hệ thống, lượng nguyên liệu tương ứng được trừ đi trên phần mềm Sapo, giúp chủ quán có cơ sở đối chiếu giữa số lượng nguyên vật liệu thực tế và số lượng hao hụt.

Phân quyền nhân viên, kiểm soát chặt chẽ mọi thao tác bán hàng

Sapo cho phép chủ quán thiết lập quyền sử dụng theo từng vị trí nhân viên, giúp kiểm soát những thao tác được phép thực hiện trên hệ thống. Các quyền liên quan đến bán hàng, giảm giá, sửa hoặc hủy món có thể được kiểm soát thay vì để tất cả nhân viên sử dụng cùng một tài khoản hoặc có quyền thao tác như nhau.

Chủ quán cũng có thể theo dõi lịch sử hoạt động trên hệ thống để biết ai thực hiện thao tác, đơn hàng nào có thay đổi và thời điểm phát sinh. Đây là cơ sở quan trọng để kiểm soát hoạt động bán hàng, kịp thời phát hiện bất thường và hạn chế gian lận, thất thoát trong quán.

Quản lý quán từ xa, nắm bắt tình hình kinh doanh mọi lúc

Sapo giúp chủ quán theo dõi hoạt động bán hàng từ xa ngay trên điện thoại mà không cần có mặt thường xuyên tại quán. Doanh thu, số đơn, tình trạng bán hàng và các báo cáo kinh doanh được cập nhật trên hệ thống, giúp chủ quán nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động.

Ngay cả khi có nhiều công việc hoặc không trực tiếp đứng quán, chủ quán vẫn có thể kiểm tra doanh thu, theo dõi hiệu quả bán hàng và giám sát hoạt động của nhân viên, từ đó kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh.

4. Giá phần mềm quản lý quán nhậu, quán bia Sapo là bao nhiêu?

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý quán nhậu Sapo hiện được tính theo gói dịch vụ và quy mô vận hành của từng quán. Theo bảng giá Sapo, phần mềm quản lý quán nhậu có 2 gói chính là Start Up và Pro, phù hợp với các mô hình từ nhỏ đến vừa và lớn.

4.1 Gói Start Up - Phù hợp quán nhậu, quán bia quy mô nhỏ

Với mức giá 170.000đ/tháng khi mua từ 2 năm, gói Start Up phù hợp với những quán có quy mô nhỏ và nhu cầu quản lý quán nhậu cơ bản. Gói hỗ trợ 1 chi nhánh, tối đa 5 thiết bị bán hàng, order trên nhiều thiết bị, tính tiền và in hóa đơn, quản lý số lượng nguyên vật liệu trong kho cũng như theo dõi báo cáo bán hàng.

Đây có thể là lựa chọn phù hợp cho quán nhậu bình dân, quán bia hơi hoặc quán bia thủ công quy mô nhỏ đang muốn thay thế cách ghi order, tính tiền và kiểm kê thủ công bằng một hệ thống quản lý tập trung.

4.2 Gói Pro - Phù hợp quán có quy mô vừa và lớn

Gói Pro có giá 249.000đ/tháng khi mua từ 2 năm. Gói này dành cho quán có quy mô vừa hoặc lớn, hỗ trợ không giới hạn thiết bị bán hàng, khách tự order tại bàn bằng QR Order, quản lý giá cost nguyên vật liệu và chấm công, quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

Với những quán có nhiều nhân viên, nhiều khu vực bàn hoặc lượng khách lớn, gói Pro sẽ phù hợp hơn nhờ khả năng mở rộng thiết bị và hỗ trợ thêm các nghiệp vụ quản lý chuyên sâu.

5. Khách hàng nói gì về phần mềm quản lý quán nhậu Sapo?

Tại Rạch Giá, Bia Khô 39 là điểm đến dành cho những buổi gặp gỡ, tụ họp cùng bia mát lạnh và các món nhậu hấp dẫn. Để quán vận hành chuyên nghiệp hơn, chị Lê Trân - chủ quán Bia Khô 39 không chỉ chú trọng đến không gian và chất lượng món ăn mà còn tìm cách tối ưu quy trình quản lý.

