Phần mềm quản lý trạm sạc xe điện tính giờ, kết hợp dịch vụ ăn uống

Cùng với sự phát triển của xe điện tại Việt Nam, số lượng trạm sạc và điểm cung cấp dịch vụ sạc cũng ngày càng gia tăng, từ bãi giữ xe đến các quán cafe, nhà hàng. Tuy nhiên, khi lượng khách tăng, việc quản lý thời gian sạc, tính phí và kiểm soát doanh thu thủ công dễ xảy ra sai sót, thất thoát. Để giải quyết những khó khăn này, chủ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm quản lý trạm sạc xe điện có dịch vụ tính giờ.

Trong bài viết dưới đây, Sapo sẽ giới thiệu giải pháp quản lý phù hợp, giúp tối ưu vận hành và kinh doanh trạm sạc xe điện hiệu quả hơn.

1. Phần mềm quản lý trạm sạc xe điện là gì?

Tùy theo mô hình vận hành, phần mềm có thể chia thành hai nhóm chính:

• Phần mềm quản lý trạm sạc chuyên dụng: Kết nối trực tiếp với trụ sạc để theo dõi trạng thái thiết bị, đo lượng điện tiêu thụ (kWh), điều khiển phiên sạc và hỗ trợ thanh toán tự động. Phù hợp với trạm sạc ô tô, mạng lưới sạc thông minh.
• Phần mềm quản lý dịch vụ sạc tính giờ: Tập trung vào quản lý vị trí sử dụng, tính tiền theo thời gian, thanh toán và theo dõi doanh thu. Phù hợp với bãi giữ xe, điểm sạc xe máy điện quy mô nhỏ có nhân viên quản lý hoặc các điểm sạc kết hợp kinh doanh ăn uống.

2. Những khó khăn khi quản lý trạm sạc xe điện thủ công

Với điểm sạc nhỏ, chủ cơ sở có thể bắt đầu bằng cách ghi thời gian vào sổ hoặc bảng tính Excel. Tuy nhiên, khi số lượng xe tăng, nhiều nhân viên thay ca hoặc kinh doanh thêm dịch vụ ăn uống, cách quản lý này dễ phát sinh những vấn đề sau.

2.1 Dễ nhầm lẫn thời gian sạc, tính sai tiền

Mỗi xe có thời điểm bắt đầu và kết thúc sử dụng khác nhau. Khi nhiều xe sạc cùng lúc, nhân viên phải ghi nhớ hoặc tra cứu thời gian để tính phí cho từng khách.

Chẳng hạn, một điểm sạc có 10 vị trí, mỗi xe bắt đầu sử dụng cách nhau 10-15 phút. Nếu nhân viên ghi sai giờ hoặc quên cập nhật thời gian kết thúc, số tiền thu được có thể không chính xác.

Đặc biệt, khi áp dụng giá giờ đầu tiên, giá giờ tiếp theo hoặc bảng giá theo khung giờ, việc tính toán thủ công càng dễ nhầm lẫn.

2.2 Khó quản lý các vị trí sạc khi đông khách

Nếu không có công cụ theo dõi, nhân viên phải kiểm tra trực tiếp từng vị trí để biết chỗ nào còn trống, chỗ nào đang có xe và giao dịch nào chưa kết thúc.

Việc quản lý bằng sổ sách cũng dễ dẫn đến ghi nhầm vị trí, đặc biệt với những bãi xe có nhiều khu vực sạc hoặc thường xuyên thay đổi nhân viên trực.

2.3 Dễ bỏ sót các khoản thu khi kết hợp nhiều dịch vụ

Tại các trạm sạc kết hợp quán cafe, nhà hàng hoặc bãi giữ xe, khách có thể đồng thời phát sinh nhiều khoản phí như tiền sạc, tiền gửi xe, đồ uống và đồ ăn.

