Ra mắt Trợ lý AI trên phần mềm quản lý nhà hàng và dịch vụ Sapo

Quản lý một quán ăn, quán cafe hay nhà hàng không chỉ là theo dõi đơn hàng và doanh thu. Mỗi ngày, chủ quán còn phải xử lý hàng loạt công việc trên phần mềm như tạo món, kiểm tra tồn kho, tra cứu đơn hàng, theo dõi khách hàng hay cấu hình các thiết lập cần thiết cho quán...

Với những người chưa quen sử dụng phần mềm, việc nhớ tính năng nằm ở đâu, tìm đúng màn hình và thực hiện từng bước đôi khi mất nhiều thời gian. Ngay cả khi đã quen sử dụng, vào giờ cao điểm hoặc khi phải quản lý nhiều chi nhánh, việc liên tục chuyển qua các màn hình để tra cứu và xử lý công việc cũng dễ khiến chủ quán bị phân tán.

Nhằm giúp việc sử dụng phần mềm trở nên đơn giản và thuận tiện hơn, Sapo ra mắt Trợ lý AI ngay trong phần mềm quản lý nhà hàng và dịch vụ. Thay vì phải tự tìm từng tính năng, chủ quán có thể mô tả trực tiếp điều mình muốn biết hoặc muốn làm bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Tìm hiểu Trợ lý AI là gì? Phù hợp với ai và giúp chủ nhà hàng, chủ quán thực hiện những thao tác gì tại bài viết dưới đây nhé!

1. Trợ lý AI là gì?

Thay vì tự tìm tính năng hoặc chuyển qua nhiều màn hình, chủ quán chỉ cần nói điều mình cần, Trợ lý AI có thể tra cứu thông tin, hướng dẫn cách thực hiện, đưa đến đúng màn hình hoặc tạo nháp để kiểm tra và xác nhận.

Bảng so sánh khung chat hỗ trợ cũ và Trợ lý AI

2. Trợ lý AI phù hợp với ai?

• Chủ quán không rành công nghệ

Khi chưa quen sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, chủ quán có thể mất thời gian tìm nơi tạo món, quản lý nguyên liệu, xem đơn hàng hay thực hiện các nghiệp vụ khác.

• Chủ quán vừa đứng quầy vừa quản lý

Chủ quán ăn, quán cafe vừa đứng quầy phục vụ khách, xử lý đơn hàng, vừa phải theo dõi doanh thu, món bán chạy và các công việc vận hành khác nên dễ bị phân tán khi nhiều việc phát sinh cùng lúc.

• Chủ quán quản lý nhiều chi nhánh

Khi quản lý nhiều chi nhánh, chủ quán phải theo dõi và đối chiếu nhiều thông tin giữa các quán. Việc liên tục chuyển qua nhiều màn hình để tìm từng dữ liệu khiến quá trình kiểm tra và so sánh trở nên mất thời gian.

• Chủ quán muốn tối ưu vận hành

Trong quá trình vận hành quán, nhiều yêu cầu như tra cứu số liệu, kiểm tra tình hình bán hàng hay xử lý các nghiệp vụ quen thuộc có thể lặp lại mỗi ngày.

3. Các tính năng nổi bật của trợ lý AI

Không cần nhớ tên tính năng hay đường dẫn trên phần mềm, chủ quán có thể nói trực tiếp điều mình muốn biết hoặc muốn thực hiện. Trợ lý AI trên Sapo FNB sẽ hỗ trợ tìm thông tin, hướng dẫn cách làm hoặc thực hiện các thao tác được hỗ trợ ngay trong khung chat.

3.1 Hướng dẫn sử dụng, cách xử lý tình huống khi vận hành

Khi chưa nhớ cách sử dụng một tính năng hoặc gặp vấn đề trong quá trình vận hành, chủ quán có thể hỏi Trợ lý AI để được hướng dẫn ngay, thay vì phải tự tìm lại tài liệu.

Ví dụ câu lệnh:

• “Làm thế nào để thêm thiết bị cho nhân viên?”
• “Máy in không nhận đơn thì tôi cần kiểm tra những gì?”

3.2 Tra cứu nhanh thông tin đơn hàng, khách hàng, menu, tồn kho, hóa đơn

Chủ quán có thể yêu cầu Trợ lý AI tìm thông tin về đơn hàng, khách hàng, món ăn, nguyên liệu, kho, hóa đơn điện tử... ngay trong khung chat. Với những thông tin cần lọc hoặc kiểm tra, chủ quán có thể mô tả rõ điều mình muốn tìm để AI hỗ trợ tra cứu theo yêu cầu.

