Khi số lượng đơn hàng trên Lazada tăng nhanh, người bán không thể xử lý từng đơn thủ công và vận hành rời rạc trên nhiều hệ thống. Đây là lúc nhà bán hàng cần tìm một giải pháp tập trung dữ liệu và chuẩn hóa quy trình vận hành để tối ưu nguồn lực cũng như chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý đơn hàng Lazada giúp nhà bán hàng kết nối gian hàng với một hệ thống quản trị tập trung để theo dõi, xác nhận, đóng gói, giao và xử lý đơn hoàn. Giải pháp đặc biệt phù hợp với shop có lượng đơn lớn, nhiều gian hàng hoặc đang bán đồng thời trên Lazada và các kênh khác.
1. Phần mềm quản lý đơn hàng Lazada là gì?
Tùy từng giải pháp, phần mềm có thể hỗ trợ:
- Đồng bộ đơn hàng từ một hoặc nhiều gian hàng Lazada
- Cập nhật trạng thái xử lý của đơn
- Liên kết sản phẩm Lazada với SKU trong kho
- Trừ và cập nhật tồn kho khi phát sinh giao dịch
- Xác nhận, in và xuất danh sách đơn hàng
- Theo dõi nhặt hàng, đóng gói và bàn giao vận chuyển
- Quản lý đơn hủy, trả hàng và hoàn tiền
- Tổng hợp doanh thu, chi phí theo gian hàng hoặc kênh bán
2. Khi nào shop cần phần mềm quản lý đơn hàng Lazada?
Có nhiều gian hàng Lazada
Việc đăng nhập từng tài khoản để kiểm tra đơn khiến nhân viên mất thời gian chuyển đổi màn hình. Nhà quản lý cũng khó quan sát tổng thể số đơn đang chờ xác nhận, chờ đóng gói hoặc giao thất bại.
Một hệ thống tập trung giúp shop theo dõi các gian hàng trên cùng giao diện nhưng vẫn có thể lọc dữ liệu theo từng shop khi cần xử lý.
Đơn tăng nhanh sau livestream hoặc chiến dịch Affiliate
Đơn Lazada không phải lúc nào cũng tăng đều. Một nội dung có hiệu quả tốt có thể tạo ra lượng đơn lớn trong thời gian ngắn.
Nếu vẫn xử lý từng đơn riêng lẻ, đội vận hành dễ trở thành điểm nghẽn ngay khi hoạt động bán hàng đang đạt hiệu quả. Lúc này, các tính năng xác nhận, in phiếu và xử lý hàng loạt mang lại giá trị rõ ràng hơn.
Cùng một sản phẩm được bán trên nhiều kênh
Một SKU có thể đồng thời được bán tại cửa hàng, website, Lazada và Shopee,... Nếu mỗi nơi sử dụng một số liệu tồn kho riêng, shop có nguy cơ nhận đơn cho sản phẩm đã hết hàng hoặc phải hủy đơn vì tồn thực tế không đủ.
Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh giúp liên kết sản phẩm giữa các nền tảng và cập nhật tồn kho dựa trên giao dịch phát sinh.
Khó kiểm soát khâu nhặt và đóng gói
Khi có hàng trăm đơn với nhiều phân loại màu sắc, kích cỡ hoặc dung tích, chỉ nhìn tên sản phẩm trên màn hình có thể chưa đủ để tránh nhầm lẫn.
Shop cần một quy trình rõ ràng hơn: in phiếu nhặt hàng, phân công người lấy hàng, quét mã xác nhận đóng gói và phát hiện đơn không còn hợp lệ trước khi bàn giao.
Chưa theo dõi sát đơn hoàn và chi phí
Doanh thu hiển thị ban đầu chưa phản ánh đầy đủ hiệu quả kinh doanh. Nhà bán hàng còn phải tính đến hoàn tiền, phí vận chuyển, phí tiếp thị liên kết, giảm giá và các khoản điều chỉnh khác.
Nếu dữ liệu đơn, hoàn hàng và chi phí nằm ở nhiều báo cáo khác nhau, shop khó đánh giá chính xác kết quả của từng gian hàng hoặc chiến dịch.
3. Phần mềm quản lý đơn hàng Lazada Sapo có gì?
Phần mềm quản lý đơn hàng Lazada Sapo giúp nhà bán hàng kết nối gian hàng với hệ thống quản lý bán hàng, kho và hóa đơn điện tử. Thay vì xử lý riêng từng công đoạn trên nhiều nền tảng, shop có thể theo dõi xuyên suốt từ lúc đơn phát sinh, xác nhận, đóng gói, giao hàng đến hoàn trả và xử lý hóa đơn.
