Với các mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng hay hóa chất, cùng một sản phẩm có thể được nhập kho nhiều lần nhưng mỗi lần lại thuộc một lô với ngày sản xuất, hạn sử dụng khác nhau. Nếu chỉ quản lý tổng số lượng tồn, cửa hàng rất khó biết lô nào còn bao nhiêu hàng, lô nào sắp hết hạn và nên ưu tiên xuất lô nào trước.
Tính năng quản lý sản phẩm theo lô - hạn sử dụng trên Sapo giúp chủ shop theo dõi hàng hóa chi tiết theo từng lô, từ lúc nhập kho đến khi bán hàng: mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và số lượng tồn tại từng chi nhánh; đồng thời thiết lập cảnh báo để chủ động phát hiện hàng sắp hết hạn.
Quản lý sản phẩm lô date trên Sapo hoạt động như thế nào?
Sapo cho phép cửa hàng quản lý riêng từng lô hàng dựa trên mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và tồn kho. Chủ shop có thể thiết lập cảnh báo lô sắp hết hạn, theo dõi danh sách lô, nhập hàng theo lô và cấu hình lựa chọn lô khi xuất kho. Nhờ đó, cửa hàng dễ phát hiện hàng cận date, ưu tiên xử lý sớm và kiểm soát tồn kho sát với thực tế hơn.
1. Quản lý sản phẩm theo lô - hạn sử dụng là gì?
Mỗi loại hàng hóa sẽ được sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, do đó mỗi lần nhà sản xuất phân phối đến các cửa hàng bán lẻ sẽ được gọi là một lô sản xuất. Mỗi lô đều được đánh số với ngày sản xuất và ngày hết hạn khác nhau.
Ví dụ: Cửa hàng đang có 100 hộp sữa cùng một SKU. Tuy nhiên, 100 hộp này được nhập thành 3 đợt:
- Lô A: còn 20 hộp, hạn sử dụng 15/10/2026.
- Lô B: còn 30 hộp, hạn sử dụng 20/12/2026.
- Lô C: còn 50 hộp, hạn sử dụng 15/02/2027.
Nếu chỉ quản lý tổng tồn, hệ thống sẽ hiển thị cửa hàng còn 100 hộp sữa. Nhưng thông tin này chưa đủ để nhân viên biết 20 hộp thuộc lô A đang gần hết hạn và cần được ưu tiên bán trước.
Quản lý sản phẩm theo lô date là phương pháp theo dõi hàng hóa theo từng lần sản xuất hoặc nhập kho. Mỗi lô được nhận diện bằng mã lô và có thể gắn với ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng tồn và giá vốn riêng. Phương pháp này phù hợp với hàng hóa có thời hạn sử dụng hoặc cần truy xuất nguồn gốc.
Vậy một lô sản phẩm cần có những thông tin gì?
| Thông tin | Ý nghĩa |
| Mã lô | Mã định danh giúp phân biệt các lô của cùng một sản phẩm |
| Ngày sản xuất | Ngày sản phẩm trong lô được sản xuất |
| Hạn sử dụng | Ngày hết hạn của lô |
| Tồn kho | Số lượng còn lại của lô tại từng chi nhánh |
| Trạng thái | Nhận biết tình trạng hạn sử dụng của lô |
Lợi ích khi quản lý sản phẩm theo lô, hạn sử dụng
Khi quản lý quá nhiều mẫu mã sản phẩm, người bán sẽ không thể nhớ được chi tiết sản phẩm nào cận date hay đã quá date. Vì vậy cần có bộ lọc giúp nhà quản lý biết được nhóm hàng nào thời hạn sử dụng còn dài, sản phẩm nào sắp hết hạn. Từ đó, giúp chủ shop chủ động trong kế hoạch nhập hàng/ xả hàng.
Nhờ có phần mềm quản lý sản phẩm theo lô date giúp tiết kiệm thời gian cho chủ shop, không phải tốn thời gian kiểm tra date hàng hóa thủ công hay chi phí thuê nhân viên theo dõi sản phẩm.
Tính năng Lô date còn giúp người bán quản lý sản phẩm theo hệ thống, làm cho việc bán hàng trở nên nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả hơn.
2. Khi nào cửa hàng cần quản lý hàng hóa theo lô & hạn sử dụng?
Không phải sản phẩm nào cũng cần quản lý theo lô date. Hình thức này phù hợp khi một sản phẩm được nhập nhiều đợt và chất lượng hoặc khả năng bán của sản phẩm phụ thuộc vào hạn sử dụng của lô sản phẩm đó.
