Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ là lợi thế mà còn là yếu tố ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Việc đảm bảo lượng hàng hóa phù hợp luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho, luôn là một bài toán đầy thách thức đối với tất cả các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Cùng Sapo đi tìm hiểu 6 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả dưới đây để tìm ra phương pháp phù hợp nhất cho cửa hàng của mình nhé.
1. Quản lý hàng tồn kho là gì? Thách thức khi quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Tuy nhiên, quản lý hàng tồn kho không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức như:
- Nhu cầu thị trường biến động: Nhu cầu khách hàng thay đổi từng ngày, khiến việc dự đoán và tích trữ hàng hóa trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cái nhìn tổng quan và tỉnh táo trước những biến động của thị trường.
- Hàng hóa hư hỏng hoặc lỗi thời: Một số loại hàng hóa có thể dễ dàng hư hỏng hoặc lỗi thời nếu không được bảo quản đúng cách, gây thiệt hại không nhỏ cho chủ kinh doanh.
- Chi phí lưu kho: Các loại chi phí lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng tồn kho có thể rất lớn
- Sai sót trong quá trình quản lý: Quá trình kiểm kê và theo dõi hàng tồn kho thủ công tốn nhiều nguồn lực, chi phí mà thậm chí có thể dẫn đến sai sót.
2. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến?
Để giải quyết các khó khăn này, doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp quản lý tồn kho phổ biến hiện nay.
| Phương pháp | Phù hợp nhất với | Vấn đề giải quyết | Điều kiện cần |
| FIFO | Ngành thời trang, điện tử, hàng dễ lỗi thời | Tránh hàng cũ nằm lâu trong kho | Sắp xếp kho theo thứ tự nhập |
| FEFO | Ngành thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm | Giảm số lượng hàng hết hạn | Theo dõi lô và hạn sử dụng |
| Min - Max | Shop bán lẻ, SME | Biết khi nào cần nhập thêm | Có dữ liệu bán trung bình và thời gian giao hàng |
| ABC | Kho có nhiều SKU | Tập trung nguồn lực vào nhóm hàng quan trọng | Chọn tiêu chí phân loại rõ ràng |
| EOQ | Các sản phẩm có nhu cầu tương đối ổn định | Cân bằng chi phí đặt hàng và lưu kho | Xác định được nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho |
| JIT | Ngành sản xuất hoặc chuỗi cung ứng ổn định | Giảm lượng hàng phải lưu kho | Nhà cung cấp đáng tin, dự báo tốt, phương án dự phòng rõ |
2.1. Phương pháp nhập trước, xuất trước - FIFO (First In, First Out)
FIFO giúp doanh nghiệp duy trì vòng quay hàng tồn kho theo đúng thứ tự nhập hàng, tránh tình trạng hàng mới liên tục được xuất trong khi hàng cũ bị tồn lại phía sau.
Phương pháp này phù hợp với nhiều mô hình bán lẻ, đặc biệt là các sản phẩm có vòng đời nhất định hoặc chất lượng có thể giảm theo thời gian như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, thời trang theo mùa...
Ví dụ: Cửa hàng nhập cùng một sản phẩm thành hai đợt:
- Lô A nhập ngày 01/09
- Lô B nhập ngày 10/09
Theo FIFO, lô A sẽ được ưu tiên xuất trước lô B vì được nhập vào kho sớm hơn.
Ưu điểm:
- Đảm bảo hàng hóa luôn được luân chuyển, tránh tình trạng tồn đọng hàng cũ
- Giảm thiểu rủi ro hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời của hàng hóa
- Phản ánh giá trị hàng tồn kho một cách chính xác hơn, đặc biệt trong môi trường lạm phát
- Quy trình tương đối dễ áp dụng
Nhược điểm:
- Có thể phức tạp trong việc quản lý khi kho có nhiều mặt hàng khác nhau.
- Yêu cầu sắp xếp kho khoa học
- Không ưu tiên trực tiếp theo hạn sử dụng
2.2. Phương pháp hết hạn trước, xuất trước - FEFO (First Expired, First Out)
Ví dụ: Trong kho có hai lô sữa:
- Lô A nhập ngày 01/09, hạn sử dụng đến 30/12.
- Lô B nhập ngày 10/09, hạn sử dụng đến 30/11.
Theo phương pháp FEFO, lô B sẽ được ưu tiên xuất trước vì có hạn sử dụng gần hơn, mặc dù được nhập kho sau lô A.