Giải pháp phù hợp với shop muốn chuẩn hóa quy trình vận hành hoặc có lượng đơn lớn, quản lý nhiều gian hàng hoặc bán đa kênh.
3.1. Quản lý nhiều gian hàng Lazada trên một giao diện
Sau khi kết nối với Sapo, đơn hàng phát sinh từ các gian hàng Lazada được đồng bộ & quản lý tập trung tại một nơi. Shop có thể lựa chọn từng gian hàng, lọc đơn theo thời gian, trạng thái trên sàn, tình trạng đồng bộ hoặc đơn vị vận chuyển.
Nhờ đó, nhân viên không phải liên tục đăng nhập và chuyển đổi giữa nhiều tài khoản Seller Center. Quản lý cũng dễ dàng nắm được gian hàng nào đang có nhiều đơn chờ xử lý, đơn nào chưa đồng bộ thành công hoặc nhóm đơn nào cần được ưu tiên xử lý
Với shop phân công nhân viên phụ trách từng gian hàng, dữ liệu tập trung còn giúp chuẩn hóa quy trình xử lý, hạn chế tình trạng mỗi người theo dõi đơn theo một file hoặc một quy trình riêng.
3.2. Liên kết đơn hàng với sản phẩm và tồn kho
Sản phẩm trong đơn Lazada có thể được liên kết với sản phẩm tương ứng trên Sapo theo mã SKU và từng phân loại. Khi đơn được đồng bộ thành công, hệ thống tự động trừ tồn kho tại kho hoặc chi nhánh đã cấu hình từ trước.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi một sản phẩm được bán đồng thời trên nhiều kênh: Lazada, TikTok Shop, Shopee, Facebok, website hay tại cửa hàng. Thay vì theo dõi tồn kho trên từng kênh riêng lẻ, nhà bán hàng có thể theo dõi tồn kho của một sản phẩm trên tất cả các kênh. Từ đó, giúp shop hạn chế nhận thêm đơn khi hàng thực tế không còn đủ.
Để dữ liệu tồn kho được xử lý đúng, shop cần chuẩn hóa SKU và liên kết chính xác từng phiên bản sản phẩm. Ví dụ, áo màu đen size M trên Lazada phải được liên kết với đúng SKU màu đen size M trên Sapo, không chỉ liên kết theo tên sản phẩm chung.
Nếu sản phẩm chưa được liên kết, đơn vẫn có thể được đồng bộ về hệ thống nhưng hàng hóa có thể được ghi nhận dưới dạng sản phẩm tùy chỉnh và không bị trừ kho. Vì vậy, shop nên kiểm tra liên kết sản phẩm trước khi bật đồng bộ kho cho toàn bộ gian hàng.
3.3. Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng
Trạng thái đơn hàng Lazada được đồng bộ và chuyển sang các trạng thái tương ứng trên Sapo. Nhân viên có thể nhận biết đơn đang chờ duyệt, chờ đóng gói, đã xuất kho, hoàn thành hoặc đã hủy.
Khi phát hiện trạng thái giữa hai hệ thống chưa khớp, người dùng có thể đồng bộ lại từng đơn hoặc lựa chọn nhiều đơn để cập nhật cùng lúc. Điều này giúp phát hiện sớm các trường hợp như đơn đã bị hủy trên sàn nhưng vẫn nằm trong danh sách chuẩn bị hàng hoặc đơn đã giao nhưng chưa được cập nhật đúng trạng thái.
Toàn bộ quá trình được theo dõi trên Sapo, giúp shop kiểm soát được đơn hàng đang nằm ở công đoạn nào và bộ phận nào cần tiếp tục xử lý.
3.4. Xác nhận và in đơn hàng loạt
Từ danh sách đơn hàng Lazada trên Sapo, nhân viên có thể lựa chọn một hoặc nhiều đơn trong cùng gian hàng để xác nhận xử lý.
Sau khi xác nhận, chủ shop có thể lọc & phân loại các đơn có cùng SKU, chung một hay nhiều sản phẩm để in đơn xếp cạnh nhau. Nhờ đó, giảm khối lượng công việc và thời gian xử lý.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi lượng đơn tăng nhanh trong một khoảng thời gian ngắn như khi livestream hoặc các đợt flash sale. Nhân viên không phải mở từng đơn để lặp lại cùng một thao tác, đồng thời quản lý dễ kiểm tra tổng số đơn đã và chưa được xử lý.