Với cửa hàng có nhiều mã hàng, rủi ro không chỉ nằm ở việc “không nhớ hạn sử dụng”. Cùng một sản phẩm có thể được nhập nhiều lần, tạo thành các lô có ngày sản xuất, hạn dùng, giá vốn và số lượng tồn khác nhau. Nếu nhân viên lấy lô mới bán trước, lô cũ có thể tiếp tục nằm trong kho cho đến khi hết hạn. Vì vậy, cửa hàng nên quản lý xuyên suốt từ lúc nhập lô, cài cảnh báo, chọn lô khi bán đến kiểm kho và xử lý hàng cận date.
Một số nhóm hàng thường có nhu cầu quản lý theo lô gồm:
| Mô hình kinh doanh | Vấn đề thường gặp |
| Tạp hóa, siêu thị | Nhiều lô cùng SKU, khó phát hiện hàng cận date |
| Mỹ phẩm | Nhiều đợt nhập có hạn sử dụng khác nhau |
| Mẹ và bé | Cần kiểm soát chặn hạn dùng của từng đợt hàng |
| Thuốc, thực phẩm chức năng | Cần theo dõi chính xác lô và hạn sử dụng |
| Hóa chất, vật tư | Chất lượng sản phẩm có thể thay đổi theo thời gian bảo quản |
Với các ngành có yêu cầu quản lý chuyên ngành như dược phẩm, việc phần mềm hỗ trợ theo dõi lô - hạn sử dụng không đồng nghĩa với việc tự động đáp ứng toàn bộ yêu cầu pháp lý hoặc tiêu chuẩn quản lý chuyên ngành.
3. Sapo hỗ trợ quản lý sản phẩm theo lô date như thế nào?
Thay vì phải tạo nhiều mã sản phẩm chỉ để phân biệt các lần nhập khác nhau, cửa hàng có thể quản lý nhiều lô ngay trên cùng một sản phẩm hoặc phiên bản sản phẩm.
3.1. Tạo và quản lý nhiều lô cho cùng một sản phẩm
Mỗi lô hàng hóa trên Sapo có mã lô riêng để định danh. Khi tạo lô, người dùng có thể khai báo:
- Mã lô
- Ngày sản xuất
- Hạn sử dụng
- Chi nhánh lưu kho
- Số lượng tồn kho tương ứng
Trong đó, mã lô là thông tin bắt buộc và là duy nhất trong cùng một phiên bản sản phẩm. Nhờ đó, chủ shop vừa theo dõi được tổng tồn của sản phẩm, vừa biết hàng đang nằm ở những lô nào.
Ví dụ: Cùng sản phẩm Sữa tươi A 180 ml, cửa hàng có thể quản lý đồng thời Lô ST2108, Lô ST2108 thay vì tạo thành 2 sản phẩm riêng biệt.
3.2. Cảnh báo lô sắp hết hạn
Với những cửa hàng có hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm, kiểm tra hạn sử dụng thủ công từng mặt hàng không chỉ tốn thời gian mà còn dễ bị bỏ sót. Sapo cho phép thiết lập số ngày cần cảnh báo trước khi lô hết hạn.
Cửa hàng có thể lựa chọn thời gian cảnh báo phù hợp với loại sản phẩm và đặc thù kinh doanh. Sản phẩm bán chậm hoặc khó xử lý tồn có thể cần cảnh báo sớm hơn sản phẩm có vòng quay nhanh.
Ví dụ: Cửa hàng đặt cảnh báo trước 30 ngày. Với lô có hạn sử dụng ngày 30/09, hệ thống sẽ dựa trên cấu hình này để cảnh báo khi sang ngày 1/9.
Mã lô và hạn sử dụng cần được nhập chính xác ngay từ đầu. Dữ liệu sai sẽ khiến cảnh báo trên phần mềm không phản ánh đúng tình trạng hàng thực tế.
3.3. Theo dõi danh sách và trạng thái từng lô
Sau khi các lô được tạo, cửa hàng có thể truy cập danh sách lô để xem các thông tin như mã lô, ngày tạo, ngày sản xuất, hạn sử dụng, trạng thái và tổng tồn kho.
Từ đó giúp shop biết được:
- Lô này còn bao nhiêu sản phẩm?
- Hạn sử dụng của lô là ngày nào?