FEFO đặc biệt phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng hoặc chất lượng giảm theo thời gian như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, dược phẩm và một số loại nguyên vật liệu.
Thay vì chỉ quan tâm hàng nào nhập trước, FEFO tập trung vào thời hạn còn lại của từng lô hàng. Nhờ đó, cửa hàng có thể chủ động luân chuyển hàng cận date, hạn chế tình trạng sản phẩm hết hạn khi vẫn còn nằm trong kho.
Ưu điểm:
- Hàng có hạn sử dụng gần được ưu tiên bán hoặc xuất kho trước, từ đó giảm nguy cơ tồn đọng đến khi hết hạn.
- Giảm lượng hàng phải hủy hoặc giảm giá sâu do cận date, hạn chế thất thoát chi phí & sử dụng vốn tồn kho hiệu quả hơn.
- Kiểm soát chất lượng hàng bán ra, đặc biệt quan trọng với những sản phẩm có chất lượng theo hạn sử dụng
- Có thêm cơ sở để quyết định thời điểm và số lượng nhập mới
Nhược điểm:
- Quy trình quản lý phức tạp hơn FIFO do phải ghi nhớ chính xác thời hạn sử dụng
- Ghi chép thủ công mất thời gian và có nguy cơ bỏ sót hàng cận date khi có nhiều sản phẩm
- Yêu cầu quy trình kho chặt chẽ
- Phụ thuộc vào dữ liệu hạn sử dụng
Dùng thử miễn phí ngay
2.3. Phương pháp đặt định mức tồn kho tối thiểu - tối đa (Min - Max)
Phương pháp này phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa tương đối ổn định và dễ dự đoán.
Ưu điểm:
- Đơn giản và dễ thực hiện.
- Tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho.
- Dễ dàng kiểm soát và theo dõi lượng hàng tồn kho.
Nhược điểm:
- Không linh hoạt khi nhu cầu thị trường thay đổi đột ngột.
- Có thể dẫn đến chi phí lưu kho cao nếu mức tồn kho tối đa đặt quá cao.
- Không phù hợp với các sản phẩm có nhu cầu thay đổi theo mùa vụ hoặc xu hướng.
2.4. Phương pháp phân tích ABC
Một cách phân loại thường gặp:
- Nhóm A: Số lượng SKU tương đối ít nhưng đóng góp phần lớn giá trị tiêu thụ/doanh thu. Đây là nhóm cần được kiểm soát chặt về tồn kho và kế hoạch nhập hàng.
- Nhóm B: Có mức độ đóng góp trung bình, cần theo dõi định kỳ nhưng không cần kiểm soát sát như nhóm A.
- Nhóm C: Thường gồm nhiều SKU nhưng giá trị đóng góp thấp hơn, có thể áp dụng cách quản lý đơn giản hơn.
Đây là phương pháp phù hợp với các cửa hàng có nhiều loại hàng hóa có giá trị và tần suất sử dụng khác nhau.
Ưu điểm:
- Tối ưu hóa nguồn lực quản lý hàng tồn kho.
- Tập trung quản lý những mặt hàng quan trọng.
- Giảm nguy cơ thiếu hàng bán chạy
Nhược điểm:
- Đòi hỏi phân tích và đánh giá cẩn thận để phân loại hàng hóa đúng.
- Có thể phức tạp đối với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn.
Xem thêm: Hệ thống quản trị hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát
2.5. Phương pháp số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ-Economic Order Quantity)
Phương pháp này đặc biệt hữu ích với những mặt hàng có nhu cầu tương đối ổn định. Khi xác định được lượng đặt hàng phù hợp, doanh nghiệp có thể hạn chế hai tình trạng đối lập: nhập quá nhiều khiến vốn bị giữ trong kho hoặc nhập quá ít dẫn đến phải đặt hàng liên tục.
Ưu điểm:
- Tối ưu chi phí tồn kho, giúp doanh nghiệp xác định lượng nhập phù hợp thay vì nhập hàng theo kinh nghiệm hoặc cảm tính
- Giảm nguy cơ nhập quá nhiều hàng trong một lần, hạn chế tồn kho quá lớn
- Giảm số lần đặt hàng không cần thiết, tiết kiệm chi phí vận chuyển
- Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng phù hợp
Nhược điểm:
- Phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu
- Khó áp dụng với kho có nhiều SKU
- Không dự đoán được các biến động của thị trường
2.6. Phương pháp Just-In-Time
Đây là phương pháp phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lẻ có khả năng kiểm soát tốt chuỗi cung ứng.