3.5. Kiểm soát nhặt hàng và đóng gói bằng mã vận đơn
Sapo hỗ trợ lọc theo danh sách đơn cần đóng gói, phiếu hướng dẫn nhặt hàng và quét mã để xác nhận kiện hàng.
- Lọc những đơn đã xác nhận và đang chờ đóng gói
- In phiếu nhặt hàng để nhân viên lấy đúng sản phẩm, SKU và số lượng
- Ghi nhận trạng thái đã nhặt hàng, người thực hiện và thời gian xử lý
- Quét mã trên phiếu giao hàng để xác nhận đóng gói
- Tách riêng các đơn quét lỗi hoặc không còn hợp lệ
- Bàn giao các kiện hàng đã kiểm tra cho đơn vị vận chuyển
Khi quét mã, hệ thống có thể cảnh báo đơn không hợp lệ. Nhờ đó, nhân viên phát hiện sớm trường hợp đóng gói trùng hoặc tiếp tục chuẩn bị một đơn đã bị hủy trên Lazada.
Tính năng này phù hợp với shop có nhiều sản phẩm gần giống nhau về tên hoặc hình thức nhưng khác màu sắc, kích cỡ và phân loại. Thay vì chỉ dựa vào việc kiểm tra bằng mắt, nhân viên có thêm bước đối chiếu bằng mã trước khi đóng gói kiện hàng.
3.6. Tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử cho đơn Lazada
Khi kết nối với phần mềm xuất hóa đơn điện tử Sapo Invoice, shop có thể thiết lập để hệ thống tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử khi đơn Lazada đáp ứng các điều kiện đã chọn.
Các điều kiện cấu hình có thể liên quan đến:
- Nguồn phát sinh đơn hàng
- Ngày bắt đầu áp dụng
- Trạng thái đơn hàng
- Trạng thái thanh toán
- Trạng thái giao hàng
- Ký hiệu hóa đơn và chữ ký số sử dụng
Khi đơn đáp ứng đồng thời các điều kiện, dữ liệu hàng hóa và giá trị giao dịch được sử dụng để tạo hóa đơn trên Sapo Invoice. Shop không phải xuất dữ liệu đơn hàng rồi nhập lại từng sản phẩm, số lượng và giá bán vào một hệ thống hóa đơn riêng.
Tính năng này phù hợp với nhà bán hàng có số lượng đơn lớn, khó theo dõi thủ công đơn nào đã hoặc chưa được xuất hóa đơn. Việc kết nối dữ liệu đơn hàng với hóa đơn giúp giảm thao tác nhập liệu lặp lại và hạn chế bỏ sót đơn đủ điều kiện phát hành.
Trước khi cấu hình lập hóa đơn tự động, chủ shop nên:
- Chuẩn hóa tên sản phẩm, SKU, đơn vị tính và thuế suất
- Kiểm tra sản phẩm đã liên kết đúng giữa Lazada và Sapo
- Cấu hình đúng thông tin người mua trong trường hợp khách không yêu cầu ghi thông tin cụ thể
- Kiểm tra cách thể hiện combo, chiết khấu và voucher trên hóa đơn
- Phát hành thử một số hóa đơn thủ công để đối chiếu dữ liệu
3.7. Theo dõi đơn hoàn, hủy
Các đơn bị hủy, giao không thành công hoặc trả hàng cần được theo dõi riêng vì ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và tồn kho cũng như hóa đơn điện tử.
Khi hàng hoàn được vận chuyển về, shop cần kiểm tra đúng mã đơn, sản phẩm, số lượng và tình trạng thực tế. Sau khi xác nhận đã nhận hàng trả lại, Sapo xử lý lại số lượng hàng có thể bán và doanh thu của đơn theo trạng thái tương ứng.
Việc xác nhận hàng hoàn trên cùng hệ thống giúp hạn chế tình trạng hàng đã về kho vật lý nhưng chưa được ghi nhận trên phần mềm. Tuy nhiên, không nên mặc định mọi sản phẩm hoàn về đều có thể bán tiếp. Hàng bị thiếu phụ kiện, hư hỏng hoặc không còn nguyên trạng cần được phân loại trước khi quyết định nhập lại kho bán.