- Lô đang được lưu tại chi nhánh nào?
- Sản phẩm này hiện có những lô nào?
Thay vì kiểm tra nhiều file hoặc từng phiếu nhập, thông tin lô được quản lý tập trung tại một nơi & gắn trực tiếp với dữ liệu sản phẩm.
3.4. Cấu hình lựa chọn lô khi xuất kho
Khi bán hàng, cửa hàng không chỉ cần biết "sản phẩm nào sắp hết hạn cần được xuất đi trước" mà còn cần kiểm soát sản phẩm này được lấy từ lô nào.
Chủ shop có thể lựa chọn theo xuất kho theo nguyên tắc hàng hết hạn trước được ưu tiên xuất trước (FEFO) trên Sapo. Trong một số trường hợp không tìm được lô phù hợp, lô được đặt mặc định có thể được sử dụng thay thế.
Phần mềm không thay thế hoàn toàn thao tác kiểm tra hàng thực tế. Nhân viên kho hoặc nhân viên bán hàng vẫn nên đối chiếu mã lô trên sản phẩm trước khi giao hàng, đặc biệt với cửa hàng có nhiều lô đặt gần nhau trong cùng vị trí kho.
3.5. Theo dõi và điều chỉnh tồn kho chi tiết đến từng lô
Một vấn đề khá khó xử lý khi quản lý hàng có date là tổng tồn đúng nhưng tồn giữa các lô lại sai.
Ví dụ, hệ thống ghi:
- Lô A: 10 sản phẩm.
- Lô B: 20 sản phẩm.
- Tổng: 30 sản phẩm.
Kiểm kho thực tế vẫn có 30 sản phẩm nhưng thực tế Lô A còn 5 và Lô B còn 25. Nếu chỉ kiểm tổng SKU, cửa hàng sẽ không phát hiện sai lệch này.
Với Sapo, chủ shop có thể kiểm tra và điều chỉnh tồn kho ở cấp độ từng lô, đồng thời lựa chọn lý do điều chỉnh như hư hỏng, trả hàng, chuyển hàng, thất lạc, thực tế hoặc lý do khác.
4. Hướng dẫn chi tiết cách quản lý sản phẩm theo lô date trên Sapo
Nội dung hướng dẫn được viết dựa trên Tài liệu hướng dẫn sử dụng và các trải nghiệm thực tế khi dùng thử phần mềm quản lý sản phẩm theo lô date Sapo.
Theo tìm hiểm từ bảng giá phần mềm Sapo, chỉ từ 170.000đ/tháng, chủ shop đã có thể sử dụng tính năng quản lý sản phẩm theo lô & hạn sử dụng. Dùng thử 7 ngày miễn phí
4.1 Thêm mới lô sản phẩm cho sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng
Theo hướng dẫn tại tài liệu Sapo, bạn có thể thêm mới lô sản phẩm bằng 1 trong 3 cách sau:
Cách 1: Thêm mới lô ở chi tiết sản phẩm/phiên bản sản phẩm
Để Thêm mới lô - hạn sử dụng cho sản phẩm, bạn thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Vào mục Sản phẩm > Danh sách sản phẩm > Chọn sản phẩm quản lý theo lô date.
Bạn cần tạo sản phẩm & tích chọn Quản lý sản phẩm theo lô - HSD trước khi thêm thông tin chi tiết về lô.
Bước 2: Thêm lô cho sản phẩm
- Tại phần thông tin kho trong chi tiết sản phẩm, chọn Thêm lô và nhập các thông tin chi tiết về lô bao gồm:
- Mã lô (bắt buộc): mã lô của 1 phiên bản sản phẩm là duy nhất để định danh và không được tạo mã lô trùng nhau. Nhập mã lô dài tối đa 50 ký tự, không chứa ký tự đặc biệt và có phân biệt ký tự in hoa - in thường.
- Ngày sản xuất (không bắt buộc): Chọn ngày sản xuất lô hàng.
- Hạn sử dụng (không bắt buộc): Chọn ngày hết hạn của lô hàng, ngày hết hạn phải lớn hơn hoặc bằng ngày sản xuất.
- Lưu kho tại: Chọn chi nhánh lưu kho cho lô. Trong các chi nhánh mà sản phẩm lưu kho chỉ chi nhánh lưu kho lô mới có thể bán lô và quản lý tồn kho cho lô.
- Sau khi hoàn tất, chọn Thêm lô là xong.