Nếu mỗi dịch vụ được ghi nhận riêng, nhân viên phải cộng tiền thủ công hoặc kiểm tra nhiều sổ sách khi thanh toán. Điều này dễ dẫn đến bỏ sót dịch vụ, thu thiếu tiền hoặc khó đối chiếu khi khách cần kiểm tra hóa đơn.

2.4 Khó kiểm soát nhân viên và doanh thu cuối ca

Một nhân viên có thể đồng thời tiếp nhận xe, theo dõi thời gian và thu tiền. Nếu không có lịch sử giao dịch rõ ràng, chủ cơ sở khó xác định trong ca có bao nhiêu lượt sử dụng dịch vụ, số tiền phải thu và số tiền thực tế đã nhận.

Khi có nhiều ca làm việc hoặc nhiều điểm kinh doanh, việc tổng hợp doanh thu thủ công còn mất thời gian và dễ xảy ra chênh lệch.

2.5 Không đánh giá được hiệu quả từng dịch vụ

Với mô hình trạm sạc kết hợp ăn uống, chủ cơ sở cần biết doanh thu đến từ đâu: phí sạc, đồ uống, đồ ăn hay các dịch vụ khác.

Nếu chỉ theo dõi tổng tiền thu mỗi ngày, chủ kinh doanh khó xác định hoạt động nào đang mang lại doanh thu tốt, mặt hàng nào bán chạy và có nên mở rộng dịch vụ ăn uống hay không.

Đây cũng là lý do các điểm sạc đang mở rộng quy mô nên cân nhắc sử dụng phần mềm để quản lý giao dịch và báo cáo kinh doanh tập trung.

3. Những mô hình trạm sạc xe điện nào phù hợp sử dụng phần mềm Sapo?

Không phải tất cả trạm sạc xe điện đều có cùng nhu cầu quản lý. Sapo phù hợp để áp dụng cho các cơ sở thu phí dịch vụ theo thời gian, có nhân viên quản lý hoặc kết hợp kinh doanh ăn uống, thay vì các trạm sạc tự động cần kết nối, điều khiển thiết bị.

3.1 Bãi giữ xe kết hợp trạm sạc xe máy điện

Mô hình này phù hợp với các bãi giữ xe có sẵn mặt bằng và nhân viên trực, bổ sung một số vị trí sạc để phục vụ khách.

Ngoài phí gửi xe, chủ bãi có thể thu phí sạc theo giờ hoặc theo lượt. Khi lượng xe tăng, phần mềm giúp quản lý giao dịch theo vị trí, tính tiền dịch vụ và tổng hợp doanh thu, hạn chế phụ thuộc vào sổ ghi chép.

3.2 Trạm sạc xe điện kết hợp quán cafe, trà sữa

Khách có thể ngồi uống nước, làm việc hoặc nghỉ ngơi trong thời gian chờ sạc, chủ quán có thêm cơ hội bán đồ uống, bánh ngọt và đồ ăn nhẹ.

Với mô hình này, Sapo phát huy lợi thế khi hỗ trợ cả dịch vụ tính giờ và nghiệp vụ F&B như order, chuyển đơn pha chế, QR Order, quản lý nguyên liệu, thanh toán và báo cáo doanh thu.

3.3. Trạm dừng nghỉ kết hợp nhà hàng, quán ăn

Các trạm dừng nghỉ có khu sạc xe điện thường phục vụ khách trong khoảng thời gian chờ nạp điện. Chủ cơ sở có thể tận dụng nhu cầu ăn uống để kinh doanh nhà hàng, quán cafe hoặc quầy đồ ăn nhanh.

Sapo cho phép quản lý khu vực phục vụ, order tại bàn, bếp/ bar, thanh toán và báo cáo doanh thu ăn uống. Nếu cơ sở tự vận hành thêm dịch vụ sạc tính giờ, có thể xem xét quản lý khoản thu này trên phần mềm.