3.8. Tự động lập hóa đơn điều chỉnh với đơn hoàn
Đối với đơn Lazada đã phát hành hóa đơn nhưng sau đó người mua trả lại toàn bộ hàng và được hoàn tiền, Sapo có thể tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh khi đơn đáp ứng đủ điều kiện.
Thay vì nhân viên phải kiểm tra danh sách đơn hoàn rồi tìm từng hóa đơn gốc để lập chứng từ điều chỉnh, hệ thống theo dõi trạng thái đơn và thực hiện khi đầy đủ các điều kiện:
- Đơn hàng đã có hóa đơn điện tử gốc
- Shop đã nhận lại toàn bộ sản phẩm
- Giao dịch đã phát sinh hoàn tiền cho người mua
- Đơn thuộc nguồn và trạng thái được cấu hình tự động
- Tài khoản đã kết nối Sapo Invoice và có đủ quyền phát hành
Sau khi hóa đơn điều chỉnh được tạo, shop có thể theo dõi thông tin ngay tại phần hóa đơn điện tử trong chi tiết đơn hàng. Hóa đơn gốc vẫn được lưu trữ để đối chiếu cùng hóa đơn điều chỉnh, không bị xóa khỏi hệ thống.
Tính năng tự động hiện áp dụng với trường hợp trả hàng toàn bộ, đã nhận đủ hàng trả và có phát sinh hoàn tiền. Nếu đơn chỉ hoàn một phần sản phẩm, shop cần xác nhận hàng hoàn, xử lý hoàn tiền và lập hóa đơn điều chỉnh phù hợp
3.9. Theo dõi doanh thu và chi phí Lazada
Bên cạnh số lượng và trạng thái đơn, Sapo hỗ trợ tổng hợp các báo cáo doanh thu & chi phí, lợi nhuận chi tiết dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ nhìn. Ngoài ra, chủ shop có thể tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu để theo dõi.
Nhờ đó, chủ shop không chỉ nhìn vào tổng giá trị đơn hàng mà có thể đánh giá phần doanh thu còn lại sau hoàn tiền và các khoản phí. Dữ liệu có thể được lọc theo thời gian và gian hàng để phục vụ đối chiếu hoặc phân tích hiệu quả kinh doanh.
4. Giá phần mềm quản lý đơn Lazada Sapo là bao nhiêu?
Chi phí sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng Lazada Sapo phụ thuộc vào gói giải pháp và phạm vi quản lý của từng shop. Với nhu cầu kết nối Lazada, Sapo cung cấp các gói dịch vụ với giá chỉ từ 170.000 đồng/tháng.
Mức chi phí phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô và tính năng shop cần sử dụng. Chẳng hạn, shop chỉ bán trên Lazada sẽ có nhu cầu khác với mô hình quản lý đồng thời nhiều gian hàng, cửa hàng, Shopee, Facebook hoặc website.
Xem thêm thông tin chi tiết tại Bảng giá Sapo
Vì vậy, trước khi lựa chọn gói, shop nên xác định:
- Có bao nhiêu gian hàng Lazada cần kết nối?
- Có bán thêm tại cửa hàng, website hoặc các sàn khác không?
- Cần quản lý bao nhiêu kho, chi nhánh và nhân viên?
- Có nhu cầu đồng bộ tồn kho, kiểm soát đóng gói và báo cáo chi phí không?
- Có cần tự động phát hành và xử lý hóa đơn điện tử không?
Nhà bán hàng nên lựa chọn gói dựa trên quy trình thực tế thay vì chỉ nhìn vào mức giá thấp nhất. Sapo hỗ trợ dùng thử miễn phí 7 ngày để shop kiểm tra khả năng đồng bộ đơn, tồn kho, đóng gói, hoàn hàng và hóa đơn trước khi đăng ký.
5. Tổng hợp các câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý đơn hàng Lazada
Chỉ bán trên một gian hàng Lazada có cần dùng phần mềm không?
Không phải lúc nào cũng cần. Nếu shop mới bắt đầu, lượng đơn ít và Lazada Shop Seller Center vẫn đáp ứng tốt nhu cầu xử lý, bạn có thể tiếp tục sử dụng công cụ sẵn có của sàn.
Phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp hơn khi shop có nhiều đơn, cần xử lý hàng loạt, quản lý nhiều nhân viên hoặc bán đồng thời trên Lazada và các kênh khác. Khi đó, phần mềm giúp tập trung đơn hàng, tồn kho, đóng gói, hoàn trả và báo cáo trên một hệ thống.