Bạn có thể thêm tối đa 50 lô cho một sản phẩm/ một phiên bản sản phẩm
Ví dụ: Sản phẩm A có 2 phiên bản là A1 và A2. Bạn có thể thêm tối đa 50 lô cho phiên bản A1 và 50 lô cho phiên bản A2.
Bước 3: Điều chỉnh tồn kho cho lô
Tại đây, bạn có thể điều chỉnh tồn kho cho lô nếu có chênh lệch so với thực tế và lý do điều chỉnh. Sapo cho phép điều chỉnh theo lô tại từng chi nhánh.
Cách 2: Thêm mới lô bằng cách nhập file Excel tồn kho sản phẩm
Đối với cửa hàng có nhiều mã, lô sản phẩm, việc thêm thủ công từng lô rất tốn nguồn lực và thời gian. Vì vậy, ngoài cách thực hiện thêm lô cho từng sản phẩm ở trên, Sapo còn hỗ trợ bạn thêm mới nhiều lô cùng lúc bằng cách nhập theo file Excel có sẵn.
Bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Tại trang quản trị -> chọn Quản lý kho -> Nhập file
Bước 2: Nhập file cập nhật tồn kho sản phẩm
Nếu đã có file có sẵn dữ liệu tồn kho, bạn chỉ cần chọn tải lên là xong. Nhưng với những chủ shop lần đầu nhập file, nên tải file mẫu về để tải lên nhanh chóng và đúng yêu cầu.
- Tại pop-up Nhập file cập nhật tồn kho sản phẩm bấm chọn Tải file dữ liệu mẫu và điền các thông tin trong file như Tên sản phẩm, SKU, Mã lô, Ngày sản xuất, Hạn sử dụng, Tồn kho
- Sau khi đã điền xong thông tin, lưu file và tải lên Sapo để cập nhật tồn kho và lô sản phẩm
- Các sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng thì bắt buộc phải có mã lô.
- Nếu mã lô của sản phẩm trên file không trùng mã nào: hệ thống thêm mới mã lô và ghi nhận Ngày sản xuất, Hạn sử dụng và tồn kho theo file.
- Nếu mã lô của sản phẩm trên file trùng mã đã có của sản phẩm: hệ thống cập nhật các thông tin Ngày sản xuất, Hạn sử dụng, tồn kho theo thông tin trên file. Nếu ô Ngày sản xuất, Hạn sử dụng bỏ trống thì hệ thống sẽ giữ nguyên thông tin hiện có.
Cách 3: Thêm mới lô qua đơn nhập hàng
Ngoài 2 cách trên, bạn cũng có thể thêm lô khi đang nhập hàng.
Tại màn tạo đơn nhập hàng, bạn chọn thêm sản phẩm quản lý lô date và chọn Thêm lô nhập hàng. Sau đó, thêm mới lô nhập hàng và nhập các thông tin như trong ảnh.
Khi thực hiện theo cách này, Sapo sẽ giúp bạn:
- Ghi nhận lô ngay khi hàng về kho
- Đồng bộ tồn kho theo lô ngay lập tức
- Hạn chế sai lệch dữ liệu sau nhập
4.2. Quản lý lô khi bán hàng và xuất kho
Đối với các sản phẩm quản lý theo lô date, bạn sẽ cần chọn lô thủ công khi bán hàng. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể cấu hình chọn lô tự động bằng cách: Cấu hình chung -> Cấu hình quản lý kho -> Chọn lô tự động.
Khi đó, hệ thống sẽ:
- Tự động chọn lô xuất kho theo quy tắc FEFO (gần hết hạn trước xuất trước) khi xuất kho bán hàng, chuyển kho, trả hàng nhập
- Nhân viên có thể kiểm tra và đối chiếu mã lô thực tế trên sản phẩm
- Xác nhận xuất kho theo đúng lô
Từ đó, đảm bảo hàng xuất ra đúng lô, đúng hạn sử dụng, tránh sai lệch tồn kho
Khi phát sinh đơn hàng, cửa hàng cần đảm bảo sản phẩm xuất thực tế đúng với lô được ghi nhận trên hệ thống.
Checklist trước khi áp dụng quản lý lô - hạn sử dụng
- Xác định đúng các sản phẩm cần quản lý theo lô date
- Chuẩn hóa SKU, barcode và quy tắc đặt mã lô
- Phân quyền người được tạo, sửa & điều chỉnh dữ liệu lô
- Xác định số ngày cảnh báo phù hợp với từng mã sản phẩm
- Kiểm tra dữ liệu trước khi nhập file excel
- Hướng dẫn đối chiếu mã lô trên phần mềm quản lý sản phẩm theo lô - hạn sử dụng với thực thế
5. Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm quản lý lô hạn sử dụng Sapo
Sapo có cảnh báo hàng sắp hết hạn không?