3.4. Khu vui chơi, quán bida kết hợp điểm sạc điện

Các cơ sở giải trí như quán bida, khu vui chơi có thể bố trí thêm vị trí sạc xe điện để phục vụ khách trong thời gian sử dụng dịch vụ.

Sapo hỗ trợ kinh doanh dịch vụ tính giờ và bán đồ ăn, thức uống, giúp chủ cơ sở quản lý nhiều nguồn doanh thu. Chẳng hạn, một quán bida vừa thu tiền giờ chơi, vừa bán nước và thu thêm phí sạc xe máy điện theo thời gian.

4. Sapo FNB - Giải pháp quản lý điểm sạc xe điện tính giờ và kinh doanh ăn uống

Đối với bãi giữ xe, điểm sạc xe máy điện tính giờ hoặc trạm sạc kết hợp cafe, nhà hàng, Sapo tối ưu quản lý thời gian sử dụng dịch vụ, thanh toán, nhân viên và doanh thu trên một nền tảng. Phần mềm giúp giảm công việc ghi chép, tính tiền thủ công, đồng thời quản lý hoạt động bán đồ ăn, thức uống đi kèm.

Khác với hệ thống quản lý trụ sạc chuyên dụng, Sapo tập trung vào hoạt động kinh doanh và thu phí dịch vụ, không tự động đo điện năng tiêu thụ (kWh), nhận biết xe đầy pin hay điều khiển bật/tắt trụ sạc. Dưới đây là những ứng dụng cụ thể của Sapo đối với các điểm sạc có nhân viên vận hành:

4.1 Quản lý các vị trí trụ sạc trực quan, tránh nhầm lẫn khi đông khách

Tại các trạm sạc có nhiều cột sạc hoạt động cùng lúc, nhân viên dễ nhầm lẫn giữa các xe đang sạc, vị trí còn trống và những lượt sạc chưa thanh toán, đặc biệt vào giờ cao điểm.

Sapo có tính năng quản lý khu vực, sơ đồ cột sạc trực quan. Chủ cơ sở có thể xem xét bố trí các vị trí sạc thành một khu vực quản lý riêng, với mỗi vị trí tương ứng một đơn dịch vụ. Nhờ đó, nhân viên dễ theo dõi các giao dịch đang mở và hạn chế nhầm lẫn khi tiếp nhận nhiều xe cùng lúc.

Ví dụ: Một bãi xe có 12 vị trí sạc, được đánh số 1-12. Khi có 8 xe sử dụng dịch vụ, nhân viên có thể theo dõi các đơn gắn với từng vị trí trên phần mềm, thay vì phải ghi nhớ biển số và kiểm tra giờ bắt đầu trong sổ.

Khi áp dụng Sapo cho trạm sạc xe điện, mỗi ô trên sơ đồ được quy ước tương ứng với một trụ sạc hoặc vị trí sạc. Thời gian ghi nhận trên đơn là căn cứ để tính phí sạc. Dựa vào trạng thái ô trống hoặc đang có đơn, nhân viên dễ dàng theo dõi vị trí nào đang được sử dụng, vị trí nào còn trống và quản lý các lượt sạc cùng lúc, hạn chế nhầm lẫn khi đông khách.

Cách tổ chức này cũng giúp cơ sở thuận tiện mở rộng thêm vị trí khi lượng khách tăng, với điều kiện cấu hình sơ đồ và quy trình sử dụng được kiểm tra phù hợp.

4.2 Tự động tính tiền sạc theo giờ, áp dụng linh hoạt nhiều mức giá/ ưu đãi

Giao diện ghi nhận mặt hàng và thanh toán

Tại các trạm sạc có nhiều xe sử dụng cùng lúc, mỗi xe lại có thời điểm bắt đầu và kết thúc sạc khác nhau, khiến việc theo dõi thời gian, tính phí thủ công dễ xảy ra sai sót. Đặc biệt, với những trạm áp dụng giá sạc theo giờ đầu tiên hoặc khung giờ cao điểm, việc tính tiền càng phức tạp.