Ưu điểm:
- Giảm thiểu chi phí lưu kho
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất
Nhược điểm:
- Yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.
- Dễ gặp rủi ro khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn.
3. Tiêu chí lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho
Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hoặc nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Loại hình và quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn có thể cần các phương pháp quản lý phức tạp hơn, trong khi doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng các phương pháp đơn giản.
- Đặc thù ngành nghề: Tính chất của sản phẩm và chuỗi cung ứng có ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn phương pháp quản lý kho.
- Khả năng tài chính: Một số phương pháp đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cao, doanh nghiệp nên cân nhắc khả năng tài chính để lựa chọn phương pháp phù hợp.
- Khả năng triển khai: Một số phương pháp khi áp dụng đòi hỏi sự thay đổi lớn trong quy trình quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Nếu khả năng triển khai không cao, hoặc không có đội ngũ hỗ trợ đủ mạnh, việc áp dụng phương pháp mới có thể gây ra nhiều khó khăn và không đạt được hiệu quả mong muốn.
- Tính linh hoạt: Thị trường luôn biến động, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho có khả năng linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết
- Chuẩn hóa tên hàng, SKU, đơn vị tính và mã vạch.
- Kiểm kê để xác lập số tồn thực tế ban đầu.
- Phân loại hàng bán nhanh, bán chậm, giá trị cao và hàng có hạn sử dụng.
- Chọn FIFO hoặc FEFO theo đặc tính hàng hóa.
- Tính mức tồn tối thiểu, tồn an toàn và điểm đặt hàng lại cho các SKU quan trọng.
- Ghi nhận giao dịch ngay khi phát sinh, không dồn đến cuối tuần.
- Kiểm kê chu kỳ thường xuyên hơn với nhóm hàng A hoặc hàng dễ thất thoát.
- Theo dõi độ chính xác tồn kho, tỷ lệ hết hàng, vòng quay tồn kho và tuổi tồn kho.
- Rà soát lại định mức khi mùa vụ, giá nhập hoặc thời gian giao hàng thay đổi.
4. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn với phần mềm Sapo
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp nhà bán hàng xác định nên nhập bao nhiêu, ưu tiên xuất hàng nào và tập trung nguồn lực vào nhóm sản phẩm nào. Tuy nhiên, khi số lượng SKU, đơn hàng hoặc kho tăng lên, việc duy trì các phương pháp này bằng Excel và thao tác thủ công dễ tốn thời gian, dữ liệu chậm cập nhật và khó kiểm soát đồng nhất.
Phần mềm quản lý kho Sapo giúp số hóa nhiều nghiệp vụ quản lý tồn kho trên cùng một hệ thống: theo dõi tồn kho theo từng sản phẩm, cập nhật số lượng khi phát sinh giao dịch, cảnh báo hàng dưới định mức, kiểm kho bằng mã vạch và tổng hợp báo cáo để chủ shop có dữ liệu ra quyết định nhập - xả - luân chuyển hàng.
Quản lý hàng hóa theo lô - date, cảnh báo khi hàng sắp hết hạn
Với thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm hay các mặt hàng có hạn sử dụng, chỉ biết tổng tồn kho là chưa đủ. Chủ shop còn cần biết hàng thuộc lô nào, còn bao nhiêu và khi nào hết hạn để có kế hoạch luân chuyển phù hợp.
Sapo hỗ trợ quản lý hàng hóa chi tiết theo lô và hạn sử dụng, giúp theo dõi số lượng tồn của từng lô trong kho. Khi hàng gần đến hạn, hệ thống cảnh báo để người quản lý chủ động ưu tiên xuất bán, điều chuyển hoặc có phương án xử lý sớm.
Nhờ đó, cửa hàng dễ áp dụng nguyên tắc FEFO – hàng hết hạn trước ưu tiên xuất trước, hạn chế tình trạng hàng nằm lâu trong kho dẫn đến quá hạn và phải tiêu hủy.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý sản phẩm theo lô date trên Sapo, giảm rủi ro hàng tồn
Tự động cập nhật tồn kho khi phát sinh giao dịch
Một trong những nguyên nhân khiến tồn kho trên sổ sách lệch với thực tế là nhân viên phải cập nhật số lượng thủ công sau mỗi giao dịch.