Có. Khi tạo hoặc thiết lập sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng, người dùng có thể bật Cảnh báo lô sắp hết hạn và nhập số ngày muốn nhận cảnh báo trước ngày hết hạn. Khoảng cảnh báo nên được thiết lập dựa trên tốc độ bán và thời gian cửa hàng cần để xử lý hàng cận date.
Khi bán hàng, Sapo có thể ưu tiên lô gần hết hạn trước không?
Sapo có hỗ trợ cấu hình chọn lô khi xuất kho. Theo tài liệu hướng dẫn hiện tại, hệ thống hỗ trợ nguyên tắc ưu tiên lô hết hạn trước xuất trước (FEFO) trong cấu hình liên quan. Tuy nhiên, nhân viên vẫn nên đối chiếu mã lô trên hệ thống với sản phẩm thực tế trước khi giao hàng.
Có thể sửa ngày sản xuất và hạn sử dụng sau khi tạo lô không?
Có. Theo tài liệu hướng dẫn hiện tại của Sapo, người dùng có quyền phù hợp có thể truy cập chi tiết lô để xem và cập nhật Ngày sản xuất và Hạn sử dụng. Khi chỉnh sửa, cần đối chiếu với thông tin thực tế trên sản phẩm để tránh làm sai cảnh báo và dữ liệu quản lý.
Có thể thêm nhiều lô cùng lúc không?
Có. Khi thêm lô trực tiếp, Sapo hiện hỗ trợ thêm nhiều lô trong cùng thao tác; tài liệu hiện tại ghi nhận tối đa 50 lô cho một sản phẩm/phiên bản sản phẩm trong bước này. Với lượng dữ liệu lớn, cửa hàng cũng có thể sử dụng file Excel để thêm lô và cập nhật tồn kho.
Có thể nhập dữ liệu lô bằng Excel không?
Có. Cửa hàng có thể nhập dữ liệu lô qua file Excel. Với sản phẩm quản lý lô – HSD, mỗi mã lô được thể hiện trên một dòng tương ứng với SKU, ngày sản xuất, hạn sử dụng và số lượng tồn. Cách này phù hợp khi cần khởi tạo hoặc cập nhật dữ liệu lô với số lượng lớn.
Những ngành hàng nào nên quản lý theo lô – hạn sử dụng?
Tính năng phù hợp với những mặt hàng được nhập hoặc sản xuất theo từng lô và có thời hạn sử dụng, chẳng hạn thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, hóa chất... Việc có cần áp dụng hay không nên dựa trên đặc điểm hàng hóa và nhu cầu truy xuất, kiểm soát tồn của từng cửa hàng.
Tính năng quản lý sản phẩm theo lô date có trong gói Sapo nào?
Tất cả các gói trong phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng bán lẻ Sapo đều có tính năng quản lý sản phẩm lô date. Chỉ từ 170.000đ/tháng, Sapo giúp bạn giảm rủi ro hàng tồn, biết hàng nào sắp hết hạn để có kế hoạch xả hàng hợp lý. (Theo tìm hiểm tại bảng giá Sapo).
Quản lý hàng hóa theo lô chỉ thực sự hiệu quả khi dữ liệu được kiểm soát xuyên suốt từ lúc hàng nhập kho đến khi xuất bán. Thay vì chỉ nhìn tổng tồn và phát hiện hàng hết hạn khi kiểm kho, việc quản lý riêng mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và tồn kho giúp cửa hàng biết lô nào cần ưu tiên xử lý, lô nào đang tồn nhiều và hàng thực tế có khớp với hệ thống hay không.
Sapo hỗ trợ cửa hàng quản lý dữ liệu lô, cảnh báo hàng sắp hết hạn và kiểm soát lô trong quá trình nhập - xuất kho. Tuy nhiên, để dữ liệu luôn chính xác, cửa hàng vẫn cần chuẩn hóa cách nhập mã lô, phân quyền nhân viên và duy trì việc đối chiếu với hàng thực tế.
Trải nghiệm ngay phần mềm quản lý sản phẩm theo lô & hạn sử dụng Sapo