Một tài khoản Sapo có thể kết nối nhiều gian hàng Lazada để quản lý đơn không?
Có. Sapo hỗ trợ quản lý đơn hàng từ các gian hàng Lazada đã kết nối trên cùng một giao diện. Shop có thể lựa chọn từng gian hàng, lọc đơn theo trạng thái và kiểm tra tình trạng đồng bộ.
Tuy nhiên, số gian hàng có thể kết nối phụ thuộc vào gói dịch vụ mà bạn lựa chọn. Nhà bán hàng nên xác nhận giới hạn của từng gói với Sapo trước khi đăng ký để tránh mất thêm chi phí không cần thiết.
Nhà bán hàng có thể xem thêm giới hạn các gói dịch vụ tại bảng giá phần mềm Sapo
Khi có đơn Lazada, tồn kho có tự động cập nhật không?
Có, nếu sản phẩm Lazada đã được liên kết đúng với sản phẩm trên Sapo và shop đã cấu hình kho nhận đơn. Khi đơn được đồng bộ, hệ thống sẽ tự động trừ kho tương ứng.
Nếu sản phẩm chưa liên kết, đơn vẫn có thể được đưa về Sapo nhưng hàng hóa có thể được ghi nhận dưới dạng sản phẩm tùy chỉnh và không tham gia quản lý kho. Vì vậy, shop cần chuẩn hóa SKU và kiểm tra từng phân loại màu sắc, kích cỡ hoặc dung tích trước khi bật đồng bộ tồn kho.
Phần mềm có lấy được đầy đủ thông tin người mua Lazada không?
Không phải lúc nào cũng đầy đủ. Lazada có thể ẩn tên, địa chỉ và số điện thoại của người mua theo chính sách bảo vệ dữ liệu. Sapo chỉ đồng bộ thông tin trong phạm vi Lazada cung cấp, không thể tự lấy thêm dữ liệu đã bị sàn giới hạn.
Nếu khách hàng yêu cầu ghi thông tin cụ thể trên hóa đơn điện tử, shop cần kiểm tra dữ liệu được đồng bộ hoặc bổ sung thông tin theo quy trình phù hợp trước khi phát hành hóa đơn.
Hàng hoàn Lazada có tự động cộng lại tồn kho không?
Trên Sapo, người bán cần xác nhận đã nhận được hàng trả lại trước khi hệ thống xử lý cộng lại số lượng có thể bán và tính lại doanh thu của đơn hoàn. Shop không nên xác nhận nhập lại kho ngay khi hàng chưa được kiểm tra. Sản phẩm hoàn về cần được đối chiếu mã đơn, số lượng và tình trạng thực tế. Nếu hàng bị hỏng, thiếu phụ kiện hoặc không còn đủ điều kiện bán tiếp, shop cần phân loại và xử lý tồn kho phù hợp.
Sapo có tự động xuất hóa đơn điện tử cho đơn Lazada không?
Có. Khi đã kết nối Sapo Invoice và thiết lập đầy đủ điều kiện, hệ thống có thể tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử cho đơn Lazada đáp ứng cấu hình về nguồn đơn, ngày áp dụng, trạng thái đơn hàng, thanh toán và giao hàng.
Đơn hoàn Lazada có được tự động lập hóa đơn điều chỉnh không?
Sapo có thể tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh đối với đơn đã có hóa đơn gốc, người bán đã nhận lại toàn bộ hàng và giao dịch đã phát sinh hoàn tiền cho người mua.
Nếu khách chỉ trả lại một phần sản phẩm, shop cần xác nhận hàng hoàn, xử lý hoàn tiền và lập hóa đơn điều chỉnh theo nghiệp vụ phù hợp; hệ thống không tự động điều chỉnh toàn bộ hóa đơn.
Kết luận
Một phần mềm quản lý đơn hàng Lazada phù hợp không chỉ giúp gom đơn về một màn hình mà còn giúp xử lý đơn, đồng bộ tồn kho, trạng thái đơn hàng và theo dõi chi phí.Nếu shop chỉ có một gian hàng và lượng đơn nhỏ, Lazada Shop Seller Center có thể đã đáp ứng nhu cầu cơ bản. Khi số đơn, SKU, gian hàng hoặc kênh bán tăng lên, Sapo là giải pháp đáng cân nhắc để quản lý tập trung và hạn chế các thao tác rời rạc.
Đăng ký dùng thử Sapo để chuẩn hóa quy trình quản lý đơn Lazada ngay hôm nay