Sapo đảm bảo tự động tính phí sạc theo thời gian, cho phép thiết lập đơn giá theo phút, giờ, ngày, giá giờ sạc đầu tiên và các khung giờ đặc biệt. Phần mềm tính phí dựa trên thời gian sử dụng dịch vụ được ghi nhận, giúp nhân viên thu tiền nhanh chóng, chính xác và hạn chế thất thoát doanh thu.

Ví dụ: Một điểm sạc áp dụng mức phí 10.000đ cho giờ đầu tiên và 6.000đ cho mỗi giờ tiếp theo. Nếu thiết lập tính phí theo block 1 giờ, khách sử dụng dịch vụ trong 3 giờ 30 phút sẽ được làm tròn thành 4 giờ, tương ứng tổng phí 28.000đ. Chủ trạm cũng có thể lựa chọn đơn vị tính theo phút để áp dụng chính sách thu phí linh hoạt hơn.

4.3 Quản lý phí sạc cùng doanh thu đồ ăn, thức uống

Đây là một trong những lợi ích nổi bật khi sử dụng Sapo tại các trạm sạc kết hợp quán cafe, trà sữa hoặc nhà hàng.

Thay vì quản lý tiền sạc riêng và doanh thu ăn uống trên một hệ thống khác, chủ cơ sở có thể ghi nhận cả mặt hàng dịch vụ tính giờ và các món ăn, đồ uống trên Sapo. Phần mềm hỗ trợ tổng hợp giá trị đơn hàng, thanh toán và báo cáo theo nhóm mặt hàng.

Với mô hình này, chủ cơ sở có thể theo dõi doanh thu của dịch vụ sạc và nhóm đồ uống, đồ ăn, biết nguồn thu nào đóng góp nhiều hơn vào kết quả kinh doanh.

Đặc biệt, Sapo cho phép nhân viên order bằng điện thoại, chuyển đơn đến bếp/ bar và thanh toán nhanh, giúp nhân viên phục vụ khách thuận tiện hơn trong giờ cao điểm.

Xem thêm: Top 5 phần mềm order nhà hàng, quán ăn cafe tốt, tiện lợi và dễ dùng

4.4 Tăng doanh thu ăn uống với QR Order trong thời gian khách chờ sạc

Thời gian chờ sạc tạo cơ hội để các quán cafe, nhà hàng hoặc trạm dừng nghỉ bán thêm đồ uống, bánh ngọt và đồ ăn nhẹ. Tuy nhiên, khi nhân viên phải phụ trách cả khu vực sạc và phục vụ tại bàn, khách có thể phải chờ lâu mới được nhận order.

Với QR Order của Sapo, khách có thể quét mã tại bàn để xem thực đơn, tự chọn món và gọi thêm đồ ăn, thức uống mà không cần chờ nhân viên. Đơn hàng được chuyển trực tiếp đến bếp/bar để chuẩn bị, hạn chế việc ghi sai hoặc bỏ sót món.

Xem thêm: Hướng dẫn setup Menu điện tử/QR Order trên Sapo

Chẳng hạn, khách đang ngồi chờ xe sạc có thể tự gọi một ly trà đào, sau đó đặt thêm bánh ngọt ngay trên điện thoại. Quán tiếp nhận yêu cầu mà không cần nhân viên liên tục đến bàn ghi order. Nhờ đó, cơ sở vừa giảm áp lực cho nhân viên, vừa tận dụng thời gian khách chờ sạc để tăng cơ hội bán thêm món.

4.5 Kiểm soát kho nguyên liệu, tránh thất thoát khi kinh doanh cafe, nhà hàng

Với những trạm sạc kết hợp ăn uống, ngoài phí sạc, chủ cơ sở còn phải quản lý nguyên liệu pha chế, hàng tồn kho và các mặt hàng kinh doanh. Nếu chỉ theo dõi số lượng món bán ra, rất khó xác định nguyên liệu thực tế đã sử dụng và lượng hàng còn lại.