Quản lý thủ công khiến quán khó kiểm soát order và hàng hóa

Trước khi sử dụng Sapo, Bia Khô 39 gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận hành, đặc biệt ở khâu quản lý order và kiểm soát hàng hóa. Việc quản lý thủ công khiến quán thường xuyên xảy ra tình trạng order nhầm, thất thoát bia và nước ngọt nhưng khó xác định nguyên nhân.

Bên cạnh đó, việc theo dõi số lượng hàng nhập vào và bán ra cũng gặp nhiều hạn chế. Các khoản thu chi được ghi chép bằng tay nên dễ phát sinh sai sót, khiến chị Trân khó kiểm soát chính xác tình hình kinh doanh và lợi nhuận của quán.

Nhận thấy cách quản lý cũ không còn phù hợp, chị Trân bắt đầu tìm kiếm một giải pháp chuyên nghiệp hơn để kiểm soát hàng hóa, hạn chế thất thoát và vận hành quán hiệu quả.

Xem thêm: Top 11 món nhậu miền Bắc hấp dẫn nhất, khách ăn là ghiền

Phần mềm quản lý quán nhậu Sapo giúp Bia Khô 39 kiểm soát hàng hóa và thu chi rõ ràng hơn

Sau khi tìm hiểu và được người thân giới thiệu, chị Lê Trân quyết định lựa chọn Sapo FnB để quản lý hoạt động kinh doanh tại Bia Khô 39.

Sau một thời gian sử dụng, chị nhận thấy việc quản lý trở nên rõ ràng và minh bạch hơn. Thay vì khó xác định nguyên nhân thất thoát như trước, chị có thể kiểm soát hàng hóa nhập vào, bán ra và theo dõi thu chi hàng ngày trên hệ thống.

Nhờ đó, Sapo trở thành công cụ hỗ trợ Bia Khô 39 thay đổi cách quản lý, giúp chủ quán yên tâm hơn trong việc kiểm soát hàng hóa và hoạt động kinh doanh hàng ngày.

6. Một số câu hỏi thường gặp trước khi sử dụng phần mềm quản lý quán nhậu

Câu 1: Có thể dùng điện thoại để nhận order không?

Có. Nhân viên có thể sử dụng điện thoại để nhận order tại bàn, cập nhật món khách gọi và chuyển order trực tiếp đến bếp/bar, giúp phục vụ nhanh hơn và hạn chế sai sót khi ghi món.

Câu 2: Khách muốn đặt món giao tận nơi thì phần mềm có hỗ trợ không?

Có. Phần mềm hỗ trợ kết nối các kênh bán hàng và đơn vị vận chuyển, giúp quán tiếp nhận, xử lý và theo dõi đơn giao tận nơi trên hệ thống, hạn chế phải quản lý đơn thủ công trên nhiều nền tảng.

Câu 3: Phần mềm quản lý quán nhậu Sapo có hoạt động khi mất mạng không?

Có. Sapo hỗ trợ bán hàng ngay cả khi mất kết nối Internet nhờ chế độ Offline, giúp nhân viên vẫn có thể tiếp tục nhận order, xử lý đơn và thanh toán, hạn chế gián đoạn hoạt động của quán khi mạng gặp sự cố.

Câu 4: Mới bắt đầu kinh doanh quán nhậu nên sắm thiết bị nào để dùng phần mềm?

• Điện thoại/máy tính bảng: Nhân viên nhận order và phục vụ tại bàn.
• Máy POS/máy tính: Thu ngân tạo đơn, thanh toán và quản lý bán hàng.
• Máy in hóa đơn: In bill cho khách khi thanh toán.
• Máy in bếp/bar: Nhận order trực tiếp để bếp/bar chế biến và pha chế.

Quản lý quán nhậu hiệu quả đòi hỏi chủ quán không chỉ phục vụ khách nhanh mà còn phải kiểm soát tốt order, hàng hóa, nhân viên và doanh thu. Thay thế cách ghi chép thủ công bằng phần mềm quản lý quán nhậu giúp các khâu vận hành được kết nối trên cùng một hệ thống, hạn chế sai sót và thất thoát, đồng thời giúp chủ quán dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại quán.

Nếu đang tìm một giải pháp quản lý quán nhậu, quán bia hơi, beer club hoặc quán bia thủ công, Sapo FnB có thể hỗ trợ bạn quản lý từ order, bàn, thanh toán đến kho, doanh thu và nhân viên trên một hệ thống.