Ví dụ câu lệnh:

• “Hôm nay có những đơn nào chưa thanh toán?”
• “Nguyên liệu nào sắp hết?”
• “Tìm thông tin đơn hàng này giúp tôi.”

3.3 Điều hướng đến màn tính năng phần mềm

Không nhớ một tính năng nằm ở đâu trên phần mềm Sapo FNB? Chủ quán chỉ cần nói việc mình muốn làm, Trợ lý AI có thể đưa đến đúng màn hình hoặc chức năng cần thiết, giúp giảm thời gian tự tìm kiếm và thao tác.

Ví dụ câu lệnh:

• Tôi cần thêm mới nhân viên
• Tôi cần cấu hình thanh toán cho quán

3.4 Tạo nháp sản phẩm, khách hàng

Thay vì tự nhập từng thông tin từ đầu, chủ quán có thể yêu cầu Trợ lý AI tạo nháp sản phẩm hoặc khách hàng ngay trong cuộc trò chuyện. Sau đó, chủ quán có thể kiểm tra, chỉnh sửa thông tin trước khi lưu vào hệ thống.

Ví dụ câu lệnh:

• “Tạo món Matcha latte, giá 45.000 đồng.”
• “Tạo khách hàng Nguyễn Văn A, số điện thoại...”

3.5 Dùng phím tắt để thao tác nhanh hơn

Bên cạnh việc nhập yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên, Trợ lý AI còn có các phím tắt giúp chủ nhà hàng, quán ăn, quán cafe thao tác nhanh hơn trong những tình huống cụ thể:

@ - tham chiếu nhanh: Chủ quán có thể dùng @ để chọn trực tiếp một đơn hàng hoặc sản phẩm cụ thể khi trao đổi với Trợ lý AI, giúp AI hiểu chính xác đối tượng cần tra cứu hoặc xử lý.

Ví dụ câu lệnh:

• @Đơn hàng 10235 đã thanh toán chưa?” 
• “Cho tôi xem thông tin món @Matcha Latte”

/ - gọi kỹ năng đã lưu: Với những yêu cầu thường xuyên lặp lại, chủ quán có thể lưu thành kỹ năng và dùng / để gọi lại khi cần, không phải nhập lại câu lệnh từ đầu.

Ví dụ câu lệnh:

Lưu yêu cầu “Tạo nháp món mới” thành /taomon → khi cần thêm món, chỉ cần gọi /taomon rồi nhập thông tin món để AI hỗ trợ tạo nháp.

4. Câu hỏi thường gặp về trợ lý AI trên phần mềm quản lý nhà hàng và dịch vụ Sapo

Câu 1: Khi chat với Trợ lý AI, tôi có phải học cú pháp không?

Không. Bạn chỉ cần mở Trợ lý AI ngay trong trang quản trị (biểu tượng ở góc màn hình) và nhập yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên, giống như cách bạn trao đổi với một nhân viên. Không cần học cú pháp hay nhớ các từ khóa đặc biệt. Tùy theo yêu cầu, Trợ lý AI có thể tra cứu thông tin, hỗ trợ tạo nháp hoặc dẫn bạn đến đúng tính năng cần thao tác.

Câu 2:  Trợ lý AI có tự ý sửa hoặc xóa dữ liệu cửa hàng của tôi không?

Không. Mọi thao tác thay đổi dữ liệu (tạo, sửa) đều ở dạng nháp chờ bạn xác nhận, trợ lý không tự lưu đè. Bạn luôn là người bấm nút cuối cùng. Trợ lý cũng chỉ làm trong phạm vi quyền của tài khoản đang đăng nhập.

Câu 3: Tôi bắt đầu dùng trợ lý AI thế nào? Có phải cài đặt gì không?

Không cần cài đặt hay thiết lập gì. Biểu tượng Trợ lý AI xuất hiện sẵn ở góc màn hình quản lý. Bạn chỉ cần bấm vào và gõ việc cần làm là dùng được ngay từ lần đầu.

Nếu bạn là người mới, trợ lý còn dựng sẵn một danh sách việc cần làm (to-do) riêng cho cửa hàng bạn để thiết lập từ đầu ( kết nối thanh toán, cấu hình vận chuyển, thêm sản phẩm đầu tiên, mở kênh bán…) Mỗi việc có đánh dấu đã làm / chưa làm, kèm hướng dẫn cụ thể và nút đưa thẳng tới màn hình cần thao tác, nên bạn tự đi qua từng bước mà không phải mò mẫm hay gọi hỏi tổng đài.