Sapo tích hợp thiết lập định mức nguyên liệu, tự động trừ kho theo đơn bán hàng và cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết. Nhờ đó, chủ quán dễ kiểm soát lượng tiêu hao và chủ động nhập hàng để phục vụ khách.

Sapo cho phép thiết lập định mức nguyên vật liệu cho từng mặt hàng

Ví dụ: Một trạm sạc kết hợp cafe bán 50 ly nước mỗi ngày, gồm cafe, trà đào và trà sữa. Sapo ghi nhận số món đã bán, đồng thời trừ lượng nguyên liệu tương ứng theo định mức, giúp chủ cơ sở theo dõi tồn kho mà không phải tổng hợp thủ công từng ngày.

Xem thêm: Hướng dẫn quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe bằng phần mềm Sapo

4.6 Phân quyền nhân viên, đối soát doanh thu và hạn chế gian lận

Một trong những khó khăn tại các điểm sạc có nhân viên trực là kiểm soát số tiền thu được trong mỗi ca. Nếu nhân viên vừa tiếp nhận xe, vừa ghi giờ và thu tiền, chủ cơ sở khó phát hiện những giao dịch bị bỏ sót khi không có dữ liệu đối chiếu.

Phần mềm lưu lại lịch sử thao tác của từng nhân viên

Sapo hỗ trợ phân quyền thao tác cho nhân viên, quản lý hóa đơn, lịch sử giao dịch và báo cáo doanh thu theo ca. Quyền chỉnh sửa thời gian sử dụng dịch vụ, tạm ngừng tính giờ hoặc thanh toán cũng có thể được phân quyền theo vai trò.

Nhờ có dữ liệu giao dịch rõ ràng, việc bàn giao ca thuận tiện hơn, đồng thời giảm rủi ro nhân viên tự ý điều chỉnh thời gian hoặc giá trị đơn khi không được cấp quyền.

4.7 Xem báo cáo từ xa, quản lý nhiều điểm kinh doanh

Với chủ kinh doanh sở hữu nhiều điểm sạc hoặc trạm sạc kết hợp cafe, việc trực tiếp kiểm tra từng cơ sở hằng ngày mất khá nhiều thời gian.

Sapo cho phép chủ trạm theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng, chi nhánh, mặt hàng và nhân viên, giúp chủ cơ sở nắm tình hình kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại quầy.

Chẳng hạn, chủ cơ sở có thể so sánh doanh thu giữa hai điểm kinh doanh, theo dõi doanh thu phí sạc và đồ uống đã được phân nhóm, từ đó đánh giá hiệu quả từng dịch vụ và quyết định có nên mở rộng khu vực cafe hoặc bổ sung vị trí sạc.

4.8 Tự động xuất hóa đơn điện tử và ghi sổ kế toán

Sapo tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử và kế toán, giúp chủ trạm sạc tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, ghi nhận dữ liệu bán hàng và ghi sổ kế toán, giảm thao tác nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và đáp ứng các quy định về thuế.

Đặc biệt, với các trạm sạc kết hợp cafe, nhà hàng hoặc dịch vụ khác, dữ liệu doanh thu từ nhiều hoạt động kinh doanh được quản lý trên cùng hệ thống, giúp chủ cơ sở thuận tiện đối soát, kê khai thuế và theo dõi tình hình tài chính.

4.9 Duy trì hoạt động bán hàng ngay cả khi mất kết nối mạng

Khi mạng internet gián đoạn, việc ghi nhận giao dịch hoặc thu tiền có thể bị ảnh hưởng, nhất là tại các điểm sạc kết hợp ăn uống có lượng khách ra vào liên tục.