Với Sapo, tồn kho được tự động tăng hoặc giảm khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan như nhập hàng, bán hàng, trả hàng hay chuyển kho. Dữ liệu được cập nhật tập trung giúp chủ shop và nhân viên nắm được số lượng hàng hiện có mà không phải cộng trừ trên nhiều file riêng biệt.
Điều này đặc biệt hữu ích với cửa hàng có lượng giao dịch lớn hoặc kinh doanh đa kênh, giúp giảm thao tác cập nhật thủ công và hạn chế bán vượt quá lượng hàng thực tế.
Thiết lập định mức tồn kho để chủ động nhập hàng
Phần mềm quản lý kho Sapo cho phép nhà bán hàng có thể thiết lập định mức tồn kho cho hàng hóa và theo dõi những sản phẩm đang dưới hoặc vượt mức cần duy trì. Qua đó, chủ shop nhanh chóng nhận biết mặt hàng nào cần bổ sung, mặt hàng nào đang tồn nhiều để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng.
Thay vì kiểm tra từng SKU, người quản lý có thể chủ động lên kế hoạch nhập hàng dựa trên dữ liệu, hạn chế thiếu hàng bán chạy nhưng không phải dự trữ quá nhiều hàng không cần thiết.
Báo cáo tồn kho chi tiết & trực quan
Sapo cung cấp hệ thống báo cáo kho và hàng hóa, giúp người quản lý theo dõi dữ liệu nhập - xuất - tồn, giá trị tồn kho và tình hình hàng hóa theo từng thời điểm. Thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều bảng tính, chủ shop có thể khai thác dữ liệu tập trung để nhanh chóng nhận diện các mặt hàng cần chú ý.
Từ báo cáo, nhà bán hàng có thêm cơ sở để xác định sản phẩm bán tốt cần duy trì tồn kho, hàng tồn nhiều cần đẩy bán và điều chỉnh kế hoạch nhập hàng theo tình hình kinh doanh thực tế.
Sapo giúp nhà bán hàng quản lý hàng tồn kho tập trung thay vì phụ thuộc vào nhiều bảng tính và thao tác thủ công. Nhờ dữ liệu được cập nhật xuyên suốt quá trình vận hành, chủ shop có thể phát hiện sớm hàng thiếu, hàng tồn nhiều hoặc sắp hết hạn để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
5. Câu hỏi thường gặp khi lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho
Shop nhỏ nên bắt đầu với phương pháp quản lý tồn kho nào?
Những shop nhỏ hoặc các shop mới bắt đầu kinh doanh nên bắt đầu bằng phương pháp quản lý kho Min–Max kết hợp với FIFO hoặc FEFO. Hãy đặt mức tồn tối thiểu cho các sản phẩm bán đều, ưu tiên xuất hàng cũ hoặc hàng gần hết hạn trước và kiểm kê định kỳ. Khi số SKU, nhân viên hoặc kênh bán tăng, chủ shop có thể cân nhắc sử dụng phần mềm để giảm sai lệch do cập nhật thủ công.
FIFO và FEFO khác nhau thế nào?
FIFO ưu tiên hàng nhập trước được xuất trước. FEFO ưu tiên hàng có hạn sử dụng gần nhất được xuất trước, bất kể hàng được nhập vào thời điểm nào. Với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc hoặc hàng có hạn dùng, FEFO thường phù hợp hơn nhưng đòi hỏi cửa hàng theo dõi chính xác từng lô hàng.
Khi nào cửa hàng cần dùng phần mềm quản lý tồn kho?
Cửa hàng nên cân nhắc dùng phần mềm khi số lượng mã hàng tăng, nhiều nhân viên cùng thao tác, bán trên nhiều kênh, có nhiều kho hoặc thường xuyên lệch giữa tồn thực tế và sổ sách. Trước khi đăng ký, chủ shop nên trải nghiệm thử các tính năng như nhập hàng, bán hàng, đổi trả, chuyển kho, kiểm kê và phân quyền,...
Nên dùng KPI nào để đánh giá hiệu quả tồn kho?
Bốn chỉ số cơ bản gồm độ chính xác tồn kho, vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hết hàng và tuổi tồn kho. Không nên đánh giá riêng một chỉ số: vòng quay quá cao đôi khi cho thấy lượng dự trữ quá thấp, còn tồn kho chính xác nhưng hàng bán chậm vẫn có thể làm vốn bị ứ đọng.
Kết luận
Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Việc lựa chọn và áp dụng đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