Với tính năng Auto Offline, Sapo cho phép tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ bán hàng được hỗ trợ ngay cả khi mất kết nối mạng. Dữ liệu được lưu lại và tự động đồng bộ khi internet khôi phục, giúp hạn chế gián đoạn hoạt động thu ngân và giảm nguy cơ bỏ sót giao dịch.

Bảng tổng kết các nghiệp vụ Sapo có thể hỗ trợ

Đối với các điểm sạc thu phí theo giờ, có nhân viên tiếp nhận và thu tiền, Sapo là giải pháp có thể cân nhắc để quản lý thời gian sử dụng dịch vụ và doanh thu.

Trong khi đó, các trạm sạc tự động cần đo lượng điện, điều khiển nguồn sạc, theo dõi trạng thái pin hoặc quản lý thiết bị từ xa cần sử dụng hệ thống chuyên dụng. Sapo không thay thế các chức năng kỹ thuật này.

6. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý trạm sạc xe điện

6.1. Phần mềm Sapo có tự động tính tiền sạc xe điện theo giờ không?

Có. Sapo cho phép tính tiền sạc theo thời gian, cho phép thiết lập mức giá theo phút, giờ, ngày, giá giờ đầu tiên và khung giờ đặc biệt. Phần mềm tính tiền dựa trên thời gian dịch vụ được ghi nhận, không cần nhân viên tự cộng giờ và tính phí bằng tay.

Tuy nhiên, nhân viên vẫn cần ghi nhận và kết thúc phiên dịch vụ theo quy trình vận hành. Sapo không tự xác định thời điểm xe bắt đầu nạp điện hoặc đầy pin.

6.2. Có thể sử dụng Sapo để quản lý trạm sạc kết hợp quán cafe không?

Có thể. Sapo hỗ trợ nghiệp vụ dịch vụ tính giờ cùng hoạt động bán đồ ăn, thức uống như order tại bàn, QR Order, quản lý nguyên liệu, thanh toán và báo cáo doanh thu.

6.3. Trạm sạc xe điện có cần nhân viên trực khi sử dụng Sapo không?

Với mô hình sử dụng Sapo để thu phí dịch vụ sạc, cơ sở cần bố trí người hoặc quy trình phù hợp để ghi nhận và kết thúc phiên tính giờ, tiếp nhận thanh toán và xử lý các tình huống phát sinh.

Sapo không tự kích hoạt, giám sát hoặc ngắt trụ sạc nên không thể thay thế hệ thống vận hành trạm sạc tự động. Việc giám sát an toàn điện cũng cần được tổ chức độc lập theo yêu cầu của cơ sở.

6.4. Sapo có phù hợp với trạm sạc ô tô điện không?

Sapo có thể hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh ăn uống hoặc dịch vụ tính giờ độc lập tại trạm sạc ô tô. Tuy nhiên, nếu trạm thu tiền trực tiếp theo lượng điện tiêu thụ (kWh) và cần kết nối với trụ sạc, chủ cơ sở nên sử dụng phần mềm quản lý trạm sạc chuyên dụng.

Kết luận

Lựa chọn đúng phần mềm quản lý trạm sạc xe điện giúp chủ cơ sở giảm sai sót khi tính phí, kiểm soát giao dịch và theo dõi doanh thu thuận tiện hơn. Đặc biệt, với những điểm sạc xe máy điện tính giờ, bãi giữ xe hoặc trạm sạc kết hợp cafe, nhà hàng, việc sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ sẽ giúp chuẩn hóa quy trình thu tiền và hạn chế thất thoát.

Sapo là giải pháp đáng cân nhắc cho các mô hình này nhờ khả năng tính tiền theo thời gian, quản lý đơn hàng, thanh toán, nhân viên và báo cáo doanh thu. Chủ cơ sở có thể quản lý nhiều loại dịch vụ trên cùng hệ thống, thay vì ghi chép và tổng hợp thủ công.